項目建設材料管理制度

項目建設材料管理制度?一、總則（一）目的為加強項目建設材料管理，確保項目材料供應及時、質(zhì)量合格、成本可控，保障項目順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目建設過程中的材料采購、運輸、存儲、使用及回收等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)項目建設進度和實際需求，合理安排材料采購計劃，避免積壓和浪費。2.質(zhì)量第一原則：嚴格把控材料質(zhì)量，確保所采購材料符合項目設計要求和相關標準規(guī)范。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、供應商管理和成本核算，降低材料采購成本和項目總成本。4.規(guī)范管理原則：建立健全材料管理流程和制度，明確各部門職責和工作標準，實現(xiàn)材料管理的規(guī)范化、標準化。二、職責分工（一）項目部門1.根據(jù)項目建設進度，及時編制材料需求計劃，并提交給采購部門。2.負責對進場材料進行驗收，檢查材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，對驗收合格的材料辦理入庫手續(xù)，對不合格材料及時通知采購部門處理。3.合理安排材料的堆放和存儲，做好施工現(xiàn)場材料的管理工作，防止材料丟失、損壞和浪費。4.負責監(jiān)督施工人員正確使用材料，對材料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決材料使用過程中出現(xiàn)的問題。（二）采購部門1.根據(jù)項目部門提交的材料需求計劃，結(jié)合市場情況，制定采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。2.負責與供應商簽訂采購合同，明確采購材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量供應材料。3.負責組織材料的運輸和到貨驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應商溝通解決。4.建立供應商管理檔案，定期對供應商進行評估和考核，淘汰不合格供應商，建立優(yōu)質(zhì)供應商名錄。（三）倉庫管理部門1.負責倉庫的日常管理工作，包括倉庫的安全、衛(wèi)生、消防等工作，確保倉庫環(huán)境良好，材料存儲安全。2.按照材料的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，做好材料的標識和臺賬管理工作，確保材料賬物相符。3.負責辦理材料的出入庫手續(xù)，根據(jù)項目部門的領料單發(fā)放材料，對發(fā)出的材料進行登記和記錄，定期盤點庫存，編制庫存報表。4.負責對庫存材料進行保管和維護，防止材料受潮、生銹、變質(zhì)等，對損壞或過期的材料及時進行清理和處理。（四）質(zhì)量控制部門1.制定材料質(zhì)量檢驗標準和檢驗流程，對采購的材料進行質(zhì)量檢驗，確保所采購材料符合質(zhì)量要求。2.對進場材料進行抽檢或全檢，對檢驗合格的材料出具質(zhì)量檢驗報告，對不合格材料及時通知采購部門進行退貨或換貨處理。3.參與對材料供應商的質(zhì)量評估和考核工作，提出質(zhì)量改進建議，協(xié)助采購部門選擇優(yōu)質(zhì)供應商。（五）財務部門1.負責審核材料采購合同，對合同中的價格、付款方式等條款進行把關，確保合同條款符合公司財務規(guī)定。2.按照合同約定及時支付材料采購款項，做好材料采購成本的核算和分析工作，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.參與材料盤點工作，對盤點結(jié)果進行審核和監(jiān)督，確保賬實相符。三、材料采購管理（一）采購計劃編制1.項目部門應根據(jù)項目建設進度計劃，提前[X]天編制詳細的材料需求計劃，明確材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、型號、技術(shù)要求等信息，并提交給采購部門。2.采購部門收到項目部門的材料需求計劃后，應結(jié)合庫存情況、市場供應情況等進行綜合分析，制定采購計劃。采購計劃應包括采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間、采購預算等內(nèi)容。3.采購計劃應經(jīng)項目部門、采購部門、財務部門等相關部門審核后，報公司主管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的資料，并進行整理和分析。2.根據(jù)采購材料的類別和要求，從供應商信息庫中篩選出合格的供應商進行詢價和報價。詢價時應向至少[X]家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供詳細的報價清單，包括材料價格、運輸費用、稅費、交貨時間等內(nèi)容。3.采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商作為中標候選人。