《Wrd+Excel+PP 2021辦公應(yīng)用一本通》課件 第02章 Wrd文檔編輯與排版

Word是Office系列組件中專門(mén)用于進(jìn)行文字處理的應(yīng)用軟件，在文秘、人事、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等多個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮著重要的作用，其簡(jiǎn)潔的工作界面和強(qiáng)大功能，完全可以滿足當(dāng)前職場(chǎng)精英制作日常辦公文檔的需求Word+Excel+PPTWord文檔編輯與排版Word文檔編輯與排版目錄行業(yè)PPT模板/hangye/2.5構(gòu)建知識(shí)框架2.6認(rèn)識(shí)Office用戶界面2.7掌握基礎(chǔ)操作2.1構(gòu)建知識(shí)框架2.2認(rèn)識(shí)Office用戶界面2.3掌握基礎(chǔ)操作2.4熟悉通用功能2.1在Word中文本是組成段落的基本內(nèi)容，常用辦公文檔通常從段落文本開(kāi)始進(jìn)行編輯。在辦公中要實(shí)現(xiàn)高效編輯文檔，不僅需要熟悉各種類型文本的輸入方法，還要學(xué)會(huì)快速選取文檔中的文本和段落，通過(guò)進(jìn)一步處理讓文檔的結(jié)構(gòu)清晰，整體效果美觀文檔編輯基礎(chǔ)操作2.1.1熟練輸入文本2.1.2快速選擇文本2.1.3處理網(wǎng)上復(fù)制來(lái)的文本2.1.4在文檔中使用表格2.1.5插入Excel圖表2.1.6解決文檔中的格式問(wèn)題熟練輸入文本新建Word文檔后，在文檔的開(kāi)始位置將出現(xiàn)一個(gè)閃爍的光標(biāo)，稱之為“插入點(diǎn)”。在Word中輸入的任何文本都會(huì)在插入點(diǎn)處出現(xiàn)。定位了插入點(diǎn)的位置后，選擇一種輸入法即可開(kāi)始輸入文本2.1.11.輸入中/英文2.輸入大寫(xiě)數(shù)字3.輸入繁/簡(jiǎn)體中文4.輸入省略號(hào)5.輸入生僻字6.輸入符號(hào)與特殊字符7.輸入上/下標(biāo)8.輸入分?jǐn)?shù)9.避免輸入覆蓋快速選擇文本使用Word進(jìn)行文字編輯。最重要的一點(diǎn)就是對(duì)文本的選擇。最常用的文本選擇方法是通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)的方式選取文本(這也是在日常辦公中用的最多的文字選擇方法)。除此之外，還有一些選擇文本的方法，可以大大提高文本選擇的效率2.1.21.使用Shift鍵和Ctrl鍵選擇2.在段落前通過(guò)空白位置選擇3.選擇文檔中格式類似的文本4.選擇矩形范圍內(nèi)的文本內(nèi)容處理網(wǎng)上復(fù)制來(lái)的文本在整理辦公文檔時(shí)，往往需要從網(wǎng)上復(fù)制一些文本，將這些文本粘貼至Word文檔時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題(例如文字大小不一致、格式混亂、包含多余的空格和空行等)。此時(shí)，就需要對(duì)此類文檔進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理2.1.31.包含原格式的復(fù)制文本2.格式混亂的復(fù)制文本3.包含大量空格的復(fù)制文本4.包含手動(dòng)換行標(biāo)記的復(fù)制文本5.包含大量空白行的復(fù)制文本在文檔中使用表格Word中的表格可以將文檔中彼此之間關(guān)系密切的內(nèi)容以行、列交錯(cuò)的整齊格式呈現(xiàn)，是非常重要的文檔版面布局工具2.1.41.插入表格2.編輯表格3.