OA需求分析說明書

46/47目錄TOC\o"1-4"\h\z1引言 31.1編寫目的 31.2背景 31.3定義 31.4參考資料 42任務(wù)概述 52.1系統(tǒng)目標 52.2用戶的特點 52.3應(yīng)用范圍 52.4假定和約束 52.5系統(tǒng)平臺及應(yīng)用軟件開發(fā)總體需求 53需求規(guī)定 63.1應(yīng)用軟件總體構(gòu)成 63.2對功能的規(guī)定 83.2.1電子郵件 83.2.2信息發(fā)布 93.2.2.1電子公告 93.2.2.2電子論壇 93.2.2.3電子期刊 103.2.3公文流程 113.2.3.1收文管理 113.2.3.2發(fā)文管理 143.2.3.3呈批件管理 163.2.3.3呈批件管理 173.2.3.4函件管理 203.2.3.5傳真電報管理 233.2.4會議管理 263.2.5業(yè)務(wù)辦公 273.2.5業(yè)務(wù)辦公 283.2.5.1車輛管理 283.2.5.2報表傳遞 313.2.5.3合同管理 343.2.5.4會議室資源管理 363.2.5.5業(yè)務(wù)文件審批管理 383.2.6檔案管理系統(tǒng) 393.2.6檔案管理系統(tǒng) 403.2.6.1文書檔案管理 403.2.6.2歸檔文件管理 403.2.7待辦事宜 413.2.8個人辦公效勞 423.2.8.1用戶認證 423.2.8.2密碼修改 423.2.8.3個性設(shè)置 423.2.8.4外出設(shè)置 423.2.8.5常用意見 423.2.8.6日程安排 423.2.8.7個人通訊錄 423.2.8.8任務(wù)指派 433.2.9系統(tǒng)界面 443.2.9.1系統(tǒng)登錄界面 443.2.9.2系統(tǒng)功能界面 443.2.9.3常用界面元素與圖片 443.2.10系統(tǒng)維護 453.2.10.1人員與組織 453.2.10.2工作崗位 453.2.10.3組織機構(gòu) 453.2.10.4流程配置 453.2.10.5檢索配置 453.2.10.6流程日志 453.3對性能的規(guī)定 463.4輸人輸出要求 463.5數(shù)據(jù)管理能力要求 464運行環(huán)境規(guī)定 474.1設(shè)備 474.2支持軟件 47

1引言1.1編寫目的本文檔是對廣州市建筑機械施工有限公司辦公自動化系統(tǒng)推廣的需求進行詳盡地分析和說明，是系統(tǒng)詳細設(shè)計的基礎(chǔ)，是甲乙雙方對開發(fā)任務(wù)的界定，以及簽定合同的依據(jù)。1.2背景在計算機應(yīng)用于管理領(lǐng)域的30多年里，發(fā)生了驚人的變化：信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用方面的進展相當神速，從單一文件處理到信息管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、企業(yè)資源方案系統(tǒng)的開發(fā)，乃至當今“信息高速公路〞、“信息港〞的建設(shè)，一浪高過一浪；信息系統(tǒng)建設(shè)的三大支柱（管理科學(xué)、信息技術(shù)、系統(tǒng)理論）的新成果不斷涌現(xiàn)，尤其是信息技術(shù)（包括信息理論、計算機科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)）的開展更是日新月異。我們正處在從“工業(yè)社會〞向“信息社會〞過渡的偉大時代！隨著我國國民經(jīng)濟的飛速開展、信息技術(shù)的不斷進步，信息資源的開發(fā)和利用已成為企業(yè)開展和參與劇烈市場競爭的重要戰(zhàn)略因素。廣州市建筑機械施工有限公司是位列全國“中國的脊梁〞國有企業(yè)500強，廣州地區(qū)企業(yè)（集團）綜合實力120強第二名的廣州市建筑集團有限公司的全資子公司。是廣州市大型國有建筑機械施工企業(yè)，履行“優(yōu)質(zhì)、快速、履約、效勞好〞的經(jīng)營宗旨，以優(yōu)良的效勞和優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量深受用戶的信賴和贊譽,為廣州城市建設(shè)作出了巨大奉獻，獲得多項榮譽稱號。為強化企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)辦公效率，公司領(lǐng)導(dǎo)高瞻遠矚，審時度勢，在集團公司的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，決定在全公司推廣辦公自動化。廣州市建筑集團有限公司為了保證辦公自動化系統(tǒng)的成功實施，派出了由主管OA的技術(shù)人員和廣州市天工遠科信息技術(shù)有限公司工程組成員組成的調(diào)研組赴廣州市建筑機械施工有限公司進行OA系統(tǒng)需求調(diào)研，取得了許多珍貴資料，為辦公自動化系統(tǒng)的實施奠定了基礎(chǔ)。1.3定義為了便于閱讀理解本文，在此解釋一些在本文中用到的簡寫和專業(yè)術(shù)語：廣州市建筑機械施工有限公司，以下簡稱機施公司或公司；廣州市天工遠科信息技術(shù)有限公司，以下簡稱天工公司；辦公自動化系統(tǒng)，以下簡稱OA系統(tǒng)；現(xiàn)在正在集團公司使用的辦公自動化系統(tǒng)，以下簡稱舊OA系統(tǒng)或舊系統(tǒng)。1.4參考資料本文擋的編寫所依據(jù)的參考資料如下：.集團本部舊系統(tǒng)；.舊系統(tǒng)詳細設(shè)計說明書；.天工公司需求分析說明書編寫標準；

