大連市建設工程文件歸檔工作指南

大連市建設工程文件歸檔整理工作指南（試行）目的為加強大連市建設工程文件歸檔整理工作，建立完整、準確、系統(tǒng)的工程檔案，指導建設單位規(guī)范檔案立卷，依據(jù)國家、住建部、省有關規(guī)范，結合我市實際，制定本指南。依據(jù)文件1.《建設工程文件歸檔規(guī)范》（中華人民共和國國家標準GB/T50328-2014）；2.《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA/T31-2017）；3.《建筑工程文件編制歸檔規(guī)程》（遼寧省地方標準DB21/T1342-2021）；4.《大連市城市建設檔案管理辦法》（大住建規(guī)發(fā)〔2024〕7號）；5.《關于加強大連市建設工程項目竣工檔案接收審驗有關工作的通知》（大住建規(guī)發(fā)〔2024〕3號）適用范圍本指南適用于大連市中山、西崗、沙河口、甘井子及高新園區(qū)新建、改建、擴建的建設工程文件歸檔整理工作。建設工程文件的歸檔（一）歸檔范圍及內容1.對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖及聲像檔案、電子檔案等均應收集齊全，立卷整理后歸檔。2.工程文件的具體歸檔內容應符合本指南附件1的要求。（二）歸檔文件質量要求1.歸檔的紙質文件應為原件。2.工程文件的內容必須真實、準確，應與工程實際相符合。3.工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。人員簽字應由本人簽字，不得代簽，不得使用未備案的印章代替。4.工程文件應采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等易褪色的書寫材料。5.計算機輸出歸檔文件，應使用激光打印機，避免使用噴墨打印機。6.工程文件應采用高耐久性和耐用性的紙張，文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)，圖紙宜采用國家標準圖幅。7.所有竣工圖均應加蓋竣工圖章（見下圖），并應符合下列規(guī)定：竣工圖施工單位編制人審核人技術負責人編制日期監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師監(jiān)理工程師1）竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、總監(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師。2）竣工圖章尺寸應為：50mm×80mm。3）竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標欄上方空白處。4）竣工圖必須真實反映工程竣工后的實際情況，不得出現(xiàn)涂改、少圖、錯圖等情況，竣工圖圖紙目錄應與竣工圖一致。8.歸檔的建設工程電子文件應采用《大連市建設工程電子文件編制軟件》（大連市城市建設檔案館免費提供建設單位使用），應形成離線電子文件，含有電子簽名手段及相關元數(shù)據(jù)，電子文件的內容必須與其紙質檔案一致，應有相應的標識關系。電子檔案光盤應無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫故障，確保電子文件的完整性和有效性。9.歸檔的聲像檔案應包含紙質照片和電子照片光盤兩種形式，紙質照片沖洗為五寸彩色照片，使用防蟲固體膠水或膠棒粘貼在照片檔案分類卡片（附件2）上，并按要求填寫照片信息。電子光盤內的照片和命名必須和紙質照片一一對應。10.工程照片應畫質清晰、構圖完整，同一單體建筑至少需提供兩張竣工后的不同角度的照片，地下建筑至少要有一張入口照片。五、建設工程文件的立卷（一）立卷定義及流程1.立卷是按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，也稱為組卷。2.具體流程為：首先對屬于歸檔范圍的工程文件進行分類，確定歸入案卷的文件材料。然后對卷內文件材料進行修整、排列、分卷、打號、編目、裝訂。（二）立卷原則1.立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)的特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系。2.建設工程項目的工程準備階段文件、竣工驗收文件、聲像檔案、電子文件必須集中立卷，其余的監(jiān)理文件、施工文件及竣工圖應按單位工程立卷，根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或者多卷。3.當同一項目中多個單位工程要求歸檔的文件出現(xiàn)重復時，其原件歸入其中一個單位工程，其余單位工程可不歸檔，但必須說明情況，以備互查。