項目文件編碼及管理手冊

中糧置業(yè)投資有限公司

項目文件編碼及文檔管理手冊

（試行版）

（第二版/2010-3-04）

文件認可

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目錄

1.引言

2.文件歸檔

2.1電子文件歸檔

2.2書面文件歸檔

3.文件編碼系統(tǒng)

3.1文件編號（編碼）系統(tǒng)

3.2項目參與單位編號（編碼）表

4.文件收發(fā)程序

4.1地址和郵件

4.2來件受理過程

4.3發(fā)函過程

4.4承包商文件提交

5.圖紙管理

5.1圖紙分類

5.2圖紙接收

5.3圖紙發(fā)放

5.4舊圖存檔

6.借閱管理

7.標準格式和表格

附錄1預(yù)算合約部文件歸檔系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

附錄2招標階段文件存檔目錄

附錄3經(jīng)濟文件存檔內(nèi)容

附錄4項目文件編號（編碼）表

附錄5項目參與單位編號（編碼）表

附錄6文件收進流程

附錄7文件發(fā)放流程

1.引言

1.1健全的項目文件編碼和文件檔案管理對于提高項目管理效率至關(guān)重要。建立完

善的文件檔案調(diào)閱與收發(fā)程序能俁證項目各項資訊通過正確渠道傳輸，且暢通無阻。

1.2本手冊主要描述在高效的項目管理實際運作中常用的文件及其相關(guān)程序。

1.3在項目實際運作中，可能需要補充標準化的文件格式，屆時將由預(yù)算合約部門

負責人設(shè)計相關(guān)范本及其使用程序。

1.4本手冊在中糧置業(yè)投資有限公司預(yù)算合約部范圍內(nèi)使用。

2.文件歸檔程序

2.1電子文件歸檔

2.1.1預(yù)算合約部應(yīng)將全部文件集中存儲于一個在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)(LAN)上建立的預(yù)算合

