通達OA流程使用說明

通達OA流程使用說明OA的英文釋譯為：officeanywhere，通俗的翻譯確實是任何場所都能辦公的系統(tǒng)。OA系統(tǒng)與我們平常使用的QQ是一樣的性質，只要有網絡即可辦公。為了更好讓大伙兒了解OA，讓OA能更好的服務于我們，使OA能夠普及化，特編制了本說明書，本說明書只是針對我們公司相關流程使用情形而編制，假設有不盡之處，請各位同事指正！OA分為十二個大的模塊，分別為：個人事務、工作流、行政辦公、知識治理、人力資源、檔案治理、CRM2020、項目治理、交流園地、公文治理、附件治理、系統(tǒng)治理。各個模塊內容里有不同的工作流程，職員們可依照自己要交辦的工作使用不同的工作流程。一、工作流1、電子郵件電子郵件在OA系統(tǒng)中具有內部進行郵件交流的功能，以下圖顯示的是郵件發(fā)送、編寫、查看方式當郵件發(fā)送出去后，在〝已發(fā)送〞中能夠看到該郵件的發(fā)送狀態(tài)，包括對方未閱讀〝〞、對方已閱讀〝〞和對方已刪除〝〞三種狀態(tài)。其中，關于收件人沒有查看的郵件，發(fā)件人還能夠編輯修改或刪除。所有郵件都能夠導出〝.eml〞和excel格式備份，關于對方差不多刪除的郵件無法再實現(xiàn)編輯。點擊〝再次發(fā)送〞，那么進入郵件編輯狀態(tài)，并能夠重新發(fā)送。收件箱中能看到郵件的主題、狀態(tài)、重要程度和附件等信息〔附件信息必須要在郵件查閱完畢后才能顯示出來〕，狀態(tài)顯示了新郵件和已讀兩種狀態(tài)，重要程度那么是發(fā)件人選擇，在此處可見。郵件查詢提供對內部郵件的查詢，能夠通過郵箱、郵件狀態(tài)、時刻、主題、內容以及附件所包含的關鍵詞進行查詢，其中內容最多能夠選擇三個包含關鍵詞，如以下圖所示：2、內部短信發(fā)送內部短信的界面如下，在〝收件人〞中選擇添加系統(tǒng)的人員名，在〝短信內容〞中輸入將要發(fā)送的短消息內容，如假設需要作為預定時刻發(fā)送信息，那么能夠修改短消息發(fā)送時刻，系統(tǒng)將在職員指定的時刻將消息發(fā)送出去。收信人專門快能夠收到短信，其屏幕上會彈出一個提示窗口，提示查看短信，收信人假如已看過該短信，點擊〝已閱〞那么不再提醒，可直截了當在下面的輸入框中回復，點擊〝查看詳情〝那么可直截了當進入短信鏈接頁面。點擊〝組織〝欄能夠看到所有在線職員的列表，鼠標懸停在某個職員名字上就會顯現(xiàn)短信和郵件，可方便的給該職員發(fā)送短信。3、公告通知此模塊下的公告通知只有查詢功能，能對自己接收到的公告通知進行查詢，方便職員對自己的公告進行治理。公告通知的查詢，能查詢到自己權限范疇內的已終止和未終止的所有公告。此模塊下的〝公告通知〞是〝公告通知〞的查看功能，公布公告通知的方法見〝公共事務〞下的〝公告通知治理〞。進入公告通知查看頁面，可直截了當以公告通知的類型或者公布時刻為條件進行查詢，或直截了當點擊鏈接。收到通知時，在桌面上會彈出一個新通知的提示，點擊進入公告通知查看頁面。點頁面中的公告標題，可看到通知內容。在左下角有〝快捷操作〞，可直截了當標記所有公告為已讀狀態(tài)。公告通知查看時能看出最后編輯時刻，有〝公告通知治理〞那個模塊權限的職員，進入公告的查看后會顯現(xiàn)〝轉發(fā)〞按鈕，點此按鈕可直截了當進入編輯該公告，并重新選定公布范疇。關于沒有閱讀過的公告通知，標題后會有個〝new〞標記。關于帶附件的公告，假設附件設置為承諾下載，將鼠標懸浮在附件上，那么能夠看到〝轉存〞選項，將文檔轉存至個人文件柜。假如附件為Office文檔，點擊〝閱讀〞那么直截了當打開文檔能夠實現(xiàn)閱讀。