公司通知收發(fā)管理制度

公司通知收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司通知的收發(fā)流程，確保公司信息及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地傳達(dá)給相關(guān)人員，提高工作效率，避免信息傳遞不暢導(dǎo)致的工作失誤和延誤，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部相關(guān)單位之間通知的收發(fā)管理。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則通知的傳達(dá)要做到及時(shí)，確保相關(guān)人員能夠在第一時(shí)間獲取信息；同時(shí)，信息內(nèi)容必須準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤而造成工作偏差。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則根據(jù)通知的重要性和涉及范圍，明確各級(jí)人員的職責(zé)，確保通知的傳達(dá)和處理得到有效落實(shí)。3.存檔備案原則對(duì)所有通知進(jìn)行存檔備案，以便日后查閱和追溯，為公司的管理決策提供依據(jù)。二、通知的分類及格式要求（一）通知的分類1.內(nèi)部通知公司文件：包括公司章程、制度、規(guī)定、決議等正式文件。工作通知：關(guān)于公司日常工作安排、任務(wù)分配、會(huì)議通知、工作進(jìn)展匯報(bào)等方面的通知。人事通知：涉及員工招聘、培訓(xùn)、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等人事變動(dòng)的通知。財(cái)務(wù)通知：有關(guān)公司財(cái)務(wù)政策、費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算執(zhí)行等方面的通知。2.外部通知商務(wù)函件：與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等外部單位進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通、合作洽談、合同簽訂等方面的函件。政府公文：公司收到的來(lái)自政府部門的各類文件、通知、政策法規(guī)等。（二）格式要求1.標(biāo)題內(nèi)部通知標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的通知”格式。外部商務(wù)函件標(biāo)題可根據(jù)實(shí)際情況靈活擬定，但要突出主題，如“關(guān)于[合作項(xiàng)目名稱]的溝通函”等。政府公文標(biāo)題應(yīng)按照政府部門的要求和規(guī)范進(jìn)行填寫，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.編號(hào)公司文件、重要工作通知等應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)格式為“[年份][部門代碼][順序號(hào)]”，例如“2023HR001”，以便于查詢和管理。其他通知可根據(jù)實(shí)際情況決定是否編號(hào)。3.主送單位/部門明確通知的接收對(duì)象，內(nèi)部通知應(yīng)具體到部門或個(gè)人，外部通知應(yīng)寫明對(duì)方單位的全稱。4.正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，表述準(zhǔn)確。開頭部分應(yīng)說(shuō)明通知的目的和背景，中間部分詳細(xì)闡述通知的具體內(nèi)容，結(jié)尾部分可提出要求或說(shuō)明注意事項(xiàng)。涉及重要事項(xiàng)或復(fù)雜內(nèi)容的通知，應(yīng)分條列項(xiàng)進(jìn)行說(shuō)明，以便于閱讀和理解。5.附件如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和數(shù)量，并確保附件內(nèi)容與正文相關(guān)且完整。附件應(yīng)按照規(guī)范格式命名，與正文一同保存或發(fā)送。6.落款內(nèi)部通知落款應(yīng)注明通知發(fā)出部門的名稱和日期，加蓋部門公章（如有需要）。外部商務(wù)函件落款應(yīng)加蓋公司公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。政府公文落款按照政府部門的要求進(jìn)行填寫。三、通知的收發(fā)流程（一）通知的起草與審核1.通知起草由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草通知內(nèi)容，確保通知的準(zhǔn)確性和完整性。起草人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)通知中的各項(xiàng)信息，包括標(biāo)題、編號(hào)、主送單位/部門、正文、附件等，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。2.審核通知起草完成后，應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人要對(duì)通知的內(nèi)容、格式、措辭等進(jìn)行全面審查，確保通知符合公司的政策法規(guī)和工作要求。對(duì)于涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的通知，還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)通知的必要性、可行性等進(jìn)行綜合評(píng)估，提出修改意見或批準(zhǔn)發(fā)布。（二）通知的發(fā)布1.內(nèi)部通知發(fā)布通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）發(fā)布通知，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)收到。發(fā)布時(shí)應(yīng)選擇合適的發(fā)布范圍，避免誤發(fā)或漏發(fā)。對(duì)于重要的內(nèi)部通知，可同時(shí)通過(guò)郵件、短信等方式進(jìn)行提醒，確保相關(guān)人員知曉。在公司內(nèi)部公告欄張貼通知，以便員工隨時(shí)查閱。張貼的通知應(yīng)保持整潔、清晰，確保員工能夠看清通知內(nèi)容。2.外部通知發(fā)布商務(wù)函件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和流程進(jìn)行撰寫、審核和蓋章，然后通過(guò)郵寄、傳真、電子郵件等方式發(fā)送給對(duì)方單位。發(fā)送郵件時(shí)，應(yīng)確保收件人郵箱地址準(zhǔn)確無(wú)誤，并在郵件主題中注明通知的主要內(nèi)容，以便對(duì)方快速了解郵件主旨。對(duì)于重要的外部通知，應(yīng)進(jìn)行電話確認(rèn)或跟蹤，確保對(duì)方已收到并理解通知內(nèi)容。收到政府公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行處理，如傳閱、存檔等。（三）通知的接收與確認(rèn)1.接收員工應(yīng)定期登錄公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，查看是否有新的通知發(fā)布。