內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施

第四章內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理

學(xué)習(xí)目標(biāo)

學(xué)習(xí)完本章后，應(yīng)該能夠做到：

1.描述出一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)

2.使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施

3.管理并處置現(xiàn)金

4.對現(xiàn)金收款實行內(nèi)部控制

5.對現(xiàn)金付款實行內(nèi)部控制

6.運(yùn)用預(yù)算來管理現(xiàn)金

7.衡量企業(yè)中存在的道德風(fēng)險

GrantLeforge辦事處究竟出了什么錯誤？答案是：在現(xiàn)金會計

的控制上存在漏洞。SteveLane負(fù)責(zé)從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時

還可以接觸公司的會計帳。通過操縱會計賬簿，他甚至可以隱瞞盜竊

行為達(dá)幾年。此外，日常也沒有人檢查他的工作。我們在本章中所討

論的兒步程序?qū)⒛芙忉尮救绾尾拍鼙苊獯朔N盜用行為的發(fā)生，當(dāng)

然，這些控制系統(tǒng)雖不能完全防止錯誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)

現(xiàn)不道德的或是違法的行為并限制其影響。

內(nèi)部控制對于大公司并不是可有可無的。《外部腐敗法》(The

ForeignCoiTuptionPracticesAct)要求公司在證券交易委員會的控制下

保持適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，而不論其是否存在外部交易。法案同時還

包括對于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。

本章主要討論內(nèi)部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營和保護(hù)公司資產(chǎn)的

組織的計劃和完整的柩架。本章將這些控制方法主要運(yùn)用到現(xiàn)金(流

動性最高的資產(chǎn))管理中，并為企業(yè)進(jìn)行道德評判提供框架。在以后

的兒章中我們將討論經(jīng)理如何對資產(chǎn)中的其他項目進(jìn)行控制。

內(nèi)部控制

經(jīng)理的一項主要責(zé)任就是控制企業(yè)的運(yùn)營。企業(yè)所有者和高層管

理人員為企業(yè)制定目標(biāo)，經(jīng)理引導(dǎo)方向，員工執(zhí)行計劃。好的經(jīng)理必

須能夠決定整個企業(yè)在今后的幾年中將走向何方。但是，如果他們不

能控制運(yùn)營，那么整個企業(yè)也許就不能有長久性的經(jīng)營，經(jīng)理們也無

法將他們崇高的計劃加以實施。

內(nèi)部控制是一部企業(yè)的計劃及其相關(guān)的步驟，其作用在于：

1.保護(hù)資產(chǎn)，

2.鼓勵遵守公司政策,

3,促進(jìn)運(yùn)營效率，

4.確保準(zhǔn)確與可靠的會計報告。

例4-1引自Lands9End公司合并財務(wù)報表中責(zé)任一節(jié)。該公司高

層管理人員負(fù)責(zé)財務(wù)報表及相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部控制。文中第二段提到關(guān)于

一個系統(tǒng)的內(nèi)部控制、資產(chǎn)的保護(hù)、和對欺詐財務(wù)報告的預(yù)防。下面,

讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。

請參照點(diǎn)4-1

例4-1：Lands'End公司內(nèi)部控制管理報告書

Lands，End公司----對于合并財務(wù)報表的責(zé)任

Lands5End公司管理層及其子公司有義務(wù)提供相關(guān)財務(wù)報表，并

對其完整性和可觀性負(fù)責(zé)。報表是依照公認(rèn)會計準(zhǔn)則制定并在一致性

基礎(chǔ)上實施。合并財務(wù)報表之?dāng)?shù)據(jù)包括管理層最好的估計和判斷所得

出的數(shù)據(jù)。與此同時，管理層還將準(zhǔn)備年報中的其他信息，并對合并

財務(wù)報表的準(zhǔn)確性和一致性負(fù)責(zé)。

若加以另0舛

首席執(zhí)行官

公司管理層已經(jīng)建立并正在維護(hù)內(nèi)部控制。此系統(tǒng)提供恰當(dāng)?shù)臋?quán)

力分配，對合并財務(wù)報表的完整性和可靠性提供合理保證，對資產(chǎn)進(jìn)

行保護(hù)以防未授權(quán)的使用或處置，以及預(yù)防和發(fā)現(xiàn)欺詐性財務(wù)報告，

經(jīng)常性內(nèi)審。管理層相信，截至1999年1月29日，公司的內(nèi)部控制

系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標(biāo)。

副董事長，首席財務(wù)官

建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)

不論是GrantLeFcrge辦事處、Lands,End公司、還是一家本地

的百貨公司，一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點(diǎn)：

具有競爭性的、可靠的、有道德的職員。員工應(yīng)該是有競爭性的、

可靠的和有道德的。公司往往通過提供高薪以吸引高素質(zhì)員工、培訓(xùn)

和在工作中進(jìn)行指導(dǎo)來達(dá)到培養(yǎng)有競爭性的員工的目的，又通過輪換

員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。當(dāng)一名員工生病或休假

時，另一名員工就會補(bǔ)上來。

責(zé)任的分配。具備良好內(nèi)部控制的企業(yè)從不忽視重要責(zé)任。每一

名員工都會承擔(dān)一定的責(zé)任。例4-2在公司組織結(jié)構(gòu)圖表中有這樣一

個責(zé)任分配的模型。請注意公司有一名負(fù)責(zé)財務(wù)會計的副董事長，其

下設(shè)財務(wù)主管和總會計師，兩人向副董事長報告。其中，財務(wù)主管負(fù)

責(zé)現(xiàn)金管理，總會計師是主要的會計主管人。

在這個組織中，總會計師負(fù)責(zé)批準(zhǔn)付款發(fā)票，而財務(wù)主管則負(fù)責(zé)

