歐派集團(tuán)出差管理制度

PAGEPAGE4歐派集團(tuán)出差管理制度JTTY-1291.目的：為規(guī)范出差管理，明確出差申報流程、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)及管理要求，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于歐派集團(tuán)各事業(yè)部、各部門（合資分公司另有制度規(guī)定的按制度執(zhí)行，未有制度明確的參照本制度執(zhí)行）出差的管理。3.主要內(nèi)容：3.1出差定義與分類：3.1.1出差：本制度指公司員工因公務(wù)需派遣到常駐工作崗位以外的地點(diǎn)工作，包括參加會議、商務(wù)洽談、商務(wù)考察、擔(dān)任臨時職務(wù)等。3.1.2出差分類：依據(jù)出差性質(zhì)、日程、目的地等，出差分為外勤、省內(nèi)出差、省外出差、國外出差、派駐（不含常年派駐）四大類型。3.2出差（不含外勤）審批3.2.1所有出差須事先由出差人或部門填報《出差審批表》（附件一），詳細(xì)列明職務(wù)、出差事由、出差時間、乘坐交通工具、同出差人員名單、詳細(xì)線路、擬住宿方式（對方安排還是自?。┑葍?nèi)容，經(jīng)合規(guī)簽批人批準(zhǔn)后方可出差：3.2.1.1省內(nèi)出差報批（須同時符合下述3.2.1.3規(guī)定）①計劃費(fèi)用每人3,000元（含交通、食宿、通訊等補(bǔ)助，下同）以下的，由部門負(fù)責(zé)人簽批；②計劃費(fèi)用3,000元及以上、5,000元以下的，由事業(yè)部主管副總簽批（櫥柜、家具營銷部門分別由櫥柜營銷副總、家具營銷總經(jīng)理助理簽批；公共職能部門報集團(tuán)總裁助理簽批，其中行政部、采購開發(fā)部報總裁行政助理，內(nèi)務(wù)部、監(jiān)察審計部報總裁內(nèi)務(wù)助理，本文下同）；③計劃費(fèi)用5,000元或以上、或連續(xù)出差時間超過7天的，報事業(yè)部總經(jīng)理（其中櫥柜、家具營銷部門分別報櫥柜營銷總經(jīng)理、家具營銷副總，公共職能部門報集團(tuán)總裁，本文下同）批準(zhǔn)。3.2.1.2省外出差報批（須同時符合下述3.2.1.3規(guī)定）：①計劃費(fèi)用每人5,000元（采購開發(fā)部及櫥柜、家具事業(yè)部所屬部門10,000元）以下的，由事業(yè)部主管副總簽批；②計劃費(fèi)用每人5,000元（其中采購開發(fā)部及櫥柜、家具事業(yè)部所屬部門10,000元）或以上、10,000元（其中采購開發(fā)部及櫥柜、家具事業(yè)部所屬部門20,000元）以下的，報事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)。③計劃費(fèi)用每人10,000元（采購開發(fā)部及櫥柜、家具事業(yè)部所屬部門20,000元）或以上，或部門負(fù)責(zé)人出差時間連續(xù)超過10天，以及總經(jīng)理室成員出差，報董事長批準(zhǔn)。3.2.1.3長途交通工具乘坐規(guī)定:①A類崗位、勤雜人員：汽車座位或火車座位（如果某路線汽車臥鋪價格低于汽車或火車座位，允許報銷汽車臥鋪）。②B類崗位：汽車臥鋪或火車硬臥、高速火車（動車組、輕軌）二等座位，若機(jī)票折后價低于上述交通工具價格，則允許乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。③C類崗位：汽車臥鋪或火車硬臥、高速火車（動車組、輕軌）二等座位，機(jī)票價5折以下（含5折）或折后機(jī)票價等于或低于火車、汽車價格時，允許乘坐飛機(jī)飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。④D類崗位：汽車臥鋪或火車硬臥或火車軟座或高速火車（動車組、輕軌）一等座位；其中事業(yè)部（副）總經(jīng)理及以上可乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙，省外出差總監(jiān)級可乘坐8折、經(jīng)理級及副經(jīng)理級部門負(fù)責(zé)人可乘坐7.5折或以下飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙及火車軟臥，非部門負(fù)責(zé)人的副經(jīng)理級可乘坐6.5折或以下飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。