某公司接待管理手冊 (一)

******公司接待管理手冊

1.目的

為認(rèn)真貫徹落實中央八項規(guī)定，堅持發(fā)揚求真務(wù)實、勤儉節(jié)約的優(yōu)良傳統(tǒng)，

著力簡化接待程序、降低費用支出、提高接待效果，推進(jìn)建設(shè)節(jié)約型企業(yè)，有效

促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展，特制定本管理手冊。

2.接待范圍

2.1內(nèi)部接待

內(nèi)部接待I旨公司系統(tǒng)內(nèi)的接待，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各部門人員到所屬各單

位檢查、調(diào)研、指導(dǎo)工作等，基層單位領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員到公司機(jī)關(guān)請示、匯報或

辦理相關(guān)業(yè)務(wù)工作等。

2.2會務(wù)接待

包括大型綜合性會議、專題業(yè)務(wù)會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)I和其他重大活動。

2.3公務(wù)接待。

包括上級和地方政府及行業(yè)主管部門的檢查、調(diào)研、指導(dǎo)等。

2.4商務(wù)接待。

主要指業(yè)主的考察、調(diào)研、洽談等。

3.接待原則

3.1接待過程，、熱情禮貌、服務(wù)周到”；

3.2接待標(biāo)準(zhǔn)“對內(nèi)從嚴(yán)、對外從寬”；

3.3接待管理，'對口接待、預(yù)算管理”；

4.接待類別

接待任務(wù)按照接待對象的級別（以賓客最高層級為準(zhǔn)），分為三級。

一類接待：適用于股份公司領(lǐng)導(dǎo)、工程局領(lǐng)導(dǎo)、廳局級黨政領(lǐng)導(dǎo)、局級戰(zhàn)略

客戶主要負(fù)責(zé)人、公司邀請的重要賓客的來訪；

二類接待：適用于工程局部門負(fù)責(zé)人、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)、公司級戰(zhàn)略客戶來訪；

三類接待：系統(tǒng)內(nèi)部一般人員及一般客戶的來訪。

以上分類僅作為參考，具體實施可根據(jù)任務(wù)的實際情況確定，并匹酉照應(yīng)的

接待標(biāo)準(zhǔn)。

5接待潮呈

步驟具體操作說明責(zé)任者

與對方溝通，確定來訪人員姓名、人數(shù)、職位及來訪

1.磔1」接彳由鐵承辦部門

目的

2.制定接待方案根搗王務(wù)要求，制定接待方案,明確人員職責(zé)與分工承辦部門

3.公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要接待方案，主辦部門負(fù)責(zé)人審核后提交公司相關(guān)

主管/分管領(lǐng)導(dǎo)