2任務(wù)概述2.1系統(tǒng)目標廣州市建筑機械施工有限公司將以現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)，結(jié)合集團公司舊OA系統(tǒng)的特性與機施公司辦公業(yè)務(wù)的實際情況，全面考慮辦公自動化的功能、性能、可操作性和可視性，使得設(shè)計的新系統(tǒng)能夠克服舊系統(tǒng)中的缺乏，增強舊系統(tǒng)的功能，為公司決策層提供輔助決策的辦公平臺，為各職能部門辦公人員實現(xiàn)無紙化和移動辦公。在設(shè)計實施的過程中盡量要做到吸收和繼承舊系統(tǒng)的優(yōu)點，保存舊系統(tǒng)好的操作習慣，新系統(tǒng)還應(yīng)具有良好的擴展性、易用性，安裝、實施、管理簡便，運行維護費用低的特點。通過辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，逐步實現(xiàn)廣州市建筑機械施工有限公司辦公無紙化、信息電子化、辦公事務(wù)處理并行化，以提高辦公效率和辦公質(zhì)量為最高目標。2.2用戶的特點廣州市建筑機械施工有限公司有局域網(wǎng)和效勞器，集團公司有Internet固定IP，機施公司是撥號上網(wǎng)，集團公司和機施公司之間暫時是以撥號的方式相互連接。2.3應(yīng)用范圍本期系統(tǒng)的應(yīng)用范圍為:廣州市建筑機械施工有限公司。2.4假定和約束機施公司至少有一臺OA專用效勞器，要求內(nèi)存至少1G，硬盤至少有30G空閑空間；機施公司和集團公司之間網(wǎng)絡(luò)必須保證通TCP/IP協(xié)議，至少要求有1M帶寬；集團公司和機施公司必須有完備的局域網(wǎng)；在硬件和網(wǎng)絡(luò)能及時保障的情況下，機施公司辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)必須在2003年底根本完成。2.5系統(tǒng)平臺及應(yīng)用軟件開發(fā)總體需求1、網(wǎng)絡(luò)效勞器:本期工程機施公司采用PC效勞器作為系統(tǒng)的應(yīng)用效勞器2、操作系統(tǒng)與系統(tǒng)軟件平臺 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng):Windows2000Server群件數(shù)據(jù)庫:采用LotusDomino5.011企業(yè)版客戶端安置:支持Window2000、WindowXP、Windows98瀏覽器:采用IE6.03、應(yīng)用軟件系統(tǒng)總體開發(fā)說明(1).新的OA系統(tǒng)將采用B/S模式，實現(xiàn)公文流程和業(yè)務(wù)流程處理的自動化，對辦公流程可進行環(huán)節(jié)定義、路徑設(shè)置以及路徑規(guī)則的描敘，從而實現(xiàn)辦公流程依照規(guī)則可靈活配置，如流程回退，流程的跳躍，流程路徑的增加等，同時還可對辦公流程進行流程監(jiān)控；(2).通過電子郵件系統(tǒng)實現(xiàn)公司內(nèi)部員工與外部用戶自由通信和交流；(3).系統(tǒng)通過對使用者的注冊和驗證，來確保系統(tǒng)一級的平安性，防止非法用戶進入系統(tǒng)，系統(tǒng)通過對權(quán)限的定義和分配，防止用戶對系統(tǒng)越權(quán)操作；(4).對個人到來的郵件、公務(wù)通知提供了聲音或視覺提醒，方便用戶即時處理郵件和公文；(5).由系統(tǒng)管理員對用戶操作導(dǎo)致的流程死節(jié)點進行疏通，保證公文流程和業(yè)務(wù)流程的暢通，提高系統(tǒng)運行的容錯性和可靠性。當主文檔發(fā)生錯誤時，由系統(tǒng)管理員對出錯的文檔進行修正，并保證主文檔修正后，其相關(guān)的傳閱、會簽的文檔的正確。有效的防止錯誤文檔的擴散；(6).可進行網(wǎng)上公告信息的發(fā)布，網(wǎng)上電子討論；(7).新系統(tǒng)將增強文檔編輯功能，擬采用word作為超文本的編輯器。提高OA的文字的處理功能，如插入圖表、文字、的排版，增加紅頭文件加蓋電子印章等；(8).新系統(tǒng)將增強文件的查詢功能，提供多種文件分類和多條件的組合查詢，支持跨庫查詢。實現(xiàn)對公司和部門各種資料、文檔、檔案的分類保存和方便快捷的查找，到達信息的完全共享；(9).增加系統(tǒng)的穩(wěn)定性，防止出現(xiàn)壞文檔和死文檔，強化文件的并行處理能力，有效解決文件的加鎖和解鎖問題；(10).對數(shù)據(jù)量大的系統(tǒng)分時間段建庫，以提高系統(tǒng)的處理速度；(11).對公文流程處理和業(yè)務(wù)流程處理環(huán)節(jié)設(shè)置處理時限，對超時的處理進行提醒和催促，從而提高辦公效率；(12).對公文流程處理和業(yè)務(wù)流程處理可進行授權(quán)，使得外出時，工作可交他人代理；(13).新系統(tǒng)提供個性化的效勞，如：個人操作界面，個人常用意見等；(14).打破部門間的藩籬，實現(xiàn)公文流程和業(yè)務(wù)流程在部門間的協(xié)作和交流；(15).實現(xiàn)集團公司與機施公司之間的文件收發(fā)回執(zhí)功能，以防止文件收發(fā)有遺漏；(16).對附件文檔修改后可以直接保存，而不必拆離。3需求規(guī)定3.1應(yīng)用軟件總體構(gòu)成