⑤超出上述標(biāo)準(zhǔn)乘坐長途交通工具的，超出部分費(fèi)用由出差人員自付。特殊情況須超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具的，須在《出差審批單》中注明（同時注明單程或雙程，返程的應(yīng)事先口頭請示本條款后述合規(guī)審批人，出差回來后補(bǔ)書面審批件），其中總額超過補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)500元以內(nèi)的，報事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)，超過補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)500元或以上的，報集團(tuán)總裁（總經(jīng)理室成員須報董事長）批準(zhǔn)。未按此程序而擅自超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具的，一律只報銷標(biāo)準(zhǔn)限額部分（以往返單程分開計），超出部分由個人自付。⑥本著節(jié)省費(fèi)用的原則，出差必須乘坐直達(dá)交通工具，確因出差需要中途轉(zhuǎn)車或無直達(dá)交通工具的，必須在《出差審批單》（事后發(fā)生的在出差行程表）上注明，報出差終批人簽批后給予報銷。3.2.1.4國外出差報批：出差人員事先同時填報《出差審批單》、《費(fèi)用計劃申請單》，列明須支出費(fèi)用清單，預(yù)計總體費(fèi)用等，報事業(yè)部主管副總、事業(yè)部總經(jīng)理審核，董事長審批。所有國外出差一律須事先報批，不得事后補(bǔ)報。3.2.1.5低職別人員與高職別人員一同因公出差，特殊情況下（如因工作需要無法分別安排住宿、乘坐交通工具等）須按超出本人職別標(biāo)準(zhǔn)報銷的，須在《出差審批單》中注明，經(jīng)集團(tuán)總裁或董事長審批同意后方可。3.2.1.6派駐報批：①部門因工作需要指派人員離開常駐工作崗位，相對固定在同一地域處理工作或擔(dān)任臨時任務(wù)、連續(xù)時間達(dá)30天或以上的（包括中途臨時性返回常駐工作崗位、后繼續(xù)派駐的），視為派駐，主要包括：技術(shù)、開發(fā)、質(zhì)量部門派往供應(yīng)商、外設(shè)機(jī)構(gòu)的駐點(diǎn)人員、巡檢人員等。②由部門填報《出差審批單》，詳細(xì)注明派駐事由、計劃派駐時間等，報事業(yè)部主管副總簽批。③雖未在總部上班但工作崗位長期固定的常年派駐人員（如廣州各商場人員，天津公司人員，廣州總部派駐天津公司、合資分公司的人員，外設(shè)臺面分廠、趟門分廠/車間人員等）不納入本制度管理范疇，其有關(guān)福利補(bǔ)助按《歐派集團(tuán)福利管理制度JTTY-60》及相關(guān)薪酬待遇制度最新版本執(zhí)行。3.3出差費(fèi)用借支3.3.1出差人員需預(yù)支出差費(fèi)用的，憑合規(guī)簽批的《出差審批單》填寫借支單，借支單由《出差審批單》合規(guī)簽批人的下一級人員（最低簽批人為部門負(fù)責(zé)人或其指定授權(quán)人員）審批。借支單簽批人須嚴(yán)格按照《出差申批單》上所審批費(fèi)用簽批借支額度。3.3.2借款人員已發(fā)生借支未還款的，不得再借支，確需繼續(xù)借支的，按《歐派集團(tuán)財務(wù)管理制度JTTY-62》最新版本規(guī)定執(zhí)行。3.3.3對單次、單人借支費(fèi)用達(dá)2萬元的，一律報集團(tuán)總裁批準(zhǔn)，借支掛賬人為住宿費(fèi)用與上述3.4.1標(biāo)準(zhǔn)的80%比較，按孰低原則報銷，同時按3.4.1標(biāo)準(zhǔn)的80%與實(shí)際費(fèi)用的差額的50%補(bǔ)貼給出差人員。3.5.2伙食補(bǔ)助：①派駐地食堂提供就餐的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)：A類人員：5元∕天；B類人員：7元∕天；C類人員：10元∕天；副經(jīng)理級人員：15∕天；經(jīng)理級人員：20∕天。部分城市消費(fèi)水平較高的，可按附件二在上述基礎(chǔ)上乘以相應(yīng)系數(shù)。②派駐人員確實(shí)不能在派駐地食堂就餐、須自行解決伙食的，其補(bǔ)助按上述3.4.1標(biāo)準(zhǔn)的80%計發(fā)。