電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

目錄

第一章。系統(tǒng)概述..................................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

1、I系統(tǒng)背景................................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

1.2建設(shè)目標(biāo)。錯(cuò)誤!未定義書簽。

第二章.系統(tǒng)功能..................................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。1功能結(jié)構(gòu)。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。2基礎(chǔ)設(shè)施。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、2。1檔案類別設(shè)置...................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、2。2檔案子類設(shè)置....................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.2。3樣式設(shè)置..........................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。3檔案處理系統(tǒng)，錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.3。1檔案掃描..........................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。3、2檔案處理.。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.3。3檔案關(guān)聯(lián)。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.3。4檔案審核。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、3.5檔案立卷。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.4檔案管理系統(tǒng)。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、4、1檔案借閱管理。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、4。2檔案出庠管理。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、4。3檔案銷毀管理。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、4、4檔案綜合管理....................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、5檔案資源系統(tǒng)。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.5。1專題庫(kù)管理.......................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。5。2素材庫(kù)管理。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、6檔案查詢系統(tǒng)..........................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2、6、1影像文件查詢。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。6。2檔案目錄查詢。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。6、3檔案使用情況查詢。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.6、4檔案處理進(jìn)度查詢.................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。7系統(tǒng)管理。錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。7、1用戶管理........................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。7。2權(quán)限管理.......................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2。7。3系統(tǒng)維護(hù)。錯(cuò)誤!未定義書簽。

第一章系統(tǒng)概述

1、1系統(tǒng)背景

影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個(gè)電子化手段，將往來(lái)得各類文檔及

資料進(jìn)行電子化處理、歸檔，通過(guò)系統(tǒng)建立與各類相關(guān)信息得索引，使

得辦理事務(wù)時(shí)，可以非常方便得調(diào)用各種資料，提高工作效率。

1、2建設(shè)目標(biāo)

通過(guò)建立檔案處理、檔案查詢、檔案管理、檔案資料等功能模塊,

實(shí)現(xiàn)檔案管理得信息化與電子化管理。

1、規(guī)范管理

2、減少重復(fù)投入

3、科學(xué)管理

4、方便使用

第二章系統(tǒng)功能

2.1功能結(jié)構(gòu)

長(zhǎng)期以來(lái)，藝紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體得檔案信息資料只能以

實(shí)物得形式放入檔案室中，這給檔案管理、應(yīng)用帶來(lái)很多難題:首先，實(shí)

物檔案資料隨著檔案資料數(shù)量得增大，安全存儲(chǔ)這些實(shí)物檔案要耗費(fèi)

大量得人力、物理與財(cái)力;其次，檔案資料得實(shí)物形式限制了流通效率,

存檔資料復(fù)用率低。

2、2基礎(chǔ)設(shè)施

2.2.1檔案類別設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)檔案文件類別得新增、刪除、修改與查詢操作。

2.2。2檔案子類設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)子類別得新增、刪除、修改與查詢。

2o2.3樣式設(shè)置

本模塊得功能就是設(shè)置文字、字體、樣式、大小、透明度與傾斜

度、

2.3檔案處理系統(tǒng)

2o3.1檔案掃描

主要負(fù)責(zé)對(duì)圖片文件得掃描、修改、刪除。

進(jìn)入影像文件掃描，按對(duì)應(yīng)功能操作得不同,顯現(xiàn)出得功能按鈕也

就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”與“放棄”、“退出”按鈕可用。

2.3o2檔案處理

檔案處理系統(tǒng)主要用來(lái)完成資料得電子化處理及歸檔等操作，包

括:檔案基礎(chǔ)目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著

錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。

2o3.3檔案關(guān)聯(lián)

主要負(fù)責(zé)將圖片文件等檔案材料與居民關(guān)聯(lián)起來(lái)。

2.3.4檔案審核

主要負(fù)責(zé)對(duì)關(guān)聯(lián)之后得文件進(jìn)行審核與刪除關(guān)聯(lián)。

2o3o5檔案立卷

主要負(fù)責(zé)立卷與查詢卷信息。

2O4檔案管理系統(tǒng)