電子郵件(收件箱、發(fā)件箱、草稿、廢紙簍) 信息發(fā)布電子公告(公司公告、常用信息、人員外出)電子論壇（技術(shù)交流、員工天地、企業(yè)文化論壇、焦點話題）電子期刊(企業(yè)文化、領(lǐng)導(dǎo)講話、精彩回放)公文流程收文管理(公司收文、部門收文)發(fā)文管理(公司發(fā)文、部門發(fā)文、會議紀要)呈批件管理(公司請示、部門請示、公司報告、部門報告)函件管理（公司函、部門函）傳真電報管理（公司傳真電報、部門傳真電報）會議管理(方案內(nèi)會議、方案外會議)業(yè)務(wù)辦公車輛管理報表傳遞合同管理業(yè)務(wù)文件審批會議室資源管理檔案管理文書檔案管理歸檔文件管理待辦事宜(待辦文件、待閱文件、已辦工作)個人辦公效勞用戶認證修改密碼個性設(shè)置外出設(shè)置常用意見 日程安排個人通訊錄任務(wù)指派系統(tǒng)界面系統(tǒng)登錄界面 系統(tǒng)功能界面模塊界面元素與圖片系統(tǒng)維護人員與組織工作崗位組織機構(gòu)流程配置檢索配置流程日志

3.2對功能的規(guī)定3.2.1電子郵件在公司的OA網(wǎng)上，用戶可在全公司和各子公司范圍內(nèi)相互收發(fā)電子郵件，郵件系統(tǒng)內(nèi)具有收件箱、發(fā)件箱、草稿、廢紙簍功能，在系統(tǒng)內(nèi)可對郵件進行轉(zhuǎn)發(fā)、刪除、保存、回執(zhí)等多種操作，此外還需到達如下要求：(1).當有新郵件到達時，系統(tǒng)以聲覺和視覺的形式對收件人進行提醒；(2).OA郵件可通過Internet發(fā)出，也可接收Internet上的郵件；(3).可以將郵件歸到設(shè)定的文件夾內(nèi)，也可將郵件歸到本地（OutLook）保存；(4).可對郵件按時間、人員排序查尋；(5).可對郵箱大小進行限制；(6).可在郵件系統(tǒng)內(nèi)進行個人的工作方案或任務(wù)的日程安排，并可自動提醒；(7).外出時，可對別人發(fā)來的郵件進行自動應(yīng)答；(9).發(fā)送郵件時，可通過地址本選定發(fā)送人和群組，也可通過按部門和科室選定發(fā)送人和群組，查詢?nèi)航M成員可通過查詢基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3.2.2信息發(fā)布3.2.2.1電子公告公司公告:在OA系統(tǒng)中，對公司級和部門級的一些告示、通知等公告信息進行管理，為企業(yè)提供公告信息的編輯、審批、播發(fā)、去除等功能，其設(shè)計要求如下：(1).由系統(tǒng)管理員設(shè)定公告信息管理員群組，公告信息管理員群組成員可維護；(2).只有公告信息管理員群組中的成員才能編輯、播發(fā)、去除公告信息；(3).公告信息管理員群組中的成員編輯的公告信息必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批才能進行發(fā)布；(4).系統(tǒng)可將超過播發(fā)期限的公告信息做自動去除；(5).公告信息可在屏幕上循環(huán)滾動播發(fā)，同時滾動播發(fā)的速度可設(shè)定。人員外出:在OA系統(tǒng)中，為員工提供其他員工外出授權(quán)信息的查詢。當公司某些員工由于特殊原因不能及時登陸OA系統(tǒng)處理日常公務(wù)時，在其外出前能在OA系統(tǒng)中設(shè)置一個或多個員工代理其處理日常公務(wù)，在其外出設(shè)置完成后，其他員工可以查閱到外出員工的信息。常用信息:在OA系統(tǒng)中，為員工提供常用信息（旅游信息、酒店信息、火車時刻信息等）地編輯、發(fā)布、查詢功能。由系統(tǒng)管理員設(shè)定常用信息發(fā)布群組，只有常用信息發(fā)布群組中的成員才能編輯和發(fā)布公司常用信息，同時可以及時修改相關(guān)信息，一般員工只能查閱信息。3.2.2.2電子論壇在OA網(wǎng)內(nèi)部，為員工提供討論、交流的園地,其設(shè)計要求如下：(1).員工可在電子論壇上發(fā)表意見或針對別人的意見與之討論；(2).討論主題由設(shè)定的管理員定期刪除；(3).討論的空間分四種：技術(shù)交流、員工天地、企業(yè)文化、焦點話題；(4).為增強電子論壇的嚴肅性，在論壇上參與討論的員工全部簽署真實姓名。技術(shù)交流:員工對公司內(nèi)部相關(guān)技術(shù)方面的問題在技術(shù)交流中建立相關(guān)主題，方便其他員工實時參與討論和交流，及時解決相關(guān)技術(shù)方面的難點或疑點。員工天地:員工將自己對工作、學(xué)習、生活等方面感興趣的問題在員工天地中建立相關(guān)主題，方便其他員工實時參與討論和交流，以便增進員工間的相互了解。企業(yè)文化論壇:員工對公司企業(yè)文化建設(shè)方面的問題提出相關(guān)主題，方便其他員工實時參與討論和交流，讓公司每個員工對公司企業(yè)文化建設(shè)出謀劃策，以便提高公司整體競爭力。焦點話題:員工對當今社會比較關(guān)注的話題在焦點話題中建立相關(guān)主題，方便其他員工實時參與討論和交流。3.2.2.3電子期刊為公司和部門提供需要對所有員工發(fā)布的規(guī)章制度、企業(yè)文化、技術(shù)資料等在OA網(wǎng)上發(fā)布的空間，方便員工及時學(xué)習和了解公司規(guī)章制度、企業(yè)文化、技術(shù)資料。系統(tǒng)管理員可以設(shè)定電子期刊管理員群組，只有電子期刊管理員群組中的成員才能編輯、修改期刊信息，一般員工只能查詢相關(guān)信息。企業(yè)文化:電子期刊管理員定期將公司企業(yè)文化建設(shè)方面的信息發(fā)布到企業(yè)文化專欄，方便員工及時了解公司的企業(yè)文化。領(lǐng)導(dǎo)講話:電子期刊管理員定期將公司領(lǐng)導(dǎo)在一些大型會議上的講話發(fā)布到領(lǐng)導(dǎo)講話專欄，讓員工隨時有時機領(lǐng)會公司會議精神。精彩回放:電子期刊管理員定期將公司一些大型活動中記錄的文字、圖片、視頻等資料在精彩回放專欄中發(fā)布，供員工瀏覽查詢，以便提供公司集體榮譽感和員工凝聚力。

