公司小型物品管理制度

公司小型物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司小型物品的管理，規(guī)范小型物品的采購、使用、保管及處置等行為，合理控制費(fèi)用支出，提高物品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義本制度所稱小型物品是指單位價(jià)值相對較低、使用頻率較高、不構(gòu)成固定資產(chǎn)的各類物品，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備耗材、勞保用品、清潔用品等。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定小型物品采購計(jì)劃，匯總各部門需求，統(tǒng)一進(jìn)行采購。2.建立小型物品庫存管理制度，負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放及盤點(diǎn)等工作。3.定期對庫存物品進(jìn)行清理，及時處理積壓、報(bào)廢物品。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合理使用小型物品，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正。（二）各部門1.根據(jù)工作需要，定期向行政部門提交小型物品需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門小型物品的領(lǐng)用、使用及保管，指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)工作。3.配合行政部門做好小型物品的盤點(diǎn)工作，如實(shí)提供物品使用情況。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核小型物品采購費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度。2.對小型物品的采購、庫存及使用情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和分析。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月小型物品需求計(jì)劃報(bào)送行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時間等信息。2.行政部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制月度小型物品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.因工作需要臨時增加的小型物品采購需求，由使用部門填寫《小型物品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立小型物品供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對于常用的小型物品，應(yīng)選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行合作，以保證供應(yīng)的穩(wěn)定性和競爭性。3.新供應(yīng)商的引入需進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資料，并實(shí)地考察其生產(chǎn)經(jīng)營狀況。（三）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃和供應(yīng)商名錄，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時組織供貨，行政部門負(fù)責(zé)對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否符合采購訂單要求。3.對于驗(yàn)收合格的物品，行政部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或退貨。（四）采購費(fèi)用結(jié)算1.采購費(fèi)用結(jié)算應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。行政部門應(yīng)在收到供應(yīng)商發(fā)票后，及時核對發(fā)票信息與采購訂單、驗(yàn)收單是否一致。2.核對無誤后，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評估采購成本的合理性，提出改進(jìn)建議。四、庫存管理（一）入庫管理1.采購物品到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物品，應(yīng)按照類別、規(guī)格型號、數(shù)量等進(jìn)行分類存放，并填寫《小型物品入庫單》。2.《小型物品入庫單》應(yīng)詳細(xì)記錄物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員、驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.入庫物品應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識清晰，便于查找和盤點(diǎn)。對于易燃易爆、有毒有害等特殊物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）保管管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行檢查，確保物品的質(zhì)量安全。如發(fā)現(xiàn)物品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時報(bào)告行政部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的處理措施。2.庫存物品應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放，避免物品積壓過期。對于有保質(zhì)期要求的物品，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其有效期，及時進(jìn)行清理和更換。3.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。（三）發(fā)放管理1.各部門員工因工作需要領(lǐng)用小型物品時，應(yīng)填寫《小型物品領(lǐng)用單》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉庫管理人員根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的《小型物品領(lǐng)用單》進(jìn)行發(fā)放，并在《小型物品領(lǐng)用單》上簽字確認(rèn)。發(fā)放時應(yīng)認(rèn)真核對物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.對于限量領(lǐng)用的小型物品，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量進(jìn)行發(fā)放。如因工作需要超量領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）盤點(diǎn)管理1.行政部門應(yīng)定期對庫存小型物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[具體周期，如每月、每季度等]。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括整理庫存物品、核對賬目等。盤點(diǎn)時，應(yīng)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對庫存物品逐一進(jìn)行清點(diǎn)。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《小型物品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等。如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與庫存盤點(diǎn)工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督和審核。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)作為財(cái)務(wù)核算和成本控制的重要依據(jù)。五、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.員工應(yīng)按照工作需要合理領(lǐng)用小型物品，不得浪費(fèi)或挪作他用。2.對于貴重或限量使用的小型物品，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的領(lǐng)用程序進(jìn)行審批，并妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。3.員工離職時，應(yīng)將所領(lǐng)用的小型物品全部歸還行政部門倉庫。如存在丟失、損壞等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。（二）使用培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織小型物品使用培訓(xùn)，向員工介紹各類物品的使用方法、注意事項(xiàng)等，提高員工的使用技能和節(jié)約意識。2.對于新購置的特殊小型物品，行政部門應(yīng)安排專人進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保員工能夠正確使用。（三）節(jié)約意識1.全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，在使用小型物品時盡量減少浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)行為，應(yīng)及時進(jìn)行制止和糾正。2.鼓勵員工對小型物品的使用提出合理化建議，提高物品使用效率，降低公司運(yùn)營成本。六、處置管理（一）報(bào)廢處理1.對于已損壞無法修復(fù)、超過保質(zhì)期或因其他原因不再使用的小型物品，由使用部門填寫《小型物品報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部門審核。2.行政部門組織相關(guān)人員對申請報(bào)廢的物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理。處理方式包括變賣、捐贈、回收等，處理收入應(yīng)及時上繳公司財(cái)務(wù)。（二）廢舊物資回收1.行政部門應(yīng)建立廢舊物資回收管理制度，定期對公司內(nèi)產(chǎn)生的廢舊小型物品進(jìn)行回收。2.廢舊物資回收應(yīng)按照可回收物、有害垃圾、其他垃圾等進(jìn)行分類存放，并分別交由有資質(zhì)的回收企業(yè)進(jìn)行處理。3.對于廢舊物資回收過程中產(chǎn)生的收入，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和管理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對各部門小型物品的采購、使用、保管及處置等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對小型物品費(fèi)用支出的審核監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合規(guī)合理。（二）考核機(jī)制1.將小型物品