學(xué)校會(huì)議室室管理制度

學(xué)校會(huì)議室室管理制度第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范學(xué)校會(huì)議室的使用和管理，確保會(huì)議效率，提升會(huì)議質(zhì)量，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供有力保障。

第二條本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會(huì)議室的使用與管理，包括但不限于各類教學(xué)、科研、行政及學(xué)生活動(dòng)會(huì)議室。

第三條學(xué)校會(huì)議室的管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則。學(xué)校會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)全校會(huì)議室的統(tǒng)籌規(guī)劃、使用安排和監(jiān)督管理。

第四條會(huì)議室使用遵循“公平、公正、公開”的原則，按照申請(qǐng)順序安排使用。對(duì)于重要會(huì)議和緊急會(huì)議，可根據(jù)實(shí)際情況予以優(yōu)先安排。

第五條會(huì)議室使用應(yīng)遵循以下要求：

1.嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，按時(shí)召開和結(jié)束會(huì)議；

2.愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持會(huì)議室整潔；

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、飲酒、喧嘩等不文明行為；

4.遵守會(huì)議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，不隨意打斷他人；

5.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議室內(nèi)物品，關(guān)閉電源和門窗。

第六條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如有未盡事宜，由學(xué)校會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)解釋。

第七條學(xué)校會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)本制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要。修訂后的制度報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公布實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

會(huì)議流程是確保會(huì)議高效順利進(jìn)行的關(guān)鍵，以下為學(xué)校會(huì)議室的會(huì)議流程：

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.需要使用會(huì)議室的單位或個(gè)人應(yīng)提前向?qū)W校會(huì)議室管理部門提交書面申請(qǐng)，填寫會(huì)議申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等內(nèi)容。

2.會(huì)議室管理部門在收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用原則進(jìn)行審核，并在3個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)申請(qǐng)者。

3.申請(qǐng)者應(yīng)在收到答復(fù)后3個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)是否召開會(huì)議，逾期未確認(rèn)視為自動(dòng)放棄。

二、會(huì)議籌備

1.會(huì)議申請(qǐng)者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括通知參會(huì)人員、準(zhǔn)備會(huì)議材料、布置會(huì)議室等。

2.會(huì)議材料應(yīng)在會(huì)議召開前1-2周發(fā)給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)協(xié)助申請(qǐng)者進(jìn)行會(huì)議室的布置，并根據(jù)需要提供相關(guān)設(shè)備和技術(shù)支持。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開始前10分鐘到場(chǎng)，檢查會(huì)議室設(shè)施是否正常，確認(rèn)參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)宣布會(huì)議主題、議程和預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間，并要求參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

3.會(huì)議期間，主持人應(yīng)確保會(huì)議按議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，避免跑題。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要討論內(nèi)容和決議等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給主持人及相關(guān)部門。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由主持人或指定人員整理，并在會(huì)議結(jié)束后1周內(nèi)報(bào)學(xué)校會(huì)議室管理部門備案。

六、會(huì)議反饋

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議使用者的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和服務(wù)。

2.會(huì)議使用者有權(quán)對(duì)會(huì)議室管理部門的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為會(huì)議室管理部門工作考核的依據(jù)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對(duì)會(huì)議決策的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，由指定人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人等。

3.整理完畢的會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審核后，于會(huì)議結(jié)束后1周內(nèi)發(fā)布給相關(guān)人員。

二、會(huì)議決議的分解與落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)決議內(nèi)容制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)間和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.各責(zé)任部門應(yīng)將會(huì)議決議納入日常工作，確保按計(jì)劃推進(jìn)。

3.責(zé)任人應(yīng)定期向主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)決議落實(shí)情況，及時(shí)解決落實(shí)過程中遇到的問題。

三、會(huì)議決議的跟蹤與監(jiān)督

1.學(xué)校會(huì)議室管理部門應(yīng)設(shè)立專門人員對(duì)會(huì)議決議的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

2.跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并協(xié)助解決。

3.定期對(duì)會(huì)議決議落實(shí)情況進(jìn)行匯總，并向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。

2.學(xué)校會(huì)議室管理部門應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保相關(guān)人員能夠方便、快捷地查閱會(huì)議紀(jì)要。

3.對(duì)于涉密會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。

五、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布、落實(shí)等環(huán)節(jié)進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，不斷改進(jìn)。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要管理流程，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

3.鼓勵(lì)各部門積極參與會(huì)議紀(jì)要管理改進(jìn)工作，共同提升學(xué)校會(huì)議管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障會(huì)議室的正常使用和設(shè)施完好，提高會(huì)議室使用效率，以下為學(xué)校會(huì)議室的管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂采用先申請(qǐng)、先安排的原則。使用單位或個(gè)人需提前向?qū)W校會(huì)議室管理部門提交書面申請(qǐng)，明確會(huì)議室使用時(shí)間、人數(shù)、用途等信息。

2.學(xué)校會(huì)議室管理部門在收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室實(shí)際情況進(jìn)行安排，并在3個(gè)工作日內(nèi)通知申請(qǐng)者。

3.會(huì)議室使用單位或個(gè)人應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間、地點(diǎn)使用會(huì)議室，不得隨意更改或轉(zhuǎn)借。

二、會(huì)議室設(shè)施管理與維護(hù)

1.使用單位或個(gè)人應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，合理使用，確保設(shè)施完好。

2.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室的正常使用。

3.會(huì)議室使用過程中如發(fā)生設(shè)施損壞，使用單位或個(gè)人應(yīng)立即報(bào)告會(huì)議室管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室使用單位或個(gè)人應(yīng)保持會(huì)議室整潔，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食、亂丟雜物等。

2.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用單位或個(gè)人應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、門窗等。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用單位或個(gè)人應(yīng)遵守學(xué)校安全規(guī)定，確保會(huì)議室內(nèi)人員安全。

2.對(duì)于涉密會(huì)議，應(yīng)按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制參會(huì)人員范圍，確保會(huì)議內(nèi)容不泄露。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.學(xué)校會(huì)議室的開放時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況制定，并在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行公示。

2.特殊情況下，會(huì)議室管理部門可根據(jù)需要調(diào)整開放時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)人員。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的單位或個(gè)人，會(huì)議室管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.違規(guī)行為包括但不限于：擅自使用會(huì)議室、損壞會(huì)議室設(shè)施、擾亂會(huì)議室秩序等。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立健全投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)師生員工參與會(huì)議室管理，共同維護(hù)會(huì)議室秩序。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校會(huì)議室管理部門所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