DB37-T 4574-2023 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

ICS93.160

CCSP55

37

山東省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB37/T4574—2023

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

Specificationforarchivesmanagementofwaterconservancyproject

2023-02-02發(fā)布2023-03-02實(shí)施

山東省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB37/T4574—2023

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的總則，項(xiàng)目文件管理，項(xiàng)目檔案管理，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，

項(xiàng)目檔案移交，項(xiàng)目電子文件與電子檔案管理、項(xiàng)目檔案用房與基礎(chǔ)設(shè)施配置等內(nèi)容。

本文件適用于水利工程新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T9705文書檔案案卷格式

GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T12全宗卷規(guī)范

DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T28建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

DA/T62—2017錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T78—2019錄音錄像檔案管理規(guī)范

JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

水利工程waterconservancyproject

為消除水害和開發(fā)利用水資源而修建的工程。

3.2

單位工程unitofproject

具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。

3.3

分部工程partofproject

單位工程（3.2）中按工程的部位、結(jié)構(gòu)形式等的不同劃分的工程。

3.4

項(xiàng)目法人projectlegal

1

DB37/T4574—2023

由項(xiàng)目投資者代表組成的對(duì)項(xiàng)目全面負(fù)責(zé)并承擔(dān)投資風(fēng)險(xiǎn)的項(xiàng)目法人機(jī)構(gòu)，它是一個(gè)擁有獨(dú)立法人

財(cái)產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)組織。

3.5

建設(shè)單位projectowner

對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行組織管理，并在項(xiàng)目建設(shè)過程中負(fù)總責(zé)的組織。

3.6

參建單位projectparticipant

參與項(xiàng)目建設(shè)并承擔(dān)特定法律責(zé)任的所有單位，主要包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、總承包、監(jiān)理、設(shè)備

制造、第三方檢測(cè)等單位。

3.7

項(xiàng)目文件projectrecord

在水利工程項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的文件材料。

3.8

竣工圖as-builtdrawing

水利工程竣工后真實(shí)反映工程施工結(jié)果的圖樣。

3.9

項(xiàng)目電子文件digitalprojectrecord

在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，

依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理、記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)和管理各項(xiàng)活動(dòng)的文件。包括文本電子文件、

圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。

3.10

項(xiàng)目聲像文件projectaudio-visualinformation

用照片、影片、錄音帶、錄像帶等記錄反映工程項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌和施工主要過程及建成

新貌的聲音或影像文件。

3.11

整理arrangement

按照一定的原則，對(duì)工程建設(shè)過程中具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行分類、組合、排列、編目等（紙質(zhì)歸

檔文件還包括修整、編頁(yè)、裝訂、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)（3.13）收集、歸檔

數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。

3.12

組卷filing

按照一定的原則和方法，將具有保存價(jià)值的文件分門類整理（3.11）成案卷的過程。

3.13

元數(shù)據(jù)metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

3.14

項(xiàng)目檔案projectarchive

經(jīng)過鑒定、整理（3.11）并歸檔的項(xiàng)目文件。

3.15

項(xiàng)目電子檔案digitalprojectarchive

具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的建設(shè)項(xiàng)目電子文件（3.9）及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他

相關(guān)數(shù)據(jù)。

2

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3.16

項(xiàng)目檔案管理卷descriptivefileoftheprojectarchive

檔案管理機(jī)構(gòu)在管理某一項(xiàng)目過程中形成的，包括項(xiàng)目概況、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況說明、

檔案收集整理情況說明、交接清冊(cè)等說明項(xiàng)目檔案（3.14）管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。

4總則

4.1建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)上

接受檔案主管部門和上級(jí)主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

4.2建設(shè)單位與參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，在工程建設(shè)與管理中應(yīng)配備項(xiàng)目檔案工作所需人員、

經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等各項(xiàng)管理資源。

4.3項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、

合同管理和崗位責(zé)任制。

4.4建設(shè)單位及各參建單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，納入目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)

目文件形成、收集、整理和歸檔管理的全過程控制。

4.5建設(shè)單位應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立起覆蓋項(xiàng)目各類文件、檔案的管理制

度和規(guī)范體系。

4.6項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，應(yīng)被安全保管和有效利用，滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、

運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

5項(xiàng)目文件管理

5.1項(xiàng)目文件的形成

5.1.1水利工程中形成的項(xiàng)目文件包括但不限于前期工作文件、征地補(bǔ)償與移民安置文件、管理性文

件、工程技術(shù)文件、竣工圖等。

5.1.2項(xiàng)目前期文件、管理性文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定。

5.1.3設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等工程技術(shù)文件應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

5.1.4文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號(hào)規(guī)范，簽字及蓋章手續(xù)完備。

5.1.5需歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件，因故用復(fù)制件歸檔時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明

章，確保與原件一致。

5.1.6卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不應(yīng)用熱敏紙及鉛筆、圓珠筆、紅墨水、

純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫（包括擬寫、修改、補(bǔ)充、注釋或簽名）。

5.1.7打印的需歸檔文件，清晰度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求，簽名和簽署日期應(yīng)手簽。

