《Wrd+Excel+PP 2021辦公應(yīng)用一本通》課件匯 石育澄第01-04章 系統(tǒng)學(xué)習(xí)Office 2021-PowerPoint幻燈片設(shè)計(jì)與制作

當(dāng)我們面對(duì)大量知識(shí)信息時(shí)，如何有效吸收并理解是一件非常重要的事情。系統(tǒng)性學(xué)習(xí)的好處在于，它能將知識(shí)連成線、織成網(wǎng)，這樣既能讓所學(xué)的知識(shí)更全面，還能掌握的更牢固Word+Excel+PPT2021辦公應(yīng)用一本通第01章系統(tǒng)學(xué)習(xí)Office2021目錄行業(yè)PPT模板/hangye/1.1構(gòu)建知識(shí)框架1.2認(rèn)識(shí)Office用戶界面1.3掌握基礎(chǔ)操作1.4熟悉通用功能1.5實(shí)戰(zhàn)演練1.1進(jìn)入任何一個(gè)領(lǐng)域，我們首先需要做的是構(gòu)建知識(shí)框架。它可以使助我們更好地理解和記憶知識(shí)，同時(shí)也可以幫助我們找到知識(shí)之間的聯(lián)系構(gòu)建知識(shí)框架1.1.1Excel是分析數(shù)據(jù)的工具1.1.2Word為表達(dá)提供美化1.1.3PPT用于展現(xiàn)成果Excel是分析數(shù)據(jù)的工具職場(chǎng)中，大部分工作表面上需要將做出的成果表達(dá)出來(lái)，但真正精華的部分是在于如何達(dá)成目標(biāo)的過(guò)程。過(guò)程講得透徹、精彩，才能反映工作做得細(xì)致。這些單靠辭藻是修飾不來(lái)的。分析達(dá)成目標(biāo)的過(guò)程其實(shí)就是收集數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，而Excel就是數(shù)據(jù)分析的載體1.1.1Word為表達(dá)提供美化用Excel分析問(wèn)題，確定好解決思路和方向并將整體框支撐起來(lái)后，工作中的各種文檔(文章)就不難寫了。我們可以利用Word將各個(gè)零散的模塊拼接起來(lái)并進(jìn)行修飾，用文字將邏輯捋順，從而形成一篇完整內(nèi)容1.1.2PPT用于展現(xiàn)成果使用Excel和Word完成數(shù)據(jù)和文檔的整理后，使用PowerPoint可以快速地制作出PPT來(lái)。職場(chǎng)中，PPT一般用于正式匯報(bào)以及對(duì)于視覺(jué)內(nèi)容要求較高的場(chǎng)合(比如做年終總結(jié)或產(chǎn)品發(fā)布，匯報(bào)對(duì)象是高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)或商務(wù)伙伴)1.1.31.2用戶在學(xué)習(xí)Office軟件時(shí)，首先要熟悉軟件的用戶界面，這樣做可以破除對(duì)它的陌生感和恐懼感。同時(shí)，還要了解軟件每個(gè)區(qū)域和操作的專業(yè)名詞，這樣可以方便后續(xù)的學(xué)習(xí)，減輕與他人交流時(shí)的壓力認(rèn)識(shí)Office用戶界面1.2.1開(kāi)始窗口1.2.2工作界面開(kāi)始窗口在電腦中安裝Office2021軟件后，單擊Windows系統(tǒng)桌面左下角的【開(kāi)始】按鈕，在彈出的開(kāi)始菜單中啟動(dòng)Word、Excel或PowerPont，將打開(kāi)開(kāi)始窗口，該窗口主要由【開(kāi)始】【新建】【打開(kāi)】【賬戶】【反饋】5個(gè)選項(xiàng)卡和【選項(xiàng)】選項(xiàng)組成1.2.1工作界面在開(kāi)始窗口中選擇一個(gè)模板(例如空白工作簿、空白文檔或空白演示文稿)，將進(jìn)入Office軟件的工作界面。下面將分別介紹Word、Excel和PowerPoint三款軟件工作界面的特點(diǎn)1.2.21.Excel工作界面2.Word工作界面3.PowerPoint工作界面Excel工作界面通過(guò)開(kāi)始窗口創(chuàng)建一個(gè)Excel工作簿后將打開(kāi)Excel工作界面，該界面主要由工作簿、工作表、功能區(qū)、工具欄、狀態(tài)欄以及各種命令控件組成1Word工作界面創(chuàng)建Word文檔后將打開(kāi)Word工作界面。該界面相比Excel工作界面更簡(jiǎn)單，主要由標(biāo)題欄、快速訪問(wèn)工具欄、功能區(qū)、導(dǎo)航窗格、文檔編輯區(qū)域、狀態(tài)欄與視圖欄組成2PowerPoint工作界面在PowerPoint開(kāi)始窗口中創(chuàng)建的文檔稱為演示文稿(即PPT)，PPT由一張以上(含一張)的幻燈片組成。PowerPoint軟件的工作界面就是圍繞對(duì)幻燈片的編輯而設(shè)計(jì)，其結(jié)構(gòu)與Word類似，區(qū)別在于PowerPint工作界面左側(cè)是一個(gè)用于顯示幻燈片預(yù)覽和結(jié)構(gòu)的預(yù)覽窗格31.3Word、Excel和PowerPoint都是實(shí)操性很強(qiáng)的辦公軟件，要掌握它們就必須在學(xué)習(xí)的過(guò)程中跟上大量的練習(xí)，通過(guò)反復(fù)的訓(xùn)練達(dá)到熟練的效果，而基礎(chǔ)操作是進(jìn)行一系列練習(xí)的前提掌握基礎(chǔ)操作1.3.1新建空白文檔1.3.2保存與另存文檔1.3.3打開(kāi)與關(guān)閉文檔1.3.4使用模板創(chuàng)建文檔1.3.5恢復(fù)未保存的文檔1.3.6文檔內(nèi)容相互轉(zhuǎn)換1.3.7設(shè)置文檔保護(hù)密碼1.3.8預(yù)覽并打印文檔新建空白文檔在Word、Excel和PowerPoint中，用戶可以通過(guò)在開(kāi)始窗口的【新建】選項(xiàng)卡或【開(kāi)始】選項(xiàng)卡中選擇【空白文檔】【空白工作簿】【空白演示文稿】等選項(xiàng)創(chuàng)建空白文檔(在創(chuàng)建的文檔中按下Ctrl+N鍵可以快速創(chuàng)建新的文檔)1.3.1保存與另存文檔對(duì)于新建的辦公文檔或正在編輯的某個(gè)文檔，如果出現(xiàn)了電腦突然死機(jī)、停電等非正常關(guān)閉的情況，文檔中的信息就會(huì)丟失。因此，為了保護(hù)勞動(dòng)成果，做好文檔的保存工作是十分重要的。在Office軟件中，用戶可以通過(guò)保存和另存兩種方式保存文檔，此外，還可以將文檔保存為模板，以便重復(fù)使用1.3.21.保存新建的文檔2.另存為其他文檔3.將文檔保存為模板打開(kāi)與關(guān)閉文檔用戶可以使用多種等效的方法，打開(kāi)Word、Excel或PowerPoint文檔。例如，雙擊該文檔的圖標(biāo)；在功能區(qū)選擇【文件】|【打開(kāi)】|【瀏覽】選項(xiàng)，打開(kāi)【打開(kāi)】對(duì)話框，在其中選擇需要打開(kāi)的文件，然后單擊【打開(kāi)】按鈕。要關(guān)閉文檔，只需要按下Ctrl+W鍵即可1.3.3使用模板創(chuàng)建文檔Office軟件中自帶一個(gè)強(qiáng)大的模板資源庫(kù)，使用它們不僅可以快速創(chuàng)建各種辦公中的文檔，還可以生成軟件高級(jí)功能的使用教程，輔助用戶掌握相應(yīng)的操作1.3.41.創(chuàng)建Excel教程模板2.創(chuàng)建Word和PPT辦公模板3.使用個(gè)人模板批量創(chuàng)建文檔恢復(fù)未保存的文檔Office軟件中自帶一個(gè)強(qiáng)大的模板資源庫(kù)，使用它們不僅可以快速創(chuàng)建各種辦公中的文檔，還可以生成軟件高級(jí)功能的使用教程，輔助用戶掌握相應(yīng)的操作1.3.51.設(shè)置定時(shí)自動(dòng)保存文檔2.