常用公文寫作培訓(xùn)課件

常用公文寫作2015年4月一、公文的特點(diǎn)和作用二、公文種類三、公司常用公文類別四、幾種常用公文五、公文常見錯誤六、政治家與公文目錄第一部分公文特點(diǎn)和作用

“經(jīng)國之樞機(jī)，為政之先要”——梁代

劉勰公文是黨和國家機(jī)關(guān)在治國理政的進(jìn)程中，用以表達(dá)意志、發(fā)布號令、傳遞交流重要信息的最主要載體和工具，是一種具有特定效力和規(guī)范格式的文書。公文的質(zhì)量，直接反映機(jī)關(guān)的思想深度、政策水平和對社情民意、重大問題分析掌控能力，直接關(guān)系黨的意志和方針政策的傳達(dá)貫徹成效，直接體現(xiàn)機(jī)關(guān)干部的能力素質(zhì)和工作水準(zhǔn)。

4一、公文的特點(diǎn)鮮明的政策性法定的權(quán)威性體式的規(guī)范性限定的時效性語言的平實(shí)性

指導(dǎo)工作，傳達(dá)意圖。（通知）聯(lián)系工作，交流情況。（函）請示工作，答復(fù)問題。（請示、批復(fù)）總結(jié)工作，推廣經(jīng)驗(yàn)。（通知、決定）記載工作，積累史料。(各文種）

二、公文的作用

實(shí)事求是原則準(zhǔn)確規(guī)范原則精簡高效原則安全保密原則

三、公文工作基本原則四、企業(yè)公文企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強(qiáng)制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。

是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況和進(jìn)行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。第二部分公文種類2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。與原《條例》和原《辦法》的不同注重繼承保留，文種數(shù)量相對減少。原《條例》和原《辦法》共18個文種；最終《條例》確定黨政機(jī)關(guān)公文主要文種15個，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”。原則上不區(qū)分黨政機(jī)關(guān)文種適用對象。只有命令（令）、議案兩個文種例外。15個文種適用范圍表述的變化。對決議、決定、命令（令）、公報(bào)、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、紀(jì)要等9個文種適用范圍作出修改。

一、區(qū)分公文種類的功用

一是體現(xiàn)公文性質(zhì)。二是反映行文方向。（上行文、平行文、下行文）三是表達(dá)行文目的。四是揭示公文特點(diǎn)。公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個部分：公文的外部形式：

——格式，即國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織：

——內(nèi)容，即公文的主體部分。二、公文格式

依據(jù)：

1、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；

2、中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實(shí)施。格式要素《條例》份號涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。密級和保密期限涉密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注密級與保密期限。緊急程度緊急公文分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志一種是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”；一種是使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，可并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可單獨(dú)使用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)簽發(fā)人姓名。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。格式要素《條例》正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容附件說明公文附件的順序號和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。抄送機(jī)關(guān)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。頁碼公文頁數(shù)順序號。主題詞取消。

（一）公文格式要素劃分

版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線

（一）公文格式要素劃分

主體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件

版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。包括：版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期頁碼

（一）公文格式要素劃分1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前。（二）行文格式幾大常識

2.標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。多個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。（二）行文格式幾大常識梯形標(biāo)題

3.主送機(jī)關(guān)

主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。有多個主送機(jī)關(guān)的，各機(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

（二）行文格式幾大常識4、正文中的層次序數(shù)第一層“一、”第二層“（一）”第三層“1.”第四層“（1）”排版：數(shù)字、年份不能回行。（二）行文格式幾大常識

5.成文日期一般署會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期。兩位以上領(lǐng)導(dǎo)人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的簽發(fā)日期。

6、加蓋印章的公文

聯(lián)合行文時，將發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名。最后一個印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。（騎年蓋月）印章之間排列整齊，互不相交或相切。（二）行文格式幾大常識

包括版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。

（三）文尾部分7.抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)。三、公司常用公文類別公司黨委、行政公文，主要有9個文種：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。30（一）決定用于在公司職權(quán)范圍內(nèi)，對重要事項(xiàng)或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)?！羧纾骸蛾P(guān)于彭燦鋒等同志職務(wù)任免的決定》

