部門合同檔案管理規(guī)定范本

部門合同檔案管理規(guī)定范本合同編號(hào)：__________第一條合同檔案管理原則1.合同檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、合法性、完整性、及時(shí)性、安全性的原則。2.部門應(yīng)建立健全合同檔案管理制度，明確責(zé)任，確保合同檔案的規(guī)范管理。第二條合同檔案管理范圍1.本規(guī)定適用于部門內(nèi)部所有簽訂的合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、勞動(dòng)合同等。2.合同檔案包括合同正本、副本、附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、終止協(xié)議等。第三條合同檔案管理職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人為合同檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)合同檔案管理工作。2.合同管理員負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等工作。3.部門員工應(yīng)積極配合合同管理員完成合同檔案管理工作。第四條合同檔案收集與整理1.合同管理員應(yīng)及時(shí)收集部門內(nèi)部簽訂的合同，確保合同檔案的完整性。（1）合同正本、副本、附件等應(yīng)分別歸檔，并標(biāo)注清楚合同名稱、簽訂日期、合同編號(hào)等。（2）合同附件應(yīng)按照順序排列，便于查閱。（3）合同變更、解除、終止等協(xié)議應(yīng)與原合同一并歸檔。第五條合同檔案歸檔1.合同管理員應(yīng)在合同簽訂后30日內(nèi)完成合同檔案的歸檔工作。（1）合同正本、副本、附件等應(yīng)分別歸檔，并標(biāo)注清楚合同名稱、簽訂日期、合同編號(hào)等。（2）合同附件應(yīng)按照順序排列，便于查閱。（3）合同變更、解除、終止等協(xié)議應(yīng)與原合同一并歸檔。第六條合同檔案保管1.合同管理員應(yīng)妥善保管合同檔案，確保檔案的安全、保密。（1）合同檔案應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)、安全的環(huán)境中。（2）合同檔案柜應(yīng)配備鎖具，確保檔案不被隨意翻閱。（3）合同檔案應(yīng)定期檢查，防止丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。第七條合同檔案借閱1.部門員工因工作需要借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)向合同管理員提出申請(qǐng)。2.合同管理員應(yīng)在核實(shí)借閱人身份和借閱目的后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，確保檔案的完整、安全。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還合同檔案，如有特殊情況需延長借閱時(shí)間，應(yīng)向合同管理員申請(qǐng)。第八條合同檔案銷毀（1）合同檔案銷毀需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（2）合同檔案銷毀前應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)、登記。（3）合同檔案銷毀應(yīng)采取安全、環(huán)保的方式。2.合同管理員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清理，對(duì)已到期、無效或無保存價(jià)值的合同檔案進(jìn)行銷毀。第九條合同檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.合同管理員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，為部門決策提供依據(jù)。2.統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容主要包括：合同簽訂數(shù)量、合同履行情況、合同糾紛處理情況等。第十條法律責(zé)任1.部門員工違反本規(guī)定，導(dǎo)致合同檔案丟失、損壞、篡改等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。2.