副手工作標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)

優(yōu)秀副手工作標(biāo)準(zhǔn)

于■州

副手手冊(cè)

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目錄

前言3

第一章副手必備的素質(zhì)4

第二章副手的重要職業(yè)技能5

第一部分日常事務(wù)處理5

第二部分日程安排7

總體日程安排7

出差日程安排8

會(huì)議安排13

媒體采訪18

大型活動(dòng)21

突發(fā)來(lái)訪接待24

第三部分溝通與協(xié)調(diào)25

內(nèi)部溝通25

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外部溝通25

副手應(yīng)具備的禮儀26

副手禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)27

第四部分文字支持27

第五部分會(huì)議支持30

刖百

在許多人眼里，副手仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。副手的

輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，她們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,是領(lǐng)導(dǎo)

與公司上下保持溝通的橋梁，為此，她們必須全心全意并準(zhǔn)確無(wú)誤地提供支持

與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。優(yōu)秀的副手會(huì)使人想到干練、精明、繁忙

的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài);聯(lián)想到在

她們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無(wú)論如何，副手這個(gè)詞會(huì)讓許

多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像。然而,副手的工作到包括哪

些，在副手的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，副手及行政

助理、部門文員是一只龐大的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐

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著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯,我們會(huì)隨時(shí)分

處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)我們需要扮演更

多角色,，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是副手，但由于所服務(wù)的對(duì)象不

同，各部門性質(zhì)不同，其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于副手

工惚是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。事實(shí)上

有很多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上都是能夠歸

于一類的。無(wú)論什么時(shí)候，謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是副手們不遺不棄的職業(yè)操

守，而現(xiàn)代副手的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜

合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是一個(gè)出眾地副手的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的

副手會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可,在我想，不同崗位的副手在提高工作效率的呼聲下又

該做什么呢？這些是我們一直以來(lái)需要探索的問(wèn)題，也就是這此些思想火花碰

撞出我們最初編寫本手冊(cè)的想法。

我們■■作為企劃部副手處的副手，在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助

中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方

法,積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理許多類似情況時(shí)形成了一些慣用做法

和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集,在經(jīng)過(guò)了重復(fù)總結(jié)和提練、否

定和借鑒的過(guò)程后，已將其做成了本部門工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流

程上的統(tǒng)一。我們相信，在我們自己的不懈努力和對(duì)副手工作的熱愛之下;為

聯(lián)想,為我們的事業(yè)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后，我們定會(huì)做出成績(jī).我們迫切

地殂想早日讓這本小冊(cè)子與大家見面，希望它能為司行們的工作中提供方費(fèi)

快捷的參考之用，同時(shí)我們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來(lái)和大家一起

探討，也希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn)，以發(fā)

現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)已之短。

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副手手冊(cè)適用于公司名部副手及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想入關(guān)

于行政方面的指導(dǎo)。手冊(cè)編寫工作是由企劃部副手處完成的，在此其間我;門

得到了來(lái)自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝

意，關(guān)于本手冊(cè)所收集的內(nèi)容，由于水平有限,不妥之處請(qǐng)及時(shí)向我們提出，我并

熱忱盼望著您的意見。這本手冊(cè)隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使手

冊(cè)真正能夠成為一部聯(lián)想副手的行為指南，為您服務(wù)為你所用。

第一章副手必備的素質(zhì)

一、職業(yè)化副手的標(biāo)準(zhǔn)：

敬業(yè)精神正直-公平,堅(jiān)持既定政策和原則

表率作用誠(chéng)實(shí)-實(shí)事求是

領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范敬業(yè)-以工作為榮,設(shè)定高的工作

水準(zhǔn)

業(yè)務(wù)能力守信??不失約、不違約、不食

言、不泄密

指揮與控制能力勤奮??努力工作，不斷學(xué)習(xí)

合作精神有序-利落，有條不齋

學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力高效-一追求效率和效益

知人善任的能力可靠..按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及

時(shí)

對(duì)待意見與批評(píng)

大局觀

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二、副手的職業(yè)態(tài)度

主動(dòng)性(Initiative)

適應(yīng)性(Flexibility)

團(tuán)隊(duì)精神(Teamwork)

尊重她人(RespectforPeople)

創(chuàng)新精神(Creativity)

堅(jiān)持原則(UncompromisingIntegrity)

服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service&Contribution)

認(rèn)同與分享(Sharing)

雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)