《關(guān)于表彰2014年度優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)班子和優(yōu)秀中層管理人員的決定》◆三大特點(diǎn)：重大性、決策性、具體性◆正文由原因和事項(xiàng)兩部分組成。31（二）通知用于傳達(dá)上級指示，批轉(zhuǎn)下級公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，印發(fā)公司規(guī)章制度，任免人員?！羧纾骸蛾P(guān)于下發(fā)<建筑安裝工程稅款代征辦法>的通知》

《關(guān)于成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》

《關(guān)于五一節(jié)放假及調(diào)整作息時間的通知》◆五大特點(diǎn)：多功能性、發(fā)布性、指示性、中轉(zhuǎn)性、周知性◆由標(biāo)題、通知緣由、通知事項(xiàng)三部分組成。32（三）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。

◆如：《關(guān)于2011年“管理年”項(xiàng)目評比結(jié)果的通報(bào)》《關(guān)于對TRT主廠房樁基施工合同拖延事件的處理通報(bào)》《關(guān)于能源中心江邊水站泵房被淹事故的處理通報(bào)》

◆五大特點(diǎn)：提倡和褒獎作用、告誡和教育作用、提醒和啟示作用、知照性、指導(dǎo)性◆由標(biāo)題，緣由，事項(xiàng)，處理意見，原因分析，希望或要求等幾部分組成。

33（四）報(bào)告

適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。

（五）請示

適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。34（六）批復(fù)

適用于答復(fù)下級單位請示事項(xiàng)。

◆如：《關(guān)于同意召開共青團(tuán)陽春新鋼鐵有限責(zé)任公司第一次團(tuán)員代表大會的批復(fù)》

（七）意見

用于對重要問題提出見解和處理辦法。

◆如：《2015年公司黨委工作安排意見》35（八）函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

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第三部分幾種常用公文報(bào)告請示函會議紀(jì)要37報(bào)告報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

報(bào)告只向本機(jī)關(guān)的直接上級發(fā)出。“直接上級”既指直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又指主管的職能指導(dǎo)機(jī)關(guān)。

38一、行文的單向性：上行文二、表達(dá)的陳述性：大都采用敘述和說明這兩種表達(dá)方式。三、溝通性:下情上傳報(bào)告的特點(diǎn)39報(bào)告的分類一、根據(jù)性質(zhì)：綜合報(bào)告、專題報(bào)告二、根據(jù)要求分：呈報(bào)報(bào)告，呈轉(zhuǎn)報(bào)告三、根據(jù)內(nèi)容分：工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告、建議報(bào)告40按內(nèi)容劃分的幾種報(bào)告一、工作報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)或重要會議匯報(bào)工作情況的報(bào)告。它主要用以總結(jié)工作，反映某一階段、某個方面貫徹落實(shí)政策、法令、批示的情況。如：公司第一次黨代會《工作報(bào)告》41二、情況報(bào)告是指用于向上級反映工作中的重大情況、特殊情況和新動態(tài)等的報(bào)告。這種報(bào)告便于上級和機(jī)關(guān)根據(jù)下級情況，及時采取措施，指導(dǎo)工作。如：《關(guān)于高爐使用含鈦燒結(jié)礦的情況報(bào)告》《班子民主生活會報(bào)告》

《關(guān)于盡快解決企業(yè)用地相關(guān)問題的報(bào)告》三、答復(fù)報(bào)告是針對上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)提出詢問或要求，經(jīng)過調(diào)查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報(bào)告42四、建議報(bào)告是指根據(jù)工作中的情況動向和存在問題向上級機(jī)關(guān)提出具體建議、辦法、方案的報(bào)告。

五、報(bào)送報(bào)告（遞送報(bào)告）是以報(bào)告的形式，向上級呈報(bào)其他文件、物件的說明性公文。

43報(bào)告的格式和寫法◆兩大特點(diǎn)：陳述性、匯報(bào)性◆報(bào)告一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期組成首部：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)正文尾部：發(fā)文機(jī)關(guān)、日期組成44首部標(biāo)題報(bào)告的標(biāo)題常見的形式有兩種，一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，如《××關(guān)于××鐵路建設(shè)情況的報(bào)告》；另一種是由事由和文種構(gòu)成，如《公司行政工作報(bào)告》。主送機(jī)關(guān)

