時(shí)間管理與會(huì)議管理

歡迎參加時(shí)間管理與會(huì)議管理培訓(xùn)常敏20091127

時(shí)間管理的基本概念提高效率的時(shí)間管理工具提高效能的時(shí)間管理思路與方法知行合一金字塔第一部分時(shí)間管理

第四代時(shí)間管理第一代：備忘錄第二代：時(shí)間進(jìn)程表第三代：輕重緩急第四代：個(gè)人管理時(shí)間管理的原因1、時(shí)間是企業(yè)最稀缺的資源之一；2、有效的時(shí)間管理能夠以最高的效率完成重要的事情；3、有效的時(shí)間管理可以減少加班時(shí)間，提高個(gè)人生活品質(zhì)。一年有365天；其中雙休日共_____天；法定假日_____天；公司帶薪休假_____天；帶薪病假_____天；實(shí)際工作_______天，共______小時(shí);假定有效工作時(shí)間為_(kāi)__%；全年有效工作時(shí)間為_(kāi)_______小時(shí)時(shí)間計(jì)算練習(xí)一年有365天；其中雙休日共104天；（每年52周）法定假日11天；（元旦1天、春節(jié)3天、五一1天、國(guó)慶3天；清明、端午、中秋各1天）公司帶薪休假10天；帶薪病假0天；實(shí)際工作241天，共1928小時(shí);假定有效工作時(shí)間為20%-30%；全年有效工作時(shí)間為385--578小時(shí)時(shí)間計(jì)算練習(xí)課程目標(biāo)提升生活與工作方面的效率與效能。RESULT:結(jié)果自然法則：一種掌管人類(lèi)行為因果關(guān)系的基本準(zhǔn)則。自然法則：如果你不去控制你生活中的事件，你將被這些事件所控制。時(shí)間：是一種延續(xù)……在其中事件從過(guò)去經(jīng)過(guò)現(xiàn)在流向?qū)?lái)。時(shí)間管理的關(guān)鍵是控制如果你不去控制生活中的事件，你將被這些事件所控制。NoControl不能控制

UnderstandingEventControl

TotalControl

完全控制理解事件控制自問(wèn)：對(duì)于“適應(yīng)”：“我可以做些什么使得這段時(shí)間更有價(jià)值？”對(duì)于“控制”：“如何……？”對(duì)于“影響”“我可以在……方面施以怎樣的積極影響，并且如何去影響？”控制可控：我不可決定生命的長(zhǎng)度

——但可控制生命的深度我不可以左右天氣

——但可以改變心情我不可以改變?nèi)菝?/p>

——但可以展開(kāi)笑容我不可控制他人

——但可以掌握自己我不可預(yù)知明天

——但可利用好今天我不可百戰(zhàn)必勝

——但可以盡心盡力1.有些

事件

我們能控制,但我們認(rèn)為我們不能;2.有些事件我們不能控制,但我們認(rèn)為我們能。

條件的影響Timemanagement“Itisnotaptitude,butattitudethatwillgiveyouthealtitude.”不是因?yàn)槿藗儾煌牟拍?、資質(zhì)，而是因?yàn)槿藗儾煌膽B(tài)度導(dǎo)致人們具有不同的高度、水準(zhǔn)。自然法則：適當(dāng)?shù)乜刂剖录梢蕴嵘^高的生產(chǎn)力并獲得內(nèi)心寧?kù)o。

Appropriateeventcontrolleadstogreaterproductivityandinnerpeace.內(nèi)心寧?kù)o是通過(guò)適當(dāng)?shù)氖录刂?，從而擁有一份安祥、平衡、和諧的生活。

哈倫.史密斯

?The10NaturalLawsofSuccessfulTimeandLifeManagement?