溫柔的心和自省

第二章副手的重要職業(yè)技能

第一部分:日常事務(wù)處理

一、撥打/接聽電話的程序和技巧

I、打電話前的準(zhǔn)備

?準(zhǔn)備好電話記錄本和筆

?把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺

漏。

?準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。

?查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開始撥打。

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2、正式撥打電話：

?撥通電話后,確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說(shuō):“你好!我是聯(lián)

想電腦公司**部*”

?如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。

?如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄

?逐一將事情說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確；

?通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒,然后放電話。

3、接聽電話

?3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的:"你好!我是**部”

?判斷WHO,分以下幾種情況:

來(lái)電人員總經(jīng)理可接電話時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)

直接轉(zhuǎn)入記錄留言

直接上級(jí)及

如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系總經(jīng)理

平級(jí)

回電。

內(nèi)問(wèn)清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說(shuō)明問(wèn)清梗概,如不緊急,記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理

直接下屬

部梗概后轉(zhuǎn)入如事情緊急,告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。

問(wèn)清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其它

普通員工

可視情況處理

問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言

重耍R緊密如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系總經(jīng)理

外

回電。

部

重要但不緊問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，依總經(jīng)理記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。

密指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入

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不重要且不問(wèn)清概要，酌情處理

緊密

?若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏

或有偏差。

?通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒,然后放電話。

4、通話技巧：

?日常禮貌用語(yǔ)：

詢問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用:“請(qǐng)問(wèn)您哪里?“請(qǐng)問(wèn)您怎么稱呼?”"請(qǐng)問(wèn)有什么

事?”等

?對(duì)總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡

量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。

?如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要

傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系c

?如不能把握總經(jīng)理是否要和對(duì)方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理”

在“或“不在“，可說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下,我去看看**總經(jīng)理是否在?”，然后

請(qǐng)示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。

?如遇總經(jīng)理不愿接聽對(duì)方電話，則可用委婉的語(yǔ)氣:“實(shí)在抱歉產(chǎn)*總經(jīng)理

這是不知上哪去了，我見到她時(shí)再給您回個(gè)電話;如果您方便的話,能否讓

我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情?”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。

?在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問(wèn)總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接;

也可詢問(wèn)對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也

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可達(dá)到目的。

?在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)重復(fù)詢問(wèn)后未果，可委婉結(jié)束通

話。

?如果對(duì)方喋喋不休，廢話連篇,能夠說(shuō)”請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎?”或“對(duì)不

起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。

?如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先

講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話,稍侯打過(guò)去。

?整理電話留言，在總經(jīng)理回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息。

二、傳真

1、將傳真分類:

1）需要總經(jīng)理本人審閱的,根據(jù)總經(jīng)理授意處理

2）由副手來(lái)待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)負(fù)責(zé)人

B、由副手本人回復(fù)

?使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式

?遵守公文寫作規(guī)范

?保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上,發(fā)送后

再與對(duì)方確認(rèn)。

?需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說(shuō)明，列明抄送范圍

?務(wù)必在傳真件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼，并在每一頁(yè)文件上標(biāo)注頁(yè)碼。

2、必要的傳真分類存檔

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三、郵件

1、根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告

/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過(guò)濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件,

或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。

?以總經(jīng)理名義回復(fù)技要在語(yǔ)氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；

?以副手名義發(fā)送時(shí)，要說(shuō)明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

2）由副手來(lái)待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)負(fù)責(zé)人；B、由副手本人回復(fù)

3、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未

能及時(shí)查看,需電話說(shuō)明。

4、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)；

5、重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔

四、文件管理（參看集團(tuán)〈副手手冊(cè)〉第33-36頁(yè)）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表

述是否清晰、完整。

2、對(duì)文件進(jìn)行分類:待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資

料、審批原由），便于總經(jīng)理

3、按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情

進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。

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4、必要文件進(jìn)行存檔。

注:傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出

五、名片

1、分類:可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間）

3、應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總、經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)

方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程,意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。

“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、

工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。副手的職責(zé)是當(dāng)好”管

家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總

體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪六

部分加以詳細(xì)說(shuō)明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。

日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn),而規(guī)劃、安排領(lǐng)

導(dǎo)的工作日程是副手的一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單,但卻十分重要，它

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是副手輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著副手將和總經(jīng)理