恢復(fù)自動(dòng)保存的文檔文檔內(nèi)容相互轉(zhuǎn)換在使用Office軟件處理辦公文檔的過(guò)程中，經(jīng)常需要在Word、Excel和PowerPoint之間相互轉(zhuǎn)換內(nèi)容，例如將Word制作的表格轉(zhuǎn)換到Excel中；將Excel數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)為Word文檔，將PPT轉(zhuǎn)換為Word文檔。掃描本書(shū)提供的二維碼可觀看具體操作示范視頻演示1.3.6設(shè)置文檔保護(hù)密碼在Word、Excel和PowerPoint中，選擇【文件】|【信息】|【保護(hù)文檔】|【用密碼進(jìn)行加密】選項(xiàng)，在打開(kāi)的對(duì)話框中輸入兩次文檔保護(hù)密碼后關(guān)閉文檔，再次打開(kāi)文檔時(shí)軟件將會(huì)提示用戶需要輸入密碼才能打開(kāi)文檔1.3.7預(yù)覽并打印文檔在Office軟件中，選擇【文件】|【打印】選項(xiàng)(快捷鍵：Ctrl+P)，將顯示打印界面。在打印界面中為例，用戶可以預(yù)覽文檔的打印效果，并設(shè)置打印文檔的頁(yè)數(shù)、方向、紙張、邊距、范圍以及份數(shù)等參數(shù)1.3.81.4在Word、Excel和PowerPoint中有一些功能是相同通用的。熟悉這些通用功能有助于用戶構(gòu)建知識(shí)框架，并理解各種不同類型辦公文檔的制作原理熟悉通用功能1.4.1設(shè)置文本字體和段落格式1.4.2在文檔中插入圖片和形狀1.4.3查找和替換文檔中的文本1.4.4搜索軟件功能的幫助信息設(shè)置文本字體和段落格式在Word、Excel和PowerPoint中選中文本或段落后，在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡的【字體】選項(xiàng)組中可以設(shè)置文本的字體格式(包括字體、字號(hào)、加粗、傾斜等)，在【段落】選項(xiàng)組中可以設(shè)置文本的段落對(duì)齊方式(例如左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊等)1.4.1在文檔中插入圖片和形狀在Word、Excel或PowerPoint的功能區(qū)選擇【插入】選項(xiàng)卡，單擊【插圖】選項(xiàng)組中的【圖片】【形狀】【圖標(biāo)】【3D】按鈕，可以在文檔中插入圖片、形狀、圖標(biāo)、3D圖形、SmartArt圖形或者屏幕截圖1.4.2查找和替換文檔中的文本在Office軟件中按下Ctrl+H鍵，可以打開(kāi)【查找和替換】對(duì)話框，通過(guò)該對(duì)話框的【查找內(nèi)容】文本框中輸入一個(gè)關(guān)鍵詞，然后單擊【查找下一個(gè)】或【查找全部】按鈕，可以在文檔中快速查找與關(guān)鍵詞相對(duì)應(yīng)的文本。在【替換為】文本框中輸入一個(gè)替換文本，然后單擊【替換】或【全部替換】按鈕，可以將文檔中查找到的關(guān)鍵詞替換1.4.3搜索軟件功能的幫助信息在Word、Excel或PowerPoint的功能區(qū)單擊【幫助】選項(xiàng)卡中的【幫助】按鈕，在打開(kāi)的【幫助】窗格中用戶可以通過(guò)搜索輸入關(guān)鍵字查詢軟件功能的幫助信息1.4.41.5在本章主要介紹Word、Excel和PowerPoint軟件的知識(shí)框架和基礎(chǔ)操作。實(shí)戰(zhàn)演練部分將為用戶提供一些常用辦公文檔的制作方法，幫助用戶在實(shí)操中快速熟悉軟件的工作界面和常用功能。用戶可以掃描書(shū)中提供的二維碼查看實(shí)戰(zhàn)演練具體操作步驟實(shí)戰(zhàn)演練1.5.1修改網(wǎng)上下載的勞務(wù)合同1.5.2制作網(wǎng)店銷售情況數(shù)據(jù)看板1.5.3批量生成新品發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)函下一章將介紹使用Word編輯與排版辦公文檔的方法謝謝觀看Word是Office系列組件中專門用于進(jìn)行文字處理的應(yīng)用軟件，在文秘、人事、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷等多個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮著重要的作用，其簡(jiǎn)潔的工作界面和強(qiáng)大功能，完全可以滿足當(dāng)前職場(chǎng)精英制作日常辦公文檔的需求Word+Excel+PPTWord文檔編輯與排版Word文檔編輯與排版目錄行業(yè)PPT模板/hangye/2.5構(gòu)建知識(shí)框架2.6認(rèn)識(shí)Office用戶界面2.7掌握基礎(chǔ)操作2.1構(gòu)建知識(shí)框架2.2認(rèn)識(shí)Office用戶界面2.3掌握基礎(chǔ)操作2.4熟悉通用功能2.1在Word中文本是組成段落的基本內(nèi)容，常用辦公文檔通常從段落文本開(kāi)始進(jìn)行編輯。在辦公中要實(shí)現(xiàn)高效編輯文檔，不僅需要熟悉各種類型文本的輸入方法，還要學(xué)會(huì)快速選取文檔中的文本和段落，通過(guò)進(jìn)一步處理讓文檔的結(jié)構(gòu)清晰，整體效果美觀文檔編輯基礎(chǔ)操作2.1.1熟練輸入文本2.1.2快速選擇文本2.1.3處理網(wǎng)上復(fù)制來(lái)的文本2.1.4在文檔中使用表格2.1.5插入Excel圖表2.1.6解決文檔中的格式問(wèn)題熟練輸入文本新建Word文檔后，在文檔的開(kāi)始位置將出現(xiàn)一個(gè)閃爍的光標(biāo)，稱之為“插入點(diǎn)”。在Word中輸入的任何文本都會(huì)在插入點(diǎn)處出現(xiàn)。定位了插入點(diǎn)的位置后，選擇一種輸入法即可開(kāi)始輸入文本2.1.11.輸入中/英文2.輸入大寫數(shù)字3.輸入繁/簡(jiǎn)體中文4.輸入省略號(hào)5.輸入生僻字6.輸入符號(hào)與特殊字符7.輸入上/下標(biāo)8.輸入分?jǐn)?shù)9.避免輸入覆蓋快速選擇文本使用Word進(jìn)行文字編輯。最重要的一點(diǎn)就是對(duì)文本的選擇。最常用的文本選擇方法是通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)的方式選取文本(這也是在日常辦公中用的最多的文字選擇方法)。除此之外，還有一些選擇文本的方法，可以大大提高文本選擇的效率2.1.21.使用Shift鍵和Ctrl鍵選擇2.在段落前通過(guò)空白位置選擇3.選擇文檔中格式類似的文本4.選擇矩形范圍內(nèi)的文本內(nèi)容處理網(wǎng)上復(fù)制來(lái)的文本在整理辦公文檔時(shí)，往往需要從網(wǎng)上復(fù)制一些文本，將這些文本粘貼至Word文檔時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題(例如文字大小不一致、格式混亂、包含多余的空格和空行等)。此時(shí)，就需要對(duì)此類文檔進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理2.1.31.包含原格式的復(fù)制文本2.格式混亂的復(fù)制文本3.包含大量空格的復(fù)制文本4.包含手動(dòng)換行標(biāo)記的復(fù)制文本5.包含大量空白行的復(fù)制文本在文檔中使用表格Word中的表格可以將文檔中彼此之間關(guān)系密切的內(nèi)容以行、列交錯(cuò)的整齊格式呈現(xiàn)，是非常重要的文檔版面布局工具2.1.41.插入表格2.編輯表格3.制作表頭插入Excel圖表在Excel中完成圖表的制作后按下Ctrl+C鍵復(fù)制圖表，然后切換Word，右擊需要插入圖表的位置，在彈出的快捷菜單中選擇【使用目標(biāo)主題和鏈接數(shù)據(jù)】選項(xiàng)，即可將Excel圖表插入Word文檔中2.1.5解決文檔中的格式問(wèn)題在處理工作中的各種Word文檔時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)各種各樣的格式問(wèn)題。