學(xué)生數(shù)據(jù)檔案管理制度

學(xué)生數(shù)據(jù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的管理，確保學(xué)生數(shù)據(jù)的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮學(xué)生數(shù)據(jù)在學(xué)校管理、教學(xué)研究、學(xué)生發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有涉及學(xué)生數(shù)據(jù)檔案管理的部門和人員，包括但不限于教務(wù)處、學(xué)生處、各學(xué)院、班主任、任課教師等。（三）基本原則1.真實性原則：學(xué)生數(shù)據(jù)檔案應(yīng)如實反映學(xué)生的真實情況，確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的數(shù)據(jù)信息，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免數(shù)據(jù)缺失。3.準確性原則：對收集到的數(shù)據(jù)進行準確錄入和整理，確保數(shù)據(jù)的準確性，防止錯誤信息的產(chǎn)生。4.安全性原則：采取有效措施保障學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。5.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及學(xué)生個人隱私的數(shù)據(jù)信息予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)容（一）基本信息1.個人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼等。2.家庭信息：父母姓名、職業(yè)、聯(lián)系方式、家庭住址等。3.入學(xué)信息：入學(xué)時間、錄取專業(yè)、學(xué)歷層次、入學(xué)方式等。（二）學(xué)習(xí)成績1.課程成績：每學(xué)期各課程的考試成績、平時成績、綜合成績等。2.學(xué)業(yè)進展：學(xué)分完成情況、留級、退學(xué)、休學(xué)等記錄。（三）獎懲情況1.校內(nèi)獎勵：如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎學(xué)金獲得者等榮譽稱號及獎勵證書。2.校內(nèi)處分：警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等處分記錄。3.校外獎勵與處分：獲得的校外相關(guān)獎勵及受到的校外處分情況。（四）綜合素質(zhì)評價1.思想道德素質(zhì)：政治表現(xiàn)、道德品質(zhì)、行為規(guī)范等方面的評價。2.學(xué)業(yè)與科研能力：學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)術(shù)成果、實踐能力等方面的評價。3.身心素質(zhì)：體育鍛煉、心理健康等方面的評價。4.藝術(shù)修養(yǎng)與社會實踐：藝術(shù)特長、社會實踐活動參與情況等方面的評價。（五）學(xué)籍異動1.轉(zhuǎn)專業(yè)：轉(zhuǎn)專業(yè)的原因、審批過程及相關(guān)手續(xù)。2.轉(zhuǎn)學(xué)：轉(zhuǎn)學(xué)的申請、審批、接收學(xué)校等相關(guān)信息。3.休學(xué)與復(fù)學(xué)：休學(xué)原因、休學(xué)時間、復(fù)學(xué)申請及審批情況。4.退學(xué)：退學(xué)原因、退學(xué)手續(xù)辦理情況。（六）就業(yè)信息1.就業(yè)意向：學(xué)生畢業(yè)時填寫的就業(yè)意向，包括就業(yè)單位、崗位等。2.就業(yè)情況：就業(yè)單位、就業(yè)時間、就業(yè)崗位等實際就業(yè)信息。三、學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的收集與整理（一）收集渠道1.教務(wù)處：負責(zé)收集學(xué)生的課程成績、學(xué)籍異動等教學(xué)相關(guān)數(shù)據(jù)。2.學(xué)生處：收集學(xué)生的基本信息、獎懲情況、綜合素質(zhì)評價等學(xué)生管理方面的數(shù)據(jù)。3.各學(xué)院：負責(zé)本學(xué)院學(xué)生的各類數(shù)據(jù)收集，如學(xué)業(yè)進展、專業(yè)相關(guān)實踐活動信息等，并及時匯總上報。4.任課教師：按照要求及時報送所授課程學(xué)生的成績及相關(guān)教學(xué)反饋信息。5.學(xué)生本人：學(xué)生需如實填寫個人基本信息表、綜合素質(zhì)評價表等相關(guān)表格，并按時提交給相關(guān)部門。（二）收集要求1.各數(shù)據(jù)收集部門應(yīng)明確數(shù)據(jù)收集的范圍、內(nèi)容、格式和時間要求，確保數(shù)據(jù)收集的準確性和及時性。2.數(shù)據(jù)提供方應(yīng)認真核對所提供的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)真實、完整、準確，簽字確認后提交。3.對于涉及學(xué)生隱私的數(shù)據(jù)信息，收集過程中要嚴格遵守保密規(guī)定，保護學(xué)生權(quán)益。（三）整理規(guī)范1.收集到的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行整理，按照檔案內(nèi)容分類進行歸檔。2.對數(shù)據(jù)進行審核，檢查數(shù)據(jù)的準確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時與數(shù)據(jù)提供方溝通核實。3.采用電子和紙質(zhì)兩種方式進行存檔，電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則和存儲路徑進行保存，紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類裝訂，便于查閱。四、學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的學(xué)生數(shù)據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的服務(wù)器存儲學(xué)生數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲：設(shè)立專門的檔案柜，按照學(xué)生年級、專業(yè)等分類存放紙質(zhì)檔案。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。（二）保管責(zé)任1.學(xué)校指定專人負責(zé)學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉數(shù)據(jù)檔案管理流程。2.