4.不同載體的文件應分別立卷。（三）立卷方法1.工程準備階段文件應按工程項目的建設程序、形成單位等進行立卷。2.竣工驗收文件應按單位工程分專業(yè)進行立卷。3.聲像檔案、電子文件應按工程項目進行立卷。4.監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程或專業(yè)、階段等進行立卷。5.施工文件可按單位工程、分部（分項）工程進行立卷。6.竣工圖應按單位工程分專業(yè)進行立卷。（四）卷內文件排列1.《情況說明》《工程項目移交目錄》《建設工程竣工檔案移交書》《建設項目及電子檔案基本信息表》四項內容單獨裝入檔案袋，排列在全部案卷的最前面，該卷不計在案卷總數(shù)量之內。2.卷內文件排列順序依次為：工程準備階段文件、竣工驗收文件、聲像檔案、電子文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖。3.文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、主體與附件不應分開，并按批復在前、請示在后，主體在前、附件在后的順序排列。4.圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列?？⒐D排列順序為：建筑（含總平面布置圖）、結構、給排水、消防水、采暖、通風與空調、燃氣、電氣、消防電、智能、裝飾裝修、其他圖紙。5.既有文字材料又有圖紙的案卷，應按檔案形成規(guī)律，文字材料排在前面，圖紙排在后面。（五）工程文件的修整、分卷、打號1.拆除所有文字材料內的金屬裝訂物，印刷成冊的工程文件應拆冊，剔除文件中的重復材料。2.對殘缺破損或與A4幅面不符的文件應進行托裱、修補或折疊，不得使用透明膠帶粘貼。3.每卷厚薄規(guī)定：工程準備階段文件和竣工驗收文件，每卷不超過15mm（一般的A4復印紙約120頁）；監(jiān)理和施工文件，每卷不超過20mm（一般的A4復印紙約150頁）；圖紙折疊壓實后每卷不超過15mm（1-2張A0幅面圖紙，3-4張A1幅面圖紙，5-6張A2、A3幅面圖紙）。將工程文件按此規(guī)定分成多卷，按立卷的規(guī)定順序排列。4.不同幅面的工程圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖面朝內，首先沿標題欄的短邊方向以“W”形折疊，然后再沿標題欄的長邊方向以“W”形折疊，標題欄應露在外面，便于查看核對。5.以案卷為單位，在有書寫內容的頁面上，采用阿拉伯數(shù)字從“1”開始連續(xù)編寫頁號，頁號應采用打號機使用紅色印油打號。打號位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊后的圖紙一律在右下角。6.成套圖紙自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，從目錄頁開始編寫頁碼；分成幾卷的，原目錄可復印作為卷內目錄，從圖紙頁開始打號。7.案卷封面、卷內備考表、卷內目錄、案卷封底不編寫頁號。8.電子檔案光盤須粘填光盤貼，按要求在光盤貼上填寫相關內容并加蓋建設單位公章。9.電子照片光盤、竣工圖設計文件CAD光盤、綜合管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤及竣工測量光盤等用黑色麥克筆在光盤標簽面進行標記。（六）案卷的編目1.建設工程文件案卷應由案卷封面（或檔案袋、或照片檔案封面）、備考表、卷內目錄、工程文件、案卷封底組成。2.以下所有構成要素信息均要和建設工程文件移交進城建檔案館時所填寫的基本信息保持一致。3.案卷封面、檔案袋封面（附件3）、照片檔案封面（附件4）內容基本相同，排在每卷的最上面。構成要素為：案卷號、總登記號、案卷題名、編制（建設）單位、編制日期、保管期限、密級、進館日期、本工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序、本案卷共多少頁。1）案卷號、總登記號由城建檔案館填寫。保管期限、密級由城建檔案館確定。2）案卷題名第一行應填寫工程地址（區(qū)、街號）、建筑性質、工程名稱，該行信息必須做到唯一性；第二行應為本卷文件的具體內容，如果包含內容太多，只須填寫卷內目錄的第一項和最后一項。3）編制（建設）單位應填寫該工程的建設單位全稱。4）編制日期為該工程的開工時間至竣工時間，兩個時間之間保留一定的間隔，如“2022年5月2023年7月”。5）進館日期應填寫該工程文件移交至城建檔案館的時間，如“2024年10月”。6）案卷題名和編制（建設）單位內容由平推針式打印機打印，案卷號和總登記號用鉛筆填寫，其余內容用紅色印章蓋上。4.