3.2.3公文流程3.2.3.1收文管理對公司和部門收到上下級公司、或其它單位的來文后所進行的一系列處理過程進行計算機管理，收文管理分為公司收文和部門收文兩種，公司收文根本處理環(huán)節(jié)包括登記、擬辦、批示、分發(fā)、部門簽收、部門批示、部門辦理和傳閱等處理環(huán)節(jié)，部門收文根本處理環(huán)節(jié)包括登記、部門批示、部門辦理和傳閱等處理環(huán)節(jié)。其設(shè)計要求如下：收文管理為分公司收文和部門收文兩種。收文環(huán)節(jié)和路徑可由管理員自行設(shè)定，默認可設(shè)為登記、擬辦、批示、分發(fā)、部門簽收、部門批示、部門辦理、傳閱、督辦、歸檔等。其默認工作流程如圖【公司收文業(yè)務(wù)流程圖】和【部門收文業(yè)務(wù)流程圖】所示；收文原件支持多種形式的文檔格式，對紙質(zhì)文件可直接掃描引入；可自動形成收文登記流水號，對文件分類、來文單位等有一定規(guī)律的欄目，應(yīng)做到選擇和輸入方式相結(jié)合；對涉密文件，系統(tǒng)可以只填寫收文登記表，而不引入原件；可按收文處理狀態(tài)、文件類型、文件字號、來文單位等進行查詢，并提供全文檢索；文件在辦理的過程中，要求承辦者與協(xié)辦者相互之間可動態(tài)查閱，辦理完畢后督辦人可查看承辦與協(xié)辦意見和結(jié)果，并可視辦理情況可打回承辦者和協(xié)辦者重新辦理，或送交歸檔；文件傳閱者傳閱完畢應(yīng)可簽傳閱意見和簽名，傳閱文件的分發(fā)者應(yīng)可感知文件傳閱人的傳閱意見和簽名；文件在歸檔狀態(tài)后應(yīng)在設(shè)定的時間內(nèi)保存，超過時間后系統(tǒng)自動去除；當流程進行中遇到死結(jié)點時，收文系統(tǒng)管理員應(yīng)可通過意外事件處理系統(tǒng)對死結(jié)點進行疏通，以保證流程的通暢；系統(tǒng)可進行監(jiān)控督辦文件的辦理情況，對到期和逾期未辦的文件，系統(tǒng)能自動催辦。廣州市建筑機械施工有限公司（部門）收文處理單收文日期收文序號來文單位文件字號來文標題收文主題詞文件類型緊急程度份數(shù)性質(zhì)密級收文流水號擬辦意見承辦部門協(xié)辦部門擬辦意見批示意見辦理情況

【公司收文業(yè)務(wù)流程圖】

【部門收文業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.3.2發(fā)文管理對公司名義發(fā)出和部門名義發(fā)出的紅頭文件的處理過程進行計算機管理，發(fā)文管理分為公司發(fā)文和部門發(fā)文兩種，公司發(fā)文根本處理環(huán)節(jié)包括擬稿、部門審核、會簽、辦公室核稿、簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)，部門發(fā)文根本處理環(huán)節(jié)包括擬稿、辦公室核稿、部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)。其默認工作流向如圖【公司發(fā)文業(yè)務(wù)流程圖】和【部門發(fā)文業(yè)務(wù)流程圖】所示。設(shè)計要求如下：公司發(fā)文和部門發(fā)文流程環(huán)節(jié)和路徑可自行設(shè)定，默認可設(shè)為擬稿、部門審核、會簽、辦公室核稿、簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)；支持加蓋與日期合成的電子公章；在公文處理中，增加文件的密級程度和緊急程度，并分別標示；發(fā)文文件字、文件號、部門應(yīng)三者對應(yīng)，在年末時還應(yīng)考慮文件號的跨年度問題；發(fā)文流水號可自動生成，也可指定流水號，如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）小，則指定流水號不影響當前系統(tǒng)中的最大流水號值（系統(tǒng)維護中的），如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）大，則系統(tǒng)維護中的流水號為當前指定的最大流水號值；發(fā)文會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程配置，會簽人可自己會簽、也可轉(zhuǎn)交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽意見和簽名；當流程進行中遇到死結(jié)點時，發(fā)文系統(tǒng)管理員應(yīng)可通過意外事件處理系統(tǒng)對死結(jié)點進行疏通，以保證流程的通暢；文件頭中的發(fā)文單位中的主送單位、抄送單位、抄報單位應(yīng)與正文中的主送單位、抄送單位、抄報單位一致，并始終用頓號分隔；可按發(fā)文處理狀態(tài)、紅頭標題、文件類型、文件字號、發(fā)文部門等進行查詢，并提供全文檢索；單位內(nèi)發(fā)文所發(fā)到各部門的文件作為發(fā)文類型處理，如有部門漏發(fā)的情況則可再次補發(fā)；起草人對自己起草的未發(fā)送文件有刪除權(quán)限；發(fā)文正文修改痕跡和處理意見都可保存。廣州市建筑機械施工有限公司（部門）發(fā)文擬稿紙 標題： 集團內(nèi)接受部門（單位）：發(fā)文單位：分發(fā)：發(fā)文性質(zhì)：抄報：使用特殊紅頭：抄送：特殊紅頭選擇：文件分隔線：是否需要文號：是否聯(lián)合發(fā)文：