報(bào)告的主送機(jī)關(guān)可以是一個，也可以是幾個。一般是直屬上級機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)部門。45正文報(bào)告正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭（報(bào)告緣由）、主體（報(bào)告事項(xiàng)）和結(jié)語三部分組成情況—做法—問題（意見）；情況—原因—責(zé)任或處理意見；情況—問題—建議等46尾部落款發(fā)文機(jī)關(guān)和日期一般情況下，要求在右下方署上機(jī)關(guān)單位或主要負(fù)責(zé)人姓名。之后，于其下寫日期，并加蓋單位公章或主要負(fù)責(zé)人印章。

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報(bào)告的寫作要求（1）敘述事實(shí)，簡明扼要；

概述。敘述的條理性；點(diǎn)面結(jié)合。（2）重點(diǎn)突出，中心明確；（3）反映情況，實(shí)事求是。（不規(guī)范的報(bào)告：《報(bào)告》）48請示涵義：請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求決斷、指示、批示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。（上行文）49請示請示是呈請性、期復(fù)性公文，不同于報(bào)告的呈報(bào)性、陳述性。呈請是對上級有所請求，期復(fù)是期待上級答復(fù)。所以請示是雙向性公文，下級有請求，上級必有答復(fù)。它與同為上行文的單向性報(bào)告不一樣。

50請示的分類1、請求指示性請示；2、請求批準(zhǔn)性請示；3、請示批轉(zhuǎn)性請示。51請示的特點(diǎn)

針對性

只有本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、重大決策、項(xiàng)目安排等問題，以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級機(jī)關(guān)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。呈批性

單一性“一文一事”“一事一請”。

時效性

事前行文，及時發(fā)出。52首部標(biāo)題：

請示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《××廠關(guān)于××××××的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于XX廠機(jī)構(gòu)調(diào)整的請示》。

簽發(fā)人：在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人主送機(jī)關(guān)：

請示“一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情外,‘請示’不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。”注意事項(xiàng)標(biāo)題一般寫明發(fā)文單位+事由+文種，寫標(biāo)題要注意，不能將“請示”寫成“報(bào)告”或“請示報(bào)告”，緣由中也不要重復(fù)出現(xiàn)“申請”，“請求”，“關(guān)于XXX的請示報(bào)告”之類的詞語。不規(guī)范的請示，如：《關(guān)于請求解決施工用地的請示》、《關(guān)于申請?jiān)O(shè)置專職倉庫材料會計(jì)的報(bào)告》54正文其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成開頭：主要交代請示的緣由。它是請示事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是上級機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù)。主體：主要說明請求事項(xiàng)。內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。結(jié)尾：習(xí)慣用語有“當(dāng)否，請批示”，“妥否，請批復(fù)”等

尾部發(fā)文機(jī)關(guān)和日期55請示的寫作要求（1）結(jié)構(gòu)清楚，段落分明；（2）理由充足，要求具體；（3）一事一文，主送明確。例文《關(guān)于續(xù)貸內(nèi)部銀行2.5億元無息借款的請示》《關(guān)于委派專業(yè)人員支持陽春新鋼鐵工程決算工作的請示》56請示與報(bào)告的區(qū)分1、性質(zhì)不同

報(bào)告是陳述性公文，請示是請求性公文，要求批復(fù)。2、行文時限不同請示必須事前行文。3、表述要求不同。57函涵義：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)時使用的平行文。58函的特點(diǎn)一、使用廣泛二、簡便、迅速快捷三、語言質(zhì)樸，大多是說明和陳述的。四、語氣平和59函的分類一、按使用范圍分商洽函、答詢函、請批函、告知函二、按行文方向分發(fā)函，復(fù)函60按使用范圍分商洽函：商量洽談辦理某一問題，如聯(lián)系參觀、學(xué)習(xí)，商洽干部調(diào)動，請求幫助支持等。

答詢函：主要用于向?qū)Ψ皆儐柣虼饛?fù)某一事項(xiàng)

（注意與復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報(bào)告的區(qū)別）請批函：用于向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)