保管人員要嚴格遵守檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自進入存儲區(qū)域，不得私自查閱、復(fù)制、修改學(xué)生數(shù)據(jù)檔案。（三）安全防護1.對電子存儲設(shè)備采取安全防護措施，設(shè)置訪問權(quán)限，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法入侵和病毒感染。2.加強對紙質(zhì)檔案存儲場所的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進入，確保紙質(zhì)檔案的安全。3.制定數(shù)據(jù)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、泄露等突發(fā)事件。五、學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員：教務(wù)處、學(xué)生處等相關(guān)管理部門因工作需要可查閱學(xué)生數(shù)據(jù)檔案，但應(yīng)嚴格按照規(guī)定的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱內(nèi)容。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、班主任、任課教師在履行工作職責(zé)時，可根據(jù)工作需要查閱本學(xué)院、本班級學(xué)生的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案，但查閱后應(yīng)及時歸還，不得私自留存。2.外部單位：因招生、就業(yè)、合作辦學(xué)等工作需要，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，外部單位可查閱學(xué)生的部分相關(guān)數(shù)據(jù)檔案，但必須簽訂保密協(xié)議，嚴格按照協(xié)議規(guī)定使用數(shù)據(jù)，不得將數(shù)據(jù)用于其他目的。司法機關(guān)等因辦案需要查閱學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，學(xué)校予以配合，但查閱范圍應(yīng)嚴格限定在與案件有關(guān)的信息。（二）查閱流程1.查閱人員需填寫《學(xué)生數(shù)據(jù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交給檔案管理部門負責(zé)人審核，審核通過后由保管人員提供相應(yīng)的檔案供查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中不得對檔案進行涂改、標記等破壞行為。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還保管人員，并在《學(xué)生數(shù)據(jù)檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）數(shù)據(jù)使用規(guī)范1.學(xué)校內(nèi)部人員使用學(xué)生數(shù)據(jù)檔案應(yīng)僅限于學(xué)校管理、教學(xué)研究、學(xué)生發(fā)展等工作需要，不得將數(shù)據(jù)用于其他商業(yè)或非法目的。2.外部單位使用學(xué)生數(shù)據(jù)檔案應(yīng)嚴格按照約定的范圍和用途使用，不得泄露或轉(zhuǎn)讓給第三方。3.任何人員在使用學(xué)生數(shù)據(jù)檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在問題或疑問，應(yīng)及時與檔案管理部門溝通核實，不得擅自處理。六、學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的更新與維護（一）更新內(nèi)容1.學(xué)生基本信息發(fā)生變化時，如姓名變更、身份證號碼更正、家庭信息變動等，學(xué)生應(yīng)及時向相關(guān)部門提交變更申請及證明材料，由負責(zé)部門進行審核后更新檔案信息。2.學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、學(xué)籍異動等信息有變動時，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將最新信息錄入檔案。3.學(xué)生綜合素質(zhì)評價信息應(yīng)根據(jù)學(xué)生每學(xué)期的實際表現(xiàn)進行動態(tài)更新。（二）更新流程1.學(xué)生提出信息變更申請，填寫相關(guān)變更申請表，并提交證明材料。2.申請部門對提交的材料進行審核，審核通過后在檔案管理系統(tǒng)中進行信息更新，并同時更新紙質(zhì)檔案。3.涉及多個部門的信息更新，由牽頭部門負責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成信息更新工作，確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。（三）定期維護1.檔案管理部門定期對學(xué)生數(shù)據(jù)檔案進行全面檢查，包括數(shù)據(jù)的完整性、準確性、存儲狀態(tài)等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.每學(xué)年對學(xué)生數(shù)據(jù)檔案進行一次清理，對于已畢業(yè)學(xué)生的檔案按照規(guī)定進行封存或銷毀，確保檔案管理的時效性和規(guī)范性。3.根據(jù)學(xué)校發(fā)展和管理需要，適時對學(xué)生數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。七、學(xué)生數(shù)據(jù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及學(xué)生個人隱私的數(shù)據(jù)信息嚴格保密，與學(xué)生數(shù)據(jù)檔案管理相關(guān)的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制數(shù)據(jù)檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相關(guān)數(shù)據(jù)。3.在數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程中，采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的保密性。（二）安全責(zé)任追究1.對于違反學(xué)生數(shù)據(jù)檔案保密與安全規(guī)定的行為，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。2.因工作人員疏忽或故意造成學(xué)生數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等安全事故的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并