公司費用報銷管理制度

第第頁公司費用報銷管理制度第一章總則第一條：為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司費用報銷流程,合理控制費用支出，特制定本制度。第二條：本制度根據(jù)公司的實際情況，將費用報銷分為差旅費、辦公費、會議費及培訓(xùn)費等。第三條：本制度適用公司各部門。第二章費用報銷制度及流程第四條：原始憑證有效性的規(guī)定1、報銷人應(yīng)取得合法的原始憑證（1）、有效發(fā)票至少需要印有兩個章：國家或地方稅務(wù)局專用章+發(fā)票專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效。（2）、財政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；（3）、郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單；（4）、無公司抬頭或抬頭寫“個人”、公司名稱簡稱、未加蓋發(fā)票專用章、過期票據(jù)視為無效票據(jù)。2、發(fā)票提供人對發(fā)票的真?zhèn)呜?fù)責(zé)，如因技術(shù)手段、地域差異等原因當(dāng)時無法查驗發(fā)票真?zhèn)?，事后因?qū)徲嫽蚨悇?wù)稽查、或技術(shù)更新等原因發(fā)現(xiàn)發(fā)票虛假，發(fā)票提供人須無條件更換真實有效的發(fā)票，如給公司帶來重大損失，發(fā)票提供人須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任第五條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求：1、報銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、業(yè)務(wù)員差旅費報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據(jù)過大時應(yīng)按報銷單大小折疊好）；3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7、報銷單據(jù)一律用黑色簽字筆填寫；8、報銷單椐各項目應(yīng)填寫完整，大小寫金額要一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才有效；報銷單據(jù)不得涂改，粘貼好后請仔細(xì)核對金額，票據(jù)金額與填寫金額不符，財務(wù)不予報銷。9、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫的實物單據(jù)應(yīng)附入庫單；10、出租車票據(jù)需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門主管簽字確認(rèn)；第六條：公司所有員工遵循“事前領(lǐng)導(dǎo)審批，事后財務(wù)報銷”的宗旨。公司一切財務(wù)活動都要事前做預(yù)算，申報領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行；不允許先斬后奏。第七條：費用報銷基本流程：1、首先由經(jīng)辦人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字以后，匯總集中到財務(wù)部審核，財務(wù)經(jīng)理認(rèn)為發(fā)票符合財務(wù)手續(xù)合格后方可簽字(有合同必須附合同)，然后再由總經(jīng)理簽字。2、首先是報銷人將報銷單據(jù)匯總分類后，填寫好報銷單。自己簽完字以后，由部門主管審核后簽字，然后到財務(wù)部，由財務(wù)主管根據(jù)公司及稅務(wù)政策進(jìn)行審核，認(rèn)為無誤后簽字，再到總經(jīng)理處簽字，然后再交到財務(wù)報銷。第八條：報銷時間的具體規(guī)定1、為了提高費用報銷工作效率，財務(wù)部每月1-10日為納稅記賬期間，財務(wù)部不予審核報銷，借款除外。11日-30日期間每周星期二、星期四為統(tǒng)一審核報銷日期。2、超過兩個月以上（含兩個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。3、當(dāng)年票據(jù)當(dāng)年報銷。第九條：差旅費報銷1、公司業(yè)務(wù)人員因公出差所發(fā)生的交通費（機(jī)票、火車票、及機(jī)場、火車站往返車費）、住宿費、招待費等按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)在限額內(nèi)實行實報實銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。2、出差補(bǔ)貼及標(biāo)準(zhǔn)2.1、住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，差額不予補(bǔ)償，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。2.2、出差期間招待客戶需要事先經(jīng)總經(jīng)理同意后方可報銷招待費。2.3、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。2.4、住宿費標(biāo)準(zhǔn)為一個標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標(biāo)準(zhǔn)間住宿標(biāo)準(zhǔn)2.5、出差人員報銷差旅費時，需附?員工出差申請表?（注明出差日期、事由、地點、到達(dá)時間、報銷金額），需總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則財務(wù)部不予報銷。2.6、報銷差旅費必須在回公司3天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，如實填寫?差旅費報銷單?；有出差借款的，繳還預(yù)支差旅費，逾期財務(wù)不予報銷。2.7、出差補(bǔ)貼由人事部確認(rèn)核算、簽字后由財務(wù)部發(fā)放。第十條：辦公用費用管理1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。各部門負(fù)責(zé)人對所屬部門發(fā)生的辦公費負(fù)責(zé)，行政部對整個公司發(fā)生的辦公費用負(fù)有監(jiān)管和控制責(zé)任。2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由行政負(fù)責(zé)采購、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部統(tǒng)一安排廣告公司印制。4、各部門所需辦公用品，編寫“辦公用品計劃書”，經(jīng)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后交由行政統(tǒng)一采購；5、各部門所需購置的辦公用品，統(tǒng)一到行政部領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用登記，同時記入部門費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領(lǐng)用的辦公用品要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。