習(xí)慣自然法則：我們養(yǎng)成我們的習(xí)慣,我們的習(xí)慣塑造我們。Planning:計(jì)劃Predeterminingacourseofeventsinwriting.事先將要發(fā)生的事件寫(xiě)下來(lái)。TimeManagementTasks:Time-flexible任務(wù)：時(shí)間具有靈活性Appointment:Time-specific約會(huì):時(shí)間具體而特定

月歷

2008年

月每日計(jì)劃（待辦單）

會(huì)見(jiàn)備注

2008-/--/--時(shí)間管理工具樣本每月任務(wù)BusinessPersonalMissionStatement:使命陳述Roles:角色Values:價(jià)值觀(guān)GoalPlanning目標(biāo)計(jì)劃IntermediateSteps中期步驟WeeklyPlanning每周計(jì)劃行事月歷價(jià)值合理進(jìn)行時(shí)間規(guī)劃；重要工作項(xiàng)目的時(shí)間保證每日計(jì)劃制定方法1、將月歷中事項(xiàng)填入；2、將昨日未完工作項(xiàng)目列入；3、估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間；4、確定工作事件緊迫性和重要性；5、排定時(shí)間；6、抓住正在做的每一項(xiàng)工作；7、完成后劃掉，盯住下一個(gè)目標(biāo)；8、臨時(shí)插入工作先記錄、評(píng)估，然后安排時(shí)間。1、每天在同一時(shí)間制定，建議在下班前；2、規(guī)劃出干擾時(shí)間；3、要有彈性；4、要長(zhǎng)期堅(jiān)持，養(yǎng)成習(xí)慣。有效制定每日計(jì)劃的幾點(diǎn)建議:優(yōu)先次序：確認(rèn)事件的價(jià)值及次序。優(yōu)先次序：（Prioritize）A:Vital生死攸關(guān)的B:Important重要的C:Optional選擇的確定重要度的參考因素不完成有什么后果？每天只能做幾個(gè)做哪幾個(gè)？哪些是和目標(biāo)直接相關(guān)的？哪些是高回報(bào)的？（不僅僅指眼前）哪些活動(dòng)直接支持我扮演的角色？（雇員，經(jīng)理，父親，孩子）確定重要度的參考因素1、承諾事項(xiàng)；2、與團(tuán)隊(duì)有關(guān)事項(xiàng)；3、目標(biāo)考核中權(quán)重較大事項(xiàng)；4、其他事項(xiàng)。III不真實(shí)，減少I(mǎi)V不負(fù)責(zé)任要避免I必要性，需要管理II領(lǐng)導(dǎo)力，需要專(zhuān)注緊急不緊急你的時(shí)間是怎樣花費(fèi)的?重要不重要緊急不緊急時(shí)間矩陣圖準(zhǔn)備工作預(yù)防工作計(jì)劃建立關(guān)系更新澄清價(jià)值觀(guān)

授權(quán)瑣碎雜務(wù)無(wú)關(guān)的電話(huà)、信函和郵件消磨時(shí)間的行為“逃避”的行為過(guò)分沉迷于電視、上網(wǎng)和放松狀態(tài)

不必要的干擾不必要的報(bào)告不重要的會(huì)議、電話(huà)、

其他人的小事

危機(jī)緊迫的問(wèn)題有期限的項(xiàng)目、信函和電子郵件會(huì)議、報(bào)告重要不重要自然法則：緊急

優(yōu)先級(jí)高；緊急可能會(huì)

優(yōu)先順序。緊急不緊急重要不重要態(tài)度“時(shí)間殺手”有形殺手： 明明知道是浪費(fèi)時(shí)間的事情，但又不得不做，又或者迫于無(wú)奈地去做：接聽(tīng)電話(huà)打電話(huà)某些會(huì)議打擾官僚作風(fēng)溝通不足辦公室政治跟“有問(wèn)題”的人共事資源不足閱讀文件及郵件無(wú)形殺手 在我們不自覺(jué)的情況下出現(xiàn)，許多時(shí)候，問(wèn)題是源于我們自己：欠缺周詳計(jì)劃不懂分辨輕重緩急過(guò)分專(zhuān)注細(xì)節(jié)猶豫不決不懂說(shuō)“不”拖延善忘不懂授權(quán)欠缺組織健康欠佳四把鑰匙只用一個(gè)個(gè)人管理系統(tǒng)隨身攜帶遠(yuǎn)離“廢紙”以最適合自己的方式使用工具個(gè)人管理工具基本用法:

