秘書工作手冊

秘書工作手冊

實用經(jīng)典一一秘書工作手冊

目錄

前言2

第一章秘書必備的素質(zhì)4

第二章秘書的重要職業(yè)技能5

第一部分日常事務處理5

電話、傳真、郵件、文件管理、名片

第二部分日程安排9

總體日程安排10

出差日程安排12

會議安排18

媒體采訪24

大型活動28

突發(fā)來訪接待32

第三部分溝通與協(xié)調(diào)34

內(nèi)部溝通34

外部溝通34

秘書應具備的禮儀35

秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)37

第四部分文字支持39

第五部分會議支持42

2

在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。

秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領導的左

膀右臂，是領導與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全

意并準確無誤地提供支持與服務，從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘

書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風，聯(lián)想到待人接物時彬彬

有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論

如何，秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想

像。然而，秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，

這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐

大的隊伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜

事項的處理。在領導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，

自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時我們需要扮演

更多角色,，以適應工作安排和領導需要。別看都是秘書，但由于所服

務的對象不同，各部門性質(zhì)不同，其所進行的工作任務也必然存在著很

大差異，但由于秘書工作是以服務為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上

為我們提供了依據(jù)。事實上有很多相似的工作不同之處只是因為事件

輪廓上的差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。無論什么時候，謹慎認

真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求

在尊奉這一理念的基礎上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。因此,

什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會得到領

導的認可，在聯(lián)想，不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什

么呢？這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這此些思想火花

3

碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。

我們??作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領導日

常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业?/p>

了一些適用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗和技巧，在處理許多類

似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一

一收集，在經(jīng)過了反復總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后，己將其做

成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相

信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下;為聯(lián)想，為我們

的事業(yè)未來的發(fā)展進行一番奮斗后，我們定會做出成績.我們迫切地相

想早日讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方

便快捷的參考之用，同時我們非常愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和

大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領導和

專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補己之短。

秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個聯(lián)

想人關于行政方面的指導。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，

在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關人員的大力支

持，在此，我們深表謝意，關于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限,

不妥之處請及時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨

著工作需要我們還將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘

書的行為指南，為您服務，為你所用。

4

第一章秘書必備的素質(zhì)

一、職業(yè)化秘書的標準:

r敬業(yè)精神r正直一公平，堅妙既定政策和原則

r表率作用r誠實一實事求是

r領導風范r敬業(yè)一以工作為榮，設定高的工作水*

r業(yè)務能力r守信一不失妁、不違妁、不食言、不泄密

r指揮與控制能力r勤奮一努力工作，不斷學習

r合作精神r有序一利落.有條不痛

r學習與創(chuàng)新能力r高效一追求效率和效益

r知人善任的能力r可靠一按約定完成工作，保質(zhì)、保置、及時

r對待意見與批評

r大局觀

二、秘書的職業(yè)態(tài)度

r主動性(Initiative)

r適應性(Flexibility)

r團隊精神(Teamwork)

r尊重他人(RespectforPeople)

r創(chuàng)新精神(Creativity)

r堅持原則(UncompromisingIntegrity)

5

r服務與貢獻(Service&Contribution)

r認同與分享(Sharing)

r雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)

r溫柔的心和自省

第二章秘書的重要職業(yè)技能

第一部分：日常事務處理

一、撥打/接聽電話的程序和技巧

1、打電話前的準備

?準備好電話記錄本和筆

?把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。

?準備好通話時需要的文件資料。

?查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。

2、正式撥打電話：

?撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是

聯(lián)想電腦公司**部**J

?如需與有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。

?如告知對方的內(nèi)容較復雜，應主動提醒對方做好記錄

?逐一將事情說明，注意語言簡明、準確；

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話，

3、接聽電話

6

?3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**

?判斷WHO,分以下幾種情況：

來電人總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時

員

直接直接轉(zhuǎn)入記錄留言

上級如事務緊急，記錄上級

及平電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回

級電。

問清事情梗概,轉(zhuǎn)接問清梗概，如不緊急，

內(nèi)直接時向總經(jīng)理說明梗記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理

部下屬概后轉(zhuǎn)入如事情緊急，告知總經(jīng)