審批領(lǐng)導(dǎo)審批方案

根據(jù)方案，由接待主辦部門組織實施接待..相關(guān)部門

4.組織實施接待承辦部門

級人員依照分工配合

4.1接送安排辦理迎送手續(xù)、做好迎送準(zhǔn)備承辦部門

根據(jù)來訪人員身份預(yù)訂與之相匹配的房型..提前領(lǐng)取

4.2住宿安排承辦部門

房卡，需要配物品的房間提前配備

4.3車輛安排根據(jù)來訪人數(shù)，合理調(diào)度，做好準(zhǔn)備工作承辦部門

4.4就餐安排根據(jù)實際情況，擬定就餐方案承辦部門

4.5活動安排布置會議、會見場地、安排考察、報道攝影活動承辦部門

4.6應(yīng)急安排在接待過程中臨時變化、突發(fā)事件等做好應(yīng)急準(zhǔn)備承辦部門

5.費用核銷結(jié)算各類費用，按照財務(wù);耀核銷，沖抵予Q算承辦部門

6.接待總結(jié)總結(jié)接待工作經(jīng)驗，提出改進(jìn)措施承辦部門

7建?立接待臺賬搜集整理接待有美信息，按時間建立接待臺賬承辦部門

雌：辦公室是上級?導(dǎo)地方無業(yè)務(wù)對口領(lǐng)導(dǎo)以及公司領(lǐng)導(dǎo)要求接待的其他賓客的接

待承辦部門，總部各部門是其對口接待的承辦部門。

2

6.接待流程指南

6.1接受接待任務(wù)并制定接待方案

三級一級

工作項目工作內(nèi)容

蹄接待

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，及時與對方聯(lián)系，了解賓客信息：到

訪時間、目的、活動范圍、人員情況（單位全稱、職

71

務(wù)、級別、性別、人數(shù)），往返情況（始發(fā)地、班次、

收到接待車次、出發(fā)時間、預(yù)計到達(dá)及離開時間）

掌握賓客（尤其是主賓）的生活、飲食習(xí)慣、工作條

1

件要求，參考查閱主賓以往的到訪情況，成立接待工Vy4

作小組，做好分工，明確接待負(fù)責(zé)人

如來賓中有女賓，盡量確保至少一名女性接待人員77

根據(jù)來訪賓客，結(jié)合人員到實地踩點情況，提出初步

7q

日程建議

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，并與對方溝通確定后，形成基本的日程

77

安排

根據(jù)日程安排擬定接待方案，內(nèi)容包括，迎送陪同、

視察參觀、會議座談、宴請配餐、住宿、車輛、著裝77y

制定接待

要求等

方案

填寫《接待申請表》，按照流程^行接待方案，領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)后組織實施，特殊情況可事前經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)口頭同意

1

后執(zhí)行接待方案、《搭寺申請表》被:雌后，及時將方77y

案告知參加接待的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參與配合的相關(guān)部門、

單位和個人

根據(jù)任務(wù)要求，編印小開本《接待手冊》

3

6.3住宿安排

三級一級

工作項目工作內(nèi)容

接待接待接待

根據(jù)來賓身份提出個酒店備選經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后確

2-3，，1J

定來賓入住酒店VV

實用房數(shù)量、房型、入住時間、住宿天數(shù)。根據(jù)來賓

級別安排房間：原則上一類賓客安排套間，二類賓客7qJ

y

安排商務(wù)間或單間，其他人員安排標(biāo)準(zhǔn)間

酒店預(yù)訂預(yù)定房間時將入住天數(shù)增加一天，避免來賓房卡過期

而造成不便q

來賓較多時，應(yīng)預(yù)留機(jī)動房777

辦公室負(fù)責(zé)人員、領(lǐng)導(dǎo)秘書等人員的房間盡可能靠近

主賓房間777

提前辦理入住手續(xù),領(lǐng)取房卡77

檢查房間設(shè)備是否完好7y

迎賓準(zhǔn)備根據(jù)來賓等級，需要往房間配送物品的提前配送：如：

企業(yè)宣傳冊、歡迎卡、茶葉等77

提前開通房間的國內(nèi)長話功能，并要求酒店采取限制

7qq

無關(guān)電話打進(jìn)措施

與迎接人員保持聯(lián)系，確定到達(dá)時間，將情況及時向

1q1

等候迎接來賓的領(lǐng)導(dǎo)5口艮7

i

提前十分鐘在酒店大廳等候來賓777

迎賓安排

1

來賓到達(dá)酒店后，幫助卸取行李弋7

向來賓發(fā)放房卡，引導(dǎo)來賓上電梯7q7

5

6.4車輛安排

一級

工作項目工作內(nèi)容

接待解接待

1

用車安排嘉賓用車，提前安排（司機(jī)姓名、電話、車牌號）7yy

根據(jù)接待方案，駕駛員提前熟悉來賓行程，對行車路

1j

車輛安排線進(jìn)行設(shè)計，必要時踩點，選擇最佳路線，對可能出V7V

現(xiàn)的異常情況做好預(yù)案

駕駛員應(yīng)提前檢查車況，檢直車上空調(diào)、影音設(shè)備，

1J?