5.2竣工圖的整編

5.2.1基本要求

5.2.1.1工程竣工時(shí)應(yīng)整編竣工圖，竣工圖一般由施工單位負(fù)責(zé)整編。

5.2.1.2不同的建筑物、構(gòu)筑物宜分別整編竣工圖。

5.2.1.3竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工的實(shí)際情況，圖面整潔，文字和

線條清晰，紙張無(wú)破損。

5.2.1.4項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)組織或委托有資質(zhì)的單位整編項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。

5.2.2整編依據(jù)

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5.2.2.1施工單位應(yīng)將設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、技術(shù)核定單、洽商單、材料變更、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、

施工及質(zhì)檢記錄等涉及變更的全部文件進(jìn)行匯總，經(jīng)監(jiān)理審核后，作為竣工圖整編的依據(jù)。

5.2.2.2竣工圖應(yīng)依據(jù)工程技術(shù)規(guī)范，按單位工程、分部工程、專業(yè)編制，并配有竣工圖編制說明和

圖紙目錄?？⒐D編制說明包括竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時(shí)間、編制依據(jù)、

編制方法、變更情況、竣工圖張數(shù)和套數(shù)等。

5.2.3使用施工圖整編竣工圖

5.2.3.1用施工圖整編竣工圖時(shí)，應(yīng)使用新圖紙，白圖和藍(lán)圖均可，但不應(yīng)使用復(fù)印的白圖和拼接圖

整編竣工圖。

5.2.3.2施工圖沒有變更的，由施工單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章，格式見圖A.1的要求。

5.2.3.3圖紙變更不超過20%且能在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。

修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號(hào)和條款號(hào)，無(wú)法用圖形、數(shù)據(jù)表達(dá)或標(biāo)注清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄

上方或左邊用文字簡(jiǎn)要說明。

5.2.4重新整編竣工圖

5.2.4.1有下述情形之一的均應(yīng)重新整編竣工圖：

a)涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變；

b)圖面變更面積超過20%；

c)合同約定對(duì)所有變更均需重繪或變更面積超過合同約定比例。

5.2.4.2重新整編的竣工圖按原圖編號(hào)，圖號(hào)末尾加注“竣”字，或在新圖標(biāo)題欄內(nèi)注明“竣工階段”。

重新整編的竣工圖圖幅、比例和文字大小及字體應(yīng)與原施工圖保持一致。

5.2.4.3施工單位重新整編的竣工圖，標(biāo)題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖

號(hào)、比例尺、編制日期等標(biāo)識(shí)項(xiàng)，并逐張加蓋監(jiān)理單位相關(guān)責(zé)任人審核簽字的竣工圖審核章，格式見圖

A.2的要求。

5.2.5竣工圖的審核與簽署

5.2.5.1竣工圖整編完成后，監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)竣工圖整編的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范情況進(jìn)行審核，并

在竣工圖章或在竣工圖審核章中簽字確認(rèn)。

5.2.5.2竣工圖章、竣工圖審核章（見附錄A）中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字。且

應(yīng)用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。

5.2.6其他要求

5.2.6.1圖紙幅面折疊后一般為A4（210mm×297mm）或A3（297mm×420mm）的規(guī)格，折疊后圖紙的

標(biāo)題欄均應(yīng)露在外面。應(yīng)按GB/T10609.3的規(guī)定統(tǒng)一折疊。

5.2.6.2竣工圖檔號(hào)章蓋在標(biāo)題欄附近空白處，圖紙折疊后能夠露在外面，便于查詢利用。

5.2.6.3竣工圖套數(shù)應(yīng)滿足項(xiàng)目法人、運(yùn)行管理單位、有關(guān)部門或主管單位的需要，或按合同條款約

定和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.3項(xiàng)目文件的收集

5.3.1項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的項(xiàng)目文件應(yīng)收集齊全。

5.3.2項(xiàng)目法人應(yīng)按照附錄B的要求，結(jié)合水利工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況，制定本項(xiàng)目文件歸檔范圍和

檔案保管期限表。

5.3.3移民文件收集見《水利水電工程移民檔案管理辦法》中《水利水電工程移民檔案歸檔范圍與保

4

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管期限表》的要求。

5.3.4項(xiàng)目建設(shè)中應(yīng)建立和實(shí)行項(xiàng)目文件“預(yù)立卷”制度。

注：預(yù)立卷主要是指在項(xiàng)目文件形成并辦結(jié)后，立即對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行收集并進(jìn)行預(yù)分類、預(yù)排列、預(yù)編號(hào)、預(yù)編目，

但可以不裝訂的過程。

5.4項(xiàng)目文件的整理

項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理。整理工作包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類、組卷、排列、

編目、裝訂等內(nèi)容。項(xiàng)目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍（見附錄B）進(jìn)行鑒定，確立其是否歸檔。項(xiàng)目文件應(yīng)按

照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。

5.4.1項(xiàng)目文件組卷

5.4.1.1組卷原則

案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。組成案卷應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持案

卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。做到組卷規(guī)范、合理，符合國(guó)

家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

5.4.1.2組卷要求

5.4.1.2.1卷內(nèi)文件材料應(yīng)準(zhǔn)確反映工程建設(shè)與管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。