正確、快速地處理這些問(wèn)題，是實(shí)現(xiàn)高效辦公的基礎(chǔ)技能2.1.61.圖片顯示不完整2.文檔在不同電腦顯示錯(cuò)亂3.段落中數(shù)字間隔較大4.英文單詞在行中顯示完整5.表格后多余的空白頁(yè)6.表格跨頁(yè)面斷行7.表格內(nèi)文字丟失8.無(wú)法減小表格行高2.2當(dāng)我們利用Word撰寫一些專業(yè)性較強(qiáng)的材料時(shí)，必然會(huì)涉及到排版問(wèn)題。掌握科學(xué)的排版流程，可以幫助我們輕松解決排版過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，使辦公文檔的版面更加美觀科學(xué)排版六個(gè)步驟2.2.1確定文檔主題2.2.2設(shè)計(jì)文檔版面2.2.3生成文檔模板2.2.4排版已有內(nèi)容2.2.5文檔技術(shù)設(shè)置2.2.6后期處理文檔1.封面主題2.正文主題確定文檔主題排版第一件事就是確定文檔主題。這里的主題不僅包含封面主題，還包括正文內(nèi)容主題2.2.11.頁(yè)面距2.頁(yè)面項(xiàng)目3.是否采用多欄版式4.圖片在文檔的位置5.段落緊密還是松散設(shè)計(jì)文檔版面在確定文檔的主題后，用戶可以通過(guò)畫草圖設(shè)計(jì)文檔的版本，從而確定文檔面板的布局2.2.21.模板的特色與應(yīng)用2.模板的格式3.將文件保存為模板4.打開(kāi)自定義的模板5.應(yīng)用Office主題生成文檔模板在確定了文檔的主題并完成版面策劃后，可以在Word中制作文檔模板。模板又稱為樣式庫(kù)，是一組樣式的集合，同時(shí)包含版面的設(shè)置，如紙上大小、邊界寬度、頁(yè)眉和頁(yè)腳等設(shè)置。如果在新建Word文檔時(shí)能同時(shí)加載已設(shè)置好的模板，就能大大提高辦公文檔的編輯與排版效率，省去機(jī)械式的重復(fù)設(shè)置操作2.2.31.應(yīng)用樣式2.設(shè)置分頁(yè)3.美化表格4.調(diào)整圖片排版已有內(nèi)容完成以上步驟后，可以使用準(zhǔn)備的資料開(kāi)始排版文檔。在Word中排版文檔可以先整理文字及其他內(nèi)容后再開(kāi)始排版，也可以一邊輸入文本一邊排版2.2.41.顯示設(shè)置2.校對(duì)設(shè)置3.保存設(shè)置文檔技術(shù)設(shè)置技術(shù)設(shè)置主要是指對(duì)文檔的屬性進(jìn)行設(shè)置，包括文檔的顯示設(shè)置、校對(duì)設(shè)置和保存設(shè)置2.2.51.審閱文檔2.打印文檔3.導(dǎo)出為PDF4.設(shè)置文檔保護(hù)后期處理文檔文檔的后期處理是排版的最后一步，重點(diǎn)在于檢查文檔中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤并將核對(duì)無(wú)誤的文檔打印或以合適的形式保存，以便查看和分享2.2.62.3在處理辦公文檔時(shí)，不僅要考慮文檔的實(shí)用性，還要考慮文檔的美觀性版面美化常用技巧2.3.1版面美化原則2.3.2圖文混排技巧2.3.3分欄處理文檔2.3.4添加文檔邊框2.3.5設(shè)置文檔背景1.版式設(shè)計(jì)合理2.內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理3.色彩搭配合理4.字體搭配合理版面美化原則在美化文檔版面時(shí)用戶可以參考一些版面美化原則2.3.11.選擇合適的方式插入圖片2.圖文混排的設(shè)計(jì)套路3.文檔中圖片的排列與定位圖文混排技巧對(duì)于辦公文件的編輯，除了注重段落文章的易讀性與美觀以外，以插圖來(lái)美化文件更是不可或缺的一部分。如果有效地運(yùn)用圖片結(jié)合文字來(lái)強(qiáng)化文檔的吸引力，增強(qiáng)文章的可讀性，是我們必須要掌握的文檔排版技巧2.3.2分欄處理文檔文檔的排版包括通欄和分類，通欄就是文字從左到右、從上到下在頁(yè)面中排列，而分欄則是把頁(yè)面分成多欄進(jìn)行排列。通過(guò)分欄處理文檔，能夠使文本更方便閱讀，同時(shí)使版面看上去更加專業(yè)2.3.3添加文檔邊框在以文字為主體的Word文檔中，線條是最簡(jiǎn)單、最純粹的美元元素之一。通過(guò)添加線條，既能滿足不破壞文字內(nèi)容的前提，又能使文檔變得賞心悅目吸引讀者2.3.41.設(shè)置顏色背景2.設(shè)置紋理和圖片背景3.設(shè)置水印背景圖文混排技巧在辦公中，經(jīng)常會(huì)使用制作各種形式的文檔，在有些文檔中使用Word默認(rèn)的白色背景會(huì)顯得文檔內(nèi)容過(guò)于單調(diào)或不嚴(yán)謹(jǐn)。此時(shí)，可以參考以下方法為文檔設(shè)置背景2.3.52.4排版長(zhǎng)文檔是辦公人員處理辦公文檔時(shí)必須要面對(duì)的問(wèn)題。此類文檔對(duì)內(nèi)容、序號(hào)、章節(jié)、標(biāo)題、圖表、頁(yè)碼、頁(yè)眉、頁(yè)腳的要求頗多，處理難度也相對(duì)較高長(zhǎng)文檔的制作方法2.4.1排版前的準(zhǔn)備工作2.4.2文檔結(jié)構(gòu)整體規(guī)劃2.4.3設(shè)置文檔頁(yè)面和封面2.4.4設(shè)置樣式和多級(jí)列表2.4.5設(shè)置文檔頁(yè)眉和頁(yè)碼2.4.6制作與引用參考文獻(xiàn)2.4.7為長(zhǎng)文檔添加目錄排版前的準(zhǔn)備工作本章3.2節(jié)已經(jīng)介紹過(guò)科學(xué)排版的流程，雖然該流程適用于大部分文檔的排版，但長(zhǎng)文檔總有一些特殊的要求，如多種不同的頁(yè)面、頁(yè)眉等，對(duì)排版的技術(shù)要求相較普通文檔更高，需要用戶做更多的準(zhǔn)備2.4.1文檔結(jié)構(gòu)整體規(guī)劃在正式開(kāi)始排版長(zhǎng)文檔之前，需要確定文檔的結(jié)構(gòu)并根據(jù)要求對(duì)文檔進(jìn)行整體規(guī)劃2.4.21.確定文檔結(jié)構(gòu)2.整體規(guī)劃文檔設(shè)置文檔頁(yè)面和封面完成長(zhǎng)文檔的規(guī)劃后，可以開(kāi)始設(shè)置文檔的頁(yè)面和封面2.4.31.設(shè)置文檔頁(yè)面2.設(shè)置封面設(shè)置樣式和多級(jí)列表段落樣式和多級(jí)列表式長(zhǎng)文檔排版中常用的操作，只需要進(jìn)行一次設(shè)置，就能反復(fù)使用2.4.41.設(shè)置段落樣式2.設(shè)置多級(jí)列表設(shè)置文檔頁(yè)眉和頁(yè)碼在長(zhǎng)文檔(畢業(yè)論文)排版中，頁(yè)眉和頁(yè)碼的設(shè)置相對(duì)復(fù)雜。下面介紹一些設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)碼的技巧，以供用戶參考2.4.51.首頁(yè)不顯示頁(yè)眉2.奇偶頁(yè)不同頁(yè)眉3.不同節(jié)不同頁(yè)眉4.去除頁(yè)眉中的橫線5.不同節(jié)不同頁(yè)面編號(hào)格式6.插入頁(yè)碼后從第2頁(yè)顯示7.不同節(jié)頁(yè)碼連續(xù)顯示8.奇偶頁(yè)不同頁(yè)碼的設(shè)置1.制作參考文獻(xiàn)2.設(shè)置交叉引用3.使用尾注制作與引用參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)是在撰寫長(zhǎng)文檔(畢業(yè)論文)過(guò)程中對(duì)整體參考或借鑒某一著作(或論文)的說(shuō)明。