4、新聞此模塊下的新聞只有查詢功能，能對自己接收到的新聞進行查詢，方便職員對自己的新聞進行治理。新聞與公告比較類似，如以下圖為所顯示的差不多公布的新聞，新聞具備評論功能〔評論是否能夠匿名發(fā)表，由公布該新聞的人設定〕，點擊量和個人所發(fā)表的評論都能夠查閱。5、日程安排日程安排能夠日、周和月歷的形式顯示在界面上，如以下圖周列表，將每日自7點到23點以表格列出，點擊〝新建〞可新建日程事務和今日日志，也可雙擊在每日空白處，可直截了當新建該時刻段的日程安排。點擊〝新建〞，進入日程安排治理界面，選擇要新建的日期，能夠新建該日的工作或個人事務。有三種查看日程的方式：在頁面的右上角。在〝我的任務〞下點擊〝新建任務〞，進入日程安排治理界面，選擇要新建的日期，能夠新建該日的工作或個人事務。假如選擇〝個人〞，那么該事務在職員日程安排查詢中就查詢不到。查詢職員日程安排功能在〝行政辦公〞——〝日程安排查詢〞。在〝我的任務〞里，可建立個人工作任務，并以不同顏色標識其重要性。如圖：；可設定該任務的個性狀態(tài)，并設定任務優(yōu)先級，任務應該是有起始時刻與終止時刻，任務也能夠進行編輯，標注完成情形和當時時刻。職員能夠制定周期性事務，并采納短信提醒，關于長期從事的相同工作，能夠幸免每日的重復設置，方便每個職員的使用?！踩缫韵聢D〕日程安排查詢功能是對個人在一段時刻內的日程安排的查詢與統(tǒng)計，并能夠將查詢結果導出為EXCEL。6、工作日志工作日志是專門有用的記事工具，能夠進行文字、表格、圖形的混編。日志能夠用模板新建，也能夠快速查詢，同時日志能夠實現(xiàn)人員之間的共享和點評?！部捎靡讯x的模板〕〔1〕點擊〝新建〞可新建當天的日志，每天可記錄篇日志，分為工作日志和個人日志，個人日志在〝職職員作日志查詢〞模塊中是查詢不到的。新建工作日志時，可自定設定共享范疇?！?〕〝最新〞列出了最近的10篇日志，日志以列表的方式按時刻排列，每個職員能夠編輯自己的日志內容。在日志中，能夠方便的看到目前該日志是否有人做過點評，能夠點擊點評的內容。日志能夠由別人點評，點評者必須是角色權限高于本人，并治理范疇包含本部門的人員，每個職員可在〝最新點評〞中看到近期有人做過點評?！?〕〝日志查詢〞能夠迅速找出符合條件的日志，最多能夠輸入3個關鍵詞，系統(tǒng)進行模糊查詢，找出所有符合條件的日志，并可導出為EXCEL格式。7、通訊簿通訊簿具有分組、按姓氏索引，導入、導出等功能?！?〕治理分組點擊左邊的〝治理分組〞，那么在右邊顯示治理分組的頁面，能夠對分組進行編輯、刪除、添加和打印操作，方便對通訊簿的使用、來之不易和攜帶。如以下圖：〔2〕索引〔按姓氏〕點擊任意索引，那么列出姓氏拼音以該字母開頭的所有人員的列表，如以下圖：〔3〕聯(lián)系人分組能夠編輯、刪除、新建以及查看聯(lián)系人的詳細信息。如以下圖：〔4〕查找〔關鍵字〕輸入關鍵詞，系統(tǒng)進行模糊查詢。8、個人文件柜〝個人文件柜〞用于存放自己的文件。每個職員先建立自己的文件夾，然后在文件夾里增加文件。個人文件柜具有對文本和WORD文檔全文檢索、文件和文件夾移動等功能。個人文件夾中，關于有些文件夾，能夠設置成為共享文件夾。設置共享文件夾的方法是，選定一個文件夾，點擊右下角的選項，在共享范疇中，點擊添加按鈕就能夠添加共享的人員名單。修改權限的備選人員是共享范疇內的人員，即具備修改權限的備選人員第一必須是共享范疇內的人員。個人文件文件柜中，還能夠實現(xiàn)全局檢索的功能，可按不同關鍵字進行文件檢索，節(jié)約翻閱查找時刻，如下圖。9、操縱面板操縱面板直觀感受像我們經常用的QQ設置?！?