制作表頭插入Excel圖表在Excel中完成圖表的制作后按下Ctrl+C鍵復(fù)制圖表，然后切換Word，右擊需要插入圖表的位置，在彈出的快捷菜單中選擇【使用目標(biāo)主題和鏈接數(shù)據(jù)】選項(xiàng)，即可將Excel圖表插入Word文檔中2.1.5解決文檔中的格式問(wèn)題在處理工作中的各種Word文檔時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)各種各樣的格式問(wèn)題。正確、快速地處理這些問(wèn)題，是實(shí)現(xiàn)高效辦公的基礎(chǔ)技能2.1.61.圖片顯示不完整2.文檔在不同電腦顯示錯(cuò)亂3.段落中數(shù)字間隔較大4.英文單詞在行中顯示完整5.表格后多余的空白頁(yè)6.表格跨頁(yè)面斷行7.表格內(nèi)文字丟失8.無(wú)法減小表格行高2.2當(dāng)我們利用Word撰寫(xiě)一些專業(yè)性較強(qiáng)的材料時(shí)，必然會(huì)涉及到排版問(wèn)題。掌握科學(xué)的排版流程，可以幫助我們輕松解決排版過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，使辦公文檔的版面更加美觀科學(xué)排版六個(gè)步驟2.2.1確定文檔主題2.2.2設(shè)計(jì)文檔版面2.2.3生成文檔模板2.2.4排版已有內(nèi)容2.2.5文檔技術(shù)設(shè)置2.2.6后期處理文檔1.封面主題2.正文主題確定文檔主題排版第一件事就是確定文檔主題。這里的主題不僅包含封面主題，還包括正文內(nèi)容主題2.2.11.頁(yè)面距2.頁(yè)面項(xiàng)目3.是否采用多欄版式4.圖片在文檔的位置5.段落緊密還是松散設(shè)計(jì)文檔版面在確定文檔的主題后，用戶可以通過(guò)畫(huà)草圖設(shè)計(jì)文檔的版本，從而確定文檔面板的布局2.2.21.模板的特色與應(yīng)用2.模板的格式3.將文件保存為模板4.打開(kāi)自定義的模板5.應(yīng)用Office主題生成文檔模板在確定了文檔的主題并完成版面策劃后，可以在Word中制作文檔模板。模板又稱為樣式庫(kù)，是一組樣式的集合，同時(shí)包含版面的設(shè)置，如紙上大小、邊界寬度、頁(yè)眉和頁(yè)腳等設(shè)置。如果在新建Word文檔時(shí)能同時(shí)加載已設(shè)置好的模板，就能大大提高辦公文檔的編輯與排版效率，省去機(jī)械式的重復(fù)設(shè)置操作2.2.31.應(yīng)用樣式2.設(shè)置分頁(yè)3.美化表格4.調(diào)整圖片排版已有內(nèi)容完成以上步驟后，可以使用準(zhǔn)備的資料開(kāi)始排版文檔。在Word中排版文檔可以先整理文字及其他內(nèi)容后再開(kāi)始排版，也可以一邊輸入文本一邊排版2.2.41.顯示設(shè)置2.校對(duì)設(shè)置3.保存設(shè)置文檔技術(shù)設(shè)置技術(shù)設(shè)置主要是指對(duì)文檔的屬性進(jìn)行設(shè)置，包括文檔的顯示設(shè)置、校對(duì)設(shè)置和保存設(shè)置2.2.51.審閱文檔2.打印文檔3.導(dǎo)出為PDF4.設(shè)置文檔保護(hù)后期處理文檔文檔的后期處理是排版的最后一步，重點(diǎn)在于檢查文檔中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤并將核對(duì)無(wú)誤的文檔打印或以合適的形式保存，以便查看和分享2.2.62.3在處理辦公文檔時(shí)，不僅要考慮文檔的實(shí)用性，還要考慮文檔的美觀性版面美化常用技巧2.3.1版面美化原則2.3.2圖文混排技巧2.3.3分欄處理文檔2.3.4添加文檔邊框2.3.5設(shè)置文檔背景1.版式設(shè)計(jì)合理2.內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理3.色彩搭配合理4.字體搭配合理版面美化原則在美化文檔版面時(shí)用戶可以參考一些版面美化原則2.3.11.選擇合適的方式插入圖片2.圖文混排的設(shè)計(jì)套路3.