參考文獻(xiàn)的格式較為復(fù)雜，在編寫時(shí)可以參考書(shū)中表2-7所示的標(biāo)準(zhǔn)2.4.6為長(zhǎng)文檔添加目錄目錄通常放置在文檔的正文之前，在排版長(zhǎng)文檔時(shí)可以在正文前預(yù)留空白頁(yè)作為目錄頁(yè)。一般長(zhǎng)文檔的目錄顯示到三級(jí)標(biāo)題2.4.72.5Word軟件提供了多種工具可以幫助用戶對(duì)文檔進(jìn)行快速修正快速修正文檔錯(cuò)誤2.5.1自動(dòng)校對(duì)文檔2.5.2查找和替換文字2.5.3以“特殊格式”進(jìn)行替換2.5.4查找和替換格式1.自動(dòng)修正拼寫和語(yǔ)法問(wèn)題2.執(zhí)行拼寫和語(yǔ)法檢查自動(dòng)校對(duì)文檔在Word文檔中輸入中英文文字時(shí)，軟件會(huì)自動(dòng)判讀文字，同時(shí)分析輸入的拼寫或語(yǔ)法是否存在錯(cuò)誤，如果拼寫有問(wèn)題，會(huì)在單詞下方顯示波浪狀紅線，如果存在語(yǔ)法上的錯(cuò)誤，則會(huì)顯示藍(lán)色的波浪狀線條。除此之外，用戶還可以使用“自動(dòng)修正”功能修正拼寫和語(yǔ)法問(wèn)題，使用“拼寫和語(yǔ)法”功能進(jìn)行拼寫和語(yǔ)法檢查2.5.11.快速修改同一個(gè)錯(cuò)誤2.快速轉(zhuǎn)換英文大小寫3.快速轉(zhuǎn)換半角與全角字符4.使用通配符查找和替換文字查找和替換文字在編輯較長(zhǎng)文檔時(shí)，想要從中查找并修改某一個(gè)特定的文字，單憑手動(dòng)操作總會(huì)有遺漏。此時(shí)，按下Ctrl+H鍵打開(kāi)【查找和替換】對(duì)話框，使用Office軟件通用的“查找和替換”功能，可以快速實(shí)現(xiàn)文字的查找和替換2.5.2以“特殊格式”進(jìn)行替換在Word中進(jìn)行查找和替換時(shí)，也可以使用“特殊格式”，如多余的段落標(biāo)記、多余的空白區(qū)域、任意字符、任意數(shù)字、任意字母、分節(jié)符、分欄符等，都可以通過(guò)單擊【查找和替換】對(duì)話框中的【特殊格式】下拉按鈕得到2.5.3查找和替換格式在【查找和替換】對(duì)話框中單擊【格式】下拉按鈕，在彈出的列表中可以設(shè)置對(duì)文檔中的“格式”進(jìn)行查找與替換，例如替換字體格式、替換與更改圖片對(duì)齊方式2.5.42.6使用Word自動(dòng)化功能可以幫助用戶快速、高效地處理各種辦公文檔化繁為簡(jiǎn)的自動(dòng)化2.6.1自動(dòng)添加題注2.6.2使用域2.6.3郵件合并1.制作帶章節(jié)號(hào)的題注2.為表格自動(dòng)添加題注3.更新文檔中的題注4.修改文檔中題注的樣式自動(dòng)添加題注如果文檔中圖片、表格不多，用戶可以直接在圖片的下方，表格的上方手動(dòng)輸入題注。如果在圖片、表格較多的長(zhǎng)文檔中，由于文檔內(nèi)容帶有章節(jié)號(hào)，在題注中需要包含章節(jié)號(hào)，就需要設(shè)置文檔自動(dòng)添加題注2.6.11.在雙欄排版每一欄中顯示頁(yè)碼2.設(shè)置文檔前N頁(yè)不要頁(yè)碼，從N+1頁(yè)顯示頁(yè)碼使用域Word中的域就是文檔中那些會(huì)變化，可更新的內(nèi)容，如插入的日期時(shí)間、頁(yè)碼、目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域。如果用戶選中并右擊文檔中的日期，在彈出的快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，日期會(huì)變?yōu)榇a形式2.6.2郵件合并在辦公中制作工作證、錄取通知、收據(jù)等文檔時(shí)，由于此類文檔的主題內(nèi)容相同，只有公司名稱、個(gè)人名字等信息由差別，如果一個(gè)個(gè)制作不但效率低，而且容易出錯(cuò)。使用Word提供的“郵件合并”功能，可以快速創(chuàng)建主題文檔和數(shù)據(jù)源，并建立起兩者之間的關(guān)系，從而批量完成文檔的制作2.6.32.7本章詳細(xì)介紹了使用Word編輯與排版辦公文檔的常用操作。下面的實(shí)戰(zhàn)部分將通過(guò)制作“考勤制度”文檔和“投標(biāo)標(biāo)書(shū)”文檔，幫助用戶鞏固所學(xué)的知識(shí)實(shí)戰(zhàn)演練2.7.1制作考勤制度2.7.2制作投標(biāo)標(biāo)書(shū)下一章將介紹Excel表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析的方法謝謝觀看Excel是Office系列組件中的一款電子表格軟件，被廣泛用于數(shù)據(jù)組織、分析和可視化。熟練掌握Excel可以在工作中提高生產(chǎn)力，解決各種數(shù)據(jù)處理和分析問(wèn)題Word+Excel+PPT2021辦公應(yīng)用一本通第03章Excel表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析目錄行業(yè)PPT模板/hangye/3.5清洗與轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)3.6計(jì)算與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)3.7分析與可視化數(shù)據(jù)3.8實(shí)戰(zhàn)演練3.1錄入與編輯數(shù)據(jù)3.2格式化與整理數(shù)據(jù)3.3匯總與比對(duì)數(shù)據(jù)3.4提取與合并數(shù)據(jù)3.1在日常辦公中，將數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確地錄入表格并進(jìn)行初步的整理，對(duì)后續(xù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析具有非常重要的意義。同時(shí)，也是新手用戶初學(xué)Excel首先要掌握的基礎(chǔ)操作錄入與編輯數(shù)據(jù)3.1.1在單元格中錄入數(shù)據(jù)3.1.2使用記錄單添加數(shù)據(jù)3.1.3編輯與清除單元格內(nèi)容3.1.4批量導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)3.1.5Excel數(shù)據(jù)輸入的技巧3.1.6使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能在單元格中錄入數(shù)據(jù)單元格是構(gòu)成Excel工作表的基礎(chǔ)元素。單元格內(nèi)可錄入和保存的數(shù)據(jù)包括數(shù)值、日期和時(shí)間、文本和公式4種基本類型。此外，還有邏輯值、錯(cuò)誤值等一些特殊的數(shù)據(jù)類型3.1.11.輸入數(shù)值和文本2.輸入日期和時(shí)間3.輸入與修改公式使用記錄單添加數(shù)據(jù)用戶可以在數(shù)據(jù)表中直接輸入數(shù)據(jù)，也可以使用Excel的“記錄單”功能輔助數(shù)據(jù)輸入，讓數(shù)據(jù)輸入的效率更高3.1.2編輯與清除單元格內(nèi)容在工作表中輸入數(shù)據(jù)后，用戶可以激活目標(biāo)單元格重新輸入新的內(nèi)容來(lái)替換原有數(shù)據(jù)，也可以激活單元格進(jìn)入編輯模式，對(duì)單元格中的部分內(nèi)容進(jìn)行編輯修改3.1.3批量導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)在Excel中導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)可以使數(shù)據(jù)的獲取更加高效3.1.41.從文本文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)2.