約部門專用文件夾中，使預(yù)算合約部所有成員均可調(diào)閱。這樣，即使文件作者不在，仍

可保證快速及準確地找到該文件。這也有利于預(yù)算合約部將所有相關(guān)數(shù)據(jù)單獨備份。在

預(yù)算合約部主文件夾下可根據(jù)不同功能建立若干子文件夾，例如：

每一子文件夾可作為一根目錄，并可以按需要擴建出更多子目錄。

一個文件需要按時間段保存的，需在標題中記錄修改日期。備案的正式招標文件、

合同等重要文件的最終版應(yīng)轉(zhuǎn)為PDF格式保存或以掃描件保存。

2.2書面文件歸檔

書面文件的歸檔原則：

2.2.1文檔管理員必須堅持文件隨時立卷的歸檔制度，做好收集、整理、立卷、歸檔

工作，并做到排列系統(tǒng)、存放有序、美觀整潔、管理科學、方便查找。

2.2.2根據(jù)對應(yīng)合同進行歸檔，原則上與對應(yīng)合同有關(guān)文件，包括合同文件、收發(fā)文

件、經(jīng)濟文件、變更文件、結(jié)算文件、付款文件按照對應(yīng)的合同集中歸檔。

2.2.3內(nèi)外存檔資料：對于工作中由部門內(nèi)部自行存檔的資料由經(jīng)辦人根據(jù)本辦法

的文件編碼編制，并注明“內(nèi)”，由資料員編制流水代碼，內(nèi)部資料由資料員參照上述

原則單獨存檔。

2.2.4收文：外單位來函要求有題目、編號、日期、蓋公章或負責人簽發(fā)。收文統(tǒng)一

按照發(fā)文單位進行歸檔，區(qū)分內(nèi)部存檔和外部存檔文件分別存檔，由專業(yè)工程師或合約

工程師在文件上注明；咨詢公司內(nèi)部存檔文件要求咨詢公司單獨出具文件形式和編號。

2.2.5發(fā)文：發(fā)文統(tǒng)一按照收文單位進行歸檔，區(qū)分內(nèi)部存檔和外部存檔文件分別存

檔，由專業(yè)工程師或合約工程師在文件上注明存檔形式；

2.2.6收/發(fā)文編號由資料員按照類別順序編號。

2.2.7其他資料，如部門內(nèi)部所用規(guī)范、書籍等另行立卷歸檔。

下面是預(yù)算合約部文件歸檔系統(tǒng)目錄。

1.合同

1.1設(shè)計類

1.1.1建安總承包設(shè)計

1.1.2精裝修設(shè)計

1.1.5市政及附屬工程設(shè)計

LL6其他設(shè)計合同

L2咨詢類

1.2.1監(jiān)理合同

1.2.2造價咨詢合同

1.2.3招標代理合同

1.2.4其他工程咨詢合同

1.3工程類

1.3.1建安工程總承包合同

1.3.L1招標文件和中標單位投標文件

1.3.L2合同文件

L3.L2.1合同

1.3.1.2.2變更文件

1.3.1.2.2.1設(shè)計變更

L3.1.2.2.2工程洽商

1.3.1.2.2.3現(xiàn)場簽證

1.3.1.2.2.4業(yè)主指令

1.3.1.2.2.5圖紙會審

1.3.1.2.3日常往來函件

1.3.1.2.3.1工作聯(lián)系單

1.3.1.2.3.2其他往來文件

1.3.1.3經(jīng)濟文件

1.3.1.3.1經(jīng)濟審批文件

1.3.1.3.1.1設(shè)計變更

L3.L3.L2工程洽商

L3.L3.1.3現(xiàn)場簽證

L3.L3.L4工程款支付

L3.1.3.1.5主材調(diào)價文件

L3.L3.L6材料設(shè)備認價文件

L3.1.3.1.7零星工程報價文件

L3.L3.2材料、設(shè)備審批單

1.3.1.3.3材料設(shè)備品牌變更審批單

1.3.2消防工程分包合同

L3.3精裝修工程分包合同

1.3.4市政及附屬工程合同

1.3.5園林景觀工程合同

1.3.6其他工程類合同

1.4采購類

1.4.1空調(diào)設(shè)備

1.4.2電梯設(shè)備

1.4.3櫥柜供應(yīng)及安裝

1.4.4其他采購合同

1.5前期類

2.會議紀要

2.1咨詢例會

2.2監(jiān)理會議紀要

2.3其他例會

3.其他

3.1詢價文件

3.2內(nèi)部傳閱文件

3.3招標代理機構(gòu)提供文件（除需過程移交的文件外，其他由招標代理

機構(gòu)在項目竣工驗收后統(tǒng)一移交。）

2.2.2所有書面文件歸檔方法詳見附錄1《預(yù)算合約部文件歸檔系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖》。

2.2.3招標階段文件需存檔文件詳見附錄2《招標階段文件存檔目錄》。

2.2.4經(jīng)濟文件需存檔附件詳見附錄3《經(jīng)濟文件存檔目錄》。

2.3書面文件檢索

2.3.1文檔控制員應(yīng)打印一份與項目文件夾存檔一致的目錄，并進行電子文件動態(tài)

更新，放入對應(yīng)的共享文件夾，以便各成員查閱文件索引。

3.文件編碼系統(tǒng)

3.1縮寫編碼方式可靈活掌握，一旦確定，即為唯一編碼，不得隨意更改，必

須嚴格遵守。

3.2文件編號（編碼）系統(tǒng)