中標候選人確定后，采購部門應與其進行商務談判，進一步明確采購合同的條款和細節(jié)。4.采購部門與中標供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給項目部門、倉庫管理部門、財務部門等相關部門。5.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰。（三）采購合同管理1.采購合同簽訂后，采購部門應指定專人負責合同的跟蹤和執(zhí)行，確保合同條款得到有效履行。2.采購部門應及時了解供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施確保按時交貨。如供應商確實無法按時交貨，采購部門應及時調(diào)整采購計劃，并通知項目部門和相關部門。3.采購部門應按照合同約定及時支付材料采購款項，付款前應審核供應商提交的發(fā)票、送貨單、驗收單等相關憑證，確保憑證齊全、真實、有效。4.采購合同執(zhí)行過程中如發(fā)生糾紛或爭議，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，應按照合同約定的爭議解決方式進行處理，如申請仲裁或提起訴訟。（四）采購成本控制1.采購部門應通過市場調(diào)研、詢價、招標等方式，選擇合適的采購渠道和供應商，爭取最優(yōu)惠的采購價格。2.在采購過程中，采購部門應充分考慮材料的運輸成本、存儲成本、質(zhì)量成本等因素，綜合評估采購總成本，選擇總成本最低的采購方案。3.采購部門應加強與供應商的溝通和談判，爭取更有利的付款方式和付款期限，合理安排資金，降低資金成本。4.財務部門應定期對采購成本進行核算和分析，對比采購預算與實際采購成本的差異，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并及時向公司管理層匯報。四、材料運輸管理（一）運輸方式選擇1.根據(jù)材料的性質(zhì)、數(shù)量、運輸距離、交貨時間等因素，采購部門應選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、水路運輸、航空運輸?shù)取?.對于價值較高、運輸距離較遠、交貨時間較緊的材料，可優(yōu)先選擇航空運輸或鐵路運輸；對于價值較低、運輸距離較近、交貨時間要求不高的材料，可選擇公路運輸或水路運輸。（二）運輸合同簽訂1.采購部門負責與運輸公司簽訂運輸合同，明確運輸公司的責任和義務，包括運輸材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、運輸起點、運輸終點、運輸時間、運輸費用、違約責任等內(nèi)容。2.運輸合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給項目部門、倉庫管理部門等相關部門。（三）運輸過程監(jiān)控1.采購部門應要求運輸公司在運輸過程中采取必要的防護措施，確保材料安全無損運輸。如因運輸公司原因?qū)е虏牧蠐p壞或丟失，運輸公司應承擔相應的賠償責任。2.采購部門應及時跟蹤運輸進度，了解材料的運輸位置和預計到達時間，并將運輸信息及時通知項目部門和倉庫管理部門。3.如遇惡劣天氣、交通擁堵等不可抗力因素導致運輸延誤，運輸公司應及時通知采購部門，并采取措施盡量減少延誤時間。采購部門應及時調(diào)整項目進度計劃，并與項目部門、供應商等相關方進行溝通協(xié)調(diào)。（四）運輸費用結(jié)算1.運輸費用結(jié)算應按照運輸合同約定的方式和時間進行。運輸公司完成運輸任務后，應及時向采購部門提交運輸發(fā)票和運輸清單等相關憑證。2.采購部門審核運輸發(fā)票和運輸清單等相關憑證無誤后，按照合同約定支付運輸費用。五、材料存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.倉庫管理部門應根據(jù)項目建設材料的種類、數(shù)量、存儲要求等因素，合理規(guī)劃倉庫的布局，設置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、危險化學品區(qū)等。2.倉庫內(nèi)應設置明顯的標識牌，標明材料的類別、規(guī)格、型號、批次等信息，便于材料的查找和管理。3.倉庫應配備必要的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、托盤、叉車、吊車等，確保材料存儲安全、整齊、有序。（二）入庫管理1.材料到貨后，倉庫管理部門應及時組織驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和質(zhì)量檢驗標準，對材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行認真檢查，確保材料符合要求。2.驗收合格的材料，倉庫管理部門應辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號、批次、供應商等信息，并將入庫單交采購部門、項目部門等相關部門。3.驗收不合格的材料，倉庫管理部門應及時通知采購部門處理。