路線選擇確保油料充足，準(zhǔn)備好通行費用，根據(jù)行程，提前準(zhǔn)V7V

備好通行證件

穿著正式工作服，系領(lǐng)帶，白色手套y

駕駛禮儀保持服飾整潔、面容清潔7qq

使用禮貌用語，服從接待現(xiàn)場安排7qy

車輛編號車輛超過三輛時，應(yīng)對車輛進(jìn)行編號7y

配備并及時更新紙巾，礦泉水、雨傘、常用藥及當(dāng)?shù)?

車上物品V7q

地圖

在來賓上車前開啟車內(nèi)空調(diào)，置于合適溫度，來賓上1

V7q

車后主動詢問溫度是否適宜

行車服務(wù)每天用車結(jié)束后，應(yīng)及時清洗、除味、消毒，清理垃

17q

圾，保持車內(nèi)干凈衛(wèi)生y

來賓下車后，應(yīng)檢查車內(nèi)是否有來賓遺忘的物品7q7

針對可能出現(xiàn)的異常情況，做好預(yù)案，提前了解天氣、

應(yīng)急預(yù)案17y

路況、車輛通行情況等變化

6

6.5就餐安排

一級

工作項目工作內(nèi)容

接待解接待

根據(jù)來賓級別及相關(guān)要求預(yù)訂1-2家宴請地點，由相1I

餐廳選擇V7

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定宴請地點

按要求布置就餐地點，酒水、香煙提前放置，紅酒需

餐廳布置y

要醒的提前通知酒店服務(wù)員提前醒酒7

17

落實來賓名單，確定就餐陪同人員yy

安排席位重大宴請時，根據(jù)出席人員名單制作排位表并擺放席

q

位卡

根據(jù)主賓或主要領(lǐng)導(dǎo)口味提前配菜，配菜要求：菜單

包括涼菜、熱菜、湯、甜點、主食、水果；了解來賓1

菜單安排V7q

口味合理搭配；體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣蜁r令菜式；控制好用

餐標(biāo)準(zhǔn)及菜量，不鋪張浪費

J7

物品準(zhǔn)備紅酒、白酒、香煙等yq

例行節(jié)約，原貝懷上高檔菜肴和名貴煙酒，宜選用當(dāng)1

宴請標(biāo)準(zhǔn)Vq

地家常菜、特色菜和當(dāng)?shù)靥禺a(chǎn)煙酒。7

J

布置好來賓休息區(qū)、安排茶水、消遣用品77

確認(rèn)來賓到達(dá)時旬，告知相關(guān)陪同人員提前15分鐘到11

迎賓安排7V7

達(dá)餐廳等候

11i

引導(dǎo)來賓入座V77

用餐結(jié)束前15分鐘，通知相關(guān)接待人員、駕駛員做好1

7q7

車輛準(zhǔn)備

宴會結(jié)束

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)將來賓送至門口或上車地點道別q77

在來賓離開時及時關(guān)注是否有遺留物品77

7

6.6活動安排（會議、考察接待）

一級

工病目工作內(nèi)容*

接待接待接待

按照會議人數(shù),會議形式確定會議室，布置會場，了解

會場設(shè)施7qq

提前制作會場橫幅Vq

1

保持會場清潔7qq

根據(jù)實際情況放置指示牌

場薇q

地樨前準(zhǔn)備電子屏q

布準(zhǔn)備筆墨紙硯供來賓題詞（如有需要）q

置在座位上擺放會議議程（包括參會人員名單、會議議程

7qq

及公司簡介）、交流材料等

根據(jù)來賓人數(shù)，準(zhǔn)備適量的水果71yl

業(yè)主考保持接待室干凈衛(wèi)生77

察接待

提前準(zhǔn)備好熱水和茶葉7Vq

準(zhǔn)備茶杯、茶葉、熱水、礦泉水、紙巾、筆記本、簽字

物品準(zhǔn)備

筆、桌牌等必要用品qV7

檢直會場投影、音響設(shè)備及會議室電源、照明及空調(diào)系