簽支票。總會計師手下的會計或許負(fù)責(zé)財產(chǎn)稅，或許負(fù)責(zé)銷售稅?？?/p>

而言之，所有的責(zé)任都被明確定義和布置到負(fù)責(zé)他們的個人手中。

適當(dāng)授權(quán)。一個組織通常都會有關(guān)于核準(zhǔn)程序的明文規(guī)定。任何

于規(guī)定政策相偏離的行為都需要適當(dāng)夜次。例如，零售商店的經(jīng)理或

經(jīng)理助理必須對大于商店通常限額的顧客支票進(jìn)行批準(zhǔn)；同樣的，在

大學(xué)里，低年級的學(xué)生如果想選高年級的課程，也要經(jīng)過大學(xué)的系主

任的批準(zhǔn)。

職權(quán)分離。精明的管理者將交易的職權(quán)在兩個或多個人（部門）

之間分配。以權(quán)分離限制了欺詐產(chǎn)生的機(jī)會，并增進(jìn)了會計紀(jì)錄的準(zhǔn)

確性。Lands'End公司的責(zé)任報告（見例4-1）提及職權(quán)分離;這一

內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重耍組成部分包括以下四點(diǎn)：

1.經(jīng)聾與會討的分離.。所有的會計活動都應(yīng)從經(jīng)營部門，如制造

部門和銷售部門，中完全分離出來，一次來保證會計紀(jì)錄的可

靠性。例如，產(chǎn)品檢驗員而非機(jī)器操作員英負(fù)責(zé)計量生產(chǎn)過程

中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會計人員而非銷售人員應(yīng)保存存貨紀(jì)錄。

請通過例4.2來看看會計是如何與生產(chǎn)和市場部門分離的。

2.資產(chǎn)保管與會計的分離。如果會計人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時

出納無法接近會計賬簿，那么誘惑和欺詐就會大大減少。反之，

假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)會計記賬，則此人就可以偷竊

現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。正如例4-2中這一內(nèi)部控

制要素所示，財務(wù)主管保管現(xiàn)金而總會計師記現(xiàn)金賬，沒有人

能同時負(fù)責(zé)這兩件事。

3.SteveLane能夠?qū)⒁粋€客戶的現(xiàn)金存款加到另一個客戶在

GrantLeForge辦事處的帳上。顯然，出納Lane控制會計系統(tǒng)中

部分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入。這一對職權(quán)分離的破壞使GrantLeForge辦事

處損失超過600,000美元。

4.存貨應(yīng)有不具有會計職權(quán)的倉庫員工負(fù)責(zé)管理。如果他們被允

許對存貨記賬，他們就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注

銷。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。注銷可以被紀(jì)錄為因存貨過

時而導(dǎo)致的損失并因此減少存貨。因此，負(fù)責(zé)保管資產(chǎn)的人無

權(quán)接觸電腦程序；同樣的程序員也無權(quán)接觸那些有誘惑性的資

產(chǎn)如現(xiàn)金。

S.交易授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管的分離。如果可能的話，授權(quán)交易的

人應(yīng)無權(quán)處理相關(guān)資產(chǎn)。例如，同一個人不能同時負(fù)責(zé)授權(quán)支

付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬；因為如果同時具備

這兩項權(quán)利，此人就會授權(quán)向他自己進(jìn)行支付同時簽署支票。

而當(dāng)兩權(quán)分離也「會產(chǎn)生審計委員會伊才能被支付.外部審I

6.會計職能內(nèi)部權(quán)31的分離。不同的人應(yīng)執(zhí)行會計帳務(wù)的不同階

總裁

段，從而出錯機(jī)會都達(dá)到最小化。例如，現(xiàn)金收入記

賬和現(xiàn)金償任高級副總g計負(fù)責(zé)；分管應(yīng)付賬款和支票需求的

取舄于如蘆批古小L1~?/?/

生產(chǎn)部副總市場部副總財會部副總其他副總

請參照州財務(wù)主1總會計

1,向"不包組紂息+4⑻1

收款和信1現(xiàn)金管1普通會1稅務(wù)］內(nèi)部審

與投資人文1與銀行交1預(yù)算］系統(tǒng)1

內(nèi)部和外部審計。為保證會計記錄的準(zhǔn)確性，許多公司會進(jìn)行定

期的審計。審計是指對公司的財務(wù)報表、會計系統(tǒng)、內(nèi)部控制、和產(chǎn)

生以上各項的會計賬簿所進(jìn)行的檢查。

由于對審計人員來說檢查一個期間內(nèi)的所有交易事項從經(jīng)濟(jì)上講

是不劃算的，所以審計人員通常依賴會計系統(tǒng)來產(chǎn)生準(zhǔn)確的會計記

錄。要衡量公司會計系統(tǒng)的可依賴性，審計員們要評價其內(nèi)部控制系

統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺點(diǎn)并建議更正。審計員要在其審計報告中體現(xiàn)客觀

性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點(diǎn)。

審計分內(nèi)部和外部審計。例4-2中顯示的序聲z,/友就是公司的職

員，他們直接向?qū)徲嬑瘑T會匯報。在一些組織中，內(nèi)部審計員直接向

副總裁匯報。一年里，他們會對公司的不同部門進(jìn)行審計，以確保所

有職員均服從于公司政策。外部審計員宗倉獨(dú)立千公式。他們受雇于

像Lands，End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對其整體進(jìn)行審

計。外部審計師主要考慮財務(wù)報告及影響因素。內(nèi)部和外部審計師均

獨(dú)立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營活動。

一名審計師或許會發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)現(xiàn)金賬，就像

GrantLeforge公司的SteveLane一樣。在此種情況下，審計師應(yīng)建議

改進(jìn)。而審計師的這些建議有助于公司更有效的運(yùn)營。

文件和賬簿。企業(yè)的文件初旅獨(dú)各不相同，包括原始憑證，如發(fā)