文檔中圖片的排列與定位圖文混排技巧對(duì)于辦公文件的編輯，除了注重段落文章的易讀性與美觀以外，以插圖來(lái)美化文件更是不可或缺的一部分。如果有效地運(yùn)用圖片結(jié)合文字來(lái)強(qiáng)化文檔的吸引力，增強(qiáng)文章的可讀性，是我們必須要掌握的文檔排版技巧2.3.2分欄處理文檔文檔的排版包括通欄和分類，通欄就是文字從左到右、從上到下在頁(yè)面中排列，而分欄則是把頁(yè)面分成多欄進(jìn)行排列。通過(guò)分欄處理文檔，能夠使文本更方便閱讀，同時(shí)使版面看上去更加專業(yè)2.3.3添加文檔邊框在以文字為主體的Word文檔中，線條是最簡(jiǎn)單、最純粹的美元元素之一。通過(guò)添加線條，既能滿足不破壞文字內(nèi)容的前提，又能使文檔變得賞心悅目吸引讀者2.3.41.設(shè)置顏色背景2.設(shè)置紋理和圖片背景3.設(shè)置水印背景圖文混排技巧在辦公中，經(jīng)常會(huì)使用制作各種形式的文檔，在有些文檔中使用Word默認(rèn)的白色背景會(huì)顯得文檔內(nèi)容過(guò)于單調(diào)或不嚴(yán)謹(jǐn)。此時(shí)，可以參考以下方法為文檔設(shè)置背景2.3.52.4排版長(zhǎng)文檔是辦公人員處理辦公文檔時(shí)必須要面對(duì)的問(wèn)題。此類文檔對(duì)內(nèi)容、序號(hào)、章節(jié)、標(biāo)題、圖表、頁(yè)碼、頁(yè)眉、頁(yè)腳的要求頗多，處理難度也相對(duì)較高長(zhǎng)文檔的制作方法2.4.1排版前的準(zhǔn)備工作2.4.2文檔結(jié)構(gòu)整體規(guī)劃2.4.3設(shè)置文檔頁(yè)面和封面2.4.4設(shè)置樣式和多級(jí)列表2.4.5設(shè)置文檔頁(yè)眉和頁(yè)碼2.4.6制作與引用參考文獻(xiàn)2.4.7為長(zhǎng)文檔添加目錄排版前的準(zhǔn)備工作本章3.2節(jié)已經(jīng)介紹過(guò)科學(xué)排版的流程，雖然該流程適用于大部分文檔的排版，但長(zhǎng)文檔總有一些特殊的要求，如多種不同的頁(yè)面、頁(yè)眉等，對(duì)排版的技術(shù)要求相較普通文檔更高，需要用戶做更多的準(zhǔn)備2.4.1文檔結(jié)構(gòu)整體規(guī)劃在正式開(kāi)始排版長(zhǎng)文檔之前，需要確定文檔的結(jié)構(gòu)并根據(jù)要求對(duì)文檔進(jìn)行整體規(guī)劃2.4.21.確定文檔結(jié)構(gòu)2.整體規(guī)劃文檔設(shè)置文檔頁(yè)面和封面完成長(zhǎng)文檔的規(guī)劃后，可以開(kāi)始設(shè)置文檔的頁(yè)面和封面2.4.31.設(shè)置文檔頁(yè)面2.設(shè)置封面設(shè)置樣式和多級(jí)列表段落樣式和多級(jí)列表式長(zhǎng)文檔排版中常用的操作，只需要進(jìn)行一次設(shè)置，就能反復(fù)使用2.4.41.設(shè)置段落樣式2.設(shè)置多級(jí)列表設(shè)置文檔頁(yè)眉和頁(yè)碼在長(zhǎng)文檔(畢業(yè)論文)排版中，頁(yè)眉和頁(yè)碼的設(shè)置相對(duì)復(fù)雜。下面介紹一些設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)碼的技巧，以供用戶參考2.4.51.首頁(yè)不顯示頁(yè)眉2.奇偶頁(yè)不同頁(yè)眉3.不同節(jié)不同頁(yè)眉4.去除頁(yè)眉中的橫線5.不同節(jié)不同頁(yè)面編號(hào)格式6.插入頁(yè)碼后從第2頁(yè)顯示7.不同節(jié)頁(yè)碼連續(xù)顯示8.奇偶頁(yè)不同頁(yè)碼的設(shè)置1.制作參考文獻(xiàn)2.設(shè)置交叉引用3.使用尾注制作與引用參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)是在撰寫(xiě)長(zhǎng)文檔(畢業(yè)論文)過(guò)程中對(duì)整體參考或借鑒某一著作(或論文)的說(shuō)明。