合同管理員未按照本規(guī)定履行職責(zé)，導(dǎo)致合同檔案管理混亂，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。第十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。第十二條本規(guī)定的解釋權(quán)歸部門負(fù)責(zé)人所有。合同編號(hào)：__________簽訂日期：__________簽訂地點(diǎn)：__________甲方（簽訂人）：__________乙方（簽訂人）：__________見證人：__________甲方（簽訂人）：__________乙方（簽訂人）：__________見證人：__________簽訂日期：__________注意事項(xiàng)：1.完整性原則：合同檔案管理應(yīng)保證檔案的完整性，確保所有相關(guān)文件，包括正本、副本、附件、補(bǔ)充協(xié)議等均被妥善歸檔。2.合法性原則：合同檔案管理應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保所有合同內(nèi)容合法有效。3.及時(shí)性原則：合同管理員應(yīng)及時(shí)收集和歸檔合同，避免因延遲造成信息遺漏或檔案丟失。4.安全性原則：合同檔案應(yīng)存放于安全的環(huán)境中，防止檔案被非法訪問、篡改或損壞。5.借閱管理：員工借閱合同檔案時(shí)，必須遵循規(guī)定的借閱程序，并按時(shí)歸還。6.銷毀程序：合同檔案的銷毀必須經(jīng)過嚴(yán)格審批程序，并確保銷毀過程符合法律法規(guī)要求。解決辦法：1.檔案丟失：如發(fā)生檔案丟失，應(yīng)立即啟動(dòng)內(nèi)部調(diào)查程序，查找原因，并根據(jù)情況采取補(bǔ)救措施，如重新獲取或補(bǔ)簽相關(guān)文件。2.檔案損壞：若檔案損壞，應(yīng)盡快進(jìn)行修復(fù)或重新獲取，并分析損壞原因，采取措施避免類似情況再次發(fā)生。3.檔案篡改：若發(fā)現(xiàn)檔案被篡改，應(yīng)立即報(bào)告相關(guān)部門，啟動(dòng)調(diào)查程序，并根據(jù)法律規(guī)定追究責(zé)任。關(guān)鍵詞語的法律名詞解釋：1.歸檔（Filing）：將文件或資料按照一定規(guī)則存放于檔案庫或檔案柜中，以便于管理和查閱。2.正本（Original）：合同或其他法律文件的原件，通常具有法律效力。3.副本（Copy）：合同或其他法律文件的復(fù)制件，通常不具備法律效力，但可以作為參考。4.補(bǔ)充協(xié)議（SupplementaryAgreement）：對(duì)原有合同內(nèi)容的補(bǔ)充或修改，通常與原合同具有同等法律效力。5.解除協(xié)議（ReleaseAgreement）：雙方同意提前終止合同關(guān)系的協(xié)議。6.終止協(xié)議（TerminationAgreement）：雙方同意結(jié)束合同關(guān)系的協(xié)議，通常在合同期限屆滿時(shí)簽署。7.見證人（Witness）：在合同或其他法律文件簽訂過程中，目睹簽署行為的第三方，其作用是證實(shí)合同的有效性。8.審批（Approval）：對(duì)某項(xiàng)行為或決定進(jìn)行審查并給予許可的過程。場合一：與自由職業(yè)者合作你可能需要和一位自由插畫師合作完成一個(gè)項(xiàng)目。補(bǔ)充條款：雙方約定作品的版權(quán)歸屬，插畫師在項(xiàng)目完成后是否還能自由使用這些作品。場合二：租賃攝影設(shè)備你需要臨時(shí)租用專業(yè)攝影設(shè)備來拍攝產(chǎn)品照。補(bǔ)充條款：關(guān)于設(shè)備損壞或遺失的責(zé)任劃分，以及租賃期間的保險(xiǎn)問題。場合三：委托第三方物流你的工作室需要第三方物流公司來配送產(chǎn)品。補(bǔ)充條款：物流延誤或貨物損壞時(shí)的責(zé)任賠償和應(yīng)急措施。場合四：雇傭?qū)嵙?xí)生你打算招聘實(shí)習(xí)生來幫忙處理日常事務(wù)。補(bǔ)充條款：實(shí)習(xí)期間的指導(dǎo)責(zé)任、實(shí)習(xí)生的學(xué)習(xí)目標(biāo)和實(shí)習(xí)結(jié)束后可能的就業(yè)機(jī)會(huì)。附件列表：1.合同正本簽字蓋章的原始合同文件。2.合同副本合同的復(fù)印件，供雙方各自保留。3.項(xiàng)目需求說明書詳細(xì)描述項(xiàng)目內(nèi)容、目標(biāo)和期限的文檔。4.作品樣本若涉及創(chuàng)作工作，可以附上作品樣本。5.設(shè)備清單租賃設(shè)備的詳細(xì)清單，包括型號(hào)、數(shù)量和狀