由部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后報批報銷單。③享受總部月固定伙食補(bǔ)助的人員駐外期間按上述標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)助，不再發(fā)放每月固定伙食補(bǔ)助，由部門考勤員每月統(tǒng)計駐外人員的實(shí)際駐外天數(shù)及總部上班天數(shù)，提供給工資核算員核算伙食補(bǔ)助，隨工資計發(fā)。3.6國外出差補(bǔ)助：國外出差期間所有因公支出的費(fèi)用按《歐派集團(tuán)財務(wù)管理制度JTTY-62》最新版本規(guī)定報銷，不另計出差補(bǔ)助，其中實(shí)際費(fèi)用超過預(yù)算的，營銷線人員須報董事長審批，其他人員報集團(tuán)總裁審批。3.7費(fèi)用報銷3.7.1住宿費(fèi)用須憑實(shí)際住宿有效發(fā)票報銷。當(dāng)次出差住宿費(fèi)用可以按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)*天數(shù)累計報銷，按實(shí)際發(fā)生住宿費(fèi)用與有效票據(jù)金額孰低原則確認(rèn)“可報賬金額”，當(dāng)可報賬金額高于公司住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的，按公司住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報銷；當(dāng)可報賬金額低于公司住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的，除按可報賬金額報銷外，另將差額的50%補(bǔ)助給出差當(dāng)事人。舉例：某經(jīng)理某次出差5天，其中2天住宿費(fèi)用為200元∕天，另外3天住宿費(fèi)用為400元∕天，其補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為300元∕天，其實(shí)際住宿費(fèi)用為200*2+400*3=1600元，但3.7.2出差人員須在出差結(jié)束后7個工作日之內(nèi)完成3.7.3除伙食補(bǔ)助及長途乘車補(bǔ)助、摩的費(fèi)外，其他所有出差費(fèi)用一律憑有效票據(jù)報銷。出差人員應(yīng)自覺掌握、不斷加強(qiáng)對票據(jù)的鑒別能力，避免獲取假票據(jù)。票據(jù)丟失或持假票據(jù)者，年內(nèi)第一次發(fā)生的，由本人備書面報告，經(jīng)出差審批人批準(zhǔn)，給予按原標(biāo)準(zhǔn)（其中）降低一級（D類按C類、C類按B類、B類按A類，A類按核定價格的80％）報銷；第二次發(fā)生的，按原標(biāo)準(zhǔn)的50%報銷；第三次及以后發(fā)生的，均不得報銷。由財務(wù)部初審崗位3.7.4出差期間必要的因公辦公業(yè)務(wù)費(fèi)用按《歐派集團(tuán)財務(wù)管理制度JTTY-62》最新版本規(guī)定報銷。3.7.5交通費(fèi)用報銷時須在出差行程表上詳細(xì)注明起止地點(diǎn)、時間、路線、事由說明，以車站或機(jī)場電腦出票單為準(zhǔn)，手撕票無效；公交車費(fèi)、的士費(fèi)等確實(shí)無法取得電腦票單的，須書面說明具體情況，報事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)方可報銷。3.7.6報銷審核、審批人須對報銷單費(fèi)用的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照公司財務(wù)管理制度要求進(jìn)行審核、審批。3.7.7出差費(fèi)用報銷其他規(guī)定按照公司有關(guān)財務(wù)管理制度執(zhí)行。3.8出差考勤計算3.8.1經(jīng)合規(guī)審批的出差均以正常出勤計，但若因周六、周日及節(jié)假日出差導(dǎo)致當(dāng)月總出勤時間超過應(yīng)出勤時間的，不計加班，可于事后換休。3.8.2若出差人員出差、探親同時進(jìn)行的，須減去探親時間及周末、節(jié)假日時間，在《出差申請審批表》中注明、報批；其探親補(bǔ)助另按公司相關(guān)福利制度執(zhí)行。3.8.3出差人員須事先當(dāng)面或以電話、郵件、QQ等有效方式報直接上級及部門負(fù)責(zé)人，同時將《出差申請審批表》交部門考勤員備案，部門考勤員依據(jù)審批表批準(zhǔn)時間跟進(jìn)出差人員考勤。