5.4.1.2.2卷內(nèi)目錄與歸檔文件關(guān)系清晰，各級(jí)類目設(shè)置清楚，能反映工程特征和工程實(shí)況。

5.4.1.2.3卷內(nèi)文字材料幅面的尺寸規(guī)格統(tǒng)一為A4幅面，應(yīng)采用70g及以上耐久性強(qiáng)的紙張；如有

少量原始的文字材料幅面尺寸大于A4幅面的，可折疊成A4幅面大?。恍∮贏4幅面的，應(yīng)使用A4幅面

的白紙進(jìn)行托裱。

5.4.1.2.4卷內(nèi)文件為外文版的，宜采用中、外兩種文字準(zhǔn)確表達(dá)，有關(guān)文件的中文翻譯件應(yīng)由翻譯

責(zé)任者簽證，并與原件一并歸檔。

5.4.1.3組卷方法

5.4.1.3.1項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件按事由結(jié)合時(shí)間順序組卷，其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)

的標(biāo)段、合同組卷，勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷。

5.4.1.3.2施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

5.4.1.3.3信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。

5.4.1.3.4設(shè)備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)套組卷。

5.4.1.3.5監(jiān)理（監(jiān)造）文件按監(jiān)理（監(jiān)造）的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷。

5.4.1.3.6科研項(xiàng)目文件按科研項(xiàng)目（課題）組卷。

5.4.1.3.7生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

5.4.2案卷和卷內(nèi)文件材料排列

5.4.2.1案卷和卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，項(xiàng)目文件材料及各類專門文件材料，可先按不同階段分別組成

案卷，再按時(shí)間順序排列案卷。

5.4.2.2基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)

計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收、調(diào)度運(yùn)行等排列。

5.4.2.3科研類案卷按開題、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、階段成果、結(jié)題驗(yàn)收排列。

5.4.2.4設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備

生產(chǎn)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。

5

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5.4.2.5監(jiān)理（監(jiān)造）文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列。

5.4.2.6卷內(nèi)管理性文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。一般正文在前，附件在后；正本在前，

定稿在后，依據(jù)性材料（如請(qǐng)示、領(lǐng)導(dǎo)批示及相關(guān)的文件材料）放在定稿之后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；原件在前，復(fù)制件在后；會(huì)議文件按分類以時(shí)間順

序排序。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后。

5.4.2.7竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

5.4.3案卷編目

案卷編目式樣應(yīng)符合附錄C。

5.4.3.1卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫

5.4.3.1.1卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。

5.4.3.1.2已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)。

5.4.3.1.3卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。

5.4.3.2案卷封面編制

5.4.3.2.1案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式(封面式樣見圖C.1。虛線內(nèi)為提示項(xiàng)，

下同）

5.4.3.2.2案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、

設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

5.4.3.2.3立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。

5.4.3.2.4起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時(shí)間---年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，

下同）。

5.4.3.2.5保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

5.4.3.2.6密級(jí)，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的最高密級(jí)。

5.4.3.2.7檔號(hào)，由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成：

——全宗號(hào)，需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定；

——分類號(hào)，應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定；

——項(xiàng)目代號(hào)，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定；

——目錄號(hào)，填寫目錄編號(hào)；

——案卷號(hào)，應(yīng)填寫項(xiàng)目檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

5.4.3.3案卷脊背編制

5.4.3.3.1案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見圖C.2。

5.4.3.3.2案卷題名、保管期限、檔號(hào)，填寫方法同5.4.3.2。

5.4.3.3.3案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。

5.4.3.4卷內(nèi)目錄編制

5.4.3.4.1卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，式樣見圖C.3。

5.4.3.4.2序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。

5.4.3.4.3文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等。

5.4.3.4.4責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

5.4.3.4.5文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

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5.4.3.4.6日期，應(yīng)填寫文件形成的時(shí)間---年、月、日。

5.4.3.4.7頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫每件文件總頁(yè)數(shù)。

5.4.3.4.8備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。

5.4.3.4.9檔號(hào)，填寫方法同5.4.3.2.7。

5.4.3.5卷內(nèi)備考表編制

5.4.3.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖C.4。

5.4.3.5.2卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要

說明的問題。

5.4.3.5.3立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。

5.4.3.5.4立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間。

5.4.3.5.5檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。

5.4.3.5.6檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

5.4.3.5.7互見號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類型。

5.4.3.5.8檔號(hào)，填寫方法同5.4.3.2.7。

5.4.3.5.9卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。

5.4.3.6案卷目錄編制

5.4.3.6.1案卷目錄式樣見圖C.5。

5.4.3.6.2序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)。

5.4.3.6.3檔號(hào)、案卷題名、保管期限，填寫方法同5.4.3.2。

5.4.3.6.4總頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁(yè)數(shù)之和。

5.4.3.6.5備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見號(hào)或存放位置等信息。

5.4.4案卷裝訂

5.4.4.1卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。

5.4.4.2以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章，式樣見圖C.7。檔號(hào)填寫方法同

5.4.3.2.7，序號(hào)填寫方法同5.4.3.4.2。

5.4.4.3卷內(nèi)超出卷盒幅面的項(xiàng)目文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見GB/T10609.3。破損的科技文件要應(yīng)

