公司控標樣品管理制度

公司控標樣品管理制度一、總則1.目的為加強公司控標樣品管理，規(guī)范控標樣品的采購、制作、存儲、使用、歸還及銷毀等流程，確?？貥藰悠吩诠緟⑴c各類項目投標過程中能夠準確、及時、有效地發(fā)揮作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及控標樣品管理的部門及人員，包括但不限于市場營銷部門、技術研發(fā)部門、采購部門、倉庫管理部門等。3.定義控標樣品：指公司為參與項目投標，按照招標文件要求準備的、能夠展示公司產(chǎn)品或服務優(yōu)勢及特點的實物樣品?？貥隧椖浚褐腹緟⑴c的需要提供控標樣品的各類招標項目。二、職責分工1.市場營銷部門負責收集、整理控標項目的招標文件，明確控標樣品的要求，并及時傳達給相關部門。組織協(xié)調(diào)控標樣品的制作、包裝、運輸?shù)裙ぷ鳎_?？貥藰悠钒磿r、按質(zhì)送達指定地點。跟蹤控標項目的進展情況，及時反饋控標樣品的使用效果及相關信息。2.技術研發(fā)部門根據(jù)市場營銷部門提供的招標文件要求，負責控標樣品的技術方案制定、樣品制作及技術支持。對控標樣品進行技術評估和質(zhì)量檢驗，確保樣品符合技術要求和質(zhì)量標準。協(xié)助市場營銷部門解決控標過程中與技術相關的問題。3.采購部門根據(jù)控標樣品的制作要求，負責所需原材料、零部件等物資的采購工作，確保采購物資的質(zhì)量和供應及時性。對采購的物資進行驗收，確保其符合控標樣品制作要求，并辦理入庫手續(xù)。4.倉庫管理部門負責控標樣品的存儲管理，建立專門的控標樣品倉庫或存儲區(qū)域，確保樣品存儲環(huán)境適宜，防止樣品損壞、丟失。對控標樣品進行出入庫登記，詳細記錄樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時間、領用部門及人員等信息。定期對控標樣品進行盤點，確保賬實相符。5.其他部門各相關部門應按照本制度及市場營銷部門的要求，積極配合做好控標樣品的各項工作，確保控標工作順利進行。三、控標樣品采購管理1.采購計劃制定市場營銷部門在收到控標項目招標文件后，應及時組織相關人員對控標樣品要求進行分析，結合公司實際情況，制定控標樣品采購計劃。采購計劃應明確控標樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術要求、制作周期、交付時間及地點等詳細信息。2.供應商選擇采購部門根據(jù)采購計劃，按照公司供應商管理相關規(guī)定，選擇合適的供應商進行控標樣品的采購。在選擇供應商時，應重點考察供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽及價格等因素，確保供應商能夠滿足控標樣品的制作要求。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括樣品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。3.采購過程監(jiān)控采購部門應定期對控標樣品的采購進度進行跟蹤和監(jiān)控，及時掌握供應商的生產(chǎn)情況，確保樣品按時、按質(zhì)交付。如發(fā)現(xiàn)供應商在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)問題或可能影響交貨期的情況，應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的解決措施，并及時向市場營銷部門反饋。4.驗收管理控標樣品到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門、技術研發(fā)部門等相關人員進行驗收。驗收人員應按照采購合同及招標文件要求，對控標樣品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進行仔細檢查，確保樣品符合要求。驗收合格的控標樣品，由倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的樣品，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商限期整改或重新提供樣品。四、控標樣品制作管理1.制作方案制定技術研發(fā)部門根據(jù)市場營銷部門提供的招標文件要求和采購部門采購的物資情況，制定控標樣品制作方案。制作方案應包括樣品的設計圖紙、工藝流程、質(zhì)量控制要點、制作進度安排等詳細內(nèi)容，并確保方案具有可操作性和合理性。2.制作過程管理技術研發(fā)部門按照制作方案組織實施控標樣品的制作工作，嚴格控制制作過程中的各個環(huán)節(jié)，確保樣品質(zhì)量符合要求。在制作過程中，應加強對原材料、零部件的使用管理，確保其質(zhì)量合格，并做好相關記錄。