設(shè)備檢查1

統(tǒng)，空調(diào)應(yīng)提前開啟VVq

服務(wù)人員提前到位，提前通知參加會議人員入座q

會場服務(wù)會場服務(wù)人員應(yīng)衣著得體，最好穿工裝7

會議服務(wù)期間,應(yīng)及時為參會人員添加茶水qy

有關(guān)部門應(yīng)提前準(zhǔn)備錄像、錄音設(shè)備qVq

宣傳報道提前與媒體聯(lián)系，開展新聞報道q

對內(nèi)對外宣傳報道經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后方可發(fā)布V

會場布置工作就緒后，通知接待人員qq

迎接來賓及時了解來賓出發(fā)時間，預(yù)估到達(dá)會場時間q

確認(rèn)來賓到認(rèn)時間并向領(lǐng)導(dǎo)匯報，告知領(lǐng)導(dǎo)迎接來賓yyy

引導(dǎo)入座來賓到達(dá)會議室或接待室，引導(dǎo)來賓入座7Vq

會場服務(wù)人員應(yīng)每20分鐘進(jìn)入會場查看參會人員茶水

情況，并及時為來賓及參會人員添加茶水；會議休息時，7qq

會場服務(wù)

根據(jù)實際情況，及時清理會場

會議開始前，可播放節(jié)奏輕快的音樂q

資米整理會議結(jié)束回收整理資料，檢查是否有物品遺漏71y

8

6.7活動安車￡（視察）

,一級

工作項目工作內(nèi)容

接待解接待

落實視察目的、時間及具體視察的基層單位或項目77

信息落實

了解視察地點當(dāng)天的天氣情況177

相關(guān)部門應(yīng)擬定1-2套視察議程報領(lǐng)導(dǎo)審核77q

落實考察陪同領(lǐng)導(dǎo)、人員名單777

通知基層單位做好接待準(zhǔn)備并轉(zhuǎn)發(fā)接待方案等

77y

資料

通知基層單位安徘住宿、就餐地點7qq

前期準(zhǔn)備落實用車安排，確定行車路線77

提前做好工作:匚報材料及答疑準(zhǔn)備77q

視察點應(yīng)提前做好清掃、保潔工作，特別是工作區(qū)、

會議室、衛(wèi)生間、施工通道、入口等場所77y

做好現(xiàn)場布置工作777

提前準(zhǔn)備安全帽并擺放整齊7y

做好迎接準(zhǔn)備，迎接并引領(lǐng)來賓入場7y7

1

發(fā)放礦泉水和安全帽7qV

視察期間盡量避免造成灰塵多、噪音大、火星四濺的

現(xiàn)場實施1

操作7y7

協(xié)調(diào)落實下一步接待準(zhǔn)備777

掌握視察和參觀時間，保證活動按計劃進(jìn)行777

6.8應(yīng)急安排

,一級

工作項目工作內(nèi)容

蟋接待

J1

應(yīng)急準(zhǔn)備根據(jù)需要，提前做好應(yīng)急預(yù)案y

接待開始前來賓信息變化（時間、人員、行程），及■

7qV

時調(diào)整方案，并報告相關(guān)領(lǐng)審口接待人員

信息變更

接待過程中信息變化（臨時增加或減少行程、人員變1

777

更、時間調(diào)整），及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和接待人員

接待過程中發(fā)生各類突發(fā)緊急事件須及時聯(lián)系當(dāng)?shù)叵?/p>

771

關(guān)部門進(jìn)行處理并及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)

公司門前如突遇群體性時間，可及時調(diào)整接待會見地

點,并以適當(dāng)?shù)睦碛上騺碣e予以解釋，并盡快予以處77?

突發(fā)應(yīng)對理

突遇天氣變化，自然災(zāi)害事故或車輛故障等，及時聯(lián)

7?