8、公司辦公費用報銷必須嚴(yán)格按公司費用審批程序執(zhí)行，對各部門每月超出預(yù)算的所有辦公費用將不予審批；第十一條：業(yè)務(wù)招待費管理1、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、贈送商品、贈送返利卡開支等。2、各部門因公招待必須事先申請部門領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，如有特殊原因，必須事先電話請示批準(zhǔn)，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（總經(jīng)理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、招待費必須填寫?業(yè)務(wù)招待費申請單?，清楚并說明招待事由，應(yīng)詳細(xì)注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信。4、其它非公招待客人一律個人承擔(dān)。5、禮品費、贈送商品、贈送返利卡等開支，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，報銷時應(yīng)詳細(xì)注明客戶姓名、聯(lián)系方式。6、報銷業(yè)務(wù)招待費必須在費用發(fā)生后3天內(nèi)辦理報銷手續(xù)。第十二條：交通費1、市內(nèi)辦理業(yè)務(wù)人員采用“工作事宜優(yōu)先”的原則選擇交通工具,選擇對工作最合理、有效的方式公出，公出所產(chǎn)生的交通費，在報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內(nèi)容。2、報銷交通費必須在發(fā)生費用一周內(nèi)。第十三條：培訓(xùn)費1.培訓(xùn)費用由行政部統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。2.費用發(fā)生前使用部門應(yīng)向人事行政部門申報員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)時間、所需經(jīng)費，經(jīng)人事行政部門審核總經(jīng)理審批后送一份至財務(wù)部門。3.費用使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用。第十四條：會議費1.各部門因工作需要參加各種會議的，應(yīng)寫申請報告，詳細(xì)注明會議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，后附“會議邀請函”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實、總經(jīng)理簽字后方可前往，會議結(jié)束后應(yīng)及時到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。2.參會人員應(yīng)嚴(yán)格控制費用開支，不得無故超支和浪費資源，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；3.會議結(jié)束后5日內(nèi)按規(guī)定辦理費用報銷手續(xù)，報銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請報告及“會議邀請函”。第十五條：倉庫、辦公室租賃費、水電費、社保等固定費用，由行政部、財務(wù)部根據(jù)真實合法單據(jù)申請報銷。第十六條：未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由部門負(fù)責(zé)人上報總經(jīng)理酌情處理。第三章借款標(biāo)準(zhǔn)及流程第十七條：借款標(biāo)準(zhǔn)1、員工因公需要借款時，應(yīng)合理預(yù)計所需金額并填寫借款單，經(jīng)有效批準(zhǔn)后到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金；借款執(zhí)行：“前款不清，后款不借”的手續(xù)原則。2、員工完結(jié)事務(wù)后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在本月發(fā)放工資時扣回。第十八條：借款流程第四章費用審批管理第十九條：費用審批管理1、公司所有貨幣資金收付審批權(quán)限屬公司總經(jīng)理。2、總經(jīng)理外出時可以指定授權(quán)人（或電話授權(quán)），經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后予以支付，對不符合公司財務(wù)制度的單據(jù)，有權(quán)拒絕支付，總經(jīng)理回來后要立即補(bǔ)辦審批手續(xù)。3、審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定，嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批范圍。4、貨幣資金支付的批準(zhǔn)方式為郵件確認(rèn)、書面形式。5、出現(xiàn)以下問題有關(guān)人員必須拒簽。部門負(fù)責(zé)人不知此事；認(rèn)為其的花費不合理；材料的價格過高，必須拒簽；財務(wù)主管認(rèn)為票據(jù)不合理，花費不符合公司規(guī)定和稅法及會計制度，必須拒簽；總經(jīng)理最后把關(guān)簽字。6、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀(jì)金額不予報銷；對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額1—5倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重者一律開除并做進(jìn)一步處理。7、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽字準(zhǔn)予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%--50%的罰款。8、因?qū)徍诉^失造成借款人未在規(guī)定期間內(nèi)報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。按責(zé)任人基本工資比例分別承擔(dān)相應(yīng)損失金額，并在壞帳當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資中扣還。9、財務(wù)人員在收到報銷單據(jù)后應(yīng)審核報銷單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經(jīng)過有效