理聯(lián)系方法。

問清事由，如需要，

普通

轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可

員工

視情況處理

問清概要，向總經(jīng)理記錄留言

重要

說明后，然后轉(zhuǎn)入如事務緊急，記錄上級

且緊

電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回

夕1密

電。

部

重要問清概要，向總經(jīng)理記錄留言，向總經(jīng)理匯

但不說明后，依總經(jīng)理指報。

緊密示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入

不重問清概要，酌情處理

要且

不緊

密

?若通話內(nèi)容較復雜，或有不清楚的地方，最后應當將要點重復一便，以免遺

漏或有偏差。

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

4、通話技巧：

?日常禮貌用語：

詢問對方時，可用:“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？請問有什么事？”

等

?對總經(jīng)理直接領導、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應在日常工作中盡量熟

悉，達到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。

?如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳

達的事再重復一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。

?如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”

或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示

總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。

?如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經(jīng)理

這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓

我轉(zhuǎn)達您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。

8

?在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；

也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也

可達到目的。

?在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。

?如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不

起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。

?如一個未完又來一個，應視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先

講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。

?整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關信息。

二、傳真

1、將傳真分類：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關負責人

B、由秘書本人回復

?使用電腦公司標準CI格式

?遵守公文寫作規(guī)范

?保密文件需要傳真時，應先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送

后再與對方確認。

?需請對方協(xié)助抄送時，務必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍

?務必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。

2、必要的傳真分類存檔

9

三、郵件

1、根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報

告/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設置子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復郵

件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關事宜。

?以總經(jīng)理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；

?以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關負責人；B、由秘書本人回復

3、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，如對

方未能及時查看，需電話說明。

4、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達；

5、重要郵件及時進行存檔

四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，判斷是否應由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)

容表述是否清晰、完整，

2、對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要

背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理

3、按總經(jīng)理批改意見復印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事

10

情進行追蹤，反饋結(jié)果C

4、必要文件進行存檔。

注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應及時譯出

五、名片

1、分類：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）

3、應準備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查

找時方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。

“日程安排”是指時間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工

作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責是當好“管家”

按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。本文將從總體日程

安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以

詳細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。

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日程是領導的工作質(zhì)量，工作效率-工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排

領導的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，

它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)

理一起進行有序的工作。作為秘書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格,

調(diào)整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，

最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可

能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此

外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得

出的經(jīng)驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不

僅提高了自己的工作水準，同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用。

一、總體日程安排

領導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、

出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是

將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事

件C

（一）總體原則：

A了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況，

?優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應其工作

節(jié)拍；

?了解公司業(yè)務發(fā)展情況，特別是所服務總經(jīng)理的業(yè)務進展情況，留意近期

的工作興奮點;

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A對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；

A明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安

排處理；

A定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成

共識，以利工作開展；

A注意日程安排的時間松緊，適當安排；

（二）經(jīng)驗與技巧

A周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；

A在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出

整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；

A根據(jù)總經(jīng)理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；

A對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每

日安排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；

A不要代替領導做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約

酌情處理；

A控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；

A掌握近期要回避的人物；

月/周計劃安排模版

A可使用NOTES日歷功能，填入相關安排，打印即可;

A也可按照總經(jīng)理習慣，自行制作日程表；

二、出差日程安排

做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的

一項工作。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉

快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。

（一）國內(nèi)出差

?出差前：A確定出差目的和日期；

A確認總經(jīng)理出差陪同人

A與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐

安排、所到地地址、需

要的路程時間、接待人員等信息。）

A確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店

（選擇總經(jīng)理習慣的酒

店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人

的聯(lián)系方式）；

A完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見

范例）。

A根據(jù)總經(jīng)理的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。

A擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關部門及相關人員發(fā)出

郵件和復印件（財務部

等）。（見范例）

?出差中A在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人

及其它相關人員。

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A根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關心的業(yè)務進展情況;