修復(fù)。

5.4.5卷盒、表格規(guī)格及其制成材料

5.4.5.1卷盒式樣見圖C.6。

5.4.5.2卷盒規(guī)格和制成材料。

a)卷盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm。脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。

b)卷盒宜采用220g以上的單層無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。

5.4.5.3表格規(guī)格和制成材料。

a)案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格為：297mm×210mm。

b)表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。

5.4.5.4表格字跡應(yīng)清晰端正。

5.5項(xiàng)目文件的歸檔

5.5.1歸檔文件應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程，歸檔范圍和保管期限應(yīng)符合附錄B的要求。

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5.5.2項(xiàng)目文件應(yīng)及時(shí)歸檔：

——前期文件在工作（活動(dòng)）結(jié)束后及時(shí)歸檔；

——管理性文件按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件在辦結(jié)年度歸檔；

——施工文件在項(xiàng)目合同驗(yàn)收后及時(shí)歸檔，建設(shè)周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段歸檔；

——監(jiān)理文件在監(jiān)理的項(xiàng)目合同驗(yàn)收后及時(shí)歸檔；

——生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行文件在試運(yùn)行結(jié)束后及時(shí)歸檔；

——各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收文件在驗(yàn)收通過后及時(shí)歸檔；

——設(shè)備制造采購(gòu)文件在相關(guān)工作完成后及時(shí)歸檔；

——第三方檢測(cè)文件在檢測(cè)工作完成后及時(shí)歸檔；

——科研文件在結(jié)題或課題通過鑒定后及時(shí)歸檔；

——開發(fā)類文件根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)周期及階段性驗(yàn)收通過后進(jìn)行歸檔。

5.5.3歸檔文件質(zhì)量應(yīng)符合5.1和5.2的相關(guān)規(guī)定。

5.5.4項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定項(xiàng)目文件的歸檔份數(shù)，應(yīng)滿足以下要求：

a)項(xiàng)目法人應(yīng)保存1套完整的項(xiàng)目檔案，并根據(jù)運(yùn)行管理單位需要提供必要的項(xiàng)目檔案；

b)項(xiàng)目涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位只保存與其管理部分有關(guān)的項(xiàng)目檔案；

c)有關(guān)項(xiàng)目文件需由若干單位保存時(shí)，原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存；

d)國(guó)家確定的重要江河、湖泊建設(shè)的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域內(nèi)跨省級(jí)

行政區(qū)域、涉及省際邊界的大型水利工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整

的工程前期文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收等相關(guān)檔案。

5.5.5工程變更依據(jù)性文件歸檔質(zhì)量要求。

a)工程建設(shè)過程中發(fā)生的所有設(shè)計(jì)變更文件應(yīng)經(jīng)勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位簽字確認(rèn)。

b)設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、工程會(huì)議紀(jì)要等設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件應(yīng)注記其原始編號(hào)和日

期。

c)在設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件中，應(yīng)包含被修改圖的圖號(hào)等內(nèi)容。

d)應(yīng)對(duì)工程設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件進(jìn)行匯總，匯總表樣式見附錄D的要求。工程設(shè)計(jì)變更依據(jù)性

文件匯總表應(yīng)有施工單位蓋章、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字，監(jiān)理單位蓋章和總監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)。

5.6項(xiàng)目聲像文件的采集與歸檔質(zhì)量要求

5.6.1聲像文件的采集

5.6.1.1建設(shè)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，做好記錄并及時(shí)整理、注釋。

5.6.1.2各單位應(yīng)提供能夠反映項(xiàng)目建設(shè)全過程應(yīng)該歸檔的攝像文件材料。

5.6.1.3重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序、

重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應(yīng)形成照片和音視頻文件。

5.6.1.4聲像文件應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，真實(shí)反映施工現(xiàn)場(chǎng)安全、質(zhì)量和進(jìn)度控制情況。

5.6.2聲像文件的歸檔質(zhì)量要求

5.6.2.1照片應(yīng)圖像清晰，同一拍攝對(duì)象應(yīng)能提供不同角度、景別、階段的照片。照片的歸檔質(zhì)量應(yīng)

符合以下要求：

——?dú)w檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容

和EXIF信息進(jìn)行修改和處理；

——?dú)w檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式；

——照片應(yīng)附相應(yīng)文字說明，內(nèi)容包括拍攝照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者等要

素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容；

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——照片宜采用專業(yè)照相紙打印出不小于5英寸（89mm×127mm）幅面的紙質(zhì)照片，并整理入冊(cè)，

編制的卷內(nèi)總說明、卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表應(yīng)符合GB/T11822的要求。

5.6.2.2錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣率不低于44.1kHz。確保錄音文件完

整、音質(zhì)清晰。錄音檔案數(shù)字化的技術(shù)參數(shù)應(yīng)符合DA/T62—2017中9.3.1的規(guī)定。

5.6.2.3錄像文件要求如下：

——?dú)w檔的錄像文件應(yīng)圖像清晰，宜采用200萬(wàn)以上像素拍攝，解說詞和字幕應(yīng)與畫面相符；

——錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps；

——錄像檔案依據(jù)DA/T78—2019開展著錄，載體封面內(nèi)容至少應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、拍

攝內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、攝制人等信息。

5.6.2.4歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤應(yīng)材質(zhì)良好，不應(yīng)有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落、磨損、損