采購部門應根據(jù)實際情況，與供應商協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。（三）存儲管理1.倉庫管理部門應按照材料的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，做到賬物相符。對于易燃易爆、有毒有害等危險化學品，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取必要的安全防護措施。2.倉庫應保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，定期對庫存材料進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理材料的損壞、變質(zhì)、過期等問題。3.倉庫管理部門應建立庫存臺賬，詳細記錄材料的出入庫情況，包括出入庫日期、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號、批次、供應商、領用部門等信息。庫存臺賬應定期與財務部門進行核對，確保賬賬相符。（四）出庫管理1.項目部門因施工需要領用材料時，應填寫領料單，注明材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號、用途等信息，并經(jīng)項目負責人簽字批準后，提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)領料單發(fā)放材料，并在領料單上簽字確認。發(fā)放材料時，應遵循先進先出的原則，確保材料的質(zhì)量和使用價值。3.倉庫管理部門應及時更新庫存臺賬，記錄材料的出庫情況，并定期向財務部門報送庫存報表。六、材料使用管理（一）材料使用計劃1.項目部門應根據(jù)施工進度計劃，提前編制材料使用計劃，明確各施工階段所需材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、型號等信息，并提交給倉庫管理部門。2.材料使用計劃應經(jīng)項目負責人審核后，報公司主管領導審批。審批通過后的材料使用計劃作為項目部門領用材料的依據(jù)。（二）材料領用1.項目部門應按照審批后的材料使用計劃，到倉庫管理部門領用材料。領用材料時，應填寫領料單，并經(jīng)項目負責人簽字批準。2.倉庫管理部門根據(jù)領料單發(fā)放材料，并在領料單上簽字確認。發(fā)放材料時，應核對領料單與庫存臺賬的一致性，確保發(fā)放材料的準確性。3.對于貴重材料、限量材料等特殊材料，倉庫管理部門應實行限額領料制度，嚴格控制材料的領用數(shù)量。項目部門如需超限額領用材料，應經(jīng)公司主管領導批準。（三）材料使用監(jiān)督1.項目部門應合理安排施工人員使用材料，避免材料的浪費和閑置。施工人員應嚴格按照施工規(guī)范和操作規(guī)程使用材料，確保材料的使用質(zhì)量和安全。2.質(zhì)量控制部門應加強對施工現(xiàn)場材料使用情況的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.項目部門應定期對材料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決材料使用過程中出現(xiàn)的問題，如材料浪費嚴重、使用不合理等問題。（四）材料回收與再利用1.項目施工過程中產(chǎn)生的可回收材料，如邊角料、廢舊鋼材、木材等，項目部門應組織施工人員進行回收，并交倉庫管理部門統(tǒng)一保管。2.倉庫管理部門對回收的材料進行分類整理，對可再利用的材料進行標識和存放，并根據(jù)公司相關規(guī)定進行處理。如需對外出售回收材料，應按照公司規(guī)定的程序進行審批和操作。3.公司應鼓勵項目部門開展材料回收與再利用工作，對在材料回收與再利用方面表現(xiàn)突出的項目部門和個人給予獎勵。七、材料盤點管理（一）盤點計劃制定1.倉庫管理部門應定期組織材料盤點工作，盤點周期一般為[X]個月。盤點前，倉庫管理部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員、方法等內(nèi)容。2.盤點計劃應經(jīng)倉庫管理部門負責人審核后，報公司主管領導審批。審批通過后的盤點計劃作為盤點工作的依據(jù)。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃的要求，對庫存材料進行逐一清點和核對，確保賬物相符。盤點過程中，應認真記錄材料的實際數(shù)量、規(guī)格、型號、批次等信息，并與庫存臺賬進行比對。2.對于盤盈、盤虧的材料，盤點人員應查明原因，并填寫盤點差異表，注明差異的材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因等信息。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應及時整理盤點資料，編制盤點報告，報送倉庫管理部門負責人和公司主管領導。盤點報告應包括盤點基本情況、盤點結(jié)果、差異原因分析、處理建議等內(nèi)容。（三）盤點結(jié)果處理1.對于盤盈的材料，倉庫管理部門應查明原因，如系采購數(shù)量多于合同約定數(shù)量、驗收計