組織檔案與信息管理制度

組織檔案與信息管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范企業(yè)的組織檔案與信息管理工作，確保企業(yè)信息的安全性、完整性和可用性，本制度訂立。第二條適用范圍本制度適用于本企業(yè)各級部門、各個崗位的員工，在企業(yè)的組織檔案與信息管理活動中執(zhí)行。第三條定義組織檔案：指企業(yè)相關(guān)的文件、資料、報告、合同等各類記錄的集合。信息管理：指對企業(yè)內(nèi)部或與外部相關(guān)的各類信息資源進行收集、存儲、管理和利用的活動。第二章組織檔案管理第四條檔案管理的目標確保組織檔案的準確性和完整性，使其具備法律效力。提高檔案的檢索效率，便于員工查閱和利用。第五條檔案管理責任企業(yè)管理負責人負責組織檔案工作的全面領導和監(jiān)督。檔案管理員負責具體檔案管理工作，包含文件的收集、整理、存儲、歸檔等。第六條檔案分類與編目檔案應依照肯定的分類標準進行分類，確保分類體系的合理性和可操作性。檔案應編制認真的編目，包含檔案名稱、編號、日期、責任人等，以便于檢索和管理。第七條檔案的收集和整理檔案管理員應及時收集相關(guān)文件和資料，確保檔案的完整性和時效性。收集到的檔案應依據(jù)編目要求進行整理，確保文件的有序和條理。第八條檔案的存儲和保管檔案應存放在相應的檔案庫或文件柜中，定期進行檢查和整理。檔案庫和文件柜應具備防火、防水、防塵等安全設備，確保檔案的安全性。第九條檔案的劃定和借閱檔案管理員應對檔案進行劃定，明確哪些檔案可以外借，哪些檔案需要特殊權(quán)限才略訪問。外借檔案需要經(jīng)過相應的審批程序，并由借閱人簽署借閱協(xié)議，確保檔案的安全性和追溯性。第三章信息管理第十條信息管理的目標提高信息管理的效率和標準化水平，確保信息的準確性和及時性。保護企業(yè)的敏感信息和商業(yè)秘密，防止信息泄露和濫用。第十一條信息管理責任企業(yè)管理負責人負責信息管理工作的全面領導和監(jiān)督。各部門負責人負責本部門的信息管理工作，包含信息收集、存儲、整理和利用等。第十二條信息資源的收集和整理各部門應及時收集相關(guān)的信息資源，確保信息的全面性和時效性。收集到的信息應進行整理和歸檔，建立相應的索引和數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。第十三條信息的存儲和保管信息資源應存儲在相應的信息庫或系統(tǒng)中，定期進行備份和清理，確保信息的可用性和安全性。信息庫和系統(tǒng)應具備相應的安全措施，防止信息被非法訪問和竄改。第十四條信息的利用和共享企業(yè)應建立信息共享的機制，鼓舞各部門之間的信息溝通和協(xié)作。信息的利用應在合法、合規(guī)的前提下進行，遵從相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定。第十五條信息的銷毀和歸檔企業(yè)應建立信息銷毀的制度，對于過期或無效的信息進行及時銷毀。對于需要長期保管的信息，應依照規(guī)定進行歸檔和備份，確保信息的可追溯性和安全性。第四章監(jiān)督與檢查第十六條監(jiān)督責任企業(yè)管理負責人應定期對組織檔案與信息管理工作進行監(jiān)督和檢查。檔案管理員和信息管理員應搭配企業(yè)管理負責人進行監(jiān)督和檢查，并樂觀整改相關(guān)問題。第十七條檢查內(nèi)容檢查組織檔案的編制和管理情況，包含分類編目、收集整理、存儲保管等。檢查信息管理的流程和制度執(zhí)行情況，包含信息收集、存儲、利用和共享等。第十八條整改和問責對于發(fā)現(xiàn)的問題和不符合要求的情況，應及時進行整改，并追究相關(guān)人員的責任。對于嚴重違反規(guī)定或造成重點損失的情況，應依法追究相關(guān)人員的法律責任。第十九條培訓和宣傳企業(yè)應定期組織檔案與信息管理的培訓，提高員工的管理水平和意識。企業(yè)可以通過內(nèi)部刊物、電子郵件等途徑進行相關(guān)制度的宣傳和解釋。第五章附則第二十條制度的解釋和修訂對于本制度的解釋和修訂，由企業(yè)管理負責人負責。對于涉及重點更改和調(diào)整的修訂，應經(jīng)相關(guān)部門的審查和討論，并征求員工的看法。第二十一條本制度的施行時