A配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。

A根據(jù)情況及時與相關人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排；

。出差后A及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展；

A出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關

人員或存檔；

A向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。

A各種差旅費用報銷；

A跟進業(yè)務后續(xù)事宜；

（二）國外出差

出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下

幾點：

A根據(jù)公司最新業(yè)務情況準備PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設

備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。

A機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好

的機型；

A注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；

A根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物；

A準備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料；

A確認對方還是我方提供翻譯服務；

A回國后向邀請方致謝。

15

（三）陪同出差

陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面

介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：

A登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次

確認接車人；

A到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電

話及時告知總經(jīng)理；

A每日及時核對本日及第二天的日程安排；

A提前設置清晨叫醒，并安排早餐；

A根據(jù)當天的日程安排落實車輛；

A及時提醒并事先落實各項安排；

A攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；

A注意建立各種客戶關系（包括政府領導、合作伙伴、媒體記者）

A著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；

A出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報

銷、資料整理。

16

附件一：出差物品攜帶表

名片若日程表

干

證件（身份證、護照、港筆記本電腦和ppt

澳通行證、邊防證等）（保存在桌面）、2張

ppt備份軟盤

往返機票（將保險費保留書面講話稿及素2份

在秘書手中）材

活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通

訊錄

準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一

支彩色筆

禮品*包應急藥及常用藥

裝品

附件二：授權(quán)書模版

文件編號OURREF..LCS-DTB?60023-99篙瀘期2。。。.6.14

文件類別CATEGORY:通知

17

擬文人FROM：—[RIFIED?核〃批準APPROVED:

臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事

收文人全體人員收文部門TO(DEPT):

TOi業(yè)部、服務器事業(yè)部、外設事業(yè)部

抄送CC：總裁室、企劃部秘書處、財務…附件ATTACHMENT：//

□傳閱區(qū)1閱后存檔口保密俁密期限□其他〃□頁數(shù)1

CIRCULARALINGCONFIDENTIALTERMOTHERSNO.OFPAGES

授權(quán)通知

電腦公司副總裁…在2000年6月15日?16日期間

因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營

管理等相關簽字權(quán)授予副總經(jīng)理…，臺式電腦事業(yè)部其

他相關財務及文件審批授權(quán)予常務副總經(jīng)理…，除臺式

電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關財務簽字及文件審批

委托副總裁…處理。

特此通知

2000.6.14

附件三：國內(nèi)出差日程范例

劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排(4月25?27日)

18

時間日程地點備注

17：北京一機場接機人：—

425深圳1360

月CA1305,入住新世紀酒

2店

5該車在深圳期間隨行

日

21：夜宵自行安排

30

411：嘉利會新世紀酒嘉利參加人：何焯輝、譚

月30面及午店上海餐永雄、

2餐廳寧波廳鄧秉覺

6聯(lián)想：、

日議題：嘉利最新情況通報

對方聯(lián)系人：鄧秉覺

13：出發(fā)前往EMCoffice、?…陪同前往

20

19

14：EMC會面深圳沙頭聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、?/p>

00角保稅區(qū)

21-23棟北、

座EMC參加人：總經(jīng)理

余昭信

副總經(jīng)理

陸楊

業(yè)管處經(jīng)

理張界楊

技術(shù)處協(xié)理

郭宗欽

研發(fā)部經(jīng)理張

濱

會面安排：.

14:00-15:00雙方公司

介紹交流

15:00~16:00參觀工廠

16:00-17:00產(chǎn)品研討

（顯示器/電腦相關產(chǎn)品）

及未來業(yè)務合作磋商

17：返回新世紀，梁青陪同

20

20

18：晚餐新世紀酒美國國家半導體：李彬及

00店餐廳隨行人員

聯(lián)想：■■■■、—-

414：東莞金深圳長安金和參加人：總經(jīng)理董

月00和涂料鎮(zhèn)沙頭南合枝

2有限公區(qū)（地圖附,生產(chǎn)經(jīng)理

7司會面后）董博霖

0嘉利廠參加人：采購部主

管黃寶球

工程總

監(jiān)鄧秉覺..

聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、—?/p>

議程安排：.