【公司發(fā)文業(yè)務(wù)流程圖】

【部門發(fā)文業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.3.3呈批件管理對公司員工向公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作情況所進行的一系列處理過程進行計算機管理，呈批件分為公司請示、部門請示、公司報告、部門報告四種。公司請示和公司報告根本處理環(huán)節(jié)包括擬稿、部門審核、公司審核、返回申請部門、歸檔等處理環(huán)節(jié)；部門請示和部門報告根本處理環(huán)節(jié)包括擬稿、部門審核、返回申請人、歸檔等處理環(huán)節(jié)。其設(shè)計要求如下：各級呈批件流程環(huán)節(jié)和路徑可自行設(shè)定。其默認工作流向如圖【公司呈批件業(yè)務(wù)流程圖】【部門呈批件業(yè)務(wù)流程圖】所示；呈批件流水號可自動生成，也可指定流水號，如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）小，則指定流水號不影響當前系統(tǒng)中的最大流水號值（系統(tǒng)維護中的），如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）大，則系統(tǒng)維護中的流水號為當前指定的最大流水號值；呈批件會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程配置，會簽人可自己會簽、也可轉(zhuǎn)交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽意見和簽名；當呈批件流程進行中遇到死結(jié)點時，呈批件系統(tǒng)管理員應(yīng)可通過意外事件處理系統(tǒng)對死結(jié)點進行疏通，以保證流程的暢通；文件在辦理的過程中，要求承辦部門和承辦者與協(xié)辦部門和協(xié)辦者相互之間可動態(tài)查閱，辦理完畢后督辦人可查看承辦與協(xié)辦意見和結(jié)果，并可視呈批件辦理情況打回承辦者和協(xié)辦者重新辦理，或送交歸檔；系統(tǒng)可進行監(jiān)控督辦文件的辦理情況，對到期和逾期未辦的文件，系統(tǒng)能自動催辦；可按呈批件處理狀態(tài)、類型、部門等進行查詢，并提供全文檢索。廣州市建筑機械施工有限公司(部門)內(nèi)部請示、報告處理單自編文號：發(fā)文單位或發(fā)文人發(fā)文日期主送領(lǐng)導(dǎo)或部門抄送領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)或部門批復(fù)、指令事由

【公司呈批件業(yè)務(wù)流程圖】

【部門呈批件業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.3.4函件管理對以公司名義或部門名義所發(fā)出的函件的形成過程進行計算機管理，函件管理分公司函件和部門函件兩種類型，公司函件流程根本包括擬稿、部門審核、會簽、綜合部核稿、簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)，部門函件根本流程包括擬稿、部門簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)。其設(shè)計要求如下：函件管理流程環(huán)節(jié)和路徑可由系統(tǒng)管理員自行設(shè)定，各級便函流程節(jié)點名稱可自行設(shè)定，其默認工作流如圖【公司函件業(yè)務(wù)流程圖】【部門函件業(yè)務(wù)流程圖】所示；函件文件字、文件、部門應(yīng)三者對應(yīng)，在年末時還應(yīng)考慮文件號的跨年度問題；函件流水號可自動生成，也可指定流水號，如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）小，則指定流水號不影響當前系統(tǒng)中的最大流水號值（系統(tǒng)維護中的），如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）大，則系統(tǒng)維護中的流水號為當前指定的最大流水號值；函件會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程配置，會簽人可自己會簽、也可轉(zhuǎn)交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽意見和簽名；當流程進行中遇到死結(jié)點時，函件系統(tǒng)管理員應(yīng)可通過意外事件處理系統(tǒng)對死結(jié)點進行疏通，以保證流程的暢通；以公司名義發(fā)到各部門的函件，在各部門內(nèi)應(yīng)作為部門的收文流程處理；可按函件處理狀態(tài)、類型、部門等進行查詢，并提供全文檢索；抄送單位、部門或人員之間一律始終用頓號“、〞分開。廣州市建筑機械施工有限公司（部門）函件擬稿紙事由：正文：發(fā)文單位：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：擬稿人：發(fā)文字號總頁數(shù)分發(fā)：抄報：抄送：發(fā)出時間：廣州市建筑機械施工有限公司

【公司函件業(yè)務(wù)流程圖】

【部門函件業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.3.5傳真電報管理對以公司名義或部門名義所發(fā)出的傳真電報的形成過程進行計算機管理，傳真電報管理分公司傳真電報和部門傳真電報兩種類型，公司傳真電報根本包括擬稿、部門審核、會簽、綜合辦核稿、簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)，部門傳真電報根本包括擬稿、部門簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)。其設(shè)計要求如下：傳真電報流程環(huán)節(jié)和路徑可由管理員自行設(shè)定，其默認工作流向如圖【公司傳真電報業(yè)務(wù)流程圖】【部門傳真電報業(yè)務(wù)流程圖】所示；傳真電報文件字、文件號、部門應(yīng)三者對應(yīng)，在年末時還應(yīng)考慮文件號的跨年度問題；傳真電報流水號可自動生成，也可指定流水號，如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）小，則指定流水號不影響當前系統(tǒng)中的最大流水號值（系統(tǒng)維護中的），如果指定的流水號比最大流水號值（系統(tǒng)維護中的）大，則系統(tǒng)維護中的流水號為當前指定的最大流水號值；傳真電報會簽有串行和并行二種供選擇，二者都要求可進入流程配置，會簽人可自己會簽、也可轉(zhuǎn)交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽意見和簽名；當流程進行中遇到死結(jié)點時，傳真電報系統(tǒng)管理員應(yīng)可通過意外事件處理系統(tǒng)對死結(jié)點進行疏通，以保證流程的暢通；以公司名義發(fā)到各部門的傳真電報，在各部門內(nèi)應(yīng)作為部門的收文流程處理；可按傳真電報處理狀態(tài)、類型、部門、文件字號等進行查詢，并提供全文檢索；抄送單位、部門或人員之間一律始終用頓號“、〞分開。廣州市建筑機械施工有限公司公司(部門)傳真電報擬稿紙事由：正文：發(fā)文單位：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：擬稿人：發(fā)文字號總頁數(shù)分發(fā)：抄報：抄送：發(fā)出時間：廣州市建筑機械施工有限公司