3.2.1文件應(yīng)遵照批準的格式書寫，并依據(jù)批準的編碼系統(tǒng)建立文件查閱編號。

部門目前主要需編號的文件為工作聯(lián)系單，編號方式：YSYS—09-001

“YS”為文件發(fā)出單位縮寫，“QS”為文件接收單位名稱縮寫，“09”為年的縮寫,

“001”為流水代碼、由0~999的數(shù)字按順序編排。

詢價文件需要單獨編碼，編碼方式為：X-QS-09-001

“X”為詢價文件等內(nèi)部單獨歸檔文件的縮寫，“QS”為文件接收單位名稱縮寫，

“09”為年的縮寫，“001”為流水代碼、由0~999的數(shù)字按順序編排。

其他文件編碼詳見附錄4

3.3項目參與單位編號（編碼）

詳見附錄5

4.文件收發(fā)程序

任何監(jiān)理、設(shè)計、咨詢顧問方或承包商若未按規(guī)定之程序，格式來提交文件，

則預(yù)算合約部有權(quán)要求其修改后重新提交。

4.1地址和郵件

4.1.1郵件和書面文件需寄往預(yù)算合約項目辦公室地址

4.1.2傳真需發(fā)至預(yù)算合約項目辦公室傳真號

4.1.3郵件上需明確注明相關(guān)收件人

4.2來件受理過程

4.2.1預(yù)算合約部的所有來件均由文檔控制員收取，并蓋上日期和傳閱印戳。

蓋戳后的文件交給部門領(lǐng)導供其審閱。預(yù)算部經(jīng)理于日期印戳處及處理該文件的合

適人選旁注明“執(zhí)行”、“傳閱”或“抄送”。通常，來件由一人負責跟進，需要

時其余人員負責協(xié)辦。負責跟進的人進行以下操作：

(a)將該文件復(fù)印并立即發(fā)給指定執(zhí)行人簽收；

(b)將原件按照發(fā)件單位或部門、文件主題進行分類歸檔。

4.2.2如果條件許可，文檔控制員需使用登記本來記錄每天收到的文件，以供

查詢。

4.3發(fā)函過程

4.3.1發(fā)函：對外單位或其它部門的發(fā)函，由預(yù)算合約部成員填寫《工作聯(lián)系

單》，打印后在經(jīng)辦人處簽字，經(jīng)部門領(lǐng)導簽字后，文件交由文檔控制員統(tǒng)一編號

簽發(fā)，并同時將電子版文件存入項目電子版文件夾中。資料員在對方簽收后將文件

副件歸檔，并進行發(fā)文電子目錄登記。

4.3.2預(yù)算合約部成員在傳閱文件時應(yīng)及時處理，小心保管，避免傳閱滯后或

文件遺失。

4.3.3如文件為對外發(fā)給承包商的文件，原則上將原件由承包商專人于每天上

午10：00前來將原件取走，并在文件發(fā)放登記單(見附錄)上登記簽字。

4.3.4如文件為內(nèi)部信件，則由文檔控制員統(tǒng)一復(fù)印、分發(fā)，原件存檔。

4.4承包商文件提交

4.4.1承包商應(yīng)按照規(guī)定的程序和格式提交文件。

5.圖紙管理

5.1圖紙接收

5.L1正式發(fā)行的圖紙需有簽字、圖簽及發(fā)行版次和日期

5.1.2移交預(yù)算合約部的圖紙需有工程部確認的工作聯(lián)系單和圖紙目錄

5.1.3文檔控制員或經(jīng)辦人需確認圖紙份數(shù)、圖紙版次、張數(shù)是否與圖紙目錄

標注一致后，方可簽字接收。

5.1.4工程部轉(zhuǎn)送我部圖紙原則上不少于3套，報部門領(lǐng)導批示，批示后給相

關(guān)工程師閱，工程師閱后由資料員存檔1份、轉(zhuǎn)咨詢公司2份。

5.2圖紙發(fā)放

5.2.1文檔控制員需按要求準確發(fā)放圖紙給指定單位，需要份數(shù)以部門規(guī)定或部

門負責人授權(quán)為準。

5.2.2圖紙發(fā)放需配有工作聯(lián)系單和圖紙目錄，指定單位簽字接收后方可取走。

5.3舊圖存檔

5.3.1一旦有新圖紙發(fā)行，文檔控制員需按照圖紙目錄將已升版的圖紙放入整

套圖紙中，做好圖紙變更管理記錄。

6.借閱管理

外單位或其它部門人員借用預(yù)算合約部存檔資料或查閱電子版文件，需填寫《文

件借閱單》，經(jīng)部門領(lǐng)導簽字同意，借閱人簽字借出。借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件,