傷等。錄像帶、光盤等載體檔案應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備上進(jìn)行檢測(cè)合格后方可歸檔。

6項(xiàng)目檔案管理

6.1項(xiàng)目檔案的整理

6.1.1項(xiàng)目法人應(yīng)結(jié)合有關(guān)規(guī)定、水利行業(yè)特點(diǎn)和項(xiàng)目實(shí)際來制定項(xiàng)目檔案分類方案。檔案分類方案

應(yīng)符合邏輯性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性的原則并保持相對(duì)穩(wěn)定。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理部門依據(jù)項(xiàng)目檔案分

類方案對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的匯總整理。

6.1.2檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編制項(xiàng)目檔案案卷目錄，并按照DA/T12的規(guī)定建立項(xiàng)目檔案管理卷。

6.2項(xiàng)目檔案的鑒定

項(xiàng)目法人檔案管理部門應(yīng)按照附錄B的要求對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定其保管期限，同一卷內(nèi)有不

同保管期限的文件時(shí)，該卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。項(xiàng)目檔案保管期限分為永久、30年和10年。

6.3項(xiàng)目檔案的排架

6.3.1檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目檔案分類方案對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一匯總整理和排列上架。上架應(yīng)

整齊有序，庫(kù)位標(biāo)識(shí)清楚，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

6.3.2排架順序應(yīng)統(tǒng)一，案卷一般應(yīng)按從上到下，從左到右的順序排列，案卷間保持適宜的飽和度，

避免排放過擠增加案卷摩擦或排放太松影響庫(kù)位有效利用。

6.4項(xiàng)目檔案的保管

6.4.1項(xiàng)目檔案在堅(jiān)持成套性、系統(tǒng)性的前提下，由項(xiàng)目建設(shè)單位根據(jù)項(xiàng)目資產(chǎn)權(quán)屬、業(yè)務(wù)需要和相

關(guān)職責(zé)界面，綜合確定檔案實(shí)體的歸屬與流向。

6.4.2檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)為項(xiàng)目檔案的安全保管提供必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。建立項(xiàng)目檔案接

收、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等相關(guān)管理制度，根據(jù)檔案的成分和狀況，采取安全的存放方式和防護(hù)措

施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，確保檔案安全

和有效利用。

6.4.3建設(shè)單位應(yīng)配備電子檔案管理技術(shù)設(shè)備，并建立電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的定期維護(hù)保養(yǎng)以及更新升級(jí)

制度。電子檔案的保管、存儲(chǔ)、遷移、鑒定、銷毀等管理參照GB/T18894的規(guī)定執(zhí)行。

6.4.4各種載體的檔案檢查采用全檢或抽檢的方式，宜每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處置。

6.4.5檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)，防止檔案丟失、泄密等事故的發(fā)生。

6.4.6項(xiàng)目檔案保管單位應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定，每3年～5年對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行一次鑒定，根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和

科技發(fā)展形勢(shì)，將可解密或降低密級(jí)的檔案撿出，經(jīng)主管部門和保密部門審閱批準(zhǔn)后，方可解密或降密。

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6.4.7項(xiàng)目檔案失去保存價(jià)值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉

密檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

6.4.8實(shí)施檔案保管外包服務(wù)的單位業(yè)務(wù)管理活動(dòng)參照DA/T67的相關(guān)規(guī)定開展。

6.5項(xiàng)目檔案的利用

6.5.1檔案利用可采用在線或線下閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、制發(fā)復(fù)制件、咨詢、出具檔案證明、檔案陳

列與展覽、創(chuàng)辦檔案刊物、加工整理參考性文件材料等形式。檔案利用宜采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理

的現(xiàn)代化。

6.5.2各單位應(yīng)建立項(xiàng)目檔案利用制度，借出檔案應(yīng)根據(jù)使用范圍、保密程度履行一定的批準(zhǔn)手續(xù)。

確保項(xiàng)目檔案在利用中的安全。

6.5.3檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行管理的需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、項(xiàng)目

大事記、常用圖集、專題研究等。

6.6項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案接收、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并建立臺(tái)賬。應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門

報(bào)送相關(guān)情況。

7項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

7.1項(xiàng)目檔案驗(yàn)收一般規(guī)定

大中型以上和國(guó)家重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)在竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，未進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)

收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

7.2項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依據(jù)及條件

7.2.1項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)本文件、DA/T28、行業(yè)主管部門頒發(fā)的規(guī)范性文件。

7.2.2項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收應(yīng)具備以下條件：

——項(xiàng)目主體工程、輔助工程和公用設(shè)施，已按照設(shè)計(jì)要求完成，具備竣工驗(yàn)收條件，能滿足運(yùn)

行使用要求；

——完成了項(xiàng)目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作；

——基本完成了項(xiàng)目檔案的分類、組卷、編目等系統(tǒng)性整理工作。

7.2.3項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理，實(shí)施檔案服務(wù)外包的還應(yīng)組織外包

單位等相關(guān)負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員，依據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，必須進(jìn)行全面自檢工作，

檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求，并形成檔案自檢報(bào)告。自檢達(dá)

到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)后，向驗(yàn)收主持單位提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