【公司傳真電報業(yè)務(wù)流程圖】

【部門傳真電報業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.4會議管理對方案會議和日常的會議審批過程進行計算機管理，同時可以發(fā)會議通知，會議審批流程為起草、部門審核、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)審核、預(yù)定會議室、發(fā)會議通知、歸檔等處理環(huán)節(jié)，會議審批流程如【會議審批業(yè)務(wù)流程圖】。其設(shè)計要求如下：會議管理審批流程環(huán)節(jié)和路徑可自行設(shè)定，默認可設(shè)為起草、部門審核、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)審核、預(yù)定會議室、發(fā)會議通知、歸檔等處理環(huán)節(jié)；能夠以圖形化的方式查看會議室的使用和預(yù)定情況，以便能夠了解會議室的空閑便于預(yù)定會議室；可對會議的內(nèi)容(會議名稱、召開部門、日期、會期、地點、參加范圍、費用預(yù)算等)進行一系列審批；可發(fā)邀請函到部門或個人參加會議，并可接收邀請回執(zhí)；會議管理會簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進入流程配置，會簽人可自己會簽、也可轉(zhuǎn)交他人會簽，會簽人不修改正文，只填寫會簽意見和簽名；當流程進行中遇到死結(jié)點時，會議方案管理員應(yīng)可通過意外事件處理系統(tǒng)對死結(jié)點進行疏通，以保證流程的通暢；可按會議方案處理狀態(tài)、類型、部門等進行查詢，并提供全文檢索；可對會議的召開過程和決議進行記錄（如根本情況、人員出席、議題討論、會議發(fā)言），并可整理形成會議紀要。廣州市建筑機械施工有限公司會議審批表單擬稿人員：擬稿部門：會議時間：會議地點：會議參與人數(shù)：會議緊急程度：召開會議主題：會議詳細描述：

【會議審批業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.5業(yè)務(wù)辦公3.2.5.1車輛管理主要對公司車輛使用申請、司機根本情況、及車輛使用情況進行計算機管理。車輛申請的根本處理環(huán)節(jié)包括：申請人填寫申請單、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、辦公室派車、申請單反應(yīng)等。其設(shè)計要求如下：車輛根本信息管理：內(nèi)容包括詳細記錄車輛的型號、車號、駕駛員等信息，形成車輛臺帳；車輛調(diào)度管理：管理各部門的用車調(diào)度情況，包括用車申請、審批及派車單樣式記錄，派車單樣式包括車輛、部門、用車人、目的地、里程情況、用油情況等記錄并可根據(jù)部門、車輛等條件進行分類統(tǒng)計；車輛管理模塊需具備必要的統(tǒng)計功能，完成指定車輛在指定時間段中，用油，年檢，行駛里程，駕駛員綜合評價分數(shù)，路橋費用等相關(guān)的統(tǒng)計報表；在用戶申請用車時，在用戶指定時間段內(nèi)，無法使用的車輛應(yīng)該不在選擇的范圍內(nèi)；車輛申請人員在用車結(jié)束后應(yīng)可以對用車情況，效勞質(zhì)量，司機態(tài)度等方面給予評價，給定的相關(guān)評價將成為相關(guān)指標的依據(jù)；車輛申請單在指定時應(yīng)成為日后生成，統(tǒng)計，查詢相關(guān)報表的數(shù)據(jù)來源；系統(tǒng)應(yīng)具備相關(guān)的提醒功能，例如車輛的年檢日期前指定天數(shù)以郵件或短信息方式給車輛管理員提示信息；車輛使用完畢后，對應(yīng)的車輛應(yīng)該由系統(tǒng)設(shè)置為可用車輛；領(lǐng)導(dǎo)使用的車輛應(yīng)該不在一般用戶用車申請的范圍內(nèi)；對使用超時的車輛，應(yīng)由管理員人為處理延時使用，或取消其出車安排；所有的派車申請單需要良好的查詢功能，以方便歷史數(shù)據(jù)的查找。同時需要按用戶的需要以多種視圖展示。廣州市建筑機械施工有限公司車輛登記單車輛牌照：車輛型號：車輛上次年檢日期：車輛下次年檢日期：車輛發(fā)動機號：車輛歸屬：車輛詳細說明：廣州市建筑機械施工有限公司司機情況單司機姓名：年齡：性別：牌照類型：駕駛證號：身份證號：目前指定駕駛車輛：歸屬單位：司機詳細說明：廣州市建筑機械施工有限公司車輛管理申請派單申請信息申請部門：申請人名：隨行人員數(shù)目：抵達地點：用車開始時間：用車結(jié)束時間：預(yù)計里程：申請用途：派車信息車輛牌照：車輛型號：車輛駕駛?cè)藛T：本次實際油量：車輛實際里程：本次行駛里程：本次實際路橋費用：用戶評價司機效勞評分：車輛情況：評價備注：