制作過程中如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更制作方案，應及時與市場營銷部門、采購部門等相關人員溝通協(xié)調(diào)，經(jīng)批準后進行調(diào)整。3.質(zhì)量檢驗技術研發(fā)部門在控標樣品制作完成后，應首先進行內(nèi)部質(zhì)量檢驗，確保樣品符合技術要求和質(zhì)量標準。質(zhì)量檢驗應包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試等內(nèi)容，檢驗合格后方可提交市場營銷部門。市場營銷部門可根據(jù)需要，組織相關人員對控標樣品進行再次檢驗或委托專業(yè)檢測機構進行檢測，確保樣品質(zhì)量滿足招標文件要求。五、控標樣品存儲管理1.存儲環(huán)境要求倉庫管理部門應根據(jù)控標樣品的特性，設置專門的控標樣品倉庫或存儲區(qū)域，并確保存儲環(huán)境適宜。對于有特殊存儲要求的控標樣品，如溫度、濕度、防塵、防潮、防震等，應采取相應的防護措施，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.入庫管理控標樣品到貨并驗收合格后，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，將樣品存放到指定的存儲位置。在入庫時，應詳細記錄樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應商名稱等信息，并建立控標樣品庫存臺賬。3.存儲保管倉庫管理部門應定期對控標樣品進行檢查和盤點，確保樣品存儲安全，賬實相符。對于易損壞、易變質(zhì)的控標樣品，應定期進行維護和保養(yǎng)，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并采取相應的處理措施。嚴格限制無關人員進入控標樣品倉庫，確保樣品存儲安全。4.出庫管理市場營銷部門如需領用控標樣品，應填寫控標樣品領用申請表，注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用時間、用途等信息，并經(jīng)相關負責人批準后到倉庫管理部門辦理領用手續(xù)。倉庫管理部門根據(jù)領用申請表，核實樣品庫存情況，如庫存充足，應及時辦理出庫手續(xù)，并在庫存臺賬上記錄出庫時間、領用部門及人員等信息。領用人員應在規(guī)定時間內(nèi)歸還控標樣品，如因特殊原因需要延長使用時間，應提前辦理延期手續(xù)。六、控標樣品使用管理1.使用要求市場營銷部門在使用控標樣品時，應嚴格按照招標文件要求和公司相關規(guī)定進行操作，確保樣品能夠準確展示公司產(chǎn)品或服務的優(yōu)勢及特點。在使用過程中，應注意保護控標樣品，避免樣品損壞、丟失或出現(xiàn)其他影響使用效果的情況。2.使用記錄市場營銷部門應建立控標樣品使用記錄，詳細記錄樣品的使用時間、使用項目、使用人員、使用情況等信息。使用記錄應妥善保存，以備后續(xù)查詢和追溯。3.歸還管理控標樣品使用完畢后，市場營銷部門應及時將樣品歸還倉庫管理部門，并辦理歸還手續(xù)。倉庫管理部門在收到歸還的控標樣品后，應進行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失情況，應及時通知市場營銷部門查明原因，并按照相關規(guī)定進行處理。七、控標樣品銷毀管理1.銷毀原因控標樣品在使用完畢、超過保存期限、已失去使用價值或因其他原因需要銷毀時，應按照本制度進行銷毀處理。2.銷毀流程市場營銷部門或相關部門提出控標樣品銷毀申請，注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)相關負責人批準。倉庫管理部門根據(jù)批準的銷毀申請，組織人員對控標樣品進行銷毀。在銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全，防止樣品信息泄露。銷毀完成后，倉庫管理部門應填寫控標樣品銷毀記錄，記錄銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并將銷毀記錄存檔保存。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對控標樣品管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購、制作、存儲、使用、歸還及銷毀等各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行，確?？貥藰悠饭芾砉ぷ饕?guī)范、有序。2.考核機制建立控標樣品管理工作考核機制，對在控標樣品管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對違反本制度規(guī)定，導致控標樣品管理出現(xiàn)問題的部