公司行政包廂管理制度

公司行政包廂管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政包廂的使用，確保其合理、高效、安全地服務(wù)于公司業(yè)務(wù)及相關(guān)活動，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及因業(yè)務(wù)往來需使用行政包廂的外部合作單位及人員。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：行政包廂的使用必須符合國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)定。2.計劃性原則：使用行政包廂應提前申請，按照計劃安排使用，避免資源浪費。3.服務(wù)性原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求、提升客戶體驗為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)的包廂服務(wù)。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責任人和職責，確保包廂使用過程中的各項工作有序進行。二、包廂使用申請與審批（一）申請流程1.內(nèi)部使用公司各部門因業(yè)務(wù)接待、會議、培訓等需要使用行政包廂時，由部門負責人填寫《行政包廂使用申請表》，詳細說明使用時間、用途、參與人數(shù)等信息。將申請表提交至行政部門。行政部門對申請信息進行初步審核，確認是否符合包廂使用條件及相關(guān)規(guī)定。2.外部使用對于因業(yè)務(wù)往來需邀請外部合作單位或人員使用行政包廂的情況，由負責接待的部門提前與對方溝通，并告知其需提供相關(guān)信息，如單位名稱、聯(lián)系人、使用時間、活動內(nèi)容等。接待部門填寫《行政包廂使用申請表》，并附上與外部合作單位的相關(guān)合作協(xié)議或溝通記錄等材料，一同提交至行政部門。行政部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。（二）審批權(quán)限1.內(nèi)部使用單次使用時長在[X]小時以內(nèi)的，由行政部門負責人審批。單次使用時長超過[X]小時的，需報公司分管領(lǐng)導審批。2.外部使用無論使用時長，均需報公司分管領(lǐng)導審批。如涉及重要客戶或大型活動，可能還需公司總經(jīng)理審批。（三）審批結(jié)果通知行政部門在收到審批結(jié)果后，應及時通知申請部門。對于審批通過的申請，告知其具體的使用安排；對于審批未通過的申請，說明原因。三、包廂使用安排與管理（一）使用安排1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，結(jié)合包廂的使用情況和可用時間，合理安排包廂的使用時段。2.在安排使用時，應優(yōu)先考慮公司內(nèi)部重要業(yè)務(wù)活動、緊急會議等需求，同時兼顧外部合作單位的合理使用申請。3.對于多個部門同時申請使用包廂的情況，行政部門應根據(jù)活動的重要性、時間緊迫性等因素進行協(xié)調(diào)，必要時可采取錯峰使用或合并使用等方式。（二）使用前準備1.行政部門在包廂使用前，應提前通知相關(guān)服務(wù)人員進行清潔、布置等工作，確保包廂環(huán)境整潔、設(shè)施設(shè)備完好。2.根據(jù)使用申請中的用途和參與人數(shù)，準備相應的飲品、水果、點心等招待物品，并按照規(guī)定的標準進行擺放。3.調(diào)試好包廂內(nèi)的音響、燈光、投影儀等設(shè)備，確保其正常運行，滿足使用需求。（三）使用期間管理1.安排專人負責包廂的現(xiàn)場服務(wù)，包括引導人員入場、提供飲品服務(wù)、協(xié)助設(shè)備操作等，確保使用過程順利進行。2.使用部門應嚴格按照申請的用途和人數(shù)使用包廂，不得擅自更改使用內(nèi)容或超員使用。如需臨時增加人數(shù)，應提前通知行政部門，經(jīng)同意后方可安排。3.使用人員應愛護包廂內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，保持包廂環(huán)境整潔。如有損壞或遺失，應照價賠償。4.在包廂使用期間，行政部門應加強巡查，及時處理使用過程中出現(xiàn)的問題，確保各項服務(wù)符合標準要求。（四）使用后清理1.使用結(jié)束后，使用部門應督促本部門人員清理包廂內(nèi)的物品，保持包廂整潔。如有垃圾、雜物等，應清理至指定地點。2.服務(wù)人員負責對包廂進行全面清潔，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常關(guān)閉、復位，如有異常情況及時報告并處理。3.行政部門對包廂使用情況進行記錄，包括使用時間、用途、參與人數(shù)、物品消耗等信息，以便進行后續(xù)的統(tǒng)計分析和成本核算。四、包廂費用管理（一）費用標準1.內(nèi)部使用公司內(nèi)部各部門使用行政包廂，原則上不收取費用。但對于因特殊活動或超出正常使用范圍的情況，可根據(jù)實際成本核算收取一定的費用，具體標準由行政部門制定并報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。2.外部使用對于邀請外部合作單位或人員使用行政包廂，根據(jù)包廂的檔次、使用時長等因素，制定不同的收費標準。收費標準應在公司網(wǎng)站或相關(guān)渠道進行公示，并提前告知對方。收費標準示例：[具體包廂名稱]，每小時收費[X]元；使用時長超過[X]小時的，超出部分每小時收費[X]元。如因特殊情況需延長使用時間，應提前申請并經(jīng)行政部門同意，按照相應標準加收費用。（二）費用結(jié)算1.