票和購貨單，及會計日記賬、分類賬和總賬。所有文件都應(yīng)提前編號。

在順序編號的文件中缺頁表明有文件遺失。

提前編號的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。出納保

存的收據(jù)復(fù)印件顯示了銷售的金額，所有金額可與實際收款金額相核

對。如果收據(jù)不是提前編號的，出納就可以破壞收據(jù)復(fù)印件并將銷售

收入據(jù)為己有。相反的，如果收據(jù)提前編號，遺失的收據(jù)復(fù)印件就很

容易被發(fā)現(xiàn)。在計算機(jī)系統(tǒng)中，當(dāng)銷售完成后，銷售的永久性記錄會

被保存為電子版。

在保齡球場里，主要的文件是計分板。經(jīng)理可以通過比較玩的次

數(shù)和現(xiàn)金收款的金額來檢查出納；而通過計算每局游戲的單價與總局

數(shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)相比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否

收的了所有的錢。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它們。

電子和計算機(jī)的控制。企業(yè)通常使用電子設(shè)冬來控制資產(chǎn)和運(yùn)營。

例如，像TargetStores、Bradlees和Dillard^這樣的零售商通過在商

品上放置傳感器來控制存貨，當(dāng)銷售完成時收款員將傳感器拿走。如

果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會鳴響。根據(jù)制造

這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計，此裝置減少因偷竊而造成的損失達(dá)

至Ij50%o

會計系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲裝

置。計算機(jī)能夠產(chǎn)生準(zhǔn)確的記錄并增加運(yùn)營效率，但他不能自動保護(hù)

資產(chǎn)或鼓勵員工按公司制度行事。計算機(jī)甚至將內(nèi)部控制轉(zhuǎn)移到編寫

計算機(jī)程序的人身上，所有對會計人員適用的控制同樣適用于程序編

寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。

在一家公司內(nèi)部，每一個部門都會針對其資產(chǎn)和會計賬簿建立起

相應(yīng)的控制。想想零售商SaksFifthAvenue,如果它的系統(tǒng)設(shè)計得好

的話，每一個部門都會有其自己的會計記錄。例如，鞋子部的所有交

易都通過計算機(jī)來進(jìn)行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計算機(jī)打印出

的報告察看銷售額是否與文檔輸入計算機(jī)之旗也所計算的控制總額

一致。

收款部依賴計算機(jī)來正確地過上千筆顧客的賬。正確過賬可通過

設(shè)計顧客賬戶代碼來確保，即使其最后一位數(shù)字為其前幾位數(shù)字的函

數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。任何輸錯客戶賬戶代碼的行為都會導(dǎo)

致將錯誤的信息傳遞紿計算機(jī)，這樣計算機(jī)將不會接受此號碼。

其它控制。所有類型的企業(yè)都會妥善保存諸如合同和產(chǎn)權(quán)證明等

重要的商業(yè)文件和現(xiàn)金，使其免遭火災(zāi)；企業(yè)還會使用功成自動擎終

來保護(hù)廠房和其他財產(chǎn)。

零售商一般都是在現(xiàn)場接受顧客的現(xiàn)金付款。為了保護(hù)現(xiàn)金，他

們都會使用出售終端雙作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。負(fù)責(zé)人會在一

天中分幾次將現(xiàn)金存入銀行。

對于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個特別誘惑人的職位。許

多企業(yè)會為出納購買忠實保險契約。這種契約是一份保險單，它確保

企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠償。在放出忠實保險契約之

前，保險公司要調(diào)查員工的過去以保證其道德行為的良好記錄。強(qiáng)制

修物和您次Z價要求企業(yè)培訓(xùn)員工作多種工作。通用電氣、伊斯曼柯

達(dá)及其它的大型公司會把員工從一個崗位調(diào)往另一個崗位（通常以6

個月為一個間隔）。這種做法能夠提高員工的士氣，擴(kuò)大他們的商業(yè)

視野，并幫助他們決定他們到底想專長于哪個方面。同時.，員工因為

知道下個月其他人耍接手他們的工作，他們因比也會保持誠實。如果

GrantLeForge辦事處把SteveLane從一個崗位調(diào)往另一個崗位并要

求他休假，他的侵占行為也許會早些被發(fā)現(xiàn)，或者他甚至都不敢去侵

占。

請參照點(diǎn)4-3

思考

Ralph最近才到銀河電影院工作。偶爾的，他會既負(fù)責(zé)賣票又負(fù)

責(zé)在顧客進(jìn)門時收票。標(biāo)準(zhǔn)程序要求Ralph撕掉票，將其中一半給顧

客，另一半由他自己保存。為了對現(xiàn)金收款進(jìn)行控制，電影院經(jīng)理將

每晚的現(xiàn)金收款和Ralph手中的電影票留存聯(lián)數(shù)目對比。

在這個案例中，內(nèi)部控制的缺點(diǎn)在哪里呢？如果一個不誠實的員

工想偷錢他會怎么做？為了加強(qiáng)現(xiàn)金收款的控制經(jīng)理應(yīng)增加什么程

序？

答案

內(nèi)部控制的缺點(diǎn)在于缺乏職權(quán)分離：Ralph不僅收款而且管電影

票。好的內(nèi)部控制應(yīng)該要求Ralph負(fù)責(zé)兩個職權(quán)之一而不是兩個。如

果他不誠實的話，他就會不收票，然后留著顧客的票款。要控制這種

不誠實的行為發(fā)生，經(jīng)理應(yīng)該親自數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影

