采購合同簽訂管理制度

采購合同簽訂管理制度1.前言為規(guī)范企業(yè)的采購活動，確保采購合同簽訂過程的合法性、透亮性和效率性，提高采購管理水平，保障企業(yè)的利益，特訂立本采購合同簽訂管理制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部涉及采購活動的部門、人員和相關(guān)合作伙伴。3.采購合同簽訂流程3.1采購需求確認采購需求確認由需求部門提出，并附上認真的采購需求說明，包含數(shù)量、規(guī)格、要求以及預算等內(nèi)容。需求部門負責與采購部門溝通，明確采購需求，并將采購需求提交至采購部門。3.2供應商選擇與評估采購部門依據(jù)采購需求，訂立供應商選擇標準，并在供應商庫中篩選合適的供應商。采購部門可以通過招標、競爭性談判或詢價等方式選擇供應商，并進行評估。評估重要考慮供應商的資質(zhì)、信譽、價格、交貨期、服務質(zhì)量等因素。3.3采購合同談判與簽訂采購部門與供應商進行合同談判，明確合同條款、價格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。采購部門依據(jù)談判結(jié)果，編制采購合同草案，并提交給法務部門進行法律審核。法務部門對采購合同草案進行法律合規(guī)性審查，并提出修改看法。采購部門依據(jù)法務部門的看法，修訂合同草案，最終確定采購合同內(nèi)容。采購部門與供應商確保雙方對采購合同的理解全都，并簽署采購合同。4.采購合同簽訂要求4.1合同文本采購合同包含合同封面、正文和附件等部分，采購合同正文應列明以下內(nèi)容：雙方名稱、聯(lián)系方式、簽訂日期、合同有效期、采購商品/服務細節(jié)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、結(jié)算方式、違約責任等條款。采購合同中的術(shù)語應簡明扼要，避開使用模棱兩可的措辭，確保合同條款的明確性和可執(zhí)行性。4.2附件及增補文件采購合同可以附帶相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、圖紙、樣品等附件，以明確雙方對采購的具體要求和規(guī)格。如有需要，采購合同還可以加入增補協(xié)議、更改協(xié)議等附件，明確雙方在執(zhí)行合同過程中的協(xié)商和商定。4.3法律合規(guī)性采購合同應符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的規(guī)定。采購部門在簽訂采購合同前應征得法務部門的法律看法，并妥當處理法務部門的修改看法。4.4監(jiān)督與檢驗采購部門應對供應商履行合同進行監(jiān)督，并及時取得相關(guān)證明文件和進展情況。采購部門可以委托質(zhì)檢部門對采購商品/服務進行抽樣檢驗，確保符合相關(guān)質(zhì)量標準和要求。5.采購合同檔案管理5.1合同檔案管理責任采購部門負責采購合同的檔案管理工作，建立健全檔案管理制度，并指定專人負責合同檔案的歸檔和管理。合同檔案管理人員應具備合同管理相關(guān)的專業(yè)知識和本領，確保合同檔案的完整性、可訪問性和安全性。5.2合同檔案歸檔要求各部門在簽訂采購合同后，應將合同正本、副本和相關(guān)增補文件歸檔。合同檔案應依照肯定的分類規(guī)定進行管理，并建立合同檔案登記簿或數(shù)據(jù)庫，記錄合同的基本信息和檔案位置。合同檔案應妥當保管，防止遺失、損壞和泄露，如有需要，可以進行備份和加密。5.3合同檔案查閱與借閱有關(guān)部門可以向采購部門申請合同檔案的查閱和借閱。采購部門應及時處理來自其他部門的合同檔案查閱與借閱申請，并確保合同檔案的安全性和機密性。6.違約與爭議解決6.1違約責任采購合同雙方如發(fā)生違約行為，應依據(jù)合同商定承當相應的違約責任。發(fā)生違約行為時，雙方應及時通知對方，并通過友好協(xié)商的方式解決問題。6.2爭議解決如雙方在合同履行過程中產(chǎn)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決。若協(xié)商解決不成，則可以提交爭議給仲裁機構(gòu)進行仲裁，或依法向人民法院提起訴訟。7.附則本制度自發(fā)布之日起生效，任何對本制度的修改或增補應經(jīng)企業(yè)負責人批準。本制度解釋權(quán)歸企業(yè)負責人。本制度未盡事宜，參照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部其他管理制度