一總進(jìn)行有序的工作。作為副手一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)咯,

調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下、

最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求,并對(duì)可

能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪墊。

另外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于副手日常工作效率的提高是十分必要的，把看得

出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)I、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不但

提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。

一、總體日程安排

領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為已常性工作，即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)

議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。而副手的一般做法

是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨

機(jī)事件。

（一）總體原則：

了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，

-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總'經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)

拍；

■了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的

工作興奮點(diǎn)；

對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程;及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；

明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序,分清輕重緩急，酌情安排

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處理;

定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)

成共識(shí)，以利工作開展；

注意日程安排的時(shí)間松緊適當(dāng)安排；

（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧

周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；

在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出

整理思路的時(shí)間;同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；

根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其它信息；

對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突;每日

安排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證副手與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；

不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)

約酌情處理；

控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；

掌握近期要回避的人物；

月/周計(jì)劃安排模版

可使用NOTES日歷功能,填入相關(guān)安排，打印即可；

也可按照總經(jīng)理習(xí)慣啟行制作日程表；

二、出差日程安排

做為副手，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作,同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一

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項(xiàng)工作。經(jīng)過(guò)副手的計(jì)劃J巴總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快

而圓滿，這是副手工作的目標(biāo),也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。

（一）國(guó)內(nèi)出差

出差前：確定出差目的和日期；

確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人

與出差地相關(guān)人員溝通,確定周到的日程安排（明確如早午晚餐

安排、所到地地址、需

要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）

確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店

（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒

店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系

方式）；

完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見

范例）。

根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。

擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)

出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部

等）。（見范例）

出差中在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人

及其它相關(guān)人員。

根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情

況;

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配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。

根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通,及時(shí)調(diào)整日程安排;

出差后及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；

出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)

人員或存檔；

向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。

各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；

跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；

（二）國(guó)外出差

出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同,但在此要特別提醒您注意以

下幾點(diǎn)：

根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況瘧備PRESETATION仲/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備,

必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。

機(jī)票購(gòu)買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選擇好

的機(jī)型；

注意）隹備好各種證件及邀請(qǐng)函,并提醒總經(jīng)理攜帶；

根據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；

準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國(guó)家風(fēng)情資料；

確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；

回國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝。

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（三）陪同出差

陪同總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)副手的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面

介紹的注意事項(xiàng)外,在出差過(guò)程中，要求副手注意以下事助：

登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù);并再次

確認(rèn)接車人；

到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話，并將副手房號(hào)電話

及時(shí)告知總經(jīng)理；

每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排；

提前設(shè)置清晨叫醒,并安排早餐；

根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；

及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；

攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫⒉稍L提綱）；

注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）

著裝要求:大方職業(yè)裝、著淡裝;注意言談舉止；

出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用

報(bào)銷、資料整理。

附件一:出差物品攜帶表

名片若干日程表

證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppi（保存在桌面）、

ppt備份軟盤2張

往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在副手手中）書面講話稿及素材2份

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活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄

準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆

禮品*包裝應(yīng)急藥及常見藥品

附件二:授權(quán)書模版

發(fā)文日期

文件編號(hào)OURREE：LCS-DTB?60023-99.6.14文件類別CATEGORY：通知

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臺(tái)式電腦事業(yè)部'筆記本事業(yè)部、軟件

收文人TO:全體人員收文部門TO(DEPT.):

事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部

抄送CC：總裁室、企劃部副手處、財(cái)務(wù)一附件ATTACHMENT：//

□傳閱區(qū)1閱后存檔口保密保密期限□其它□頁(yè)數(shù)

//1

CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERSNO.OFPAGES

授權(quán)通知

電腦公司副總裁在6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)

部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理一,臺(tái)式電腦事業(yè)部其

它殂關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理一,除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其它事

業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁…處理。

特此通知

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.6.14

附件三:國(guó)內(nèi)出差日程范例

劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）

時(shí)間日程地點(diǎn)備注

417:25北京一深圳機(jī)場(chǎng)接機(jī)人:---1360

月CAI305入住新世紀(jì)酒店

25該車在深圳期間隨行

日

21:30夜宵自行安排

411:30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳嘉利參加人:何焯輝、譚永雄、

月寧波廳鄧秉覺

26聯(lián)想:一、一一

日議題:嘉利最新情況通報(bào)

對(duì)方聯(lián)系人:鄧秉覺

13:20出發(fā)前往EMCoff:ce,陪同前往

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14:00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)聯(lián)想?yún)⒓尤?—、—、、

