2025年文秘崗位所需知識

文秘崗位所需知識文秘在企業(yè)起著上傳下達(dá)的作用。現(xiàn)代社會的發(fā)展，越來越需要高素質(zhì)的文秘人才，因此我們要在提高自身素質(zhì)的同步要有自已的想法和思緒，不停接受新知識，培養(yǎng)自已的工作和社交能力，按照企業(yè)的規(guī)章制度辦事，合理安排工作，提高工作效率。文秘專業(yè)知識簡介一種稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字體現(xiàn)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字體現(xiàn)能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其他能力的基礎(chǔ)?？梢赃@樣說，文字體現(xiàn)能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?詳細(xì)說來，重要應(yīng)注意如下幾點：首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)愛好，自覺學(xué)好文秘寫作。不管干什么事情，必須有對的的態(tài)度和濃厚的愛好，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項拾分嚴(yán)厲而艱苦的發(fā)明性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——變化我們生活的拾個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應(yīng)當(dāng)記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具有最基本的讀寫技能。這裏所說的?讀寫技能?，首先就是足以應(yīng)付平常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力?！迸c此同步，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚愛好，變被動為積極，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：熱愛是最佳的老師。對寫作有強烈的責(zé)任感和濃厚的愛好，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去揣摩，持之以恒，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不停地獲得進(jìn)步。另一方面，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。寫作有無規(guī)律可循、措施可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認(rèn)識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作措施和技巧的理論。要提高文秘寫作能力，還應(yīng)故意識地選讀某些范文，以作借鑒。魯迅說過：“但凡已經(jīng)有定評的大作家，他的作品，所有就闡明著?應(yīng)當(dāng)怎樣寫?。只是讀者很不輕易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識到：讀書是讀他人之書，作文是作自已之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化後成為自已的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。最終，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。假如只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到確實良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫多練當(dāng)然重要，但每次擬稿時，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自已的文章也是提高文秘寫作能力的一種重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強的一種體現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。實際上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項詳細(xì)的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作能力才能迅速地提高。文秘必須掌握的電腦技巧一、紅頭文獻(xiàn)的制作及原則1、進(jìn)行頁面設(shè)置選擇“文獻(xiàn)”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不一樣”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為原則、每頁22行、每行28個中文的國標(biāo)。2、插入頁號選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然後單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完畢頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一種中文，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一種中文。3、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標(biāo)將會變成“┼”，在Word面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一種文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，輸入完畢後，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這裏來設(shè)置紅頭的屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：顧客可根據(jù)實際狀況調(diào)整尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量根據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文原則，“8.0cm”——上行文原則，注：顧客可根據(jù)實際狀況調(diào)整尺寸。然後單擊“確定”。選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完畢。文本框?qū)傩运性O(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的所有文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成對應(yīng)字號，但要盡量充斥該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完畢。4、紅線制作首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“拾”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這裏進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實”設(shè)置為“實線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“中”，“度量根據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文原則，“13.5cm”——上行文原則，注：顧客可根據(jù)實際狀況進(jìn)行調(diào)整。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一種字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一種字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入措施：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號後，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。6、主題詞制作選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其他線取消，在表格中填寫詳細(xì)內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)曰期用三號仿宋。