票存根數(shù)比較；否則，不誠實的員工就會私自撕毀一些存根然后私吞

顧客票款。要抓住這種不誠實的行為，經(jīng)理可以把所有電影票存根順

序編號。遺漏的號碼就會引起懷疑和進(jìn)一步的調(diào)查。

內(nèi)部控制的局限性

大多數(shù)的內(nèi)部控制都可以被克服。如果兩個或多個員工聯(lián)合起來

欺騙公司，就是我們所說的串通，那么被設(shè)計出來防止單個員工欺詐

的系統(tǒng)就沒有用處?？紤]一下在思考題中出現(xiàn)的銀河電影院，Ralph

可以和另外一名員工串通，售票員賣出十張電影票并收回十張電影票

的錢，而檢票員不檢票就讓這十人入場。為了阻止這種陰謀，經(jīng)理需

要增加控制手段，比如數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比

較。但這樣就會占用其他職權(quán)的時間。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)越嚴(yán)格就

越昂貴。

過于復(fù)雜的內(nèi)部控制系統(tǒng)也會將企業(yè)扼殺于繁文緡節(jié)中；而有效

性對企業(yè)有可能是傷害而不是幫助。那么內(nèi)部控制究竟應(yīng)該多么嚴(yán)格

呢？經(jīng)理們必須要具備敏感的判斷力。向內(nèi)部控制的投資也必須考慮

到成本和收益。

用銀行賬戶作為控制手段

現(xiàn)金是流動性最強(qiáng)的資產(chǎn)，因為它是交易的媒介?，F(xiàn)金容易被隱

藏、轉(zhuǎn)移和偷竊，因此許多企業(yè)都適用一個設(shè)計精細(xì)的內(nèi)部控制系統(tǒng)

來保護(hù)和管理他們的現(xiàn)金。

將現(xiàn)金保存在銀行中是內(nèi)部控制的一個重耍手段，因為銀行能夠

保護(hù)現(xiàn)金。銀行還可以為存款者提供現(xiàn)金交易的記錄。為了完全利用

這些控制特色，企業(yè)應(yīng)該把所有現(xiàn)金收款都存入銀行賬戶中，此外，

除了零用金的支付（我們將在本章的后面討論它）外，其他所有現(xiàn)金

支付也都應(yīng)通過銀行賬戶進(jìn)行。

用來控制銀行賬戶的文件包括簽名卡片、存款單、支票、銀行對

賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表。

簽名卡片：銀行要求那些需要被授權(quán)通過銀行賬戶進(jìn)行交易的人

簽一張簽名我分。銀行將原始文件上的簽名與簽名卡片上的簽名相核

對，以此來保護(hù)銀行和存款人免遭偽造。

存款單：銀行通常都會提供一些標(biāo)準(zhǔn)表格，如存歙單?？蛻魧⒋?/p>

款數(shù)額和存款日期填入。作為交易的證明，客戶會保留以下兩種文件

之一，根據(jù)銀行的操作：（1）存款單的復(fù)印件；（2）存款收據(jù)。

支票：如果要從銀行里取錢，存款者要填寫一張支票，這是指導(dǎo)

銀行付一筆特別的款額給指定的人或企業(yè)的文件。一張支票有三方當(dāng)