優(yōu)先次序

監(jiān)督進(jìn)度/跟蹤

記錄

整合連接TimeManagement當(dāng)每天結(jié)束時(shí)，你的“任務(wù)”應(yīng)當(dāng)是這幾類(lèi)狀況：TimeManagement

雜項(xiàng)信息——每日事件記錄（承諾、意見(jiàn)與感想、議程、談話(huà)內(nèi)容、日志等）分類(lèi)信息姓名公司項(xiàng)目主題BCD1A234信息記錄整合連接1.我需要什么?2.我什么時(shí)候需要它?3.我在哪里能夠找到它?TimeManagement由于我們不知道什么對(duì)我們來(lái)講最重要，每件事情都顯得重要，由于每件事情都顯得重要，我們不得不做每件事情，很不幸，別人見(jiàn)我們做每件事情，就希望我們做每件事情，做每件事情使得我們很忙，我們就沒(méi)有時(shí)間想什么對(duì)我們來(lái)講是至關(guān)重要的事情。

關(guān)注如何做，規(guī)則、程序比結(jié)果更重要目的是改善流程和提高產(chǎn)出目標(biāo)是提升數(shù)量、提高質(zhì)量希望任何事情運(yùn)作得順暢-沒(méi)有變化、沒(méi)有改變關(guān)注為什么，探求新主張目的是尋求正確的方向，最好的結(jié)果目標(biāo)是增加價(jià)值詢(xún)問(wèn)：“我們的目的是什么？”“我們?yōu)楹芜@樣做？”與效能效率

產(chǎn)品與產(chǎn)能希望獲得的結(jié)果保持、儲(chǔ)存、創(chuàng)造的希望獲得結(jié)果的能力

探索具有支配地位的價(jià)值觀(guān)：角色：

使命：PersonalValuesPersonalvaluesincorporatepastandpresentfeelings,behavior,experiences,thoughtsandintentions.個(gè)人的價(jià)值觀(guān)個(gè)人的價(jià)值觀(guān)是將我們過(guò)去和現(xiàn)在的情感、行為、經(jīng)驗(yàn)、想法和意圖加以融合后形成的價(jià)值取向。OrganizationalValuesOrganizationalValuesincorporatewhattheOrganizationalstandsforandwhatitspeoplebelievein.組織的價(jià)值觀(guān)組織的價(jià)值觀(guān)是將組織的標(biāo)準(zhǔn)與其成員的信念結(jié)合在一起?！癢henalignedaroundsharedvaluesandrootedinacommonmission,ordinarypeopleaccomplishextraordinaryresults.”…KennethBlanchard當(dāng)人們具有共同的價(jià)值觀(guān)，并立足于共同的使命時(shí)，普通人也可以創(chuàng)造奇跡。1.確認(rèn)居于支配地位的價(jià)值觀(guān)2.將這些價(jià)值觀(guān)按優(yōu)先順序排序3.清楚界定這些價(jià)值觀(guān)的含義

角色：最重要的關(guān)系及責(zé)任?你工作中最重要的角色是什么？你生活中最重要的角色是什么？使命宣言使命宣言描述你的獨(dú)特的生活目的。它包括你想發(fā)展什么方面的素質(zhì)，你想實(shí)現(xiàn)什么，你想作出怎樣的貢獻(xiàn)。個(gè)人使命宣言是你生活的指南，激勵(lì)你作出對(duì)于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最有幫助的決定并實(shí)現(xiàn)你的愿景。使命陳述1.我在做什么事情時(shí)感到最高興和最充實(shí)?2.我在個(gè)人生活中從事哪些活動(dòng)我覺(jué)得最值得?3.我在職業(yè)生涯中從事哪些活動(dòng)我覺(jué)得最值得?4.我具有怎樣的天賦、才干、強(qiáng)項(xiàng)和能力?5.做什么事情會(huì)使我感到被激勵(lì)、著迷、動(dòng)情?6.我怎樣才能最好地為社會(huì)做貢獻(xiàn)?