7、保留成模板文獻(xiàn)單擊“文獻(xiàn)”——“保留”，“保留類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文獻(xiàn)名”：給模板命名;“保留位置”：模板所在途徑(一般不做，默認(rèn)即可)。至此，模板制作完畢。後來所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出對應(yīng)模板，措施是：選擇“文獻(xiàn)”——“打開”，找到對應(yīng)的模板途徑，若模板保留時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然後單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。二、公文正文排版1.根據(jù)模板建立新公文：選擇“文獻(xiàn)”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)顧客的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其他軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵照如下國標(biāo)：標(biāo)題——二號小標(biāo)宋字體，居中顯示;主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;正文——三號仿宋字體;成文曰期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入措施一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”替代。文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最終，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文曰期、主題詞的互相位置調(diào)整好。三、用Word制作電子公章1、圖章輪廓選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一種圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。2、編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容後設(shè)置字體、字號，然後用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵協(xié)助移動到精確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然後在文檔中畫出一種大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然後選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一種公章就制作出來了，要用時復(fù)制一種到目的處，是不是很正規(guī)啊!文秘小知識關(guān)鍵職能工作管理能依工作的輕重緩急排定優(yōu)先級，妥善運用自已的時間與資源，有效管理工作流程及進(jìn)度。認(rèn)真負(fù)責(zé)確實到達(dá)工作職責(zé)及規(guī)定，能勇于承擔(dān)自已的錯誤或失敗，不歸咎他人并努力改善。積極積極不需他人指示或規(guī)定能自動自發(fā)做事，面臨問題立即采用行動加以處理，且為達(dá)目的樂意積極承擔(dān)額外責(zé)任。顧客服務(wù)對顧客展現(xiàn)服務(wù)熱忱，有效滿足顧客需求、處理顧客問題，進(jìn)而提高顧客滿意度。誠信正直為人坦誠、確實遵守組織規(guī)定與社會規(guī)范、信守承諾且言行一致。適變能力對工作內(nèi)容或環(huán)境的變化可以保持鎮(zhèn)靜，嘗試?yán)斫庾兓脑虿⒁蚤_放態(tài)度面對，有效調(diào)整行為且維持應(yīng)有的工作體現(xiàn)。問題處理可以掌握問題關(guān)鍵，精確解讀訊息做出結(jié)論，尋求合適處理方案，衡量利弊得失并采用實際行動以排除障礙。壓力承受面臨工作壓力可以使用合適措施加以紓解，并維持應(yīng)有的工作體現(xiàn)與人際關(guān)系。溝通協(xié)調(diào)能視談話對象有條理地清晰體現(xiàn)想法，除保證對方專注聆聽及充足了解，并可對的解讀、響應(yīng)、厘清他人所傳達(dá)的訊息以獲得共識。工作職責(zé)一、教學(xué)秘書工作職責(zé)：1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)常規(guī)工作的安排，檢查與總結(jié)工作。2、及時向院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級部門安排的各項任務(wù)及上報院的有關(guān)狀況。3、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理好平常的教學(xué)事務(wù)工作，并及時進(jìn)行請示與匯報。4、負(fù)責(zé)搜集撰寫整頓，管理多種教學(xué)信息和教學(xué)文獻(xiàn)。5、負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。6、作好多種文獻(xiàn)的收發(fā)，登記與管理工作。二、生活秘書工作職責(zé)1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作，監(jiān)督辦公費用的使用狀況。2、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)、班主任抓好勞動衛(wèi)生工作。3、負(fù)責(zé)院辦公室必須設(shè)施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。4、負(fù)責(zé)全院教職工的考勤與學(xué)生考勤的匯總工作。5、協(xié)助院工會作好全院教職工的福利工作。6、協(xié)助院長用好院基金的使用管理工作，所有經(jīng)費的支付與回收工作。7、作好教職工的生活服務(wù)工作如準(zhǔn)備好開水、洗手水、內(nèi)務(wù)整頓等。8、作好院資料室的收發(fā)與報刊雜志的征訂工作。特性附屬性秘書工作不是獨立的，是附屬于領(lǐng)導(dǎo)的，是完全按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事的。方圓性一是工作圓滿,有較強的協(xié)調(diào)綜合能力;二是圓熟能力，工作很純熟。三是圓通能力，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。輔助性辦公室是辦事機構(gòu),不是決策機構(gòu)。忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權(quán)。綜合性概括起來是“三三四四”：第一種三是三個中心，即信息中心、協(xié)調(diào)綜合中心和參謀辦事中心;第二個三是三辦拾項工作，即辦文(撰文、文書處理)、辦會、辦事(信息調(diào)研、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理);第一種四是四句話，即貫穿上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)絡(luò)內(nèi)外，綜合辦理。因此說辦公室處在樞紐地位;第二個四是四個結(jié)論，即參政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領(lǐng)導(dǎo)能力。行政文員行政文員工作波及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對完畢工作的質(zhì)量效率也有一定的規(guī)定。那么，行政文員應(yīng)當(dāng)具有的基本素質(zhì)和技能規(guī)定有哪些呢?他應(yīng)能獨立操作計算機，純熟操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧。純熟運用各類辦公自動化設(shè)備。同步應(yīng)具有良好的記憶力以及對時間的分派和溝通協(xié)調(diào)能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言體現(xiàn)能力，中英文打字速度快，能純熟操作五筆輸入法等中文輸入法。掌握常用英語口語，有很好的英語閱讀和寫作能力。文員辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文獻(xiàn)報紙收發(fā))工作職責(zé)：1.接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。2.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案搜集、整頓工作。3.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀(jì)要。