事人：填寫支票的出票人；支票被償付給的收及負(fù)責(zé)這一現(xiàn)金

轉(zhuǎn)移的短行。多數(shù)支票都是按順序編號并提前印上出票人和銀行的名

字及地址。

例4-3附帶付款報告的支票

丁行__________收款人H票號碼

338

海灣地區(qū)國家銀行

SouthPaloAlto#136

P.0.Box22985

PaloAltoCA9430620X1'pi-hl28Id

11-8/1210

付給加州辦火電I品公司

$319.47

三百一十九塊四角七美元

商業(yè)調(diào)查公司

3814GlenwoodParkway以4再財務(wù)主管（簽

名）

PaloAlto,CA94306SetteeR%解副息裁（簽名）

:121000086：0睡136213733:33

T

減項

發(fā)票號

日期摘要金額項金凈值

碼

目額

1/28/415辦公用品$319.47$319.47

XI

付款報告出票

人

例4-3是一張由商業(yè)調(diào)查公司開出的支票。支票分兩部分：持票

本身和付款報告，即一個可選擇的附件，目的是告知收款人其付款原

因。出票人（商業(yè)調(diào)查公司）保留了支票的復(fù)卬件，以便在支票登記

簿中記錄（現(xiàn)金付款口記賬）。請注意商業(yè)調(diào)查公司的內(nèi)部控制制度

要求兩名主管在支票上簽名。

銀行對賬單：銀行每月都會給他們的存款人寄銀行對賬單。對賬

單顯示了期初余額與期末余額，并將由銀行經(jīng)手的交易列示出來。對

賬單中有付款人的匿存支,即銀行已代表存款人支付但存款人未入

賬的支票。銀行對賬單還列示了客戶存款和其他賬戶金額的變動。存

款按日期順序，支票按邏輯順序（一般是按支票號）和付款日期的順

序。

例4-4是商業(yè)調(diào)查公司是20X1年1月31E截止的銀行對賬單。

一些銀行在每月的一號發(fā)出一部分銀行對賬單，在二號發(fā)出另一部

分，等等。這一空檔減輕了銀行在一個時間內(nèi)發(fā)出所有銀行對賬單的

壓力。大多數(shù)像商'業(yè)調(diào)查公司一樣的公司在每月的月底收到他們的銀

行對賬單。

資金過戶電子系統(tǒng)1EFT）是依賴于電子通訊（而非紙張文件）轉(zhuǎn)移

現(xiàn)金的系統(tǒng)。如今越來越多的企業(yè)依賴于EFT來進(jìn)行重復(fù)的現(xiàn)金交

易。比起發(fā)行上百份的工資單，公司通過EFT發(fā)工資要便宜得多。此

外，許多人通過提前和銀行安排而支付抵押、租賃款和保費(fèi)，而無需

為這些支付再填寫支票。銀行對賬單列示了所有經(jīng)由EFT而產(chǎn)生的

現(xiàn)金收付。

例4-4：銀行對賬單

EI海灣地區(qū)國家銀行

SOUTHPALOALTO#136P.0.VOX22985PALOALTO,CA94306

商業(yè)調(diào)查公司

賬號136-213733

3814GlenwoodParkway

PaloAlto,CA94306

截止日01/31/X1

期初余額存款總數(shù)取款總數(shù)手續(xù)費(fèi)期末余額

6,556.124,352.644,963.0014.255,931.51

----------------------------------------經(jīng)常賬戶交易

存入日期金額

存款01/041,000.00

存款01/04112.00

存款01/08194.60

EFT租金收入01/17904.03

銀行托收01/262,114.00

利息收入01/3128.01

手續(xù)費(fèi)日期金額

服務(wù)費(fèi)01/3114.25

支票：

支票余額

號碼日期金額日期余額日期余額

12/35,264.7

33201/123,000.006,556.1201/17

15

01/04,903.7

65601/06100.007,616.1201/20

45

33301/12150.0001/07,416.1201/267,017.7

65

01/05,931.5

33401/10100.007,610.7201/31

81

01/1

33501/06100.004,360.72

2

33601/311,100.00

其它費(fèi)用日期金額

NSF01/0452.00

EFT保險費(fèi)01/20361.00

月合計

提款次數(shù)：8最小余額：4,360.00平均余額：6,091.00

銀行余額調(diào)節(jié)表

有兩份材料記錄企業(yè)的現(xiàn)金：（1）企業(yè)的現(xiàn)金賬；（2）銀行對賬

單，記錄企業(yè)在銀行的實際存款數(shù)。企業(yè)的現(xiàn)金賬余額很少會和銀行

對賬單上的金額一致。

雖然兩者的金額不符，但兩者都有可能是對的。除了一些銀行或

企業(yè)的錯誤，大部分差異是由于記錄交易的時間差異引起的。比如，

一家公司在填寫支票后立即將其從現(xiàn)金賬上劃去，而銀行要等到收到

支票并支付后才會把錢從企業(yè)的戶頭上減去。如果收款人遲遲不兌現(xiàn)

支票的話，這一步驟會花費(fèi)兒天甚至兒周的時間。同樣的，如果這家

公司將所有的現(xiàn)金收款立即入賬，而銀行卻要等上幾天的時間才能入

到企業(yè)在銀行的賬上。

為了確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確性，企業(yè)的會計必須會解釋在某一天企

業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額的差異。這一過程的結(jié)果便是一張

被稱為銀行余額調(diào)節(jié)表的文件。做得好的銀行余額調(diào)節(jié)表會確保所有

現(xiàn)金交易都被記錄，企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的現(xiàn)金交易記錄也

都是對的。要知道，有關(guān)于現(xiàn)金從哪里來、如何被適用及余額是多少

等相關(guān)信息對企業(yè)是很重要的。

以下是導(dǎo)致企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額差異的一些通常

項目：

請參照點(diǎn)4-4

1.企業(yè)已入賬銀行未入賬:

a.在途存款（未達(dá)存款）。企業(yè)已記錄這些存款但銀行未記。

b.未達(dá)支票。企業(yè)已發(fā)出并記賬但銀行還未承兌。

2.銀行已入賬企業(yè)未入帳、

a.銀行托收。由于許多企業(yè)都指定其顧客直接向他們的銀行賬

戶付款，因此銀行會代表存款者收款。這種行為被稱為保險

箱系統(tǒng),它比存款者先收款再存款要快得多。

b.資金過戶電子系統(tǒng)（EFT）o銀行或許會代表存款人存入或

支付現(xiàn)金。銀行對賬單會將通過EFT交易的項目來列示，并

以此提醒存款者記賬。

c.旅務(wù)費(fèi)。這是銀行處理存款者交易的手續(xù)費(fèi)。存款者也是通

過銀行對賬單知道其數(shù)額的。

d.經(jīng)常性度戶的翔原收入。如果存款者的賬戶里有足夠多的存

款，那么他們就會獲得利息收入。存款者通過銀行對賬單知

道其數(shù)額。

e.存款不足支票（NSF）o為理解NSF（或稱危險支票）如何運(yùn)作，

考慮支票產(chǎn)生的過程。例4-5用圖表示了此種支票清理的過

程。

f.存款不足支票是沒有價值的現(xiàn)金收據(jù)。如果出票人的銀行沒

有足夠的錢來兌現(xiàn)支票，出票人銀行就會拒付支票并返還給

收款人銀行一張存款不足支票通知。付款人銀行收到通知后

從收款人賬戶上減去那部分存款，就如例子中5-7步所示。

收款人通過銀行對賬單得知存款不足支票，銀行單將存

/1.it\/?.出

款不顯文嶷如為費(fèi)用，即減I貝，如例4-4種折索人填

寫支票寫支票

京因引起的收集、存儲、返還給收款

票、銀行在以m青況時將支票返還給收款大：（1）出票

4.出票人2.收款4.出票2.收款

，，勺

銀行聲也來閉；（2助（有些支醇黑，3b天后過存

其余額并a豕ii于銀

將匿赧&行，嗯加、-1++匕增加

；（4發(fā):票已被替

票寄希出

支票K返回支票的會j過程

3.收熬

專遞支

人銀行5.出票人\

一樣。票至出

專遞支銀行將支］

,票返還給/

h.支票以此項作為手髏費(fèi)測減企業(yè)賬。

7.收

款人

保留

.收款人

例4-5：兩種支票獲取的途徑6

銀行減少

其余額并

返還支票

小心WI

存款充足支票存款不

足(NSF)支票

目標(biāo)2：用銀行余額調(diào)節(jié)表作為一種控制手段

關(guān)于銀行余額調(diào)節(jié)表的解釋。例4-4中的銀行對賬單表明商業(yè)調(diào)