對于內(nèi)部使用行政包廂產(chǎn)生的費用（如有），由行政部門定期統(tǒng)計，報財務(wù)部門進行核算，從公司相關(guān)費用科目中列支。2.對于外部使用行政包廂的費用，行政部門應在使用結(jié)束后及時與對方結(jié)算。結(jié)算方式可根據(jù)雙方協(xié)商確定，一般采用現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬等方式。3.行政部門應在結(jié)算完成后，將相關(guān)費用明細及結(jié)算憑證提交給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。五、包廂設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備清單行政部門負責建立行政包廂設(shè)施設(shè)備清單，詳細記錄包廂內(nèi)的各類設(shè)施設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、購置時間、使用狀況等信息。設(shè)施設(shè)備清單應定期更新，確保信息的準確性和完整性。（二）日常維護與保養(yǎng)1.制定設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)計劃，明確各類設(shè)施設(shè)備的維護保養(yǎng)周期、內(nèi)容和責任人。2.服務(wù)人員應按照維護保養(yǎng)計劃，定期對包廂內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進行檢查、清潔、調(diào)試等維護保養(yǎng)工作，確保其正常運行。3.對于發(fā)現(xiàn)的設(shè)施設(shè)備故障或損壞，服務(wù)人員應及時報告行政部門，并聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修完成后，對維修情況進行記錄。（三）定期盤點與更新1.行政部門定期對包廂設(shè)施設(shè)備進行盤點，核實實際數(shù)量與清單記錄是否一致。2.根據(jù)設(shè)施設(shè)備的使用狀況和技術(shù)發(fā)展情況，及時對老化、損壞嚴重或已無法滿足使用需求的設(shè)施設(shè)備進行更新。更新設(shè)施設(shè)備需按照公司固定資產(chǎn)采購相關(guān)規(guī)定進行審批和采購。六、安全與保密管理（一）安全管理1.行政部門應確保行政包廂的安全設(shè)施設(shè)備完好有效，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。定期對安全設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其處于正常工作狀態(tài)。2.使用人員進入包廂前，應接受安全提示，了解包廂內(nèi)的安全注意事項，如緊急疏散通道位置、消防器材使用方法等。3.在包廂使用期間，嚴禁使用明火、違規(guī)電器等可能引發(fā)安全事故的行為。如需進行特殊活動需使用明火或大功率電器的，應提前向行政部門申請，并采取相應的安全防范措施。4.如發(fā)生安全事故，使用人員應立即采取應急措施，并及時報告行政部門和相關(guān)部門。行政部門應配合有關(guān)部門進行事故調(diào)查和處理。（二）保密管理1.行政包廂涉及公司業(yè)務(wù)信息、客戶資料等敏感信息，使用人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露包廂內(nèi)涉及的任何保密信息。2.對于因業(yè)務(wù)需要在包廂內(nèi)討論的機密事項，應采取必要的保密措施，如關(guān)閉門窗、限制無關(guān)人員進入等。3.嚴禁在包廂內(nèi)使用未經(jīng)公司批準的存儲設(shè)備存儲保密信息。如需存儲相關(guān)信息，應使用公司指定的存儲設(shè)備，并按照公司保密規(guī)定進行管理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負責對行政包廂的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，包括申請審批流程執(zhí)行情況、使用安排合理性、服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備維護等方面。2.定期對包廂使用記錄、費用結(jié)算情況、設(shè)施設(shè)備維護記錄等進行檢查，確保各項工作符合規(guī)定要求。（二）外部監(jiān)督1.對于邀請外部合作單位使用行政包廂的情況，行政部門應收集對方的反饋意見，了解其對包廂服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備等方面的評價，以便及時改進。2.接受公司內(nèi)部其他部門及員工的監(jiān)督舉報，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用包廂的行為，及時進行調(diào)查處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用行政包廂的行為，行政部門應視情節(jié)輕重給予相應的處理。對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定提前申請、超員使用但未造成嚴重后果等，給予警告，并要求其立即整改。對于嚴重違規(guī)行為，如擅自更改使用用途、損壞設(shè)施設(shè)備拒不賠償、泄露保密信息等，除責令其賠償損失外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應的紀律處分，如通報批評、罰款、降職等，情節(jié)嚴