同時(shí)，關(guān)注公司內(nèi)部公告欄和個(gè)人郵箱，及時(shí)獲取各類通知信息。對(duì)于外部郵件和函件，公司前臺(tái)或相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)接收，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括郵件/函件的發(fā)件人、收件人、主題、收到日期等。2.確認(rèn)員工收到通知后，應(yīng)仔細(xì)閱讀通知內(nèi)容，如有疑問(wèn)或不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與通知發(fā)布部門或相關(guān)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。對(duì)于需要回復(fù)的通知，員工應(yīng)按照通知要求及時(shí)進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔，表達(dá)自己的意見和態(tài)度。部門負(fù)責(zé)人在收到涉及本部門的通知后，應(yīng)及時(shí)組織部門人員進(jìn)行傳達(dá)和學(xué)習(xí)，并安排相關(guān)工作的落實(shí)。同時(shí)，將通知的執(zhí)行情況及時(shí)反饋給通知發(fā)布部門。（四）通知的存檔與保管1.內(nèi)部通知存檔公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各類內(nèi)部通知進(jìn)行存檔管理。存檔時(shí)應(yīng)按照通知的類別、年份、月份等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的文件柜中，便于查閱。對(duì)于重要的內(nèi)部通知，應(yīng)長(zhǎng)期保存；一般性通知可根據(jù)實(shí)際情況保存一定期限后進(jìn)行銷毀，但需按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批和登記。2.外部通知存檔收到的外部商務(wù)函件和政府公文等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行存檔管理。存檔要求與內(nèi)部通知類似，應(yīng)建立詳細(xì)的檔案記錄，確保文件的完整性和可追溯性。涉及公司重要業(yè)務(wù)和合作的外部通知，應(yīng)永久保存；其他一般性外部通知可根據(jù)業(yè)務(wù)需要和公司規(guī)定確定保存期限。四、通知收發(fā)的職責(zé)分工（一）通知起草部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要及時(shí)起草各類通知，確保通知內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.對(duì)通知進(jìn)行初步審核，檢查格式、措辭等是否符合要求，并提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)一步審核。3.負(fù)責(zé)通知的傳達(dá)和解釋工作，確保本部門及相關(guān)人員理解通知內(nèi)容并按照要求執(zhí)行。（二）通知審核部門/人員職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門起草的通知進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查通知內(nèi)容的合理性、合規(guī)性以及與公司整體工作的協(xié)調(diào)性。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的通知，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司戰(zhàn)略和全局角度進(jìn)行審批，提出指導(dǎo)性意見和建議。（三）通知發(fā)布部門職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)部通知的統(tǒng)一發(fā)布和管理，確保通知及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。2.按照規(guī)定的格式和流程對(duì)外部商務(wù)函件進(jìn)行起草、審核、蓋章和發(fā)送，跟蹤函件的發(fā)送情況和對(duì)方的接收反饋。3.負(fù)責(zé)對(duì)通知發(fā)布渠道的維護(hù)和管理，確保辦公系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、公告欄等正常運(yùn)行，保證通知能夠順利傳達(dá)。（四）通知接收部門/人員職責(zé)1.員工應(yīng)及時(shí)關(guān)注公司發(fā)布的各類通知，認(rèn)真閱讀通知內(nèi)容，按照通知要求執(zhí)行相關(guān)工作任務(wù)。2.對(duì)于收到的通知如有疑問(wèn)或不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與通知發(fā)布部門或相關(guān)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)，確保準(zhǔn)確理解通知意圖。3.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門人員對(duì)涉及本部門的通知進(jìn)行學(xué)習(xí)和傳達(dá)，安排工作落實(shí)，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。（五）檔案管理部門職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)公司各類通知檔案的統(tǒng)一管理，包括電子檔案和紙質(zhì)檔案的整理、存儲(chǔ)、查閱和銷毀等工作。2.建立健全通知檔案管理制度，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的管理決策提供有力支持。五、通知收發(fā)的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室定期對(duì)通知的收發(fā)情況進(jìn)行檢查，包括通知的起草質(zhì)量、審核流程、發(fā)布及時(shí)性、接收確認(rèn)情況以及檔案管理等方面。2.設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)通知收發(fā)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行反饋，公司辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)反饋意見進(jìn)行收集、整理和分析，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。（二）考核辦法1.將通知收發(fā)工作納入部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)在通知收發(fā)過(guò)程中表現(xiàn)出色的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于在通知起草、審核、發(fā)布等環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤或延誤，影響工作正常開展的部門和個(gè)人，按照公司績(jī)效考核