查公司在1月31日的銀行存款余額為$5,931.51。然而，如例4-6中

所示，公司帳上的余額為$3,294.21。下面的調(diào)節(jié)項目解釋了兩者差異

的原因：

1.1月31日的一筆$1,591.63存款不在銀行對賬單上。

2.銀行錯將商業(yè)調(diào)查協(xié)會的一張第656號支票，票面金額為$100,

記入商業(yè)調(diào)查公司的戶頭上。

例4-6：商業(yè)調(diào)查公司現(xiàn)金賬記錄

日記賬

科目現(xiàn)金

日期摘要借方貸方余額

20X1

1月1

余額6,556.12

日

21,112.0

現(xiàn)金收款7,668.12

日0

7

現(xiàn)金收款194.607,862.72

日

316,160.1

現(xiàn)金付款1,702.58

日4

311,591.6

現(xiàn)金收款3,294.21

R3

現(xiàn)金付款（請參照點(diǎn)4-5）

支票號金額支票號金額

332$3,000.00338$319.47

333510.0033983.00

334100.00340203.14

335100.00341458.53

3361,100.00

337286.00總額$6,160.14

3.銀行尚未支付公司在1月底發(fā)出并已記賬的支票。

支票

日期金額

號

3371月27日$286.00

33828319.47

日

3392883.00

B

34029203.14

日

34130458.53

日

4.銀行代商業(yè)調(diào)查公司通過EFT收到出租房屋租金收入$904.03,

并于銀行對賬單中反映。

5.銀行代表公司收到一張$2,114的應(yīng)收票據(jù)，其中有利息收入

$214。商業(yè)調(diào)查公司未入賬。

6.銀行對賬單中有公司存款利息收入$28.01。

7.第333號支票應(yīng)付布朗公司$150錯記為S510,使公司現(xiàn)金賬少

記現(xiàn)金$360。

8.銀行手續(xù)費(fèi)本月為$14.25。

9.銀行對賬單上顯示收到NSF支票$52,自客戶L.Rosso

10.商業(yè)調(diào)查公司通過EFT支付月保險費(fèi)$361,但公司尚未入賬

例4-7是基于以上項目的銀行余額調(diào)節(jié)表。面板A列示了所有的

調(diào)節(jié)項目，它們和面板B中的項目號相對應(yīng)。經(jīng)過調(diào)節(jié)后，公司現(xiàn)

金賬余額和銀行賬余額相等?？梢源俗鳛楹瞬闃?biāo)準(zhǔn)。

在所有情況下調(diào)節(jié)項目的處理都是一樣的。下面是關(guān)于處理不同

調(diào)節(jié)項目的總結(jié)：

銀行賬余額+在途存款-未兌現(xiàn)支票+/-銀行錯誤更正

公司現(xiàn)金賬余額+銀行托收項目、利息收入、EFT收款-手續(xù)

費(fèi)、NSF支票、EFT付款+/?企業(yè)錯誤更正

調(diào)節(jié)表導(dǎo)致的交易的會計處理。銀行余額調(diào)節(jié)表并不直接影響日

記賬或分類賬。和企業(yè)的賬簿不同，調(diào)節(jié)表只是一種會計工具。

銀行余額調(diào)節(jié)表作為一種控制手段，通知企業(yè)將其上面的調(diào)節(jié)項

目補(bǔ)記在帳上。比如，銀行代企業(yè)收到一張應(yīng)收票據(jù)，但企業(yè)尚未將

這筆現(xiàn)金收入記賬。實際上，只有當(dāng)企業(yè)收到銀行余額調(diào)節(jié)表時，他

才知道這筆現(xiàn)金收入。

例4-7：銀行余額調(diào)節(jié)表（請參照點(diǎn)4-6）

面板A——調(diào)節(jié)項目

1.在途存款，$1,591.63。

2.銀行錯誤，銀行余額增加$100。

3.未兌現(xiàn)支票；337號，$286；338號，$319.47；339號，$83；

340號,$203.14；341號，$458.53。

4.EFT租金收入，$904.03o

5.銀行托收$2,114,包括利息收入$214。

6.銀行存款利息收入$28.01。

7.企業(yè)錯誤，企業(yè)賬余額增加$360。

8.銀行手續(xù)費(fèi)$14.25。

9.來自L.Ross的NSF支票$52。

10.通過EFT付保險費(fèi)$361.00o

面板B一一銀行余額調(diào)節(jié)表

商業(yè)調(diào)查公司

銀行余額調(diào)節(jié)表

20X1年1月31日

銀行帳企業(yè)賬

1月31日余額$5,931.1月31日余額$3,294.