（注意與請示的區(qū)別）告知函：用于將某一活動或事項(xiàng)告知對方。（注意與通知的區(qū)別）函的格式和寫法函一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和日期構(gòu)成。首部：標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)正文尾部：落款、日期組成函例文：《關(guān)于建筑業(yè)擬實(shí)施營業(yè)稅改征增值稅的告知函》《致貴州華能函》《關(guān)于對《關(guān)于陽春市鐵路支線開通前需解決問題的函》的復(fù)函》《關(guān)于緊急協(xié)調(diào)我司排水方涵相關(guān)問題的函》《關(guān)于下調(diào)廠內(nèi)內(nèi)倒結(jié)算價格的函》函寫作注意事項(xiàng)一、內(nèi)容單一明確二、態(tài)度誠懇，用語得體會議紀(jì)要◆四大特點(diǎn)：記實(shí)性、提要性、多向性、第三人稱◆會議紀(jì)要由會議的依據(jù)，背景，中心，會議的概況，會議研究的問題與決定組成◆會議紀(jì)要結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題，日期和正文。正文一般呈“總－分”，“總—分—總”的結(jié)構(gòu)形式。

65會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別：

一、會議紀(jì)要屬于公文文種，有固定的格式與寫作要求；會議記錄則比較靈活；二、會議記錄主要用于一般的會議，以便留存?zhèn)洳?；會議紀(jì)要用于重要的，取得一致意見后需要貫徹執(zhí)行的會議。三、會議記錄強(qiáng)調(diào)忠實(shí)于會議內(nèi)容，如實(shí)記錄；會議紀(jì)要講究綜合，概括，提煉，抓大放小，刪繁就簡。會議紀(jì)要例文《陽春市南山工業(yè)園區(qū)鐵路專用線建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告審查會議紀(jì)要》《黨政聯(lián)席會議紀(jì)要》《港口物流管理專題會議紀(jì)要》《新鋼鐵公司有關(guān)新建一臺電動風(fēng)機(jī)的討論會議紀(jì)要》《班子民主生活會紀(jì)要》《班子務(wù)虛會紀(jì)要》（會議紀(jì)要修改舉例）一、標(biāo)題部分（一）標(biāo)題要素不全標(biāo)題的三要素是：發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種。除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的標(biāo)題形式外，各要素應(yīng)齊全。錯誤文例：《××部門報(bào)告》。

第四部分公文常見錯誤68（二）標(biāo)題不準(zhǔn)確、簡明標(biāo)題的不準(zhǔn)確、不簡明，主要表現(xiàn)在標(biāo)題的事由部分上。有的標(biāo)題在概括事由時，沒有把握住事由的性質(zhì)，或者對事由概括得不全面，或者對公文的主旨意圖領(lǐng)會不準(zhǔn)確，就會導(dǎo)致標(biāo)題的含糊不清。例如，《××廠關(guān)于加強(qiáng)管理的通知》這則標(biāo)題事由部分是“關(guān)于加強(qiáng)管理”，其內(nèi)容“大”而“空”，沒有反映出事由的性質(zhì)。再如，《××廠關(guān)于認(rèn)真落實(shí)公司關(guān)于落實(shí)“精益生產(chǎn)年”要求，重點(diǎn)抓好產(chǎn)品質(zhì)量和能耗指標(biāo)改善等工作的意見》，題目幾十個字，冗長臃腫，缺乏簡練。69

