合同管理部門職責(zé)

合同管理部門職責(zé)合同編號：__________甲方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________乙方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范合同管理，維護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定本合同管理部門職責(zé)。2.適用范圍本職責(zé)適用于本單位各類合同的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.基本原則（1）合法性原則：合同的簽訂、履行、變更和解除等活動應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。（2）平等自愿原則：合同當(dāng)事人在法律地位上平等，應(yīng)遵循自愿原則訂立合同。（3）公平原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害合同當(dāng)事人的合法權(quán)益。（4）誠實信用原則：合同當(dāng)事人應(yīng)誠實守信，履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門的設(shè)置與職責(zé)1.合同管理部門的設(shè)立本單位設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理工作。2.合同管理部門的職責(zé)范圍（1）制定和完善合同管理制度，規(guī)范合同管理流程。（2）參與合同的談判、起草、審核工作，提出專業(yè)意見和建議。（3）負(fù)責(zé)合同的登記、編號、歸檔等工作，建立合同管理臺賬。（4）監(jiān)督合同的履行情況，及時發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（5）處理合同糾紛，維護(hù)本單位的合法權(quán)益。三、合同的起草與審核1.合同起草的要求（1）合同起草應(yīng)明確合同當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)，條款內(nèi)容應(yīng)具體、明確、完整。（2）合同起草應(yīng)遵循法律法規(guī)和本單位的規(guī)章制度，不得違反國家強制性規(guī)定。（3）合同起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義的詞匯。2.合同審核的流程與標(biāo)準(zhǔn)（1）合同審核流程包括初審、復(fù)審和終審三個環(huán)節(jié)。初審由合同承辦部門進(jìn)行，復(fù)審由合同管理部門進(jìn)行，終審由單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行。（2）合同審核標(biāo)準(zhǔn)包括合同的合法性、完整性、可行性和風(fēng)險性等方面。審核人員應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，保證合同符合法律法規(guī)和本單位的利益。四、合同的簽訂與履行1.合同簽訂的程序（1）合同經(jīng)審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。（2）簽訂合同應(yīng)使用單位公章或合同專用章，并由合同管理部門進(jìn)行登記備案。2.合同履行的監(jiān)督與管理（1）合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的履行工作，按照合同約定的時間、地點和方式履行合同義務(wù)。（2）合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（3）如合同履行過程中出現(xiàn)變更或解除的情況，應(yīng)按照本合同管理部門職責(zé)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、合同的變更與解除1.合同變更的條件與程序（1）合同變更應(yīng)符合法律法規(guī)和本單位的規(guī)章制度，且經(jīng)合同當(dāng)事人協(xié)商一致。（2）合同變更應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確變更的內(nèi)容和時間。（3）合同變更應(yīng)按照合同審核流程進(jìn)行審核。2.合同解除的情形與手續(xù)（1）合同解除的情形包括因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的、在履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)、當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行、當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的等。（2）合同解除應(yīng)通知對方當(dāng)事人，并按照法律法規(guī)和本單位的規(guī)章制度辦理相關(guān)手續(xù)。六、合同糾紛的處理1.糾紛的預(yù)防與預(yù)警（1）合同管理部門應(yīng)加強對合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時發(fā)覺可能引發(fā)糾紛的隱患，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施。（2）建立合同糾紛預(yù)警機制，對可能出現(xiàn)的糾紛進(jìn)行預(yù)測和分析，及時向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告。2.糾紛處理的流程與方式（1）發(fā)生合同糾紛后，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。（2）合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對糾紛進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見。（3）根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況，選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。（4）在糾紛處理過程中，應(yīng)積極收集證據(jù)，維護(hù)本單位的合法權(quán)益。七、合同的檔案管理1.檔案的建立與保管（1）合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時建立合同檔案，將合同文本、審核意見、簽訂記錄等相關(guān)材料歸檔保存。（2）合同檔案應(yīng)按照分類編號進(jìn)行管理，便于查閱和使用。（3）合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。2.檔案的查閱與使用（1）本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（2）外部單位查閱合同檔案時，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（3）查閱合同檔案時，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案材料。八、合同的統(tǒng)計與分析1.統(tǒng)計的內(nèi)容與方法（1）合同管理部門應(yīng)定期對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括合同數(shù)量、金額、類型、履行情況等。（2）統(tǒng)計方法應(yīng)科學(xué)合理，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.分析的目的與應(yīng)用（1）通過對合同統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解合同管理的現(xiàn)狀和存在的問題，為改進(jìn)合同管理工作提供依據(jù)。（2）分析結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，作為決策的參考依據(jù)。九、合同管理的培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計劃與實施（1）合同管理部門應(yīng)制定合同管理培訓(xùn)計劃，定期組織合同管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、合同管理制度、合同起草與審核技巧、合同糾紛處理等方面。（3）培訓(xùn)方式可以采用集中授課、專題講座、案例分析等多種形式。2.考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法（1）建立合同管理考核制度，對合同管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作進(jìn)行考核。（2）考核標(biāo)準(zhǔn)包括合同管理工作的質(zhì)量、效率、合規(guī)性等方面。（3）考核辦法可以采用定期考核與不定期檢查相結(jié)合的方式，考核結(jié)果作為績效評價和獎懲的依據(jù)。十、合同管理的信息化建設(shè)1.信息系統(tǒng)的建立與維護(hù)（1）建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、自動化。（2）信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、統(tǒng)計、分析等功能。（3）合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，保證系統(tǒng)的正常運行。2.數(shù)據(jù)安全與保密（1）加強對合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（2）嚴(yán)格遵守保密制度，對合同管理過程中涉及的商業(yè)秘密和個人隱私信息進(jìn)行保密。十一、與其他部門的協(xié)作與溝通1.協(xié)作機制的建立（1）合同管理部門應(yīng)與其他部門建立良好的協(xié)作機制，共同推進(jìn)合同管理工作。（2）協(xié)作機制包括定期召開協(xié)調(diào)會議、建立信息共享平臺、明確各部門的職責(zé)分工等。2.溝通方式與頻率（1）合同管理部門應(yīng)與其他部門保持密切的溝通，及時了解合同管理工作的需求和問題。（2）溝通方式可以采用電話、郵件、會議等多種形式，溝通頻率根據(jù)實際工作需要確定。十二、附則1.解釋權(quán)本合同管理部門職責(zé)的解釋權(quán)歸本單位所有。2.生效日期本合同管理部門職責(zé)自發(fā)布之日起生效。甲方（蓋章）：