【車輛申請業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.5.2報表傳遞報表傳遞主要是對公司內(nèi)部和上報集團公司需要填報的業(yè)務(wù)報表進行審批和上報的過程進行計算機管理，業(yè)務(wù)報表在報表傳遞模塊中已附件的形式附加到審批文件中，對報表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析有操作員人工完成。其設(shè)計要求如下：報表模板管理：由于用戶的報表模板不是一成不變的，因此要求數(shù)據(jù)庫需要在管理員的干預(yù)下完成報表模板的新增，修改，刪除，并能實時的提供給用戶填寫和上報。模板提供給用戶使用挑選時，應(yīng)以管理員指定的分類形式呈現(xiàn)；由于報表上報將跨效勞器實現(xiàn)，因此整個上報過程將以函件數(shù)據(jù)庫為中轉(zhuǎn)，以接收和發(fā)送的形式完成；報表傳遞審批流程環(huán)節(jié)和路徑可自行設(shè)定，默認可設(shè)為起草、部門審核、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)審核、上報、歸檔等處理環(huán)節(jié)；報表傳遞擬稿前，提供可供選擇的報表模板讓用戶挑選，并將用戶挑選的模板以附件的形式在指定的分類表單中生成，生成的附件需要支持在線編輯功能，痕跡保存功能；處理完成的報表可按指定的分類提供用戶瀏覽查詢，歸檔文件的處理需要提供查詢和全文檢索功能；函件收集數(shù)據(jù)庫應(yīng)以后臺代理的方式處理相關(guān)報表的上傳，代理執(zhí)行的時間間隔以用戶規(guī)定的時間為準；系統(tǒng)可進行監(jiān)控報表的辦理情況，對到期和逾期未辦的報表，系統(tǒng)能自動催辦；報表傳閱者傳閱完畢應(yīng)可簽傳閱意見和簽名(含簽名日期和時間)，傳閱報表的分發(fā)者應(yīng)可感知報表傳閱人的傳閱意見和簽名(含簽名日期和時間)報表起草人對自己起草的未發(fā)送報表有刪除權(quán)限；需要傳遞和審批的報表根本包括：《市基建施工公司機械設(shè)備大修報告表》、《機械設(shè)備租賃信息表》、《設(shè)備（鋼周轉(zhuǎn)材料）租賃方案表》、《機械設(shè)備租賃報價表》、《主要施工機械完好、利用統(tǒng)計表》、《主要機械設(shè)備實用、完好、利用情況表》、《市建機械施工有限公司固定資產(chǎn)（低值機械）盤點表》、《固定資產(chǎn)盤點分類表》、《預(yù)拌混凝土供給方案》等。

【報表傳遞上報審批流程】

【報表傳遞接收審批流程】

3.2.5.3合同管理合同管理主要是對合同文本審批的處理過程進行計算機管理，其審批過程根本包括：合同起草、部門審核、財務(wù)審查、審計審查、法規(guī)審查、領(lǐng)導(dǎo)審核、法定代表審批、歸檔等環(huán)節(jié)。合同審批默認的流程如下【合同審批業(yè)務(wù)流程圖】。其設(shè)計要求如下：合同文本根本信息：內(nèi)容包括詳細記錄合同審批申請文本正文，合同附件，合同要求簽署日期，合同信息目錄，合同分類等；合同審批的流程一定要經(jīng)過財務(wù)審查，審計審查，法規(guī)審查環(huán)節(jié)。生成的文檔以用戶指定的視圖方式呈現(xiàn)；合同審批申請文檔的查詢需具備良好的，可定義的查閱權(quán)限控制；合同審批申請人員對自己起草的未發(fā)送文檔有刪除權(quán)限；合同審批申請文檔正文修改痕跡和處理意見都可保存；系統(tǒng)可進行監(jiān)控文檔的辦理情況，對到期和逾期未辦的文檔，系統(tǒng)能自動催辦。廣州市建筑機械施工有限公司合同審批表經(jīng)濟合同名稱經(jīng)辦人主辦單位送批時間主辦單位意見日期計財部門意見審查人日期審計部門意見審查人日期法規(guī)部門意見審查人日期主管領(lǐng)導(dǎo)意見簽定時間法定代表人意見簽定時間

【合同審批業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.5.4會議室資源管理主要對公司會議室及其相關(guān)資源使用的申請過程，及會議室和相關(guān)資源使用情況進行計算機管理，會議室申請過程根本包括：申請起草、部門審核、辦公室審核、會議室安排，會議室和相關(guān)資源使用情況必須能查詢到會議室和資源的使用和空閑狀態(tài)。其設(shè)計要求如下：會議室根本信息管理：內(nèi)容包括詳細記錄會議室的最大使用人數(shù)，會議室地點，適應(yīng)范圍，是否有投影儀，是否有幻燈片，是否有麥克風等相關(guān)資源配置；會議室調(diào)度管理：管理各部門的會議室使用情況，包括會議室申請、審批及會議室申請樣式記錄。會議室使用人員部門需詳細填寫會議室資源要求，會議用途，會議參加人員，會議室使用時間，會議完成時間，會議主持人員，會議召集部門，是否有投影儀，是否有使用空調(diào)，是否有水果，花籃擺放，是否可以使用宣傳條幅，是否使用專人效勞，是否使用茶水等等相關(guān)信息；會議室管理模塊需具備必要的統(tǒng)計功能，完成指定會議室在指定時間段中使用次數(shù)，與會人員數(shù)目，使用人員評價分數(shù)等；在用戶申請用會議室時，在用戶指定時間段內(nèi)，無法使用的會議室應(yīng)該不在選擇的范圍內(nèi)；會議室申請人員在會議室使用結(jié)束后應(yīng)可以對會議室衛(wèi)生情況，管理人員效勞質(zhì)量，態(tài)度等方面給予評價，給定的相關(guān)評價將成為相關(guān)指標的依據(jù)；會議室申請單在指定時應(yīng)成為日后生成，統(tǒng)計，查詢相關(guān)報表的數(shù)據(jù)來源；系統(tǒng)應(yīng)具備相關(guān)的提醒功能，在會議室使用前的某段時間以短信，郵件的方式提醒會議室管理員做好接待準備；會議室使用完畢后，對應(yīng)的會議室應(yīng)該由系統(tǒng)設(shè)置為可用會議室；對使用超時的會議室，應(yīng)由管理員人為處理延時使用，或取消其會議室安排；所有的會議室申請單需要良好的歸檔查詢功能，以方便歷史數(shù)據(jù)的查找。同時需要按用戶的需要以多種視圖展示。廣州市建筑機械施工有限公司會議室申請單主辦單位會議名稱會議時間起始時間結(jié)束時間申請日期申請人分管領(lǐng)導(dǎo)簽名其他