從網(wǎng)頁(yè)中導(dǎo)入數(shù)據(jù)Excel數(shù)據(jù)輸入的技巧在Excel中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，以下是一些常用的數(shù)據(jù)輸入技巧，可以提高效率和準(zhǔn)確性3.1.51.強(qiáng)制換行2.輸入上標(biāo)和下標(biāo)3.在多個(gè)單元格同時(shí)輸入4.快速輸入分?jǐn)?shù)和貨幣符號(hào)5.輸入超長(zhǎng)數(shù)值使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能Excel的數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能常被用于確保數(shù)據(jù)輸入符合預(yù)期的規(guī)則和條件。借助數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能，可以設(shè)置規(guī)則限制在單元格中所錄入數(shù)據(jù)的范圍、類型、字符長(zhǎng)度等，或者對(duì)已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)3.1.61.限制輸入指定范圍數(shù)據(jù)2.限制只允許輸入日期數(shù)據(jù)3.設(shè)置只接受輸入文本4.設(shè)置只接受非重復(fù)輸入項(xiàng)5.限制輸入空格6.禁止出庫(kù)量大于庫(kù)存量7.建立可選擇輸入序列8.設(shè)置智能輸入提示信息9.圈釋表中的無(wú)效數(shù)據(jù)3.2在Excel工作表中輸入或?qū)霐?shù)據(jù)后，用戶可以使用軟件提供的多種功能(例如為不同數(shù)據(jù)設(shè)置合理的數(shù)字格式，設(shè)置單元格格式，復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)等)來(lái)整理電子表格中的數(shù)據(jù)，使其更有條理和易于分析格式化與整理數(shù)據(jù)3.2.1為數(shù)據(jù)應(yīng)用數(shù)字格式3.2.2處理文本型數(shù)字3.2.3自定義數(shù)字格式3.2.4復(fù)制與粘貼單元格數(shù)據(jù)3.2.5使用分列功能整理數(shù)據(jù)為數(shù)據(jù)應(yīng)用數(shù)字格式Excel提供了多種對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化的功能，除了對(duì)齊、字體、字號(hào)、邊框等常用的格式化功能外，更重要的是其“數(shù)字格式”功能，該功能可以根據(jù)數(shù)據(jù)的意義和表達(dá)需求來(lái)調(diào)整顯示外觀，完成匹配展示的效果。例如通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化設(shè)置，可以明顯地提高數(shù)據(jù)的可讀性3.2.11.使用命令控件應(yīng)用數(shù)字格式2.使用快捷鍵應(yīng)用數(shù)字格式3.使用對(duì)話框應(yīng)用數(shù)字格式處理文本型數(shù)字“文本型數(shù)字”是Excel中的一種比較特殊的數(shù)據(jù)類型，它的數(shù)據(jù)內(nèi)容是數(shù)值，但作為文本類型進(jìn)行存儲(chǔ)，具有和文本類型數(shù)據(jù)相同的特征3.2.21.為“文本”設(shè)置數(shù)字格式2.將文本型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)值型自定義數(shù)字格式在Excel中“自定義”數(shù)字格式允許用戶創(chuàng)建新的數(shù)字格式。選中單元格或區(qū)域后按下Ctrl+1鍵，在打開(kāi)的【設(shè)置單元格格式】對(duì)話框的【數(shù)字】選項(xiàng)卡中，【自定義】類型包括了許多用于各種情況的數(shù)字格式，并且允許用戶創(chuàng)建新的數(shù)字格式(此類型的數(shù)字格式都使用代碼方式保存)3.2.3復(fù)制與粘貼單元格數(shù)據(jù)在整理表格數(shù)據(jù)的過(guò)程中，用戶可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用需求使用Excel的內(nèi)置功能和VBA來(lái)復(fù)制與粘貼單元格和區(qū)域3.2.41.單元格和區(qū)域的復(fù)制與剪切2.單元格和區(qū)域的普通粘貼3.使用【粘貼選項(xiàng)】按鈕4.選擇性粘貼單元格與區(qū)域5.拖放鼠標(biāo)執(zhí)行復(fù)制和移動(dòng)6.使用填充功能復(fù)制數(shù)據(jù)使用分列功能整理數(shù)據(jù)Excel提供了多種分列功能，可以根據(jù)不同的需求和數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分列操作。使用分列功能能夠在工作表中完成簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)清洗。例如，清除不可見(jiàn)字符、轉(zhuǎn)換數(shù)字格式、按間隔符號(hào)拆分字符及按固定寬度拆分字符等3.2.51.清除不可見(jiàn)字符2.將數(shù)值轉(zhuǎn)換為文本型數(shù)字3.按分隔符號(hào)拆分字符4.按固定寬度拆分字符3.3在使用Excel分析數(shù)據(jù)之前，往往需要先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、比對(duì)、提取與合并。使用Execl工作界面上提供的各種命令控件手動(dòng)處理這些問(wèn)題往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且容易出錯(cuò)。此時(shí)，可以利用快鍵鍵，快速完成此類工作匯總與比對(duì)數(shù)據(jù)3.3.1數(shù)據(jù)表一鍵匯總3.3.2數(shù)據(jù)表一鍵比對(duì)數(shù)據(jù)表一鍵匯總在Excel中按下Alt+=鍵可以瞬間實(shí)現(xiàn)多列數(shù)據(jù)匯總、多行數(shù)據(jù)匯總、一鍵按行/列數(shù)據(jù)匯總等操作3.3.11.多列數(shù)據(jù)一鍵匯總2.多行數(shù)據(jù)一鍵匯總3.按行/列分別匯總數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)表一鍵比對(duì)在Excel中按下Ctrl+\鍵可以瞬間完成兩列或多列數(shù)據(jù)的比對(duì)3.3.21.兩列數(shù)據(jù)差異比對(duì)2.多列數(shù)據(jù)差異比對(duì)3.4在使用Excel統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)之前，許多重復(fù)、繁瑣的工作都是由數(shù)據(jù)提取、數(shù)據(jù)合并這類問(wèn)題造成的。掌握解決此類問(wèn)題的方法，可以讓工作事半功倍提取與合并數(shù)據(jù)3.4.1提取數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)3.4.2批量合并多列信息3.4.3多列數(shù)據(jù)智能組合3.4.4合并多表中散亂的數(shù)據(jù)提取數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)在Excel早期版本中出現(xiàn)數(shù)據(jù)提取問(wèn)題時(shí)需要使用函數(shù)和公式，甚至VBA變成來(lái)解決。