系救治，維修并立即上報上級領(lǐng)導(dǎo)

有必要時，安耳靦行醫(yī)護(hù)人員7

9

6.9接待總結(jié)

一級

工作項目工作內(nèi)容

接待接待

前期工作接待前準(zhǔn)備工作不足或遺漏的方面

共結(jié)接待前工作存在的改進(jìn)方法qq

接待中行程、住宿、用餐、用車安排及迎送等

7q

接待環(huán)節(jié)存在的問題

總結(jié)接待環(huán)節(jié)中存在的問題的解決辦法及優(yōu)化方案q

接待環(huán)節(jié)中創(chuàng)新的工作方法總結(jié)qq

更新來賓信息q

其他

費用結(jié)算和報銷7qq

6.1()資料歸檔

三級一級

工作項目工作內(nèi)容*

接待接待接待

11J

來往公文拜訪函、通知、領(lǐng)導(dǎo)批件、聯(lián)系方式VV

接待方案、接待手冊、會議簽到表、匯報材

會議資料q

料、交流材料等相關(guān)材料77

視察參觀咨料視察參觀點介紹資料弋

接待總結(jié)接待書面總結(jié)q

圖像音像資料現(xiàn)場照片、錄像、錄音等qq

主賓簡歷及其他個人信息，包括民族、出生

來賓重要信息年月、籍貫、飲食習(xí)慣、愛好忌諱等q

10

7.表格模板

7.1接待分工明細(xì)表模板

序號任務(wù)先L時間節(jié)點責(zé)任人

7.2接待日程方案模板

（單位）（姓S）（職務(wù)）一行撒寺日程方案

日期時間接待步驟接待內(nèi)容參加人員備注

上午前往新______場迎接

接機(jī)——行人乘坐_靦由一飛抵、用車N客*88分*

10:00

入住前往酒店迎候

用車

10:30下榻________酒店X*

迎接

中午午宴

就餐、**拿用車分*東京8**

12:00地點：__

中次月**U下午會談、簽字儀式

郃義、用車名**883*

星期“14:00—15:30地點：集團(tuán)公司2樓會議室

實地

15:30——17:30前往__________項目***、用車“*”*》*

考察

虹晚宴

**拿

就餐*8*、用車名*

18:00地點：

上午送_____一行前往機(jī)場

送行、用車X**88科

21:00乘坐航班至

7.3接待申請表模板

************公司接待申請表

填表日期：歸檔編號:

接待名稱

口工彳愧查口調(diào)研口考察口洽商口順訪口其他

來訪目的

具體事由：

接待部門

來訪時間月日時至月日時

姓名性別單位/職務(wù)

來兵情況

（總A數(shù)：—人）

來賓級別口f口』=135

酒店等級：—星名稱：_____________________________

房間總數(shù)：—間入侈戡：一天

住宿安排

類型:口套房—間口單人一間口雙人—間其他

結(jié)5!!理:口我方瑞旦口來賓自付

口橫幅內(nèi)容：

口電子屏內(nèi)容?

會見安排口投影口宣傳片h錄音口音響口話筒口水果

口瓶裝水口宣傳冊口拍照口攝像M他

宴請安排擬用餐總次數(shù)、用餐時間

用餐、用酒基本規(guī)格

活動安排活動時間、考察或觀光地點

展獻(xiàn)膘:是口否口也:口僧口火車口筋

返程安排

51^用:口助?？趤碣e自付

特殊安排按正常接待等級標(biāo)準(zhǔn)以外的其他要求

項目金額說明

住宿

餐飲

費用預(yù)算

合計

接待部門意見

分管領(lǐng)導(dǎo)審批

主管領(lǐng)導(dǎo)審批

13

7.4接待手冊模板

XXX一行蒞臨*****公司

******,0司展*********

會議手冊

20年月日

企業(yè)文化

企業(yè)精神：科學(xué)管理文明施工艱苦奮斗勇創(chuàng)一流

管理方針：以人為本塑造精品安全環(huán)保守約誠信真誠服務(wù)

進(jìn)取創(chuàng)新

經(jīng)營理念：責(zé)任榮譽(yù)共贏

企業(yè)愿景：發(fā)揮陜西省施工總承包龍頭企業(yè)優(yōu)勢,爭做國內(nèi)一流施工

企業(yè)