2.4.1檔案借閱管理

a、檔案借閱登記

記錄用戶要借閱得檔案類型、就是否已歸檔、借閱案卷、借閱日

期、借閱者、借閱期限與同意借閱領(lǐng)導(dǎo)得簽字等信息，檢索到用戶所

需得檔案進(jìn)行借閱登記，并打印借閱單。

當(dāng)借閱實(shí)物檔案時(shí)，要手工登記檔案得借閱表，若檢索到得條目下

沒(méi)有原文,而該文件得載體就是“紙質(zhì)”忖，科長(zhǎng)頁(yè)面中登記檔案借閱

申請(qǐng)信息，然后到檔案室進(jìn)行借閱。在進(jìn)行借閱時(shí)，借閱方式與審批流

程得選擇項(xiàng)應(yīng)能自由定義。對(duì)于用戶無(wú)權(quán)查瞧得檔案,需要進(jìn)行借閱

申請(qǐng)，待得到批準(zhǔn)后。如果就是電子檔案，可根據(jù)用戶權(quán)限判斷,如果有

權(quán)利查瞧可直接通過(guò)查詢即可借閱，如尢權(quán)查瞧得檔案，待審批流程批

準(zhǔn)后方可借閱、

些具有權(quán)限得檔案，用戶不必經(jīng)過(guò)此過(guò)程即可借閱檔案。

2此流程可由用戶根據(jù)實(shí)際工作情況自定義。

b、檔案歸還管理

可對(duì)用戶歸還得檔案進(jìn)行登記，并提供續(xù)借功能。同時(shí)具有設(shè)置

歸還者填寫檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作得功

能。

具體來(lái)說(shuō)，檔案管理員通過(guò)檔號(hào)等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀

態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作,系統(tǒng)記錄歸還

時(shí)間、辦理人與歸還人等信息、

c.檔案催還管理

由于用戶借閱與歸還都進(jìn)行了登記與管理，所需系統(tǒng)可以通過(guò)

“檔案催還管理”對(duì)過(guò)期未還得檔案或已借出若干天得檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì),

自動(dòng)提醒與打印催還單、借閱統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)對(duì)大難得借閱提供各種統(tǒng)計(jì)方

式，并可隨時(shí)打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

d.檔案預(yù)約管理

用于處理用戶預(yù)約得檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)、

2.4.2檔案出庫(kù)管理

紙質(zhì)檔案資料不管通過(guò)何種途徑被調(diào)用出庫(kù)，必須通過(guò)“檔案出

庫(kù)登記”方能完成、有檔案庫(kù)管理員對(duì)檔案出庫(kù)單進(jìn)行填寫登記，同

時(shí)資料得遞交人與接受人雙方信息都由計(jì)算機(jī)記錄，抱著了紙張檔案

得有效管理。

出庫(kù)單主要記錄內(nèi)容包括:檔案編號(hào)、接受人、出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)

原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4o3檔案銷毀管理

“檔案銷毀管理”主要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件銷毀得管理功能、紙檔案銷

毀必須進(jìn)行銷毀信息以及事由得錄入，經(jīng)管理員確認(rèn)后,方能銷毀紙質(zhì)

檔案。

檔案銷毀登記單主要記錄內(nèi)容包括:檔案編號(hào)、銷毀時(shí)間、銷毀

原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4.4檔案綜合管理

包括設(shè)備管理、制度管理、管理網(wǎng)絡(luò)圖、檔案接收統(tǒng)計(jì)、對(duì)接受

移交檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等，此部分內(nèi)容可根據(jù)客戶實(shí)際需要進(jìn)行單獨(dú)定

制。

2O5檔案資源系統(tǒng)

檔案信息得開(kāi)發(fā)就是實(shí)現(xiàn)檔案資料充分利用得重要手段。在信息

開(kāi)發(fā)過(guò)程中能提供規(guī)劃化得編研模板與流程，以提高信息開(kāi)發(fā)得效率

與質(zhì)量。另外對(duì)數(shù)字檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)，確保歷史數(shù)據(jù)在日后工作數(shù)

據(jù)挖掘。

2.5o1專題庫(kù)管理

專題庫(kù)就是對(duì)編研成果得匯總，對(duì)其管理得功能包括制作專題目

錄，管理各專題得名稱、時(shí)間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參

與者等信息,并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。

2.5.2素材庫(kù)管理

根據(jù)編研需要，從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)得檔案庫(kù)或從檔案庫(kù)外通過(guò)輸

入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息得輸入、修改、

刪除等功能、

2、6檔案查詢系統(tǒng)

2.601影像文件查詢

按不同得查詢條件，查詢出相應(yīng)得信息，點(diǎn)擊信息中得“圖片預(yù)覽”,

可以彈出一個(gè)二級(jí)窗口來(lái)預(yù)覽相應(yīng)記錄當(dāng)中得圖片。

2.6o2檔案目錄查詢

輸入檔案類別、檔號(hào)、年份、狀態(tài)等查詢條件，可以查瞧相關(guān)得

檔案信息。

2.6.3檔案使用情況查詢

按查詢條件得不同,查詢出相應(yīng)得信息。選擇“按檔案類別分類”

可按類別統(tǒng)計(jì)檔案得使用情況。

2o6.4檔案處理進(jìn)度查詢

按檔案類別查詢已經(jīng)掃描得批次數(shù)、己掃描得圖片數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)

得批次數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)得檔案文件數(shù)