從Excel2013版開(kāi)始，Excel新增的快速填充功能可以智能完成絕大多數(shù)工作中常見(jiàn)的數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)合并問(wèn)題3.4.11.從文件編號(hào)中提取部門信息2.從聯(lián)系方式中提取手機(jī)號(hào)3.從身份證號(hào)碼中提取出生日期批量合并多列信息在工作中，如果要將多列數(shù)據(jù)合并在一列中，并使用符號(hào)(例如短橫線“-”)，可以使用Ctrl+E鍵3.4.2多列數(shù)據(jù)智能組合使用Ctrl+E鍵可以將多列中的數(shù)據(jù)智能組合在一起3.4.3合并多表中散亂的數(shù)據(jù)在辦公中經(jīng)常會(huì)遇到表格中記錄某一種屬性數(shù)據(jù)的情況(例如記錄某個(gè)時(shí)間或某個(gè)區(qū)域)，當(dāng)需要將此類數(shù)據(jù)綜合在一起用于分析時(shí)，就需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合并處理3.4.41.按條件將多表數(shù)據(jù)合并計(jì)算2.按字段將多表數(shù)據(jù)合并計(jì)算3.合并工作簿中的所有工作表4.合并工作簿中的部分工作表5.將多個(gè)工作簿合并到一個(gè)工作簿3.5工作中需要處理的數(shù)據(jù)不僅多種多樣，數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、格式也各不相同。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析之前，常常需要將不規(guī)范的數(shù)據(jù)清洗、轉(zhuǎn)換、整理為規(guī)范的數(shù)據(jù)。這個(gè)過(guò)不但會(huì)影響辦公效率，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也會(huì)直接影響后續(xù)分析與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)果清洗與轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)3.5.1快速清洗導(dǎo)入的數(shù)據(jù)3.5.2轉(zhuǎn)換無(wú)法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字3.5.3轉(zhuǎn)換錯(cuò)亂的報(bào)表格式3.5.4批量拆分并智能填充數(shù)據(jù)快速清洗導(dǎo)入的數(shù)據(jù)工作需要分析的數(shù)據(jù)往往來(lái)自其他軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)清洗后才能使用3.5.11.刪除多余的標(biāo)題行2.刪除多余的空白行3.刪除不可見(jiàn)的字符轉(zhuǎn)換無(wú)法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字在數(shù)據(jù)表中有些數(shù)據(jù)看起來(lái)明明是數(shù)字，但使用函數(shù)匯總得到的結(jié)果卻是0。這是因?yàn)檫@些數(shù)字是文本格式的，使用函數(shù)無(wú)法得到正確的計(jì)算結(jié)果。在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析之前，需要先將文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式3.5.2轉(zhuǎn)換錯(cuò)亂的報(bào)表格式如果數(shù)據(jù)報(bào)表的格式錯(cuò)亂，手動(dòng)修改格式不僅效率低，還可能產(chǎn)生誤操作而引起數(shù)據(jù)偏差。此時(shí)，可以使用快捷鍵轉(zhuǎn)換報(bào)表中錯(cuò)亂的格式3.5.3批量拆分并智能填充數(shù)據(jù)Excel中合并的單元格不僅會(huì)影響數(shù)據(jù)的正常排序、篩選，還會(huì)給Excel公式計(jì)算、制作數(shù)據(jù)透視表帶來(lái)一系列麻煩。在實(shí)際辦公中，用戶不可避免地會(huì)遇到包含合并單元格的數(shù)據(jù)報(bào)表，這時(shí)需要先將合并單元格取消合并，填寫好數(shù)據(jù)后再進(jìn)行后續(xù)操作3.5.43.6分析和處理Excel工作表中的數(shù)據(jù)時(shí)，離不開(kāi)公式和函數(shù)。公式和函數(shù)不僅可以幫助用戶快速并準(zhǔn)確地計(jì)算表格中的數(shù)據(jù)，還可以解決辦公中的各種查詢與統(tǒng)計(jì)問(wèn)題計(jì)算與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)3.6.1使用公式進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算3.6.2公式計(jì)算中函數(shù)的使用3.6.3公式中數(shù)據(jù)源的引用3.6.4定義名稱方便數(shù)據(jù)引用3.6.5公式與函數(shù)的使用限制3.6.6公式結(jié)果不正確的原因3.6.7使用ChatGPT自動(dòng)生成公式使用公式進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算Excel中的公式是指以“=”開(kāi)頭，使用運(yùn)算符并按照一定順序組合進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算的算式，通常包含運(yùn)算符、單元格引用、數(shù)值、文本、工作表函數(shù)等元素3.6.11.公式的輸入和編輯2.公式的復(fù)制和填充3.公式中的運(yùn)算符公式計(jì)算中函數(shù)的使用Excel中的函數(shù)與公式一樣，都可以快速計(jì)算數(shù)據(jù)。公式是由用戶自行設(shè)計(jì)的對(duì)單元格進(jìn)行計(jì)算和處理的表達(dá)式，而函數(shù)則是在Excel中已經(jīng)被軟件定義好的公式3.6.21.函數(shù)的概念2.函數(shù)的結(jié)構(gòu)3.函數(shù)的參數(shù)4.函數(shù)的分類5.輸入函數(shù)的方式6.查看函數(shù)幫助信息公式中數(shù)據(jù)源的引用在Excel中，可以使用不同的方式引用數(shù)據(jù)源來(lái)進(jìn)行公式計(jì)算3.6.31.引用相對(duì)數(shù)據(jù)源2.引用絕對(duì)數(shù)據(jù)源3.混合引用數(shù)據(jù)源4.快速切換數(shù)據(jù)源引用類型5.引用其他工作表數(shù)據(jù)源6.引用多個(gè)連續(xù)工作表的相同數(shù)據(jù)源7.引用其他工作簿數(shù)據(jù)源8.表格中的結(jié)構(gòu)化引用定義名稱方便數(shù)據(jù)引用在Excel中，可以為單個(gè)單元格、單元格范圍、列、行或工作表等分配名稱，以便于引用和識(shí)別。這些名稱可以用于公式、數(shù)據(jù)驗(yàn)證、宏等各種用途3.6.41.定義名稱2.使用名稱3.管理名稱4.名稱使用的注意事項(xiàng)公式與函數(shù)的使用限制在使用Excel的公式和函數(shù)時(shí)，有一些使用限制需要注意3.6.51.計(jì)算精度限制2.公式字符限制3.函數(shù)參數(shù)限制4.函數(shù)嵌套層數(shù)限制公式結(jié)果不正確的原因當(dāng)Excel公式的結(jié)果不正確時(shí)，可能會(huì)有多種原因3.6.61.有文本數(shù)據(jù)參與運(yùn)算2.空白單元格不為空3.實(shí)際值與現(xiàn)實(shí)值不同使用ChatGPT自動(dòng)生成公式Excel為用戶提供了豐富的公式與函數(shù)。