〕界面主題：每個職員能夠依照使用適應設置界面主題與菜單圖標、登錄選項、內部短信、天氣預報等顯示內容。如以下圖：〔2〕門戶設置：設置登錄時自動打開的門清單。如以下圖：〔3〕菜單快捷組：設置顯示在菜單快捷的項目，能夠把經常使用的菜單項選擇并添加到左側的列表框，點擊按鈕儲存設置。儲存后的快捷菜單，會顯示在我的桌面上方橫欄處。如以下圖：〔4〕自定義桌面：桌面的自定義功能是每個職員能夠選擇這些模塊達到個性化定制桌面的作用?！?〕WINDOWS快捷組：給常用的WINDOWS應用程序建立快捷方式以方便OA每個職員隨時調用。如以下圖：〔6〕個人〝個人網址〞能夠編輯和添加、刪除個人收藏的網址鏈接，按序號升序排列，在桌面上能夠顯示。直截了當點擊該收藏網址即能登陸。(7)收藏夾：每個職員能夠收藏一些常用的網址，點擊直截了當?shù)卿浖纯伞！?〕個人資料：指每個職員的個人信息資料，相當于QQ中的個人資料，不同的是填寫手機號碼可選擇為不公布?！?〕昵稱與頭像：設置每個職員本人在討論區(qū)顯示的昵稱、頭像，還能夠上傳自定義的頭像。頭像必須為像素為20*20的〝.jif〞格式文件。〔10〕自定義每個職員組：自定義每個職員組里自定義的是每個職員在選擇人員時所排列的人員列表的組合。每個職員能夠自定義多個組，對應經常需要交流的人員名單。點擊設置每個職員，能夠選擇不同部門的不同職員組合成為一個職員組。〔11〕人員關注：設關注的人員時，在所關注的人員在登錄OA時都會有提醒?！?2〕我的帳戶：在此每個職員能夠看到自己所擁有的別名和權限，包括：每個職員的主角色、輔助角色和治理范疇。在此設定的別名，能夠作為與每個職員名一樣的登陸OA。如以下圖：〔13〕修改密碼：經常使用修改密碼功能是保證自己密碼安全的有效手段之一，同時在那個頁面中可顯示最近十次該每個職員修改密碼的記錄。〔14〕安全日志：要緊顯示每個職員登錄并做過的一些要緊操作，并作為記錄儲存下來。二、工作流1、新建工作新建工作流，能夠看到每個職員有新建權限的所有工作流程以及相應的分類。是我公司應用的重要模塊之一。如上圖，點擊其中一個分類，能夠看到該分類下每個職員能新建的工作流程名稱，點擊其中一個，顯示該流程的文號以及流程步驟和步驟列表。每一個職員的工作流的權限是不同的，所有職員要依照自己帳戶的所顯示的流程分類新建工作流。假如每個職員在所有的流程中第一步都無經辦權限，那么此職員點擊新建工作時，將提醒該職員無該模塊使用權限。如以下圖，點擊新建或〝常用工作流程〞中的〝向導〞就能夠進入流程的辦理?！沧ⅲ汗さ氐南嚓P工作流程在〝銷售〞流程里〕填寫完相應的工作內容后轉交流程里要求要轉交的經辦人〔會以短信的方式自動提醒下一步經辦人〕表單內灰色部分為不可寫的部分。在表單下面是公共附件區(qū)和會簽意見區(qū)，公共附件能夠上傳文檔附件和對WORD和EXCEL文檔進行在線編輯。在會簽意見區(qū)能夠儲存自己的簽辦意見，不論經辦人或者主辦人都能夠在此簽辦同時儲存。假如有人進行點評，點評也會在會簽意見區(qū)中顯示，并有〝點評〞字樣標志。假如每個職員目前無法辦理，能夠選擇〝托付〞，即托付給該步驟的經辦人員之一，該流程步驟即轉為由該人員主辦。2、我的工作我的工作里包括未接收、辦理中、已辦結、已掛起、全部工作的所有流程，是每個職員執(zhí)行流程的匯總。其中要緊是辦理中的流程，如以下圖：右側所顯示的〝更多〞，當鼠標點擊時，就會彈出〝托付〞、〝掛起〞、〝刪除〞、〝導出〞項，每個職員可依照需要選擇操作。但〝刪除〞只能是下一個流程的經辦人還沒有查閱的情形承諾流程發(fā)起人刪除。3、工作查詢關于差不多完成的流程，或正在進行的流程，假如該職員是該流程的經辦人員或者具體查詢權限的人員，就能夠實現(xiàn)多種范疇、多種流程的查詢，包括快速查詢和工作流高級查詢兩種。