備考表（附件5）排在案卷封面之后，構成要素為：工程名稱、建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、建設時間、進館時間、整理時間、整卷人、審核人、檔案號、本卷各種載體的數(shù)量、檔案完整準確情況、保管期限、密級。1）檔案號由城建檔案館填寫，保管期限、密級由城建檔案館提供。2）工程名稱與案卷封面中案卷題名第一行一致，且須保持唯一性。3）建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位都應填寫全稱。4）建設時間應填寫該工程的開工時間至竣工時間；進館時間應填寫該工程文件移交至城建檔案館的時間；整理時間應填寫整理該工程文件的時間。5）本卷各種載體的數(shù)量包括本卷內文字材料、藍圖、照片、光盤各載體的數(shù)量。6）檔案完整準確情況應包含城建檔案館對該工程檔案的審核意見，是否同意接收該工程檔案。7）整卷人應填寫整理該工程文件的人員；審核人為審核該工程檔案是否完整準確的人員。8）整卷人應手工簽名，檔案號和本卷各種載體的數(shù)量須用手工填寫，其余內容用計算機打印。5.卷內目錄（附件6、附件7）排列在備考表之后、卷內文件首頁之前，構成要素為：總頁數(shù)、頁次、備注。1）總頁數(shù)應填寫該項文件材料的頁數(shù)。2）頁次應填寫該項文件在卷內所排的起始頁號，如果是該卷最后一份文件，須填寫起止頁號。3）備注應填寫需要說明的情況，當一卷內有多個單位工程同專業(yè)檔案時，樓號、總頁數(shù)和頁次在備注里說明。6.光盤卷內目錄（附件8）是光盤檔案袋內的專用目錄，構成要素為建設單位移交的各類光盤的張數(shù)。具體包含：工程準備階段和竣工驗收文件光盤、竣工圖光盤、電子照片光盤、竣工圖設計文件CAD光盤、綜合管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤、竣工測量光盤、編制軟件光盤等。7.檔案盒案卷脊背（附件9）構成要素為：檔號、案卷題名、開工日期、竣工日期。1）檔號由城建檔案館填寫，應包含分類號及案卷號。2）案卷題名應包含編制（建設）單位、工程名稱以及該檔案盒中工程文件的具體內容，如果包含內容太多，只須填寫卷內目錄的第一項和最后一項。3）案卷脊背中案卷號和案卷題名均為手工填寫，案卷題名為從右至左豎寫格式，分類號和開、竣工日期用紅色印章蓋上，開竣工日期蓋章位置應稍偏上。（七）案卷的裝訂與裝具1.案卷可采用裝訂與裝袋兩種形式。2.工程準備階段文件、竣工驗收文件及竣工圖無需裝訂，整理后直接裝入檔案袋；電子照片和電子檔案等光盤集中放置在一個檔案袋里；其他文字材料必須裝訂成冊。3.裝訂時不應破壞文件的內容，做到左、下對齊，無倒頁、漏訂，用白線繩左側四眼一線（照片檔案為三眼一線）裝訂，線頭牢固，不外漏，使案卷整齊美觀，便于保管和利用。4.將裝訂好的檔案裝入檔案盒。5.相關檔案裝具的規(guī)格尺寸：1）檔案盒宜采用300g紙漿，外表尺寸為310mm×220mm，厚度為40mm。2）案卷封面和封底，宜采用無酸紙，外表尺寸為300mm×210mm。3）城建工程照片檔案封皮和封底，宜采用無酸紙，外表尺寸為297mm×210mm。4）檔案袋宜采用80g牛皮紙裱糊而成，外表尺寸為310mm×210mm，厚度為25mm。5）照片檔案分類卡片，外表尺寸為297mm×210mm。六、建設工程文件的掃描（一）掃描的時間和內容1.工程文件在排列、分卷、打號、編目、裝袋等整理步驟完成后，需對部分工程檔案進行掃描。2.具體掃描內容：工程準備階段文件、竣工驗收文件、設計變更、竣工圖。（二）掃描技術要求1.色彩模式：RGB24位彩色，不得使用掃描儀的黑白或自動模式。2.分辨率：300dpi，禁止采用低分辨掃描后通過后期軟件人為修改成高分辨率。3.圖像質量壓縮率：85%4.存儲格式：JPG5.掃描后的文件命名規(guī)則：卷號–頁號6.掃描文件夾分級存儲為類別號、一級文件夾、二級文件夾、三級文件夾，和實際工程信息一致，便于查詢利用。類別號一級文件夾二級文件夾三級文件夾如：I-1項目名稱A前期準備E竣工驗收D竣工圖建筑結構給排水……七、建設工程文件立卷、整理流程圖

附件1：工程文件歸檔內容A.工程準備階段文件1五方責任主體授權、承諾書及相關證件●22工程中標通知書：（勘察、設計、施工、監(jiān)理）●2項目建議書或項目申請及批復23規(guī)劃設計方案衛(wèi)生意見書3立項文件（會議紀要、領導講話、專家建議性文件等）24建筑工程（自動設施、裝修）消防審核意見書4調查材料及項目評估研究材料25建筑工程（自動設施、裝修）消防驗收意見書●5國有土地使用權出讓（中標確認書、開發(fā)建設用地中標通知書、開發(fā)建設項目履約保證書、土地協(xié)議或土地批復）●26工程承發(fā)包合同（勘察、設計、施工、監(jiān)理）●6投資計劃任務書●27建設工程規(guī)劃許可證及附圖●7基建任務通知單28工程總圖放線驗線圖8建設用地選址意見書▲29建設工程施工許可證●9建