預(yù)制卡管理制度

預(yù)制卡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司預(yù)制卡的管理，規(guī)范預(yù)制卡的制作、發(fā)放、使用、回收及銷毀等流程，確保預(yù)制卡的安全、有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及預(yù)制卡管理的部門和員工，包括但不限于門禁卡、就餐卡、考勤卡等各類預(yù)制卡。（三）基本原則1.合法性原則：預(yù)制卡的管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。2.安全性原則：確保預(yù)制卡信息的安全，防止信息泄露和非法使用。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行預(yù)制卡的各項操作。4.責任明確原則：明確各部門和人員在預(yù)制卡管理中的職責，做到責任到人。二、預(yù)制卡的分類及功能（一）門禁卡1.用于員工進入公司辦公區(qū)域、倉庫等特定場所，限制非授權(quán)人員進入。2.根據(jù)不同的工作區(qū)域和權(quán)限，設(shè)置不同級別的門禁權(quán)限。（二）就餐卡1.員工在公司食堂就餐的憑證，記錄員工的就餐消費情況。2.可用于充值，方便員工就餐結(jié)算。（三）考勤卡1.作為員工考勤的工具，記錄員工的出勤情況。2.支持多種考勤方式，如刷卡考勤、指紋考勤等，以滿足不同的考勤需求。（四）其他預(yù)制卡根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，可能還會涉及到其他類型的預(yù)制卡，如停車卡、訪客卡等，其功能根據(jù)實際需求設(shè)定。三、預(yù)制卡的制作（一）制作需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《預(yù)制卡制作申請表》，詳細說明預(yù)制卡的類型、數(shù)量、使用人員范圍、制作時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至人力資源部門。（二）制作審核1.人力資源部門收到《預(yù)制卡制作申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核。2.審核重點包括申請的合理性、必要性、人員信息的準確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與申請部門溝通并要求修改。3.審核通過后，人力資源部門將申請表提交至行政部門，由行政部門安排預(yù)制卡的制作。（三）制作流程1.行政部門根據(jù)審核后的申請表，與預(yù)制卡供應(yīng)商聯(lián)系，確定制作細節(jié)和費用。2.供應(yīng)商按照公司要求進行預(yù)制卡的設(shè)計和制作，確保卡面信息準確無誤，包括公司標志、持卡人姓名、卡號、有效期、使用說明等。3.預(yù)制卡制作完成后，行政部門對卡片進行質(zhì)量檢查，確?？ㄆ庥^無損壞、信息清晰可讀。4.檢查合格的預(yù)制卡進行編號登記，建立預(yù)制卡臺賬，記錄每張卡片的編號、類型、制作時間、領(lǐng)取時間、使用人員等信息。四、預(yù)制卡的發(fā)放（一）發(fā)放準備1.人力資源部門根據(jù)預(yù)制卡制作臺賬，整理出待發(fā)放的預(yù)制卡清單，并通知相關(guān)部門和人員領(lǐng)取。2.各部門指定專人負責領(lǐng)取預(yù)制卡，并提前做好人員信息的核對工作。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)取人憑有效身份證件到行政部門領(lǐng)取預(yù)制卡。2.行政部門發(fā)放人員核對領(lǐng)取人身份信息無誤后，在預(yù)制卡臺賬上登記領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人姓名等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認。3.對于門禁卡，發(fā)放人員需告知持卡人門禁權(quán)限范圍及使用注意事項。4.如因特殊原因需他人代領(lǐng)預(yù)制卡，代領(lǐng)人需出示領(lǐng)取人和代領(lǐng)人的有效身份證件，并在領(lǐng)取登記表上注明代領(lǐng)關(guān)系。五、預(yù)制卡的使用（一）門禁卡使用1.持卡人應(yīng)妥善保管門禁卡，不得隨意轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人。2.進入公司門禁區(qū)域時，持卡人應(yīng)將門禁卡貼近讀卡器，待門禁系統(tǒng)驗證通過后，方可通行。3.如遇門禁卡無法正常使用或門禁系統(tǒng)故障，持卡人應(yīng)及時聯(lián)系行政部門或相關(guān)技術(shù)人員處理。4.嚴禁使用非本公司門禁卡或通過其他非法手段強行進入公司門禁區(qū)域。（二）就餐卡使用1.員工在公司食堂就餐時，應(yīng)將就餐卡放置在食堂收費系統(tǒng)的讀卡器上，進行刷卡消費。2.就餐卡如有丟失或損壞，應(yīng)及時到行政部門掛失和補辦。掛失前發(fā)生的消費損失由持卡人自行承擔。3.食堂工作人員應(yīng)定期核對就餐卡消費記錄，確保數(shù)據(jù)準確無誤。如有異常情況，及時與行政部門溝通。（三）考勤卡使用1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的考勤制度，按時使用考勤卡進行考勤。