21-23棟北座

EMC參加人：總經(jīng)理余昭信

副總經(jīng)理陸楊

業(yè)管處經(jīng)理張界楊

技術(shù)處協(xié)理郭宗欽

研發(fā)部經(jīng)理張濱

會(huì)面安排：

14:00-15:00雙方公司介紹交流

15:00-16:00參觀工廠

16:00-17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及

未來(lái)業(yè)務(wù)合作磋商

17:20返回新世紀(jì)，梁育陶同

18:00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體:李彬及隨行人員

聯(lián)想:

414:00東莞金和涂料有深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)金和參加人:總經(jīng)理董合枝

月限公司會(huì)面（地圖附后）生產(chǎn)經(jīng)理董博霖

27嘉利廠參加人:采購(gòu)部主管黃寶球

日工程總監(jiān)鄧秉覺

聯(lián)想?yún)⒓尤?一一、一一、一一

議程安排:

14:00-14:05雙方介紹

14:05-14:25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、

生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）

14:25-14:55雙方討論

14:55-15:25參觀金和新廠

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15:35瑞和塑膠五金電深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:3576:40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹

子廠15:40-16:10參觀瑞和工廠

16:10-16:25機(jī)動(dòng)

16:25前往機(jī)場(chǎng),車程約30分鐘

17:40CA1303—安排接機(jī)

深圳一北京

隨行及重要聯(lián)系電話:一-一

附件四:國(guó)外出差日程安排表

一執(zhí)行副總經(jīng)理訪問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17B）

訪問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

17:50——20:40北京一漢城KIMPOLG商事Mr.J.S.PARK等

7Airport在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接

月(Tel:)

1421:00——21:30到達(dá)酒店辦理入住下榻處：HolidayinSeoul(佳樂(lè))

日（因通訊不便LG商事提供一部手機(jī)在HolidayinnTel:82—02—7179441

漢城期間使用，號(hào)碼為：SeoulFax:82—02—7159441

8:009:00與LGLCD部B.Kwon/V.President及Holidayinn

LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、Se?ul

J.S.Park共進(jìn)早餐及會(huì)談or

LGTwin

9:0012:30前往LG位于龜尾的LCD廠Towers路程:3小時(shí)

712:3013:20與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐中餐

月13:2014:40參觀及會(huì)談（陪同及參加者:LGLCD廠龜尾

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總經(jīng)理Mr.K.S.Porl</Exc.Dircctor、主持人：MnK.S.Park

15LG商事K.M.Ann/Sr.M（；R、

JjS.Park）

H

14:4016:40前往LG電子位于平澤的CDROM廠

路程:3小時(shí)

16:1018:00參觀及會(huì)談（陪同及參加者:LG電子

Mr.M.H.ParMSr.Director主持人：Mr.M.H.Park

Mr.J.H.Cheng/QMGR

LG商事：K.M.Ahn/Sr.MGR、

J.S.Park）

訪問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

718:0019:30與LC電子人員共進(jìn)晚餐平澤

月

1519:30—21:00回酒店

日

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8:00——9:20自酒店前往三星電子LCD工廠所在地七星

(Kiheung)聯(lián)絡(luò)人：MrJY.Park

9:30—10:00高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCDMarketingTel:82—02—7507313

W.H.Hong/Sr.MGR＞崔敏洙先生等）

10:3010:50…作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹

10:5011:20針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談

11:20——11:50參觀

711:50——13:00與會(huì)者共進(jìn)午餐

月13:0014:00乘車前往LG總部

16

14:30——17:00會(huì)談，參加者:LG商事LG總部聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.JS.Park

日D.H.KangA,.President

LG電子M.H.Park/Exe.Director

17：00——17:30等)Holidayinn

Seoul

回酒店休息

19:00—21:00主持人:Mr.D.H.Kang

與LG商事人員共進(jìn)晚餐

(D.H.KangA,.President、

K.M.Ahn/SnMGR

Y.H.Kim/Sr.MGR)

訪問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

10:00——18:00參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢城市區(qū)及近郊觀漢城市區(qū)及陪同人:導(dǎo)游、

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7光游覽近郊LC商事Mr.J.S.Park

月（17日為韓國(guó)國(guó)慶日）

1718:00——19:00

B酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場(chǎng)自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程

