學(xué)校采購(gòu)管理流程及審批制度

學(xué)校采購(gòu)管理流程及審批制度一、制定目的及范圍為提升學(xué)校采購(gòu)管理的規(guī)范性與效率，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度與公正性，特制定本制度。該制度適用于學(xué)校所有采購(gòu)活動(dòng)，包括教學(xué)設(shè)備、辦公用品、實(shí)驗(yàn)材料等，涵蓋日常采購(gòu)、年度采購(gòu)及應(yīng)急采購(gòu)等不同類型。二、采購(gòu)原則采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保各供應(yīng)商有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。2.透明性：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，確保相關(guān)人員能夠隨時(shí)查閱采購(gòu)信息。3.經(jīng)濟(jì)性：在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，控制采購(gòu)成本。4.合規(guī)性：所有采購(gòu)活動(dòng)必須遵循國(guó)家法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確保合法合規(guī)。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)需求由各部門提出，需填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)需求說(shuō)明。申請(qǐng)表應(yīng)明確所需物品的名稱、數(shù)量、預(yù)算金額及使用目的。各部門需在申請(qǐng)前確認(rèn)現(xiàn)有庫(kù)存情況，避免重復(fù)采購(gòu)。2.申請(qǐng)審核采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤缓螅蓪W(xué)校采購(gòu)管理部門進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算的合理性、物品的必要性及是否符合學(xué)校的采購(gòu)政策。審核通過(guò)后，申請(qǐng)將進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。3.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)審核通過(guò)的申請(qǐng)進(jìn)行詢價(jià)，至少需獲取三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。詢價(jià)過(guò)程中，需對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)及過(guò)往合作情況進(jìn)行評(píng)估，確保選擇合適的供應(yīng)商。4.核價(jià)與審批在獲取報(bào)價(jià)后，采購(gòu)管理部門需對(duì)比各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，結(jié)合市場(chǎng)行情進(jìn)行核價(jià)。核價(jià)結(jié)果需填寫在《采購(gòu)申請(qǐng)表》中，并提交給學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)采購(gòu)的必要性及預(yù)算進(jìn)行再次確認(rèn)。5.采購(gòu)實(shí)施審批通過(guò)后，采購(gòu)管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。采購(gòu)人需在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)跟進(jìn)訂單，確保物資按時(shí)到貨。6.驗(yàn)收與入庫(kù)物資到貨后，相關(guān)部門需對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量及規(guī)格是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，物資應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，并填寫《入庫(kù)單》。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。7.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購(gòu)管理部門需根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。所有采購(gòu)物資的發(fā)票及相關(guān)單據(jù)需在貨物到達(dá)后一個(gè)月內(nèi)報(bào)銷，逾期將不予受理。財(cái)務(wù)部門需對(duì)報(bào)銷材料進(jìn)行審核，確保合規(guī)性。8.檔案管理所有采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)文件，包括《采購(gòu)申請(qǐng)表》、《詢價(jià)記錄》、《合同》、《驗(yàn)收單》及發(fā)票等，需進(jìn)行歸檔管理。采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與審核，以備日后查閱。四、特殊采購(gòu)流程針對(duì)特殊情況，學(xué)校可采取以下采購(gòu)流程：1.集中采購(gòu)：對(duì)于辦公用品等常規(guī)物資，各部門需在每月25日前提交集中采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)管理部門統(tǒng)一采購(gòu)。2.應(yīng)急采購(gòu)：在突發(fā)情況下，需快速采購(gòu)的物資可由采購(gòu)管理部門直接進(jìn)行，無(wú)需經(jīng)過(guò)詢價(jià)程序，但需在事后進(jìn)行備案。3.年度采購(gòu)：涉及定期需求的物資，需提前編制年度采購(gòu)計(jì)劃，并向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，確保預(yù)算的合理分配。五、采購(gòu)紀(jì)律1.采購(gòu)人員職責(zé)：采購(gòu)人員需保持專業(yè)素養(yǎng)，確保采購(gòu)過(guò)程的公正與透明，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，確保其資質(zhì)與信譽(yù)符合學(xué)校的要求。3.違規(guī)處理：對(duì)違反采購(gòu)紀(jì)律的人員，學(xué)校將