筑拆遷文件、協(xié)議、方案等30建設工程質量監(jiān)督受理書▲10建設用地規(guī)劃許可證、批復、附圖●31重大設備及材料訂購、安裝合同（電梯等）●11城鎮(zhèn)國有土地使用權出讓批復●32各主管部門文件或協(xié)議：（人防、環(huán)保、交通、園林、市政、保密、河湖、教育、白蟻防治）12國有土地使用權出讓合同●33門牌號碼的批復●13國有土地使用證（復印件）●34門牌標志驗收意見●14工程地質勘察報告●35詳規(guī)圖▲15水文地質勘察報告、自然條件、地震調查36規(guī)劃核實與用地驗收意見書●16建設用地釘樁通知單（書）371：500地形圖●17地形測量和撥地測量成果報告38竣工測量報告●18規(guī)劃設計條件、附圖●39綜合管網(wǎng)圖●19建筑方案審查意見書40綜合管網(wǎng)圖測量技術報告●20環(huán)境影響報告▲41其他●21施工圖設計文件審查合格書●備注：●為必要歸檔材料，▲部分項目必要歸檔材料。B.監(jiān)理文件B1.工程監(jiān)理管理文件B2.工程進度控制文件B3.工程質量控制文件B5.工程合同與其他事項管理文件C.施工文件C1.施工技術管理文件；C2-1.地基和基礎工程；C2-2.施工材料、預制構件質量證明文件及復試試驗報告；C2-3.施工試驗記錄；C2-4.工程檢測報告；C2-5.工程記錄；C2-6.工程質量事故處理記錄；C2-7.工程質量驗收記錄；C3.給排水、采暖、燃氣工程；C3消防水；C4.通風與空調工程；C5.電氣工程；C5消防電；C6.電梯工程；C7.智能建筑工程；C8.室外工程；裝飾裝修工程；其他D.竣工圖1.總平面布置圖（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；2.建筑；3.結構；4.裝修（裝飾）；5.給排水；6.消防水；7.采暖；8.通風空調；9.燃氣；10.電氣；11.消防電；12.智能建筑；13.其它圖紙E.竣工驗收文件1.開工報告；2.單位工程竣工驗收申請；3.單位工程交工驗收證明；4.E1.工程概況表5.E2.工程竣工總結；6.E3－1.單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄；7.E3－2.單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄；8.E3－3.單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄；9.E3－4.單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄；10.工程結構驗收評定書（地基與基礎、主體）；11.E4.房屋建筑工程質量檢查報告書（勘察、設計）；12.E5.房屋建筑工程質量評估報告書；13.E6.房屋建筑工程竣工報告書；14.E7.房屋建筑工程竣工驗收報告書：15.E9.房屋建筑工程質量保修書；16.建筑節(jié)能分部工程質量驗收報告；17.E8.房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案證F1.照片檔案1.紙質照片；2電子照片光盤F3.電子檔案1.CAD竣工圖光盤（一式兩份）；2.電子檔案編制軟件光盤；3.地下綜合管網(wǎng)測量光盤；4.竣工測量光盤；5.其他光盤附件2：照片檔案分類卡片（照片粘貼處）文字說明：編號分類號照片題名地點作者攝影時間（照片粘貼處）文字說明：編號分類號照片題名 地點 作者攝影時間 大連市城市建設檔案館

附件3：案卷封面、檔案袋封面案卷號總登記號案卷題名編制（建設）單位編制日期保管期限密級進館日期本工程共卷，本卷為第卷，本卷共頁大連市城建檔案館附件4：照片檔案封面城建工程照片檔案案卷題名編制（建設）單位編制日期保管期限密級進館日期本工程共卷，本卷為第卷，本卷共頁大連市城建檔案館

附件5：城建檔案接收審核鑒定備考表進館時間年月日工程名稱建設單位建設時間設計單位施工單位監(jiān)理單位整卷人檔案號本卷文字材料張，藍圖張，照片頁張，光盤張，共計張檔案完整準確情況接收科室審核意見審核人年月日備考科室審核意見審核人年月日保管期限密級整理時間年月日備注

附件6：卷內目錄（正面）工稱準備階段文件序號文件材料題名總頁數(shù)頁次備注1五方責任書2立項有關文件（會議紀要、領導講話、專家建議性文件等）3項目可行性報告及批復4調查材料及項目評估研究材料5建設用地中標通知書（土地確認）6開發(fā)建設履約保證書7計劃任務書8基建任務通知單9用地選址申請及批復10用地申請及批復11建筑拆遷文件、協(xié)議、方案等12建設用地規(guī)劃許可證及附件13城鎮(zhèn)國有土地批復14國有土地使用權出讓合同15國有土地使用證（復印件）16工程地質勘察報告17水文地質勘察報告、自然條件、地震調查18建設用地