在日常工作中，很多情況下用戶可能并不知道在實(shí)際情況下該使用Excel中的哪個(gè)公式，或者對(duì)Excel中相關(guān)公式的語(yǔ)法和使用場(chǎng)景不太了解。此時(shí)，通過(guò)在ChatGPT中描述清楚公式的使用需求和結(jié)果，就可以利用ChatGPT自動(dòng)完成相關(guān)函數(shù)的選擇，并生成公式3.6.73.7Excel作為一款強(qiáng)大工具，不僅能夠幫助用戶輕松完成各種從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析任務(wù)，還能夠以圖表、圖形和其他可視化元素的形式形象地反映數(shù)據(jù)的差異、構(gòu)成比例或變化趨勢(shì)，從而幫助用戶更好地呈現(xiàn)和分析數(shù)據(jù)分析與可視化數(shù)據(jù)3.7.1使用數(shù)據(jù)表簡(jiǎn)單分析數(shù)據(jù)3.7.2排序、篩選和分類匯總數(shù)據(jù)3.7.3使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)3.7.4使用圖表和迷你圖呈現(xiàn)數(shù)據(jù)3.7.5使用條件格式展現(xiàn)數(shù)據(jù)使用數(shù)據(jù)表簡(jiǎn)單分析數(shù)據(jù)在Excel中利用數(shù)據(jù)表進(jìn)行簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)分析是一種常見(jiàn)且有效的方法3.7.11.認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)表2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)表3.刪除重復(fù)值排序、篩選和分類匯總數(shù)據(jù)完成數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建后，對(duì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)執(zhí)行排序、篩選和分類匯總是數(shù)據(jù)分析中的常用操作3.7.21.排序數(shù)據(jù)2.篩選數(shù)據(jù)3.分類匯總使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表是一種可用于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析的強(qiáng)大工具。它能夠快速對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重排、匯總和展示，以便更好地理解和分析數(shù)據(jù)3.7.31.認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)透視表2.快速分類匯總海量數(shù)據(jù)3.按季度/月份匯總?cè)陻?shù)據(jù)4.制作動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)透視表5.快速將總表拆分為多張分表6.使用切片器交互更新數(shù)據(jù)使用圖表和迷你圖呈現(xiàn)數(shù)據(jù)Excel提供了多種數(shù)據(jù)可視化工具，能夠以圖表、圖形和其他可視化元素的形式形象地反映數(shù)據(jù)的差異、構(gòu)成比例或變化趨勢(shì)，從而幫助用戶更好地呈現(xiàn)和分析數(shù)據(jù)3.7.41.使用數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表2.制作組合圖表3.調(diào)整與編輯圖表4.美化圖表效果5.在表格中使用迷你圖使用條件格式展現(xiàn)數(shù)據(jù)Excel的條件格式功能能夠針對(duì)單元格的內(nèi)容進(jìn)行判斷，為符合條件的單元格應(yīng)用格式。例如，在某個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置條件格式為對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)用黃色背景進(jìn)行突出標(biāo)記，當(dāng)用輸入或修改數(shù)據(jù)時(shí)，Excel將會(huì)自動(dòng)對(duì)整個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，判斷數(shù)據(jù)是否重復(fù)3.7.51.使用數(shù)據(jù)條展示數(shù)據(jù)差異2.使用色階繪制熱圖效果3.使用圖標(biāo)集展示業(yè)績(jī)差異4.突出滿足條件的表數(shù)據(jù)5.標(biāo)記排名靠前優(yōu)異數(shù)據(jù)6.自動(dòng)識(shí)別周末加班日期3.8本章詳細(xì)介紹了Excel在辦公中常用功能。實(shí)戰(zhàn)演練部分將綜合運(yùn)用學(xué)過(guò)的知識(shí)，制作人事信息數(shù)據(jù)表和制作銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表實(shí)戰(zhàn)演練3.8.1分析人事數(shù)據(jù)3.8.2統(tǒng)計(jì)銷售數(shù)據(jù)下一章將介紹PowerPoint幻燈片的設(shè)計(jì)與制作方法謝謝觀看PowerPoint是Office軟件中用于制作PPT幻燈片的組件，使用PowerPoint可以制作出集文字、圖形、圖像、動(dòng)畫、聲音以及視頻等多媒體元素為一體的表達(dá)效果Word+Excel+PPT2021辦公應(yīng)用一本通第04章PowerPoint幻燈片設(shè)計(jì)與制作目錄行業(yè)PPT模板/hangye/4.5設(shè)置PPT母版4.6優(yōu)化PPT功能4.7導(dǎo)出與放映PPT4.8實(shí)戰(zhàn)演練4.1梳理PPT內(nèi)容4.2使用Word文檔快速制作PPT4.3設(shè)計(jì)PPT幻燈片4.4制作PPT動(dòng)畫4.1PowerPoint是制作PPT的工具。PPT的主要功能是輔助演講者來(lái)進(jìn)行內(nèi)容表達(dá)，但如果是面對(duì)一份邏輯混亂、結(jié)構(gòu)不請(qǐng)的PPT，即使演講者對(duì)演講內(nèi)容多么熟悉，糟糕的視覺(jué)體驗(yàn)也會(huì)讓觀眾感到沮喪。因此，制作PPT的第一步并不是打開(kāi)PowerPoint，而是提前對(duì)PPT內(nèi)容、素材、邏輯、信息、結(jié)構(gòu)的一系列梳理與準(zhǔn)備梳理PPT內(nèi)容4.1.1確定目標(biāo)4.1.2分析觀眾4.1.3設(shè)計(jì)主題4.1.4提煉內(nèi)容4.1.5構(gòu)思框架確定目標(biāo)做任何工作都需要有目標(biāo)，構(gòu)思PPT內(nèi)容的第一件事，就是要確定PPT的制作目標(biāo)。這個(gè)問(wèn)題不僅決定了PPT的類型是給別人看的“閱讀型”PPT，還是用來(lái)演說(shuō)的“演講型”PPT，還決定了PPT的觀點(diǎn)與主題的設(shè)定4.1.11.明確PPT的類型是閱讀型還是演講型2.確定PPT目標(biāo)時(shí)需要思考的問(wèn)題3.將目標(biāo)分層次(階段)并提煉出觀點(diǎn)分析觀眾在確定了PPT的制作目標(biāo)后，需要根據(jù)目標(biāo)分析觀眾，確定他們的身份是上司、同事、下屬還是客戶。從觀眾的認(rèn)知水平構(gòu)思PPT的內(nèi)容，才能做到用PPT吸引他們的眼、打動(dòng)他們的心4.1.21.確定觀眾的類型2.預(yù)判觀眾的立場(chǎng)3.尋找觀眾注意力的“痛點(diǎn)”4.