7.2.4項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收前，監(jiān)理單位應(yīng)組織對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目檔案整理情況進(jìn)行審核，并形成專項(xiàng)審核

報(bào)告。

7.3項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序

7.3.1提交項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)

建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前向項(xiàng)目竣工驗(yàn)收主持單位提出檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。

7.3.2召開驗(yàn)收會(huì)議

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由項(xiàng)目竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門召集驗(yàn)收會(huì)議。

7.3.3抽查檔案實(shí)體

7.3.3.1檢查項(xiàng)目檔案，采用聽取匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。

7.3.3.2采用以下抽查方式：

——抽查數(shù)量不低于總量的10%；

——檔案數(shù)量總量低于1000卷以下的，抽查數(shù)量不少于100卷；

——檔案數(shù)量總量超過1萬(wàn)卷的，抽查數(shù)量不少于1000卷。

7.3.4出具驗(yàn)收意見

7.3.4.1檔案主管部門自受理之日起，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具水利工程檔案驗(yàn)收意見。

7.3.4.2項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格的，建設(shè)單位應(yīng)按要求整改、補(bǔ)充，重新提請(qǐng)水利工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)

收或復(fù)查。復(fù)查仍不合格的，不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

7.4驗(yàn)收內(nèi)容

7.4.1項(xiàng)目檔案的完整性

7.4.1.1檢查建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、機(jī)電設(shè)備文件、全線測(cè)量及竣工測(cè)量文

件、竣工圖、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段文件、試運(yùn)行文件、科研及開發(fā)類文件、聲像文件的完整性，各種文件

的原件齊全。

7.4.1.2項(xiàng)目文件（含竣工圖）更改、簽字、蓋章手續(xù)完備。

7.4.1.3案卷目錄和卷內(nèi)目錄規(guī)范詳實(shí)完整。

7.4.2項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性

7.4.2.1項(xiàng)目檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、沒有涂改現(xiàn)象，能準(zhǔn)確地反映工程實(shí)際情況和建設(shè)全過程。

7.4.2.2竣工圖繪制方法、圖示及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，真實(shí)反映工程竣工時(shí)的實(shí)際

情況。

7.4.2.3案卷目錄與歸檔文件相符，案卷題名簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。

7.4.2.4項(xiàng)目聲像檔案拍攝內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，符合聲像文件歸檔質(zhì)量要求。

7.4.2.5項(xiàng)目電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致，

符合電子文件歸檔質(zhì)量要求。

7.4.3項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性

7.4.3.1項(xiàng)目檔案分類科學(xué)，各級(jí)類目設(shè)置清楚，能反映工程特征和工程實(shí)況。

7.4.3.2組卷合理，遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的系統(tǒng)聯(lián)系。

7.4.3.3卷內(nèi)文件排列有序。相同內(nèi)容或關(guān)系密切的文件，按重要程度或時(shí)間、項(xiàng)目劃分、工程部位

等循序排列；反映同一主題或?qū)ｎ}的案卷相對(duì)集中排列。

7.4.4項(xiàng)目檔案的規(guī)范性

7.4.4.1案卷組卷規(guī)范，卷內(nèi)文件編號(hào)規(guī)范。

7.4.4.2規(guī)范制定了文件材料的歸檔范圍和保管期限表、項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度等。

7.4.4.3案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范、明晰。

7.4.5項(xiàng)目檔案的安全性

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7.4.5.1案卷的卷盒、卷夾等裝具牢固、美觀，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

7.4.5.2電子文件及載體的安全檢測(cè)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

7.4.5.3應(yīng)有專門存放檔案的庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)滿足防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防鼠、防

有害氣體等防護(hù)要求。

8項(xiàng)目檔案移交

項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)填寫《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案移交接收單》，格式見附錄E的要求，交接雙方應(yīng)

認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物，清點(diǎn)無(wú)誤后由雙方經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)，辦理交接手續(xù)。

9項(xiàng)目電子文件與電子檔案管理

9.1—般要求

9.1.1建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納

入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗(yàn)收要求。

9.1.2建設(shè)單位應(yīng)明確機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)本單位項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工

作，并對(duì)各參建單位的項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

9.1.3建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理各項(xiàng)制度、規(guī)范、程

序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施。

9.1.4項(xiàng)目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、檢測(cè)、歸檔等工作，利于信息共享和長(zhǎng)期

保存；項(xiàng)目電子文件歸檔保存的格式，應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家規(guī)定的電子檔案長(zhǎng)期保存的要求。

9.1.5采用電子簽名等技術(shù)手段時(shí)，應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求。

9.2電子文件過程管理

9.2.1各參建單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進(jìn)行

保存，對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行登記，并對(duì)其留存作出明確規(guī)定。

9.2.2項(xiàng)目電子文件形成時(shí)的數(shù)據(jù)格式不能為項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)讀取時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)換為項(xiàng)目檔案信息

管理系統(tǒng)可讀取的數(shù)據(jù)格式，原格式與轉(zhuǎn)換后格式同時(shí)存放在文件信息包中。

9.2.3項(xiàng)目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)按照歸檔要求實(shí)時(shí)收集；項(xiàng)目電子文件整理時(shí)，應(yīng)按照項(xiàng)目電