每日任務(wù)

中期步驟長(zhǎng)期目標(biāo)

價(jià)值觀(guān)角色使命

TimeManagement長(zhǎng)期目標(biāo)是有時(shí)間界限的規(guī)劃。ALong-rangeGoal:AdreamwithadeadlineTimeManagement

Sun MonTues Wed Thurs Fri Sat傳統(tǒng)的周時(shí)間分配情況

Sun MonTues Wed Thurs Fri Sat更為有效的周時(shí)間計(jì)劃1.Reviewyesterday.回顧昨天2.Listtoday’seventsrealistically.

現(xiàn)實(shí)地列出今天的事件3.Valueeachtask(A,B,C).排價(jià)值4.Ordereachtask(1,2,3).排次序

每日計(jì)劃

自然法則:1.我們傾向于呆在我們的舒適區(qū)。

2.要實(shí)現(xiàn)目標(biāo),我們必須擴(kuò)展我們的舒適區(qū)。改善的第一步——“記錄時(shí)間”要想使用好時(shí)間，必須知道自己的時(shí)間實(shí)際上是怎樣花掉的。確認(rèn)你的時(shí)間用在哪里，不要光憑記憶，那太不可靠了。記錄必須真實(shí)、確切，不可事后憑記憶再來(lái)追記。承諾：1.在今后21天中選7天記錄自己的時(shí)間是怎樣運(yùn)用的;2.每周花費(fèi)30分鐘至1小時(shí)回顧上周及安排下周計(jì)劃

3.在今后21天內(nèi)天天做每日計(jì)劃

4.在21天內(nèi)寫(xiě)下一個(gè)長(zhǎng)期目標(biāo)

會(huì)議的必要性有效的會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議的主持技巧會(huì)議的落實(shí)跟進(jìn)如何開(kāi)好解決問(wèn)題的會(huì)議第二部分如何召集有效的會(huì)議有必要召集會(huì)議嗎?_____會(huì)議是一種昂貴的溝通方式,因此在開(kāi)會(huì)前要考慮開(kāi)會(huì)是否是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最好方式需要集體決定需要人際交流成員間的態(tài)度或感受需要被加強(qiáng)或改變多人需要同樣信息需要交換觀(guān)點(diǎn)、獲得各種不同的感受、看法獲得組員認(rèn)同增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)需要激勵(lì)團(tuán)隊(duì)或建立團(tuán)隊(duì)的承諾滿(mǎn)足以下條件時(shí)可以考慮開(kāi)會(huì)會(huì)議時(shí)間的管理技能會(huì)議準(zhǔn)備的步驟（12步）會(huì)議容易出現(xiàn)的問(wèn)題-遲到-跑題-效率低下會(huì)議進(jìn)行中的主持技巧-開(kāi)始-進(jìn)行中-處理困難局面宣布閉會(huì)的技巧有效會(huì)議準(zhǔn)備12步確認(rèn)會(huì)議主題寫(xiě)下每一主題要達(dá)到的目標(biāo)選擇會(huì)議參加者決定參加者是否要做必要的事先準(zhǔn)備規(guī)劃每一議題的時(shí)間確定會(huì)議日期、時(shí)間確定會(huì)議地點(diǎn)通知參加者設(shè)定會(huì)議規(guī)則研究并決定就每一議題有效交換背景材料的策略研究并決定就每一議題做出決定的策略計(jì)劃對(duì)每一議題做總結(jié)計(jì)劃設(shè)定目標(biāo)/就會(huì)議守則達(dá)成共識(shí)會(huì)議總結(jié)落實(shí)跟進(jìn)事項(xiàng)1交換背景信息做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)事項(xiàng)1事項(xiàng)2交換背景信息做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)事項(xiàng)2事項(xiàng)3交換背景信息做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)事項(xiàng)3常見(jiàn)會(huì)議規(guī)則準(zhǔn)時(shí)別開(kāi)小會(huì)別進(jìn)行人身攻擊積極參與在得出結(jié)論前分享信息和分析問(wèn)題尊重每個(gè)人的貢獻(xiàn)……會(huì)議容易出現(xiàn)的問(wèn)題-遲到1.