L，1：./444A1-.4A

漢城——北京

三、會(huì)議安排

召開和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有

關(guān)的事務(wù)幾乎成為副手的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是副手組

織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利的舉行,

需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要副手是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平時(shí)彩

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養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變!以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分

別介紹。

(-)內(nèi)部會(huì)議安排

?總'經(jīng)理主持的會(huì)議

人qnN

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注意事項(xiàng):

會(huì)前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；

綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；

下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知,對(duì)特別重要的參會(huì)人，可經(jīng)

過(guò)電話確認(rèn)；

會(huì)中協(xié)助放映PPT,并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；

對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM;

?總經(jīng)理參加的會(huì)議

O

+立注

1

（Hl育法

^斷與總;

.1

*

Y

與對(duì)方確

時(shí)間沖突H

向=1W主立Di'-l■灶

——AA■口+<1

入學(xué)+.

4tl以Iff1

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請(qǐng)示總經(jīng)N

Y

$主意:把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。

（二）外部會(huì)面安排

?總經(jīng)理主持的外部會(huì)面

接受會(huì)面造未NO婉拒或該請(qǐng)她人注意:

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講明原因，以

免在方誤解

注意:在收到會(huì)面請(qǐng)求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)伏責(zé)人及GM商討決定,

同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷

Y

與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、

地點(diǎn)、人員、議建

并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)

擬定meetingagenda,ppt_修改

（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）

跟蹤反饋

結(jié)束

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注意事項(xiàng)：

?綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；

?注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；

?會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯,如需要，提前確認(rèn)；

?根據(jù)來(lái)訪公司的習(xí)慣及來(lái)訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；

?在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接

送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；

?考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；

?如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請(qǐng),安排參觀陪同

人；

?會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)

理溝通洽談事宜；

?在會(huì)前擬制meetingagenda（見模版）

?在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來(lái)訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容,

注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來(lái)訪者需求制作中/英文；

-初次會(huì)面PPT應(yīng)包括:聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；

-再次會(huì)面應(yīng)注意:有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資

料）。

?幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片,并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；

?提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和

有禮的態(tài)度；

?提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt,并關(guān)

注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變,靈活處理各種情況;

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?會(huì)面結(jié)束后,代總經(jīng)理或陪同送客人離去:之后整理筆記本電腦等儀

器設(shè)備；

?總經(jīng)理參加的外部會(huì)面

總經(jīng)理參加其它部門組織、主持的會(huì)面,副手的工作可能就不像前面介紹的

那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：

Y

回復(fù)對(duì)方參

關(guān)注對(duì)方會(huì)

24a4n

在會(huì)面前給

+SSB公

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M以工用令公

注意事項(xiàng)：

?會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；

?會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū),請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間;

?對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；

外部會(huì)面會(huì)議備忘模版

GuestMeetingTable

GuesfsCompany:AMD

GuesCsNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegendComputer

system

Mr.RavmondLeeGeneralManagerofDesktop

V.PofAsiaSales&MarketingbusinessDivision

Mr.KelvinKwokMr.

SalesDirectorofAsiaVicePresidentofLegendComputer

system

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Mr.ThomsonChanGeneralManagerofNotebook

MarketingDirectorofAsiabusinessDivision

Mr.PerryChanMr.

CountryManagerofChinaGeneralManagerofMaterial

ManagementDivisionofDTB

Mr.JackLee

AssistantSalesManagerMiss.

ManagerofMaterialManagement

DivisionofDTB

Mr.

Interpreter

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimited

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

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媒體采訪流程說(shuō)明:

1、接受采訪

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一

安排;除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；

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對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪規(guī)定,請(qǐng)對(duì)方理解;應(yīng)

記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；

.從品推得到采訪提綱；

?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱彳正求總經(jīng)理意見；

?對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安

排在一起；

對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其它人接受采訪，必

要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)廳溝通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）

.落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；

?配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改;對(duì)

于常見問(wèn)題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；

.了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：

對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求,在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)

該注意；

有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記

者提供；

對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；

3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）

.幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案；

?對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

.如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；

如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；

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如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；

4、采訪當(dāng)天

?采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；

?如果是電話采訪需要檢杳會(huì)議設(shè)備；

到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫挘?/p>

?如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；

?如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該嗡查采訪場(chǎng)地；

如果采訪在公司內(nèi),記者到后應(yīng)由副手先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是

否需要其它背景資料；

安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；

送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；

5、采訪結(jié)束

.與記者溝通,及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；

.通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；

必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看