巡察整改合同管理制度

巡察整改合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務(wù)部門負責合同的法律審查，對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。負責合同文本的歸檔和保管，建立合同臺賬。2.業(yè)務(wù)部門負責合同的洽談、起草、簽訂、履行等具體工作，對合同的真實性、可行性、效益性負責。及時向法務(wù)部門提交合同文本及相關(guān)資料，配合法務(wù)部門進行合同審查。跟蹤合同履行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如發(fā)現(xiàn)合同風險，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報并采取措施防范。3.財務(wù)部門負責審核合同的財務(wù)條款，對合同的付款方式、結(jié)算周期、資金安排等提出意見和建議。參與合同執(zhí)行情況的監(jiān)督，對合同款項的收付進行審核和管理。協(xié)助業(yè)務(wù)部門進行合同成本核算和效益分析。（二）公司領(lǐng)導(dǎo)職責1.公司總經(jīng)理負責合同的審批，對重大合同或涉及公司重大利益的合同進行決策。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)負責對分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進行審核，并向總經(jīng)理匯報。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同洽談：業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，與合同對方進行洽談，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點、方式等主要條款。2.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的格式，內(nèi)容應(yīng)完整、準確、清晰。3.合同審核業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門進行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對合同文本進行修改完善，如雙方對審查意見存在分歧，應(yīng)進行溝通協(xié)商，達成一致意見后再進行修改。修改后的合同文本提交財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。業(yè)務(wù)部門將經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。4.合同簽訂：合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同雙方簽字（蓋章）齊全，合同文本一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等留存。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：簽訂合同前，應(yīng)審查合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等，確保合同對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義或容易引起糾紛的語言。合同中應(yīng)約定雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等重要條款。3.合同簽訂程序：合同簽訂應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的流程進行，未經(jīng)審批的合同不得簽訂。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交相關(guān)部門備案。4.合同專用章管理：合同專用章由專人保管，使用時應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。嚴禁在空白合同上加蓋合同專用章。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責合同的履行跟蹤，應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括合同執(zhí)行進度、款項收付情況、質(zhì)量驗收情況等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或風險，應(yīng)及時采取措施解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，達成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知合同對方，并與合同對方協(xié)商解除合同的相關(guān)事宜。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責任。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更或解除協(xié)議副本提交法務(wù)部門和財務(wù)部門備案，并對合同履行臺賬進行相應(yīng)調(diào)整。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并在法務(wù)部門的指導(dǎo)下，收集相關(guān)證據(jù)，準備訴訟或仲裁。3.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供相關(guān)資料和信息，確保糾紛得到妥善解決。五、合同檔案管理（一）合同檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門進行歸檔。合同文本應(yīng)包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。2.相關(guān)資料應(yīng)包括合同洽談記錄、審批文件、往來信函、履行過程中的相關(guān)文件等。（二）合同檔案整理1.法務(wù)部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進行分類整理，建立合同臺賬，詳細記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管，確保檔案的完整性和安全性。（三）合同檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批和銷毀。（四）合同檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到法務(wù)部門查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在法務(wù)部門指定的地點進行，不得擅自將合同檔案帶出法務(wù)部門。查閱人員不得在合同檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)提交單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，在法務(wù)部門人員的陪同下查閱。查閱人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露合同檔案中的機密信息。六、合同監(jiān)督與考核（一）合同監(jiān)督1.公司建立合同監(jiān)督機制，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查。2.法務(wù)部門負責對合同的合法性、合規(guī)性進行監(jiān)督檢查，財務(wù)部門負責對合同的財務(wù)條款執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，業(yè)務(wù)部門負責對合同的履行情況進行監(jiān)督檢查。（二）合同考核1.公司將合同管理工作納入部門績效考核體系，對合同管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對合同管理工作不力的部門和個人進行批評和處