5121

加：加：

1.1月30日在途存款1,591.64.EFT租金收入904.03

3

2.銀行錯誤更正：商業(yè)5.銀行代收應(yīng)收票據(jù),

調(diào)查協(xié)會支票錯記在公包括利息收入$214

司戶上100.002,114

7,623.16.銀行存款利息收入28.01

4

7.企業(yè)錯誤更正：第

333號支票多記360

6,700.2

5

減:減：

337號…$286.008.銀行手續(xù)費(fèi)…

$14.25

338號…$319.479.NSF支票…

52.00

339號…$83.0010.通過EFT付保險(427.2

361.005)

340號…$203.14

341號…$458.53(1,350.

14)

調(diào)節(jié)后余額$6,273.調(diào)節(jié)后余額$6,273.

0000

金額一致

根據(jù)例4-7中的調(diào)節(jié)項目，商業(yè)調(diào)查公司做了以下分錄。所有分

錄都注明日期1月31日，使那一天的現(xiàn)金余額正確。圓括號中的數(shù)

字與例4-7中調(diào)節(jié)項目的標(biāo)號一致。

01/31(4

現(xiàn)金904.03

)

租金收入904.03

收到每月租金0

資產(chǎn)二負(fù)債+股東權(quán)益+收入

904.03=0+904.03

01/31(52,114.

現(xiàn)金

)00

1,900.

應(yīng)收票據(jù)

00

利息收入214.00

銀行代收應(yīng)收票據(jù)。

資產(chǎn)=負(fù)債+股東權(quán)益+收入

+2,114.00=0+214.00

-1,900.00

01/31(6

現(xiàn)金28.01

)

利息收入28.01

銀行存款利息攻入。

資產(chǎn)二負(fù)債+股東權(quán)益+收入

28.01=0+28.01

01/31（7

現(xiàn)金360.00

）

應(yīng)付賬款一布朗公

360.00

司

第333號支票錯誤更正。

資產(chǎn)=負(fù)債+股東權(quán)益

360.00=360.00+0

01/31（8雜項費(fèi)用

14.25

）①

現(xiàn)金14.25

銀行手續(xù)費(fèi)。

資產(chǎn)―負(fù)債+股東權(quán)益-費(fèi)用

-14.25=0-14.25

01/31（9

應(yīng)收賬款一L.Ross52.00

）

現(xiàn)金52.00

銀行返還的NSF支票。

資產(chǎn)=負(fù)債+股東權(quán)益

+52.00=0+0

-52.00

01/31（1

保險費(fèi)用361.00

0）

現(xiàn)金361.00

月付保險費(fèi)。

資產(chǎn)二負(fù)債+股東權(quán)益-費(fèi)用

-361.00=0-361.00

注釋：雜項費(fèi)用是銀行手續(xù)費(fèi)的借方，因為手續(xù)費(fèi)沒有特別的費(fèi)

用賬戶對應(yīng)。

第九條分錄需要解釋。商業(yè)調(diào)查公司在知道L.Ross的$52支票無

法兌現(xiàn)時，貸記現(xiàn)金帳。但由于商業(yè)調(diào)查公司仍有向Ross的應(yīng)收款,

公司借記應(yīng)收賬款-L.Ross并繼續(xù)設(shè)法向他收款。

思考

銀行對賬單余額為$4,500,包括手續(xù)費(fèi)$15,利息收入$5,NSF支票

$300o在途存款$2,100；未兌現(xiàn)支票$575。記賬員將一張$125的支票

錯記為$152于應(yīng)付賬款賬戶中。

1.調(diào)整后賬戶余額是多少？

2.調(diào)整前企業(yè)現(xiàn)金賬余額是多少？

3.請準(zhǔn)備銀行余額調(diào)節(jié)表中項目的調(diào)整分錄。

答案

1.$5,125($4,500+$1,200-$575)

2.$5,408($5,125+$15-$5+$300-$27)o調(diào)整后企業(yè)現(xiàn)金賬和

銀行余額相等。答案可以將上述調(diào)整反向進(jìn)行。

3.雜項費(fèi)用15

現(xiàn)金15

現(xiàn)金5

利息收入5

應(yīng)收賬款300

現(xiàn)金300

現(xiàn)金27

應(yīng)付賬款27

經(jīng)理和所有者如何使用銀行余額調(diào)節(jié)表

正如下面例子所述，銀行余額調(diào)節(jié)表對于企業(yè)經(jīng)理或所有者來說

是一個十分有利的控制手段。

RandyVaughn是休斯敦的一名注冊會計師。他擁有幾處公寓，

由其姑媽管理。他很忙，幾乎沒有時間過問這幾處公寓。他的姑媽負(fù)

責(zé)簽署租賃合同、每月收取租金支票、安排保管和維修工作、雇傭和

解雇員工、填寫支票、準(zhǔn)備銀行余額調(diào)節(jié)表?？傊?，她負(fù)責(zé)一切。這

種權(quán)利集中于一人的行為對內(nèi)部控制是很不利的。Vaughn的姑媽可

以偷竊錢物，而作為一名注冊會計師，他十分清楚這種可能性。

Vaughn很相信他的姑媽，因為她是家族中的一員。但同時,對于

她的管理工作，他也執(zhí)行一些松散的控制。比如，Vaughn定期拜訪

他的公寓，視察維修工是否盡職；他詢問租戶們設(shè)備工作是否正常,

他們的問題是否被重視。這些措施形成了一定程度上的控制。

為了控制現(xiàn)金，Vaughn使用銀行對賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表。他偶