點擊工作查詢第一顯現(xiàn)以下界面：假如選擇某個流程進入詳細查詢，按照流程查詢的時候，需要選擇某一個流程，能夠進行多種形式的針對具體流程項的查詢。能夠在查詢時，自由選擇該流程中的字段，用以生成統(tǒng)計HTML或EXCEL格式的報表，便于儲存和統(tǒng)計。如以下圖：4、工作監(jiān)控工作監(jiān)控模塊要緊是針對具有某個流程監(jiān)控權限的職員，監(jiān)控人能夠查看表單并將流程轉交下一步和流程目前大致的辦理時刻與進度。流程的監(jiān)控人，具有強制較下一步，刪除當前流程、強制托付和進行超時流程催辦的權限。那個權限是在制作流程時治理員設定的，不是每個職員都有的。如以下圖：當顯現(xiàn)〝超時XX小時〞，說明那個流程的步驟中設置了完成時限，在工作監(jiān)控的右上角有〝催辦超時流程〞的按鈕。5、超時統(tǒng)計分析超時統(tǒng)計能夠生成超時記錄的統(tǒng)計報表。如以下圖6、工作托付在工作中，經常會遇到某個職員不在崗位上，然而有工作急需此人辦理的情形，那個時候，能夠使用工作托付的功能。工作托付的功能，確實是能夠讓一個職員將自己某個流程的主辦或者經辦權限轉移至別的職員，當有流程設定為該職員辦理時，流程自動轉由該職員所托付的職員接收并辦理。在辦理托付時，選擇一個需要托付的流程，或者選擇全部流程，選擇被托付的人，并選擇該托付的有效期限，然后點擊添加即可生效。托付者，能夠隨時啟用或者關閉該托付。7、流程日志查詢工作流的流程日志查詢記錄了所有的流程操作，具備菜單權限的職員，在該菜單中皆能夠查詢到詳細的查詢記錄。流程日志查詢的意義在于，在流程中某些職員因轉交、托付、刪除、銷毀、還原或修改日志等操作產生錯誤時，在流程日志查詢中可明確查詢到該處理人的處理記錄。記錄可導出作為歷史存檔依據，如以下圖：三、行政辦公1、公告通知治理公告通知要緊實現(xiàn)單位內部公共告示的作用，是單位內部不可缺少的信息公布與共享的功能。進入公告通知治理界面顯示的公告通知為每個職員自己公布，或每個職員具備的〝治理范疇〞內的部門公告。點擊標題可查看通知的詳細情形，點擊查閱情形可查看查閱過該通知的每個職員。新建公告的時候能夠選擇該公告的審批人，公布后由審批人審批，審批通過那么能夠被客戶看到，假設不通過那么被拒絕公布。如以下圖：新建公告通知的時候有多種選擇，第一確實是格式?？晒┻x擇的格式有〝一般格式〞、〝MHT格式〞和超級鏈接三種，MHT格式和超級鏈接無需輸入，只要在附件區(qū)上傳〝.mht〞格式的文件或輸入網絡鏈接即可，公告通知查看時就能直截了當顯示該格式的文件。第二，確實是公告通知公布范疇是有三種選擇的，分別為：部門、角色和人員。按照三種不同的方式選擇，能夠將公告通知公布精確到個人。假如按部門公布，那么只有被發(fā)送的部門看到，角色和人員也是一樣的道理。第三，公告通知能夠選擇相應的有效期限，利用日期控件能夠選擇生效日期和失效日期。公告在達到失效日期以后自動會轉為失效狀態(tài)。最后，公告通知上傳的附件是能夠直截了當在線編輯的。公布公告時候要選擇此公告的附件是能夠被人下載和打印的，軟件默認是能夠下載。點擊〝修改〞進入修改公告通知界面，能夠對公告通知的各項內容進行修改。公告通知的查詢功能，能實現(xiàn)對公告通知的查詢和刪除。2、公告通知審批當治理員在公告通知里設置，公告通知是否需要審批時，設置的為需要審批時，公告通知的公布就需要通過審批程序。公告通知公布時，選定審批人，在該審批人的〝公告通知審批〞模塊中即可見到待批公告列表，審批人點〝批準〞或〝不批準〞完成審批。點擊〝標題〞即可進入公告詳細內容。