【會議室審批業(yè)務(wù)流程圖】

3.2.5.5業(yè)務(wù)文件審批管理主要是對各業(yè)務(wù)部門和科室需要處理的業(yè)務(wù)文件進行審批的過程進行計算機管理，業(yè)務(wù)文件審批的各類文件都以附件的方式附加到審批文件中，業(yè)務(wù)文件審批的根本環(huán)節(jié)包括：審批文件起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、相關(guān)部門會簽、公司領(lǐng)導(dǎo)審核、返回文件起草部門等環(huán)節(jié)。其設(shè)計要求如下：業(yè)務(wù)文件審批流程的環(huán)節(jié)和路徑可自行設(shè)定，默認可設(shè)為審批文件起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、相關(guān)部門會簽、公司領(lǐng)導(dǎo)審核、返回文件起草部門等環(huán)節(jié)；處理完成的業(yè)務(wù)文件可按指定的分類提供用戶瀏覽查詢，歸檔文件的處理需要提供查詢和全文檢索功能；系統(tǒng)可進行監(jiān)控業(yè)務(wù)審批的辦理情況，對到期和逾期未辦的報表，系統(tǒng)能自動催辦；業(yè)務(wù)文件審批的各個審批環(huán)節(jié)都能簽寫審批意見；業(yè)務(wù)文件起草人對自己起草的未發(fā)送報表有刪除權(quán)限；需要審批的業(yè)務(wù)文件根本包括：《新施工機械驗收表》、《固定資產(chǎn)驗收表》、《機械設(shè)備（固定資產(chǎn)）調(diào)撥單》、《機械設(shè)備（固定資產(chǎn)）報廢申請審批表》等。

【業(yè)務(wù)審批流程圖】

3.2.6檔案管理系統(tǒng)3.2.6.1文書檔案管理按照廣東省檔案局出臺的最新檔案管理標準，對公文流程管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件進行登記、分類、歸檔管理。文書檔案管理主要是把公文流程管理中形成的文檔最后進行歸檔管理，也就是把收文、發(fā)文、呈批件、函件、傳真五類文檔進行歸檔處理；由于檔案庫文檔數(shù)在不斷的增加，為防止因文檔數(shù)過多，數(shù)據(jù)庫過大而導(dǎo)致操作速度慢，因此要求分收文、發(fā)文、呈批件、函件、傳真、五種類型以及年度建立檔案庫；要有手動登記的功能，內(nèi)容可以同原來的，手動登記保存的文件也要進入上述視圖；文件定了期限后自動生成件號；已歸檔的檔案文件中的期限、件號、專題、頁數(shù)、類別號應(yīng)可以由設(shè)定的人修改；所有的打印應(yīng)可以選擇范圍和預(yù)覽所選擇的范圍（含目錄、文件）；專題代碼為順序號、一個號代表一個專題、一份文件可以選擇多個專題名稱，也可以不選專題；視圖界面局部的文件排列始終不改變，生成歸檔目錄后也不改變；檔案借閱流程為：借閱申請、借閱審批、借閱，借閱時間到期后文件自動消失；文件歸擋時，處理意見也要求歸檔，處理意見和正文還能夠分別打印。3.2.6.2歸檔文件管理所有在OA系統(tǒng)中處理過的文件都能自動轉(zhuǎn)到歸檔文件數(shù)據(jù)庫中，在歸檔文件中查詢文件的方式根本繼承文件在處理過程中的查找方式，可以按不同分類進行文件查詢，并提供全文檢索和條件組合查詢的功能。

3.2.7待辦事宜待辦事宜是員工在公文處理流程和業(yè)務(wù)處理流程的各環(huán)節(jié)需要辦理的事宜，主要對發(fā)來的文檔進行傳閱、審核、會簽、簽發(fā)、批示、辦理、督辦等處理。對待辦事宜中的文檔可根據(jù)處理的情況分為待辦文件、待閱文件、已辦(閱)文件，下表是對文檔處理情況的說明；待辦文件在OA系統(tǒng)中別人提交給當前用戶辦理或?qū)徟奈募?，待辦文件中還從翻開的文件一般用蘭色來標示，已翻開過但未辦理完畢的文件一般用淺棕色標示待閱文件在OA系統(tǒng)中別人提交給當前用戶傳閱的文件，待閱文件中從未翻開的文件一般用蘭色來標示，已翻開過但未辦理完畢的文件一般用淺棕色標示已辦(閱)文件在OA系統(tǒng)中當前用戶已經(jīng)辦理、審批或傳閱完畢的文件待辦事宜設(shè)計要求：待辦事宜從大的方面分為：待辦文件、待閱文件、已辦文件三中類別；在每個大的類別中文件能按日期、處理人、文件類型、處理類別等方式進行不同的排序；待辦事宜中的文件能進行組合條件查詢；已辦文件只能保存一定的期限，系統(tǒng)能自動刪除過期的已辦文件。

3.2.8個人辦公效勞3.2.8.1用戶認證提供對用戶注冊和身份驗證的功能，B/S模式的應(yīng)用系統(tǒng)身份驗證可以考慮采用數(shù)字