爾會檢查他姑媽準(zhǔn)備的銀行余額調(diào)節(jié)表，這樣就能很快看出他的姑媽

是否為自己填寫支票。通過檢查每張支票，Vaughn建立了對現(xiàn)金支

付的控制。

Vaughn有一個簡單的控制現(xiàn)金收入的方法。他知道公寓房間的占

用水平和每月的租賃費(fèi)，將出租公寓的間數(shù)的，如20,乘以月租金（平

均$500每間），就得出預(yù)期月租金收入$10,000；把$10,000和銀行對

賬單對應(yīng)，Vaughn就可以知道他的錢是否都到了他的賬戶中。

如果他的姑媽偷了錢并通過操縱銀行余額調(diào)節(jié)表來掩蓋其行為，

Vaughn就會知道。為了使他的姑媽時刻警覺，Vaughn會讓她知道他

會定期檢查她的工作。

請參照點(diǎn)4-8

請參照點(diǎn)4-9

這些控制行為對于小企業(yè)來說都是十分重要的。因為他們往往都

只有少數(shù)兒個員工，職權(quán)分配不清。但經(jīng)理和所有者必須能夠檢查和

控制企業(yè)的運(yùn)作，否則資產(chǎn)就會流失，正如在我們本章中提到的Grant

LeForge&Company.

半章復(fù)習(xí)

復(fù)習(xí)題

Bain公司20X3年2月28日的現(xiàn)金帳如下：

現(xiàn)金

2月1日余額2月3日400

3,995

6日123,100

800日

15日1,800191,100

日

23日1,10025500

日

28日2,40027900

0

2月28日余額

4,095

Bain公司于20X3年2月28日收到了銀行對賬單。（負(fù)數(shù)以括號

來反映）:

20X3年2月銀行對賬單

期初余額$3,995

存款：

2月7日$800

15日1,800

24日1,1003,700

支票（每日總額）：

2月8日$400

16日3,100

23日1,100(4,600)

其它項目：

手續(xù)費(fèi)(10)

自M.E.Crown的(700)

NSF支票

銀行代收應(yīng)收票據(jù)1,000*

EFT一月租金費(fèi)用（330）

存款利息15

期末余額$3,070

*包括利息$119。

附加信息：Bain公司將所有現(xiàn)金收入都存入銀行，所有現(xiàn)金付款

都通過支票完成。

要求

1.準(zhǔn)備Bain公司20X3年2月28日銀行余額調(diào)節(jié)表。

2.過調(diào)整分錄。

答案

1.

BAIN公司

銀行余額調(diào)節(jié)表

20X3年2月28日

銀行:

20X3年2月28日余額$3,()

70

加：2月28口在途存款2,40

0

5,47

0

減：未兌現(xiàn)支票2月25日($500),

2月27日($900)(1,40

0)

20X3年2月28日調(diào)整后余額$4,0

70

企業(yè)：

20X3年2月28日余額$4,0

95

加：銀行代收應(yīng)收票據(jù)，包括利息$1191,00

0

存款利息15

5,11

5

減：手續(xù)費(fèi)$1

0

NSF支票70

0

EFT租金費(fèi)用33(1,04

00)

20X3年2月28日調(diào)整后余額$4,0

70

2.

0現(xiàn)

2/28金,000

應(yīng)收，

票據(jù)81

利息1

收入19

銀行代收應(yīng)收票據(jù)。

現(xiàn)1

28金5

利息、

收入5

銀行存款利息收入

雜1

28項費(fèi)用0

現(xiàn)金

0

銀行手續(xù)費(fèi)。

應(yīng)收賬款一7

28M.E.Crown00

現(xiàn)金

00

銀行返還NSF支票。

租3

28賃費(fèi)用30

現(xiàn)金

30

月利息費(fèi)用。

企業(yè)的運(yùn)營周期

像Lands9End>Toys“51"US、Macy飛這樣的公司購買存貨，

俏售商品給客戶，將所得用于購買更多的存貨，重復(fù)循環(huán)。例4-8用

圖表顯示了現(xiàn)金鈣售和賒銷的循環(huán)。對現(xiàn)金銷售來說，循環(huán)是從現(xiàn)金

到存貨（其購買是為了進(jìn)一步的銷售），在企業(yè)經(jīng)營中，經(jīng)理們總是試

圖縮短這個周期，使現(xiàn)金流動加快。存貨銷售和收款越快，企業(yè)的利

賒銷

采購和現(xiàn)金銷售

采購和賒銷

現(xiàn)金管理

現(xiàn)金管理需要保持平衡。Lands9End、Toys"只"US、Macy's

公司必須有足夠的現(xiàn)金付款，否則它們就會破產(chǎn)。但現(xiàn)金是一種相對

價值低的資產(chǎn)。比起把錢放在銀行里，Toys"SI-US公司通過投資

存貨會獲得更多的收入。因此，公司都設(shè)法保持其現(xiàn)金流動，如例

4-8中所示。

公司使用許多方法來管理其現(xiàn)金。在這一部分，我們將討論其中

的一些方法。

加速賒銷現(xiàn)金回收

像Sony,EastmanKodak,Fisher?Price（玩具制造商）這樣的制造商

將它們大部分的存貨賣給零售公司。請考慮Fisher-Price公司對Toys

“SI”US公司的賒銷，因為Fisher-Price公司在銷售時未收到現(xiàn)金，

他都會設(shè)置一個應(yīng)收賬款科目，下設(shè)許多子科目。Fisher-Price公司的

所有客戶的應(yīng)收款總額和公司總賬中應(yīng)收賬款科目的余額相等，如例

4-9所示。

像許多公司一樣，F(xiàn)isher-Price公司使用應(yīng)收賬款科目來追收客戶

款。例如，假如Kmart未付款，F(xiàn)isher-Price公司就會做下面的分錄。

例4-9：Fisher-Price公司應(yīng)收賬款記錄

總賬應(yīng)收賬款明細(xì)賬

現(xiàn)金KMART

余額余額

XX1,