（三）標(biāo)題不合語法規(guī)范標(biāo)題不合語法規(guī)范主要表現(xiàn)在發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素的銜接上缺乏必要的語法聯(lián)系，或者是某些要素缺乏某種語法成分。如：《××廠關(guān)于做好2008年度表彰先進(jìn)單位優(yōu)秀工作者的通知》這則標(biāo)題的事由部分應(yīng)該是一個動賓結(jié)構(gòu)的短語，但是實(shí)際情況是有動詞，卻沒有動詞的賓語部分“工作”，屬語法結(jié)構(gòu)不完整。70新聞標(biāo)題斷行不當(dāng)造成歧義例１外交部發(fā)言人沈國放說中國對美再次襲擊伊拉克深表不滿例2山西人口報(bào)請讀者挑毛病例3蘇州局限時裝電話說到做到71文件標(biāo)題斷行不當(dāng)例一中冶南方對春鋼環(huán)保搬遷項(xiàng)目環(huán)境影響評價采用標(biāo)準(zhǔn)問題的請示例二關(guān)于懇請市委市政府緊急協(xié)調(diào)南山工業(yè)園阻工事件的報(bào)告例三關(guān)于對×××在××廠隱瞞安全事故和虛報(bào)考勤處理的通報(bào)72二、正文部分（一）文種使用混用1、報(bào)告、請示不分，通報(bào)、通知不分，函、請示不分2、一個公文標(biāo)題中出現(xiàn)兩個文種例如：《××部門關(guān)于購置電腦的請示報(bào)告》《××部門關(guān)于××工作檢查情況的通報(bào)通知》733、生造文種將“方案”、“計(jì)劃”、“安排”、“措施”、“要求”、“匯報(bào)”等，這些不屬于公文的文種作為公文文種使用。例如：《關(guān)于2009度××工作的計(jì)劃》《關(guān)于組織××活動的方案》《關(guān)于××工作的匯報(bào)》《2012年××工作的安排》《××廠加強(qiáng)××管理的要求》74（二）稱謂不當(dāng)1、稱謂過簡或不規(guī)范如：將“陽春市人民政府”稱為“市府”，將“陽春新鋼鐵”稱為“新鋼”、“陽鋼”，將一些內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)隨意稱謂為財(cái)會部、人資部、企劃部、采購部、高線廠、棒材廠。2、行文中前后稱謂不一致如：將“湘鋼集團(tuán)”一會兒稱為“湘鋼本部”，一會兒稱為“集團(tuán)本部”，一會兒又稱為“公司本部”；將本單位黨委或稱作黨總支、黨支部、或稱作部門委員會等。753、排名次序混亂例如，將上級機(jī)構(gòu)排在下級之后等，黨委排在紀(jì)委之后，部門與二級單位之間交叉排列，正確的排法是各部門、二級單位。凡下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)呈請示、報(bào)告、意見等，不能直接向上級機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)是上級機(jī)關(guān)名稱，如公司給陽江、陽春政府請示，主送機(jī)關(guān)不能寫××局（辦），應(yīng)寫市政府；二級單位給公司請示，主送機(jī)關(guān)不能寫××部領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)寫公司領(lǐng)導(dǎo)。76（三）語法病誤句子結(jié)構(gòu)不完整，語法搭配錯誤，層次結(jié)構(gòu)混亂，語言邏輯不清。某會議紀(jì)要：軋鋼10KV開關(guān)柜營銷部盡快落實(shí)，抓緊訂貨；（改為：營銷部要盡快落實(shí)軋鋼10KV開關(guān)柜的訂貨工作。）制樣縮分站的設(shè)備清單要求中冶南方本周內(nèi)下達(dá)。（改為：要求中冶南方于本周內(nèi)下達(dá)制樣縮分站的設(shè)備清單。）某制度：違反本規(guī)定，考核以上部門200元。（改為：對違反本規(guī)定的，考核責(zé)任部門200元。）某制度性文件關(guān)于成立領(lǐng)導(dǎo)小組：組長：×××（人名），副組長：×××（人名），組員：××主管（多個崗位職務(wù)）77（四）數(shù)字表述混亂如：“通過考試全公司共有四十一人獲得合格證書”、“08年公司采購某備件共380件，總值八百萬元”“全公司35歲以上的50人，35歲以下的25人?！?35歲的人包含在哪一部分里呢?)“成本降低××倍”、“費(fèi)用減少到××倍”。78（五）結(jié)尾表達(dá)欠妥每一個文種都有自己的結(jié)尾方式，例如，情況報(bào)告用“特此報(bào)告”，遞送報(bào)告用“請審閱”或“請收閱”；請示用“妥否，請批示”或“當(dāng)否，請指示”或“以上請示妥否，請批復(fù)”。發(fā)函的結(jié)尾用“特此函達(dá)”、“請函復(fù)”或“盼復(fù)”，復(fù)函用“特此函復(fù)”或“此復(fù)”。亂用結(jié)尾語言、語氣，會影響公文的整體表達(dá)效果，如在函中用這樣的語言、語氣結(jié)尾：“以上內(nèi)容請?jiān)谌靸?nèi)回復(fù)，否則我方不承擔(dān)后果”，這種盛氣凌人的結(jié)尾，已經(jīng)違背了函應(yīng)有的商榷語氣了。79（六）其他格式不嚴(yán)謹(jǐn)1、文件格式不倫不類主要表現(xiàn)：公文版頭要素亂配，文件與便文不分。如：有“文件”紅頭卻沒有文號；（例）（規(guī)范樣式）