14：00-14：05雙方介紹

14：05-14：25金和介紹

（工廠歷史、油漆種類、

生產(chǎn)工藝及相關噴漆關

鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）

14：25-14：55雙方討論

14：55-15：25參觀金和

新廠

21

15：瑞和塑深圳長安15：35-15：40聯(lián)想與瑞

35膠五金鎮(zhèn)沙頭南和人員互相介紹

電子廠區(qū)15：40-16：10參觀瑞和

工廠

16：10-16：25機動

16：25前往機場，車程約

30分鐘

17：CA1303--安排接機

40深圳

—北京

隨行及重要聯(lián)系電話：——

附件四：國外出差日程安排表

…執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）

訪問時間主要活動地點備注

17：50——20：40北京一漢城KIMPOL（；商事MrJ.S.PARK等

7Airport在機場左邊出口舉牌接

月（Tel:0193367896）

1421：00——21：30到達酒店辦理入住下榻處：HolidayinSeoul（佳樂）

日（因通訊不便，LG商事提供一部手機HolidayinnTel:82—02—7179441

在漢城期間使用，號碼為：0192335098SeoulFax:82—02—7159441

22

8：009：00與LGLCD部B.KwonA.President及Holidayinn

LG商事K.M.Ahn/Sr.MGRU.S.ParkSeoul

共進早餐及會談or

LGTwin

9:0()——12：30前往LG位于龜尾的LCD廠Towers路程：3小時

712：3013：20與LGLCD負責人午餐中餐

月13：2014：40參觀及會談(陪同及參加者:LGLCD龜尾

廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director^主持人：Mr.K.S.Park

15LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、

J.S.Park)

日

14：4016t40前往LG電子位于平澤的CDROM廠

路程：3小時

16：4018：00參觀及會談(陪同及參加者：LG電子

Mr.M.H.Park/SnDirector主持人：Mr.M.H.Park

Mr.J.H.Cheng/(kM(；R

LG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR>J.S.Park)

訪問時間主要活動地點備注

718t0019：30與LG電子人員共進晚餐平澤

月

1519：3021：00回酒店

日

8：009：20自酒店前往三星電子LCD工廠所在地七星

(Kiheung)聯(lián)絡人：MnJ.Y.Park

9:3010:00高層領導見面（LCDMarketingTel:82—02—7507313

W.H.Hong/Sr.MGR＞崔敏洙先生等）

10：3010：50…作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹

10:5011：20針對相關問題進行會談

11：20——11：50參觀

7lit50——13：00與會者共進午餐

月13:0()14：00乘車前往LG總部

23

16

14：30——17：00會談(參加者：LG商事LG總部聯(lián)絡人:LG商事Mr.J.S.Park

日D.H.KangA'.President

LG電子

17：00——17：30M.H.Park/Exe.Dircctor等)Holidayinn

Seoul

回酒店休息

19:00——21:00主持人:Mr.D.H.Kang

與LG商事人員共進晚餐

(D.H.KangA,.President、

K.M.Ahn/Sr.MGR

Y.H.Kim/Sr.MtJR)

訪問時間主要活動地點備注

10t00—18:00參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀漢城市區(qū)及陪同人：導游、

7月光游覽近郊LG商事Mr.J.S.Park

17（17日為韓國國慶日）

日18:00—19：00

酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機場自酒店到機場約40分鐘路程

21：4022：40

漢城——北京

三、會議安排

召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組

織會議和處理與會議有關的事務幾乎成為秘書的經(jīng)常工

作，其重要性不言而喻。會務工作是秘書組織工作能力

的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務匯集一身。保證會議順

利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要秘書是八

面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責任心，

沉著應對，以不變應萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議

分別介紹。

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（一）內(nèi)部會議安排

?總經(jīng)理主持的會議

確I定會議

N

整理會Y

十匕

NT

V

注意事項：

A會前與GM及相關部門負責人明確會議內(nèi)容、議程

和參加人；

A綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會

議地點及時間；

A下發(fā)會議通知后，確認參會人是否己收到通知，對

特別重要的參會人，可通過電話確認；

A會中協(xié)助放映PPT,并時刻關注會場內(nèi)情況，隨機

應變；

A對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；

?總經(jīng)理參加的會議

Eqr3迂立口

注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排.