子檔案分類體系，組成文件信息包，包含項(xiàng)目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

9.3電子文件歸檔

9.3.1項(xiàng)目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對(duì)文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測(cè)，電子檔案與紙質(zhì)檔

案的內(nèi)容應(yīng)一致。鑒定和檢測(cè)后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。歸檔標(biāo)志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)

任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱等信息。

9.3.2電子文件歸檔包括在線歸檔和離線歸檔兩種方式，可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中一種或兩種方式進(jìn)

行歸檔。

9.3.3存儲(chǔ)電子文件的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、類別號(hào)、案卷起止號(hào)、密

級(jí)、保管期限、存入日期等。

9.3.4項(xiàng)目電子文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后填寫相關(guān)移交用表，辦理交

接手續(xù)。

9.4項(xiàng)目檔案數(shù)字化

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9.4.1數(shù)字化范圍根據(jù)實(shí)際情況，可包含但不限于以下內(nèi)容：項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、征地移民、合同

協(xié)議、項(xiàng)目管理文件，重要隱蔽工程驗(yàn)收、竣工圖、單位工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收文件，重要設(shè)

備文件等。

9.4.2委托第三方進(jìn)行數(shù)字化加工的建設(shè)項(xiàng)目，委托單位應(yīng)當(dāng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確

保密要求及失泄密的處罰措施。并采取建立安防系統(tǒng)、加強(qiáng)數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備管理和數(shù)字化人員管理等措

施，確保檔案信息安全。

9.4.3數(shù)字化文件要求如下：

——掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，掃描模式宜采用彩色模式，文字圖像清晰；

——掃描圖像應(yīng)為TIFF、JPG等通用格式；

——數(shù)字化掃描文件的排列順序應(yīng)與紙質(zhì)文件的順序相同；

——掃描圖像不缺頁(yè)、不重頁(yè)、圖像內(nèi)容完整，不可折角、遮字；

——經(jīng)數(shù)字化掃描產(chǎn)生的圖像文件，宜使用相應(yīng)軟件進(jìn)行逐頁(yè)糾偏、去污、裁邊等圖像優(yōu)化處理；

——糾偏以視覺上不感覺偏斜為標(biāo)準(zhǔn)，允許圖像傾斜度小于0.1°；

——方向不正確的圖像，應(yīng)旋轉(zhuǎn)還原。

9.5項(xiàng)目電子檔案管理

9.5.1建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)附錄B相關(guān)要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定項(xiàng)目電子文件歸檔范圍和保管期限，

確定項(xiàng)目電子檔案分類體系。

9.5.2項(xiàng)目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應(yīng)符合GB/T18894—2016的規(guī)定。

9.5.3項(xiàng)目電子檔案保存實(shí)行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

9.5.4在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將項(xiàng)目電子檔案遷移到新的

系統(tǒng)或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

9.5.5項(xiàng)目電子檔案載體應(yīng)按照國(guó)家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光盤載體等保管和保護(hù)的要求進(jìn)行管

理和存放。接入內(nèi)部網(wǎng)的項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)配備防火墻、入侵檢測(cè)等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作

日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗(yàn)、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段和管理方法確保檔

案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的

信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。

9.6檔案信息化系統(tǒng)

9.6.1各單位應(yīng)建立或使用檔案信息管理系統(tǒng)，通過檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行管

理和利用。

9.6.2項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子檔案接收、檔案元數(shù)據(jù)維護(hù)、整理加工、檢索利用、檔案編研、

檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、

系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)功能。

9.6.3電子檔案管理系統(tǒng)基本功能見《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》和GB/T18894—2016中5.2

的規(guī)定。

9.7檔案信息安全

9.7.1各單位應(yīng)從組織與制度、技術(shù)手段、管理手段上采取措施，保障項(xiàng)目工程檔案的信息安全。

9.7.2各單位應(yīng)采取下列措施，從組織、制度和管理上保障信息安全：

——設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全保密領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全保密工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和管理；

——建立、健全計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行與安全保密管理制度，有應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的預(yù)案，對(duì)關(guān)鍵崗位和人

員建立相應(yīng)的管理辦法；

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——計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)有出入管理制度，非機(jī)房管理人員進(jìn)出應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)。

9.7.3項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的信息安全應(yīng)符合GB/T18894—2016中5.4和國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

10項(xiàng)目檔案用房與基礎(chǔ)設(shè)施配置

10.1檔案庫(kù)房

10.1.1檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火、污染源等存在安全隱患的場(chǎng)所，無(wú)特殊保護(hù)

裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。

10.1.2檔案庫(kù)房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。

10.1.3檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲(chǔ)空間。

10.1.4檔案庫(kù)應(yīng)集中布置、自成一區(qū)。除更衣室外，檔案庫(kù)區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置其他用房。

10.1.5應(yīng)建立人員出入庫(kù)、檔案出入庫(kù)、安全檢查等庫(kù)房管理制度。

10.1.6庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功

能。

10.1.7庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對(duì)各類檔案載體的保管要求，并有溫濕