企業(yè)價值觀：奉獻(xiàn)社會富裕職工

企業(yè)服務(wù)宗旨：施工前為用戶著想施工中對用戶負(fù)責(zé)施工后讓用

戶滿意

15

調(diào)研提綱

1、20年上半年生產(chǎn)經(jīng)營情況；

2、安全生產(chǎn)情況；

3、結(jié)合“十二五”規(guī)劃的執(zhí)行情況，對標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

的認(rèn)識（重點，互動）；

16

會議議程

會議地點：******總部2樓會議室

日期時間會議內(nèi)容

14:00——14:10***做調(diào)研講話

14:10——15:10***做工作匯報

月日

15:10——17:10標(biāo)準(zhǔn)化、信息化專題互動

17:10——17:40***做總結(jié)講話

17

?勿

XXX公司一行蒞臨*4**4*?4**4**J**J**!**jwrj**Jwrj*?jw公司

開展工作調(diào)研會議參會名單

序號單位

1

2

3

XXX公司領(lǐng)導(dǎo)

4

5

6

1

—

2

3總工程師

4集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)副總經(jīng)理

5副總經(jīng)理

6副總經(jīng)理

7副總領(lǐng)

1

2

3

4

5

6集團(tuán)各部門

7

8

9

10

11

12

1總工程師

2副總姓理

***公司領(lǐng)導(dǎo)

3副總底理

4副總鈿

1綜合辦公室主任

2生產(chǎn)管理部部長

3*****各部門技術(shù)管B陪陪張

4

5財務(wù)負(fù)責(zé)人

18

天氣提示

周二09月29日農(nóng)歷，5十七侯時：18K)

斫局四局五

00月3。日10月01日1。司U2日1。月恒日

聲］*

Q||。

■匕

21~16t

陰20-12X22~1CTC22-13X25-14?C

西南風(fēng)G風(fēng)4廂鬲陰多云泡陶

^E99B西南風(fēng)微風(fēng)東曬風(fēng)

3$

2”八的操用刖風(fēng)向何水星柜上粉帙

19

****公司簡介

***********公司于1955年9月由中國人民解放軍建筑工程第七師集體轉(zhuǎn)

業(yè)而來，現(xiàn)為國家房屋建筑工程施工總承包壹級企業(yè)，并具備市政公用工程施工

總承包壹級、機(jī)電設(shè)備安裝工程總承包壹級、鋼結(jié)構(gòu)工程專業(yè)承包壹級、園林古

建筑專業(yè)承包壹級、建筑裝飾裝修專業(yè)承包壹級等資質(zhì)。

建司六十年來，集團(tuán)公司秉承“科學(xué)管理、文明施工，艱苦奮斗、勇創(chuàng)一流”

的企業(yè)精神，承擔(dān)了荊江分洪、中國第一顆原子彈研制基地、西昌衛(wèi)星發(fā)射中心

、陜西彩色顯像管總廠、西安咸陽國際機(jī)場等一大批國防及民生重點工程建設(shè)任

務(wù)，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出了突出貢獻(xiàn)。同時，企業(yè)還走出國門，先后在日本、古

巴、蒙古、加納、蘇丹等國家建成了一批名優(yōu)項目，在海外樹立了良好的企業(yè)形

象。

近年來,集團(tuán)以建設(shè)施工總承包特級資質(zhì)企業(yè)為目標(biāo)，夕付爪市場上規(guī)模，內(nèi)

抓管理增效益，先后承接了西北第一高——陜西科技信息大廈、漢陽陵外藏坑A

段展示廳保護(hù)工程等一大批“高、大、精、尖項目。榮獲“魯班獎”工程1項，國

家優(yōu)質(zhì)工程5項，國家級文明工地1個，國家AAA級安全文明標(biāo)準(zhǔn)化誠信工地2

個，國家質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)化示范工地1個，國家級新技術(shù)應(yīng)用金牌示范工程1個。

承建的地電廣場一農(nóng)行大廈工程榮獲2013—2014年度國家優(yōu)質(zhì)工程獎，航天六

院流動與力學(xué)環(huán)境研究試驗廠房工程等3項工程榮獲陜西省優(yōu)質(zhì)工程“長安杯”，并

建成省級文明工地7個，市級文明工地13個。同