分析觀眾的喜好設(shè)計(jì)主題PPT的主題決定了PPT內(nèi)容制作的大致方向。以制作一份推廣策劃方案，或者一份產(chǎn)品的介紹為例，為PPT設(shè)計(jì)不同的主題就好比確定產(chǎn)品的賣點(diǎn)：如果制作市場(chǎng)的推廣方案，那么制作這份PPT的主題方向就是向領(lǐng)導(dǎo)清晰地傳達(dá)我們的推廣計(jì)劃和思路；而如果要制作的是某個(gè)產(chǎn)品的介紹，那么我們的主題方向就是要向消費(fèi)者清晰地傳達(dá)該產(chǎn)品的特點(diǎn)以及消費(fèi)者使用它能得到什么好處4.1.31.什么是好的主題2.將主題突出在PPT封面頁(yè)上3.為主題設(shè)置副標(biāo)題提煉內(nèi)容PPT的本質(zhì)是一個(gè)輔助演講(閱讀)的工具，在工作中，重點(diǎn)始終是演講者的表述(呈現(xiàn))。因此，在制作PPT時(shí)，其文案內(nèi)容需要提煉、精簡(jiǎn)，使表達(dá)的信息可以快速地傳達(dá)，讓觀眾一目了然4.1.41.明確表達(dá)重點(diǎn)2.整理內(nèi)容結(jié)構(gòu)3.提取支撐信息構(gòu)思框架在明確了PPT的目標(biāo)、觀眾和主題三大問(wèn)題后，接下來(lái)我們要做的就是為整個(gè)內(nèi)容構(gòu)建一個(gè)邏輯框架，以便在框架的基礎(chǔ)之上填充需要表達(dá)的內(nèi)容4.1.51.什么是PPT中的邏輯2.PPT中有哪些邏輯3.整理框架線索4.用結(jié)構(gòu)圖規(guī)劃PPT框架4.2完成PPT框架設(shè)計(jì)后，可以將PPT框架和內(nèi)容整理在Word文檔中，然后使用寫好的Word文檔快速生成一份內(nèi)容邏輯清晰、質(zhì)量過(guò)關(guān)的PPT文件使用Word文檔快速制作PPT4.3幻燈片設(shè)計(jì)也一直是我們?cè)O(shè)計(jì)PPT時(shí)最重要，也是最能體現(xiàn)設(shè)計(jì)制作水平的地方。在制作PPT時(shí)，任何元素都不能在頁(yè)面中隨意擺放，每個(gè)元素都應(yīng)當(dāng)與幻燈片中的另一個(gè)元素建立某種視覺(jué)聯(lián)系，其核心目的都是提升PPT頁(yè)面的可讀性。在這個(gè)過(guò)程中，如果能利用一些技巧，則可以將信息更準(zhǔn)確地傳達(dá)給觀眾設(shè)計(jì)PPT幻燈片4.3.1調(diào)整PPT中的幻燈片4.3.2使用文本框排版文字4.3.3使用形狀修飾頁(yè)面4.3.4使用圖片增強(qiáng)視覺(jué)效果4.3.5使用表格與圖表可視化數(shù)據(jù)4.3.6使用SmartArt圖形快速排版調(diào)整PPT中的幻燈片使用Word完成PPT的創(chuàng)建后，用戶可以在PowerPoint中根據(jù)繪制的框架結(jié)構(gòu)圖，通過(guò)添加、移動(dòng)、復(fù)制和刪除幻燈片，組織并管理PPT的框架結(jié)構(gòu)4.3.11.添加和刪除幻燈片2.移動(dòng)和復(fù)制幻燈片3.改變幻燈片的版式4.利用節(jié)管理幻燈片使用文本框排版文字PPT中主要使用文本框裝載文字。在PowerPoint功能區(qū)選擇【插入】|【文本】|【文本框】|【繪制橫排文本框】選項(xiàng)，然后在幻燈片中拖動(dòng)鼠標(biāo)可以繪制文本框4.3.21.標(biāo)題和正文字號(hào)的選擇2.標(biāo)題文字的間距3.主/副標(biāo)題的間距4.主/副標(biāo)題的修飾5.中/英文排版關(guān)系6.標(biāo)題與圖形的組合7.大段文本的排版8.元素之間的間距使用形狀修飾頁(yè)面在PowerPoint中單擊功能區(qū)【插入】選項(xiàng)卡【插圖】選項(xiàng)組中的【形狀】下拉按鈕，在彈出的列表中用戶可以選擇在幻燈片中插入各種類型的形狀4.3.31.聚焦眼球，襯托文字2.彌補(bǔ)頁(yè)面空缺3.表達(dá)邏輯流程使用圖片增強(qiáng)視覺(jué)效果圖片是PPT中不可或缺的重要元素，合理地處理PPT中插入的圖片不僅能夠形象地向觀眾傳達(dá)信息，起到輔助文字說(shuō)明的作用，而且還能夠美化頁(yè)面的效果，提升頁(yè)面的視覺(jué)層次感，從而更好地吸引觀眾的注意力4.3.41.將圖片裁剪為任意形狀2.將圖片隨心所欲縮放3.將圖片設(shè)置為幻燈片蒙版使用表格與圖表可視化數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)展示是制作PPT時(shí)最常見(jiàn)的需求之一。在職場(chǎng)中，用數(shù)據(jù)做總結(jié)、用數(shù)據(jù)做分享，如果說(shuō)圖片和文本是撐起PPT門面的“大頭”，數(shù)據(jù)同樣也占很大的比重，尤其在商業(yè)類PPT中，沒(méi)有數(shù)據(jù)的支撐，PPT就失去了靈魂4.3.51.使用表格展示數(shù)據(jù)2.使用圖表呈現(xiàn)數(shù)據(jù)使用SmartArt圖形快速排版SmartArt是PowerPoint內(nèi)置的一款排版工具，它不僅可以快速生成目錄、分段循環(huán)結(jié)構(gòu)圖、組織架構(gòu)圖，還能一鍵排版圖片。同時(shí)，SmartArt還是一個(gè)隱藏的形狀庫(kù)，其中包含很多基本形狀以外的特殊形狀4.3.64.4PPT動(dòng)畫分為對(duì)象動(dòng)畫和切換動(dòng)畫兩種，前者可以控制頁(yè)面的元素，后者則可以對(duì)整個(gè)頁(yè)面起作用，使其在切換時(shí)產(chǎn)生特殊效果制作PPT動(dòng)畫4.4.1設(shè)置PPT頁(yè)間切換動(dòng)畫4.4.2制作PPT頁(yè)內(nèi)對(duì)象動(dòng)畫4.4.3控制PPT動(dòng)畫播放時(shí)間4.4.4調(diào)整PPT動(dòng)畫播放順序設(shè)置PPT頁(yè)間切換動(dòng)畫PPT切換動(dòng)畫是一張幻燈片從屏幕上消失的同時(shí)，另一張幻燈片如何顯示在屏幕上的方式。PPT中幻燈片切換方式可以是簡(jiǎn)單地以一個(gè)幻燈片代替另一個(gè)幻燈片，也可以是幻燈片以特殊的效果出現(xiàn)在屏幕上4.4.1使用表格與圖表可視化數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)展示是制作PPT時(shí)最常見(jiàn)的需求之一。在職場(chǎng)中，用數(shù)據(jù)做總結(jié)、用數(shù)據(jù)做分享，如果說(shuō)圖片和文本是撐起PPT門面的“大頭”，數(shù)據(jù)同樣也占很大的比重，尤其在商業(yè)類PPT中，沒(méi)有數(shù)據(jù)的支撐，PPT就失去了靈魂4.4.21.制作數(shù)字滾動(dòng)開(kāi)場(chǎng)動(dòng)畫2.制作動(dòng)態(tài)筆刷動(dòng)畫3.制作色彩填充過(guò)渡動(dòng)畫控制PPT動(dòng)畫播放時(shí)間對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，在PPT中添加動(dòng)畫是一件非常麻煩的工作：要么動(dòng)畫效果冗長(zhǎng)拖沓，喧賓奪主；要么演示時(shí)手忙腳亂，難以和演講精確配合。之所以會(huì)這樣，很大程度是他們不了解如何控制PPT動(dòng)畫的時(shí)間4.4.31.對(duì)象動(dòng)畫的時(shí)間控制2.PPT切換時(shí)間的控制調(diào)整PPT動(dòng)畫播放順序在放映PPT時(shí)，默認(rèn)放映順序是按照用戶制作幻燈片內(nèi)容時(shí)設(shè)置動(dòng)畫的先后順序進(jìn)行的。在對(duì)PPT完成所有動(dòng)畫的添加后，如果在預(yù)覽時(shí)發(fā)現(xiàn)效果不佳，可以通過(guò)【動(dòng)畫窗格】窗口來(lái)調(diào)整動(dòng)