3.8.4出差人員出差完后應(yīng)及時返回公司，上午10前返回的，當(dāng)天計一天出勤；下午3點(diǎn)前返回的，當(dāng)天計半天出勤；不能返回的應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人請示、同意后當(dāng)天可不返回，其中車票或機(jī)票到達(dá)時間為11點(diǎn)前的，當(dāng)天計半天出勤，車票或機(jī)票到達(dá)時間為下午3點(diǎn)的，當(dāng)天計一天出勤。出差出發(fā)當(dāng)日未返回工作崗位直接出發(fā)、車票或機(jī)票出發(fā)時間為11點(diǎn)前的，當(dāng)天計一天出勤；車票或機(jī)票出發(fā)時間為下午3點(diǎn)前的，當(dāng)天計半天出勤。出差人員應(yīng)將有效交通票據(jù)復(fù)印件提供給部門考勤員，以核算考勤。3.9外勤規(guī)定3.9.1因公臨時出差省內(nèi)、不需在出差地住宿的，一律視為外勤。3.9.2外勤補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)：3.9.2.1伙食補(bǔ)助：按上述3.5.2標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.9.2.2通訊補(bǔ)助：按上述3.4.2標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.9.2.3交通補(bǔ)助：按上述3.4.4標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.10出差紀(jì)律及其他要求3.10.1出差人員應(yīng)高效完成公司安排的出差任務(wù)，做好工作記錄，如期或提前返回崗位；遇有問題應(yīng)及時、主動與上級以電話、傳真、電子郵件等方式聯(lián)系、解決。出差應(yīng)按《出差審批單》上報批的事由、期限、工作安排進(jìn)行，確因特殊情況須調(diào)整或因病、遇意外或因工作實(shí)際，需要延長或縮短出差時間、調(diào)整出差內(nèi)容的，應(yīng)及時向上級請示（電話、OA等），經(jīng)上級批準(zhǔn)后方可，同時，上級須及時將情況向出差合規(guī)簽批人匯報。出差回來后，須由部門負(fù)責(zé)人在《出差報銷行程表》（附件二）3.10.2出差人員不得因私事或借故延長出差時間，出差期間不得從事與工作無關(guān)之商業(yè)行為，否則其當(dāng)次差旅費(fèi)不予報銷，不享受當(dāng)次出差補(bǔ)助；若同時違反公司其他規(guī)章的，按規(guī)章執(zhí)行。3.10.3出差人員對其出差工作有詳細(xì)報告的義務(wù)，出差回來后須按部門要求完成當(dāng)次出差任務(wù)的工作報告。3.10.4出差人員必須保持手機(jī)隨時開機(jī)狀態(tài)，及時接聽公司電話或回電。無正當(dāng)理由不及時接聽公司電話或回電者，由相關(guān)當(dāng)事人報責(zé)任人部門負(fù)責(zé)人查實(shí)后，不予報銷當(dāng)次出差通訊補(bǔ)助，同時在當(dāng)月工資核算時取消當(dāng)月通訊補(bǔ)助。3.10.5除非上級指派或工作確實(shí)需要，出差出發(fā)時間原則上不得為周日或節(jié)假日。3.10.6同性別、同級別兩人以上同行出差，要求盡量以兩人或三人為單位入住一個房間，以節(jié)省差旅費(fèi)開支，此類住宿費(fèi)用按上述補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的80%報銷；若高級別人員與低級別人員一同入住、按低級別補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)80%報銷的，則高級別人員按級別補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)差額的50%予以補(bǔ)貼；若低級別人員按高級別人員補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)80%可低于低級別補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的，可與高級別人員一同入住、按高級別人員補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)80%報銷。