上圖為〝不批準〞時顯現(xiàn)的頁面，審批人可在〝審批意見〞一欄中輸入意見，并點擊〝不批準〞完成審批，系統(tǒng)即刻發(fā)送短信至公告通知公布人。在收到的短信通知中，明確列出審批人關于該公告未能通過的審批意見詳情。3、新聞治理新聞治理界面如以下圖，點擊標題可查看新聞的詳細情形，點擊〝修改〞可編輯新聞內容，點擊〝治理評論〞可進入評論治理。新建新聞如公布公告通知是一樣的，只是〝新聞〞具有查閱情形和評論功能，點擊〝評論〞按鈕，可評論新聞。4、投票治理投票治理要緊是針對某些議題進行投票的功能，點擊進入，能夠看到〝投票治理〞和〝新建投票〞兩個功能?！?〕新建投票點擊〝新建投票〞，建立一個新的投票項目，選擇公布范疇，并可使用短信提醒，詳見以下圖。〔2〕投票治理針對已發(fā)起的投票進行治理，包括對投票項目的增刪和修改，也可查看已發(fā)起的投票情形。新建后的治理投票的界面如下：新建的投票，需要設定投票的選項，點擊〝投票選項〞來增加設計好的投票項目。增加項目后的新建投票方可進入投票。5、日程安排查詢此模塊能夠查看每一位職員的日程安排和任務安排，假如職員的日程安排類型是個人事務，在那個地點將查詢不到。在那個地點，選擇日列表進入，權限比較高的角色能夠給人員安排工作，雙擊人名之后的空白處，就要以給該職員安排該時刻段的日程。6、工作日志查詢此模塊能夠查看職員的工作日志。職員的工作日志查詢是按照職員的治理范疇內，角色權限排序比較高的職員能夠查看角色權限排序比較低的職員的工作日志，同級不能查看。除查詢外，能夠對職員的工作日志進行點評。如以下圖：7、治理簡報此模塊可作為治理人員對職員進行工作狀況監(jiān)控的簡要統(tǒng)計，在選定的時刻段和部門后，點擊〝統(tǒng)計〞便可看到職員的內部郵件的收發(fā)狀況、日程安排中的完成情形、工作日志的數(shù)量以及工作流辦理完成情形，能夠讓治理者快速獲得職職員作狀態(tài)的數(shù)據。如以下圖：8、工作打算此模塊分為〝工作打算查詢〞、〝工作打算治理〞和〝工作打算類型設置〞三部分?！?〕工作打算查詢能夠查詢今日打算、本周打算、本月打算，也可按照指定條件查詢。顯示的差不多上目前正在進行中的打算?！?〕工作打算治理此模塊要緊是為部門負責人及負責人以上的治理人員制定的，有此模塊權限的職員可新建和治理自己管轄范疇內的工作打算。工作打算的公布范疇可指定多個部門，提交后公布人仍可修改工作打算內容。如以下圖：〔3〕工作打算類型設置此模塊是對工作打算按需要在原有的基礎上重新增加類型的。如以下圖：9、辦公用品治理此模塊的功能就不一一按里面的內容講解了，就從那個模塊最初的流程到最后開始。第一步：辦公用品庫設置：辦公用品的設置，建立辦公用品的庫信息。庫存信息需設置該庫所性屬部門及該庫治理員與調度員，治理員是負責庫的愛護，調度員負責庫中物品聽審批。〔我們公司的辦公用品治理員與調度員為同一人〕。如以下圖：第二步：辦公用品信息治理：它的要緊功能是增加新的辦公用品以及對辦公用品進行權限分配，左邊列表中顯示著目前已有的辦公用品類型，點擊〝新建物品類別〞能夠新建類別。先點擊〝新建物品類別〞，將該類別歸于某個庫，并儲存。然后點擊新庫列表下的分類名稱，右邊頁面中顯現(xiàn)新建辦公用品提示。新建辦公用品，辦公用品的信息能夠在〝辦公用品導入〞功能中以〝CSV〞格式批量導入。辦公用品的登記權限和登記部門是指規(guī)定某些人或者部門有權對該辦公用品進行登記，審批權限那么代表該辦公和品的領用等審批的權限。第三步：個人辦公用品登記此模塊是所有職員都要應用的模塊。在辦公用品建立完成后，職員能夠在個人辦公用品登記進行領用、借用、歸還等登記操作。