不得涂改、撕毀，并應(yīng)按時歸還。

7.標準格式和表格

7.1工作聯(lián)系單

7.2內(nèi)部傳閱單

7.3公司文件傳閱表

7.4借閱登記簿

7.5發(fā)文登記簿

7.6收文登記簿

7.7資料銷毀記錄

7.8檔案標簽

附錄1預(yù)算合約部文件歸檔系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

預(yù)算合約部文件歸檔系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

說明：收文：按來文編號順序存檔，無編號按對方發(fā)文口期的先后順序存

檔。

發(fā)文：按發(fā)文編號順序存檔。

業(yè)主指令：業(yè)主工程部發(fā)給承包單位的工作指令（以工作聯(lián)系單形

式下發(fā)的）。

順序：存檔時按同一類文件的時間順序倒排存放C

附錄2招標階段文件存檔內(nèi)容

招標階段文件存檔目錄

資格預(yù)審

4資格預(yù)審文件招標工作小組決議（附:文

招投標階段

7招標文件及窗審結(jié)果招標T作小組決議

定標階段

合同簽署階段

保函

其他

招標代理機構(gòu)提供

資料

1.合同變更報價文件2.材料設(shè)備認價文件

22投標資料（除中標人的資料外，其他投標

附錄3經(jīng)濟文件存檔內(nèi)容

經(jīng)濟文件存檔內(nèi)容

序序

內(nèi)容內(nèi)容

號號

1經(jīng)濟文件審批表1經(jīng)濟文件審批表

變更工程報價匯總表及變更工

22材料/設(shè)備價格審批單

程報價清單

業(yè)主工程部/設(shè)計單位及工程監(jiān)理

3組價明細3

簽署的有效確認文件

4變更指令

業(yè)主工程部/設(shè)計單位及工程監(jiān)

5

理簽署的有效文件

6用于計量的有效圖紙

獲批準的材料價格審批單（如果

有）

8其他相關(guān)文件

3.工程款申請支付文件4.工程款付款審批文件

序序

內(nèi)容內(nèi)容

號號

1經(jīng)濟文件審批表1合同付款審批表

2工程款支付申請表2資金請款單

3工程形象進度表3經(jīng)濟文件審批表（已簽批的）

工程款支付評估報告（造價咨詢

44合同中關(guān)于付款條款復(fù)印件

公司出具）

工程進度款報審表（采購貨物的其它資料（如有，預(yù)付款保函、置

55

供應(yīng)商不適用）業(yè)內(nèi)部請示等）

6工程部確認函（如有）

7監(jiān)理審核意見

5.材料品牌變更審批文件6.材料價格調(diào)差審批文件

序序

內(nèi)容內(nèi)容

號號

1經(jīng)濟文件審批表1經(jīng)濟文件審批表

分部分項工程量清單鋼筋混凝土

2材料、設(shè)備品牌變更審批單2等合同約定調(diào)整價格的材料價格

調(diào)整明細表

經(jīng)監(jiān)理、設(shè)計單位或業(yè)主工程部

33工程形象進度表

簽署的有效確認文件

4其他合法有效的證明文件

7.材料/設(shè)備審批文件

序序

內(nèi)容內(nèi)容

號號

1材料、設(shè)備審批單

經(jīng)監(jiān)理、設(shè)計單位或業(yè)主工程部

2

簽署的有效確認文件

附錄4項目文件編號（編碼）表

合同類別代號合同編號付款編號發(fā)文編號

設(shè)計類SJH-S-001S-001-01YS-MCC-09-001

咨詢類ZJH-Z-001Z-001-01YS-QS-09-001

工程類GJH-G-001G-001-01YS-TR-09-001

采購類CJH-C-001C-001-01YS--09-001

其他類QTJII-QT-001QT-001-01YS--09-001

招標準備階段文件代收發(fā)文件單位工作聯(lián)系單編號

號

求實X-QS-09-01

詢價等內(nèi)部存檔文

X工程部X-GC-09-01

件

詢價單位

附錄5項目參與單位編號（編碼）表

單位縮寫參與單位項目角色

JH北京弘泰基業(yè)房地產(chǎn)有限公司業(yè)主

QS北京求實工程管理有限公司工料測量師

JY中國京冶工程技術(shù)有限公司設(shè)計院

YGQY北京俞龔琪元機電設(shè)計事務(wù)所機電顧問

XHY北京新恒元工程監(jiān)理咨詢有限公司監(jiān)理公司

TR北京天潤建設(shè)工程有限公司總包單位

ZJS