參考文獻(xiàn)的格式較為復(fù)雜，在編寫(xiě)時(shí)可以參考書(shū)中表2-7所示的標(biāo)準(zhǔn)2.4.6為長(zhǎng)文檔添加目錄目錄通常放置在文檔的正文之前，在排版長(zhǎng)文檔時(shí)可以在正文前預(yù)留空白頁(yè)作為目錄頁(yè)。一般長(zhǎng)文檔的目錄顯示到三級(jí)標(biāo)題2.4.72.5Word軟件提供了多種工具可以幫助用戶對(duì)文檔進(jìn)行快速修正快速修正文檔錯(cuò)誤2.5.1自動(dòng)校對(duì)文檔2.5.2查找和替換文字2.5.3以“特殊格式”進(jìn)行替換2.5.4查找和替換格式1.自動(dòng)修正拼寫(xiě)和語(yǔ)法問(wèn)題2.執(zhí)行拼寫(xiě)和語(yǔ)法檢查自動(dòng)校對(duì)文檔在Word文檔中輸入中英文文字時(shí)，軟件會(huì)自動(dòng)判讀文字，同時(shí)分析輸入的拼寫(xiě)或語(yǔ)法是否存在錯(cuò)誤，如果拼寫(xiě)有問(wèn)題，會(huì)在單詞下方顯示波浪狀紅線，如果存在語(yǔ)法上的錯(cuò)誤，則會(huì)顯示藍(lán)色的波浪狀線條。除此之外，用戶還可以使用“自動(dòng)修正”功能修正拼寫(xiě)和語(yǔ)法問(wèn)題，使用“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”功能進(jìn)行拼寫(xiě)和語(yǔ)法檢查2.5.11.快速修改同一個(gè)錯(cuò)誤2.快速轉(zhuǎn)換英文大小寫(xiě)3.快速轉(zhuǎn)換半角與全角字符4.使用通配符查找和替換文字查找和替換文字在編輯較長(zhǎng)文檔時(shí)，想要從中查找并修改某一個(gè)特定的文字，單憑手動(dòng)操作總會(huì)有遺漏。此時(shí)，按下Ctrl+H鍵打開(kāi)【查找和替換】對(duì)話框，使用Office軟件通用的“查找和替換”功能，可以快速實(shí)現(xiàn)文字的查找和替換2.5.2以“特殊格式”進(jìn)行替換在Word中進(jìn)行查找和替換時(shí)，也可以使用“特殊格式”，如多余的段落標(biāo)記、多余的空白區(qū)域、任意字符、任意數(shù)字、任意字母、分節(jié)符、分欄符等，都可以通過(guò)單擊【查找和替換】對(duì)話框中的【特殊格式】下拉按鈕得到2.5.3查找和替換格式在【查找和替換】對(duì)話框中單擊【格式】下拉按鈕，在彈出的列表中可以設(shè)置對(duì)文檔中的“格式”進(jìn)行查找與替換，例如替換字體格式、替換與更改圖片對(duì)齊方式2.5.42.6使用Word自動(dòng)化功能可以幫助用戶快速、高效地處理各種辦公文檔化繁為簡(jiǎn)的自動(dòng)化2.6.1自動(dòng)添加題注2.6.2使用域2.6.3郵件合并1.制作帶章節(jié)號(hào)的題注2.為表格自動(dòng)添加題注3.更新文檔中的題注4.修改文檔中題注的樣式自動(dòng)添加題注如果文檔中圖片、表格不多，用戶可以直接在圖片的下方，表格的上方手動(dòng)輸入題注。如果在圖片、表格較多的長(zhǎng)文檔中，由于文檔內(nèi)容帶有章節(jié)號(hào)，在題注中需要包含章節(jié)號(hào)，就需要設(shè)置文檔自動(dòng)添加題注2.6.11.在雙欄排版每一欄中顯示頁(yè)碼2.設(shè)置文檔前N頁(yè)不要頁(yè)碼，從N+1頁(yè)顯示頁(yè)碼使用域Word中的域就是文檔中那些會(huì)變化，可更新的內(nèi)容，如插入的日期時(shí)間、頁(yè)碼、目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域。如果用戶選中并右擊文檔中的日期，在彈出的快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，日期會(huì)變?yōu)榇a形式2.6.2郵件合并在辦公中制作工作證、錄取通知、收