（二）外部會面安排

?總經(jīng)理主持的外部會面

?接受會會請求>NQ婉拒或該請他

人注意：講明原因，以

免對方誤解

注意：在收到會面請求時，經(jīng)與部門相關負責人及GM商討決定,

同時提供背景材料以供GM做出判斷

IY

與對方確認時間、

地點、人員、I議程,

并落實我方人員、地點

擬定meetingagend^修改

（中英文標準版、及業(yè)為回顧）

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發(fā)會議通知，

并落實參會人員

I會前準備生作

會中達成共識的

跟蹤反饋

T

I結(jié)費

注意事項：

?綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；

?注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；

?會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；

?根據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；

?在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送

時間，并通知對方確切的會面時間及地點；

?考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；

?如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪

同人;

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?會前給總經(jīng)理提供相關背景材料，如需要請相關部門負責人與總經(jīng)理

溝通洽談事宜；

?在會前擬制meetingagenda（見模版）

?在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注

意內(nèi)容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；

一初次會面PPT應包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務情況介紹；

一再次會面應注意：有針對性的業(yè)務回顧（可請相關業(yè)務部門提供資

料）。

?幫總經(jīng)理準備名片，并提醒會面時攜帶；

?提前30分鐘進行，調(diào)試設備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人

謙和有禮的態(tài)度；

?提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt,并

關注會場內(nèi)情況，隨機應變，靈活處理各種情況；

?會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀

器設備；

?總經(jīng)理參加的外部會面

總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那

樣繁多。但應從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關注以下幾點:

29

N

回復對方

關注對方

〃口4n

在會面前

土曰.而日ru

30

注意事項：

?會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料；

?會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意

把握出發(fā)參會時間；

?對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反

饋；

外部會面會議備忘模版

GuestMeetingTable

GuesfsCompany:AMD

GuesfsNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktop

V.PofAsiaSales&businessDivision

Mr.

MarketingVicePresidentofLegend

Computersystem

GeneralManagerofNotebook

Mr.KelvinKwokbusinessDivision

SalesDirectorofAsiaMr.

GeneralManagerofMaterial

Mr.ThomsonChanManagementDivisionofDTB

MarketingDirectorMiss.

ManagerofMaterial

ofAsiaManagementDivisionofDTB

Mr.

Mr.PerryChanInterpreter

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CountryManagerof

China

Mr.JackLee

AssistantSales

Manager

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystems

Limited

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

四、媒體采訪

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總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部

33

34

媒體采訪流程說明:

1、接受采訪

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安

排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；

35

對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解;

應記下記者的聯(lián)系方式，必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；

.從品推得到采訪提綱；

?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

.對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排

在一起；

對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要

時可幫助品推人員進行溝通聯(lián)絡。

2、采訪準備（采訪前一周）

?落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系；

.配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對

于常見問題的回答應該有所備份并及時更新；

?了解記者需求并進行準備：

對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該

注意；

有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者

提供；

對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版；

3、采訪準備（采訪前一天）

?幫助總經(jīng)理準備好采訪提綱和問題答案；

.對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

.如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；

如果采訪在公司外進行要事先定車;

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如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源;

4、采訪當天

.采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；

?如果是電話采訪需要檢查會議設備；

到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；

.如果采訪在公司外應該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；

.如果采訪在公司內(nèi)應該檢查采訪場地；

如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應由秘書先行接待，了解場地是否合適，對

方是否需要其它背景資料；

安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；

送記者離開，并了解播出或見報時間；

5、采訪結(jié)束

?與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；

?通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；

必要時可通知公司全體或部門員工收看。

注意事項：

?對記者的界面要非常友好。

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五、大型活動

（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動:

總經(jīng)理秘書總經(jīng)理

序\

38

接

受

活

一

活

動

前

活

動

-活

動

明：

流程說

型活動

加的大

經(jīng)理參

陪同總

邀請

活動

接受

1、

；

意見

經(jīng)理