該登記都需要審批權限的人員〔或調度員〕進行審批治理。每次申請信用與借用后，審批通過即會依照申請及審批的數(shù)量自動減少庫存量。辦公用品也能夠批量進行申領，批量申領時，會列出每個職員有權申領的所有辦公用品類別和名稱，每個職員只需要在庫存高于最低戒備線的用品前勾選，并輸入申請數(shù)量，然后點擊提交即可。第四步：辦公用品登記治理個人登記完，需要調度員與審批治理員對該治理員對該登記信息進行審批核定，進入辦公用品登記治理中，能看到申請的信息。點擊〝處理〞，即可進入審批處理頁面。審批時可對申請的數(shù)量進行修改，并以短信方式進行提醒。第五步：庫存報表能夠對辦公用品信息，包括物品總表、采購信息、登記領用等信息進行匯總并能夠生成圖形或表格均支持直截了當打印或導出。10、圖書治理此模塊要緊是對公共圖書的錄入、借閱、審批和治理。第一步，圖書類別定義：可依照自己的需要治理圖書的類別。如以下圖：第二步，設置治理員：此模塊要設置圖書調度和審批治理員。圖書治理的人員具備還書登記與治理，借書治理的權限。治理員能夠在圖書錄入的查詢處查詢所有圖書，圖書治理員能夠查詢自己治理部門的圖書。設置如以下圖：第三步，圖書錄入：可新建圖書、批量導入圖書、查詢圖書和導出圖書信息。如以下圖：新建圖書時，需設定該圖書所屬部門、類別、借閱范疇和借閱狀態(tài)，同時可上傳本書封面。〝借閱范疇〞代表著該圖書在借閱時是否受到限制，在借閱范疇外的人無法借閱該書。第四步，圖書查詢：此模塊包括〝圖書查詢〞、〝待批借閱〞、〝已準借閱〞和〝未準借閱〞四個功能。后三個功能是圖書治理員能夠對借閱的申請進行分類查看。圖書查詢——借書人借還書申請時使用的，也能夠查看自己借了哪些圖書及狀態(tài)。借書人能夠在圖書查詢中查找自己有權借閱的圖書，并作〝借閱〞操作，做了〝借閱〞操作的圖書處于待批狀態(tài)，當借閱人到該圖書的治理員處領書時，圖書治理員在〝借還書治理〞中進行借書確認。還書過各類似于借書。第五步，借還書治理。要緊是圖書治理員對借書和還書的登記與治理，并記錄借還書登記歷史。此模塊要緊包括：做借書登記，已借出書的還書治理，借書申請的批準和駁回，以及已還書本的確認四個功能。借書和還書的登記是由專門的〝借還書治理〞人員進行的，在借書治理和還書治理中，進行借書登記和還書登記。在〝還書治理〞中，要緊記錄已還書的記錄，同時可將記錄從還書治理中刪除并加入到歷史記錄中。10、會議申請與安排此模塊分為〝會議申請〞、〝會議查詢〞、〝會議治理〞和〝會議室設置〞、〝治理員設置〞和〝會議紀要〞六個部分。第一步，會議室設置：它是用來新建和治理會議室的差不多信息，每個職員能夠新建、修改放刪除會議室的差不多信息，也可查看每個會議室的預定情形。第二步，會議設備治理：能夠會議室的設備進行新建登記和治理。第三步，治理員設置：指定會議的治理員，以及公司的會議治理制度。在設定好治理員后，每個職員申請會議時能夠選擇向其中一位治理員提交，并等待該治理員的審批結果。第四步，會議申請：能夠申請會議，并將自己已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出，方便每個職員查詢和治理自己的申請。被批準的申請具有短信提醒功能。如以下圖：待批會議在列表中能夠看到，等待會議治理員的審批。申請往常，能夠查看該會議室的預約情形，審批通過后會有短信提醒。差不多批準的、正在進行和未批準的會議，都會以列表的形式列出，供每個職員查詢。在職員申請會議后，治理員未審批通過時，該會議處于〝待批會議〞中。假如會議審批人差不多批準會議申請，該會議進入〝已準會議〞，不批準那么是〝未批準會議〞。〝進行中的會議〞中所列的是差不多通過審批并到達會議開始時刻