3.10.7若有他方（如商場、外設(shè)分廠或其他接待方等）代為支付費(fèi)用的，出差人員應(yīng)委婉拒絕，并正確宣導(dǎo)公司相關(guān)政策；確實(shí)無法推拒的（如已先行墊付），也應(yīng)及時將等額費(fèi)用給回對方，對方拒不接受的，須將所得發(fā)票給回對方，同時出差費(fèi)用報銷時不計入補(bǔ)助，報銷時須減去，并注明付費(fèi)方具體名稱，屬公司商場的，由財務(wù)部直接沖抵其等額貨款；屬外設(shè)分廠的，由財務(wù)部沖抵其費(fèi)用。3.11監(jiān)督管理3.11.1部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門出差行為及出差費(fèi)用進(jìn)行有效管控，為本部門出差行為、出差費(fèi)用的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性的第一責(zé)任人。每月財務(wù)部將各部門差旅費(fèi)報銷審核錯誤情況發(fā)送監(jiān)察審計部，由監(jiān)察審計部結(jié)合監(jiān)察審核發(fā)現(xiàn)的該部門審核錯誤情況，對考核時段內(nèi)審核錯誤達(dá)3次或10%時，對部門負(fù)責(zé)人提出OA警示，達(dá)4次超過10%時，由監(jiān)察審計部按失職對責(zé)任部門提出處理意見，報合規(guī)簽批人批準(zhǔn)后執(zhí)行處理。3.11.2監(jiān)察審計部、業(yè)務(wù)督導(dǎo)部有權(quán)對各事業(yè)部、各部門出差管理及費(fèi)用報銷情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，處理各類違規(guī)。3.11.3對故意行為導(dǎo)致的營私舞弊、弄虛作假、假公濟(jì)私等違規(guī)行為（如虛報出差天數(shù)、多人同行謊報為單人出差、或他方付費(fèi)隱瞞不報等并未實(shí)際產(chǎn)生費(fèi)用的行為），一律以貪腐論處，按《歐派集團(tuán)獎勵與違規(guī)處理?xiàng)l例JTTY-63》、《歐派集團(tuán)員工廉潔自律管理制度JTTY-26》最新版本相關(guān)條款處理。4.本制度自二○一二年四月起執(zhí)行，由總經(jīng)理室負(fù)責(zé)解釋，公司現(xiàn)有制度中關(guān)于出差管理的條款與本制度相沖突的，一律以本制度為未準(zhǔn)。之前關(guān)于出差補(bǔ)助的申請報告、通知等文件同時廢止。5.相關(guān)記錄：5.1《歐派集團(tuán)福利補(bǔ)助制度JTTY-60》、《歐派集團(tuán)考勤與休假管理制度JTTY-61》、《歐派集團(tuán)財務(wù)管理制度JTTY-62》等制度最新版本5.2《出差審批表》（附件一）（原JTTY-61F附表五同時廢止）、《出差報銷行程表》（附件二）5.3附件三：《住宿、伙食補(bǔ)助系數(shù)對應(yīng)表》廣東歐派集團(tuán)總經(jīng)理室二○一JTTY-129附件一出差審批表申請部門申請日期姓名職務(wù)出差申請項(xiàng)目、內(nèi)容計劃出差時間自年月日至年月日預(yù)計金額交通工具；若乘坐飛機(jī)，折扣：借支金額部門審批事業(yè)部主管副總事業(yè)部負(fù)責(zé)人集團(tuán)總裁董事長實(shí)際出差時間自年月日至年月日共計天備注注：出差人憑此審核表進(jìn)行借支、報帳JTTY-129附件二：出差報銷行程表出差人級別：填報日期：出差日期出差起始地點(diǎn)\路線交通工具交通費(fèi)住宿地點(diǎn)住宿天數(shù)實(shí)際住宿費(fèi)城市系數(shù)按補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)計住宿費(fèi)(住宿標(biāo)準(zhǔn)*系數(shù)*天數(shù))按制度孰低原則確認(rèn)可報的住宿費(fèi)按節(jié)約部分補(bǔ)50%給出差人備注合計其中：伙食補(bǔ)助(1.5系數(shù)城市)補(bǔ)助金額為：伙食補(bǔ)助(1.3系數(shù)城市)天，補(bǔ)助金額為：伙食補(bǔ)助(1.2系數(shù)城市)天，補(bǔ)助金額為：伙食補(bǔ)助(無系數(shù)城市)天，補(bǔ)助金額為：市內(nèi)交通補(bǔ)助天，補(bǔ)助金額為：電話費(fèi)補(bǔ)助天，補(bǔ)助金額為：補(bǔ)助合計：元部門審