度登記。

10.1.8定期檢查庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，并及時(shí)排除隱患。

10.2閱覽及陳列室

10.2.1閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫(kù)房，環(huán)境安靜。

10.2.2有條件的單位可設(shè)置陳列室（展覽室），陳列室(展覽室)宜設(shè)置在適于觀覽的場(chǎng)所。

10.3檔案裝具

10.3.1檔案柜架應(yīng)牢固耐用，應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。

10.3.2各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合GB/T9705、GB/T11822、DA/T22和GB/T11821的要求。

10.4保護(hù)設(shè)備

10.4.1檔案庫(kù)房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。

10.4.2根據(jù)庫(kù)房管理需要配置除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備。

10.4.3有條件的應(yīng)配置自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度自動(dòng)調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。

10.5技術(shù)設(shè)備

10.5.1配備檔案整理工作所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。

10.5.2配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)等設(shè)備。

10.5.3配備信息化管理需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)

急電源。

10.5.4根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)等設(shè)備。

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A

A

附錄A

（資料性）

竣工圖章、竣工圖審核章式樣

竣工圖章式樣見圖A.1。

單位為毫米

圖A.1竣工圖章式樣

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竣工圖審核章式樣見圖A.2。

單位為毫米

圖A.2竣工圖審核章式樣

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B

B

附錄B

（規(guī)范性）

水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表

水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表見表B.1。

表B.1水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表

序號(hào)歸檔文件保管期限

1立項(xiàng)文件

1.1項(xiàng)目策劃、籌備文件永久

項(xiàng)目建議書、預(yù)可行性研究報(bào)告、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)及投資概算審批文

1.2永久

件

1.3項(xiàng)目評(píng)估、論證、咨詢文件永久

1.4項(xiàng)目審批、核準(zhǔn)、備案申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、補(bǔ)充文件、項(xiàng)目變更調(diào)整文件永久

項(xiàng)目規(guī)劃選址、環(huán)境影響、水土保持、職業(yè)安全衛(wèi)生、節(jié)能、消防、建設(shè)用地用

1.5海、文物、地震安全性評(píng)價(jià)、壓覆礦產(chǎn)資源、林地、水資源等專項(xiàng)報(bào)審和批復(fù)文永久

件

1.6水、暖、電、氣、通信、排水等審批、配套協(xié)議永久

1.7大宗原材料、燃料供應(yīng)等協(xié)議永久

2招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議文件

招標(biāo)計(jì)劃及審批文件，招標(biāo)公告、招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、答疑文件、招標(biāo)委托

2.130年

合同、資格預(yù)審文件

2.2中標(biāo)的投標(biāo)書、澄清、修正補(bǔ)充文件永久

2.3未中標(biāo)的投標(biāo)文件（或作資料保存）10年（或項(xiàng)目審計(jì)完成）

開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)人員簽字表、評(píng)標(biāo)紀(jì)律、評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)細(xì)則、打分表、匯總表、

2.430年

評(píng)審意見

2.5評(píng)標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)文件、中標(biāo)通知書永久

2.6市場(chǎng)調(diào)研、技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證采購(gòu)活動(dòng)記錄、談判文件、詢價(jià)通知書、響應(yīng)文件30年

供應(yīng)商的推薦、評(píng)審、確定文件，政府采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)協(xié)商記

2.730年

錄、質(zhì)疑答復(fù)文件

合同準(zhǔn)備及談判、審批文件，合同書、協(xié)議書，合同執(zhí)行、合同變更、合同索賠、

2.8永久

合同了結(jié)文件、合同臺(tái)帳文件

3勘察、設(shè)計(jì)文件

工程選址、地質(zhì)、水文、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、地形圖、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、

3.1永久

巖樣及說明

3.2地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測(cè)量定位、觀測(cè)監(jiān)測(cè)記錄永久

3.3氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料永久

3.4總體規(guī)劃論證、審批文件永久

3.5方案論證、設(shè)計(jì)及審批文件永久

3.6技術(shù)設(shè)計(jì)審查文件、招標(biāo)設(shè)計(jì)報(bào)告及審查文件永久

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表B.1水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表（續(xù)）

序號(hào)歸檔文件保管期限

3.7施工圖設(shè)計(jì)審查文件、供圖計(jì)劃永久

3.8施工圖、施工技術(shù)要求、設(shè)計(jì)通知、設(shè)計(jì)月報(bào)30年

3.9特種設(shè)備設(shè)計(jì)計(jì)算書30年

3.10關(guān)鍵技術(shù)設(shè)計(jì)、試驗(yàn)文件、設(shè)計(jì)接口及設(shè)備接口文件永久

3.11設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定永久

4征地、拆遷、移民文件（詳見水利水電工程移民檔案歸檔范圍與保管期限表）

5工程建設(shè)管理文件

5.1項(xiàng)目建設(shè)管理組織機(jī)構(gòu)成立、調(diào)整文件永久

5.2項(xiàng)目管理人員任免文件永久

5.3項(xiàng)目管理的各項(xiàng)管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作程序，質(zhì)保體系文件30年

5.4項(xiàng)目施工前涉及水通、電通、道路通及場(chǎng)地平整的文件永久

5.5開工報(bào)告文件永久

投資、質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保等計(jì)劃、實(shí)施和調(diào)整、總結(jié)，重大設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)、審核及批復(fù)

5.6