2.考勤方式為刷卡考勤的，員工應(yīng)在規(guī)定的考勤時間內(nèi)，將考勤卡貼近考勤機讀卡器進行刷卡操作。3.考勤數(shù)據(jù)由考勤系統(tǒng)自動采集和統(tǒng)計，人力資源部門定期對考勤數(shù)據(jù)進行審核和分析，作為員工績效考核和工資核算的依據(jù)。4.如因考勤卡故障或其他原因?qū)е驴记跀?shù)據(jù)異常，員工應(yīng)及時向人力資源部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料。（四）其他預(yù)制卡使用其他預(yù)制卡的使用應(yīng)嚴格按照公司相關(guān)規(guī)定和使用說明進行操作，確保其功能的正常發(fā)揮。六、預(yù)制卡的掛失與補辦（一）掛失1.持卡人發(fā)現(xiàn)預(yù)制卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向行政部門掛失。2.掛失時，持卡人需提供本人有效身份證件和預(yù)制卡相關(guān)信息，如卡號、類型等。3.行政部門接到掛失申請后，及時對該預(yù)制卡進行掛失處理，防止卡片被他人冒用。（二）補辦1.掛失成功后，持卡人可向行政部門申請補辦預(yù)制卡。2.補辦時，持卡人需填寫《預(yù)制卡補辦申請表》，并繳納相應(yīng)的補辦費用。3.行政部門審核通過后，通知預(yù)制卡供應(yīng)商重新制作預(yù)制卡，并按照發(fā)放流程發(fā)放給持卡人。4.補辦后的預(yù)制卡信息與原卡一致，但有效期重新計算。七、預(yù)制卡的回收（一）回收情形1.員工離職、調(diào)崗或退休時，應(yīng)將其持有的預(yù)制卡交回行政部門。2.預(yù)制卡損壞無法正常使用時，持卡人應(yīng)將損壞的卡片交回行政部門。3.因其他原因不再需要使用預(yù)制卡時，持卡人應(yīng)主動交回行政部門。（二）回收流程1.員工辦理離職、調(diào)崗或退休手續(xù)時，人力資源部門應(yīng)通知其將預(yù)制卡交回行政部門。2.持卡人將預(yù)制卡交回行政部門時，行政部門發(fā)放人員在預(yù)制卡臺賬上登記回收時間、回收原因等信息，并收回預(yù)制卡。3.對于損壞的預(yù)制卡，行政部門發(fā)放人員確認卡片損壞情況后，在臺賬上注明，并收回卡片。4.行政部門定期對回收的預(yù)制卡進行整理和核對，確?；厥盏目ㄆc臺賬記錄一致。八、預(yù)制卡的銷毀（一）銷毀條件1.回收的預(yù)制卡已不再具有使用價值，如卡片損壞嚴重、信息過期等。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，需要對預(yù)制卡進行統(tǒng)一銷毀。（二）銷毀流程1.行政部門根據(jù)預(yù)制卡回收情況，定期整理出需要銷毀的預(yù)制卡清單。2.清單經(jīng)行政部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后，行政部門安排專人負責預(yù)制卡的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、消磁等物理方法，確保卡片信息無法恢復(fù)。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并填寫《預(yù)制卡銷毀記錄》，記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀數(shù)量、監(jiān)督人等信息。5.銷毀記錄由行政部門妥善保存，保存期限為[X]年。九、預(yù)制卡的信息管理（一）信息錄入1.在預(yù)制卡制作過程中，行政部門應(yīng)準確錄入持卡人的相關(guān)信息，包括姓名、性別、部門、職務(wù)、卡號等。2.對于門禁卡，還應(yīng)根據(jù)持卡人的工作權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的門禁區(qū)域和通行時間。（二）信息更新1.當持卡人的個人信息發(fā)生變更時，如姓名、部門、職務(wù)等，持卡人應(yīng)及時向行政部門提交《預(yù)制卡信息變更申請表》，并提供相關(guān)證明材料。2.行政部門審核通過后，及時更新預(yù)制卡系統(tǒng)中的持卡人信息。（三）信息安全1.嚴格保護預(yù)制卡信息的安全，禁止將持卡人信息泄露給無關(guān)人員。2.加強對預(yù)制卡制作、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)的信息管理，防止信息被篡改或丟失。3.定期對預(yù)制卡信息系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對預(yù)制卡的發(fā)放、使用、回收等情況進行檢查，確保各項操作符合規(guī)定流程。2.行政部門負責對預(yù)制卡的制作質(zhì)量、庫存管理等進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.各部門負責人應(yīng)加強對本部門員工預(yù)制卡使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并上報。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用預(yù)制卡的行為，如轉(zhuǎn)借、冒用、偽造等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處