郵件與電子文件管理制度

郵件與電子文件管理制度1.前言郵件與電子文件是企業(yè)日常工作中不行或缺的緊要信息載體，合理、規(guī)范地管理郵件與電子文件，對于提高工作效率、保障信息安全具有緊要意義。為了規(guī)范郵件與電子文件的管理，減少信息丟失和泄露的風險，提高工作效率，特訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)全部員工，包含全職員工、兼職員工、臨時員工等，適用于全部郵件和電子文件的管理、存儲、傳輸和溝通。3.定義郵件：指通過電子郵件系統(tǒng)發(fā)送和接收的文字、圖片、附件等形式的通信信息。電子文件：指以電子形式存儲的各類文檔、表格、圖片等工作文件。郵件和電子文件管理系統(tǒng)：指由企業(yè)統(tǒng)一規(guī)劃、建設和管理的用于管理郵件和電子文件的軟件系統(tǒng)。涉密郵件和電子文件：指含有涉密信息的郵件和電子文件，包含但不限于商業(yè)機密、客戶信息、營銷策劃等。個人郵件和電子文件：指員工個人事務、個人通信等與工作無關的郵件和電子文件。4.郵件與電子文件管理原則4.1審慎原則：員工在處理和傳輸郵件和電子文件時應慎重，認真核實內(nèi)容與附件，確保準確性和完整性。4.2保密原則：對于涉密的郵件和電子文件，員工應嚴格遵守保密要求，確保信息不被泄露或非法取得。4.3存儲原則：依據(jù)郵件和電子文件的緊要性和保存期限，對其進行分類、整理并妥當存儲。4.4及時原則：員工在接收到郵件和電子文件后應及時查閱、處理并回復或轉發(fā)。4.5清理原則：員工應定期清理個人郵件和電子文件，刪除不再需要的信息，保持工作環(huán)境乾凈有序。5.郵件與電子文件管理流程5.1發(fā)送郵件5.1.1在發(fā)送郵件時，員工應填寫清楚、準確的主題、收件人和抄送人信息。5.1.2郵件內(nèi)容應簡明扼要，重點突出，不涉及機密信息的郵件可以適當使用郵件模板。5.1.3如有附件，需確保附件與郵件內(nèi)容對應，且不超出郵件系統(tǒng)規(guī)定的附件大小限制。5.1.4對于涉密信息，員工應標記為涉密，并確保僅發(fā)送給有權限的人員。5.2接收郵件5.2.1員工應定期查看并處理收到的郵件，及時回復、轉發(fā)或采取其他必需的行動。5.2.2對于緊要郵件，員工應及時將其歸檔存儲，并添加必需的備注和標簽。5.2.3如發(fā)現(xiàn)收到的郵件不屬于本身的工作范疇，應及時轉發(fā)給相關人員處理。5.3電子文件管理5.3.1員工應依據(jù)文件的緊要性、保密等級和保存期限，對電子文件進行分類和整理。5.3.2文件命名要規(guī)范、統(tǒng)一，方便搜尋和識別，不得使用含有違規(guī)內(nèi)容的文件名。5.3.3員工應將保管有涉密信息的電子文件妥當存儲在企業(yè)規(guī)定的安全存儲設備中。5.3.4對于無需保存的舊文件，員工應及時刪除或歸檔存儲，以保持工作環(huán)境乾凈。5.4個人郵件和電子文件5.4.1員工應嚴格區(qū)分個人郵件和電子文件與工作相關的郵件和電子文件。5.4.2個人郵件和電子文件不應占用企業(yè)設備和網(wǎng)絡資源，且不得包含商業(yè)機密信息。5.4.3員工離職或調(diào)離崗位時，應及時清理個人郵件和電子文件，不得私自保管企業(yè)信息。6.監(jiān)督與懲罰6.1監(jiān)督責任6.1.1部門經(jīng)理有責任監(jiān)督員工合規(guī)操作，確保郵件和電子文件管理制度的執(zhí)行。6.1.2IT部門應監(jiān)督和維護企業(yè)郵件和電子文件管理系統(tǒng)的正常運行。6.1.3內(nèi)部審計部門有權對員工依照制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。6.2違規(guī)懲罰6.2.1對于未依照本制度要求管理郵件和電子文件的員工，將進行相應的紀律處分。6.2.2對于泄露、竄改或濫用郵件和電子文件的員工，將依法追究法律責任。7.附則7.1本制度自頒布之日起生效，具體操作細則由相關部門訂立并適時調(diào)整。7.2如有其他與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準。7.3本制度由企業(yè)管理部負