財務(wù)管理制度

第第頁財務(wù)管理制度第一章總則第一條目的為保障公司各項工作順利進行，使公司員工在費用報銷、借支款項、項目工程的審批及款項支付、固定資產(chǎn)管理等方面有章可循，依據(jù)國家有關(guān)財經(jīng)法規(guī)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的實際情況，特制訂本制度。適用范圍：本公司各部門員工因公報銷、借款。項目工程的審批，款項的支付。固定資產(chǎn)的購置、管理、處置。庫存物資的管理。定義本規(guī)則所稱固定資產(chǎn)是指：單價在2,000元以上或使用期限在1年以上的,并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。包括：房屋及建筑物、機器設(shè)備、運輸設(shè)備、儀器儀表、工具、辦公設(shè)備、其他（各公司自身事務(wù)性雜項設(shè)備及機電性雜項設(shè)備）等。第二章職責分工第四條財務(wù)部負責制定此財務(wù)管理制度，并負責解釋、修改、執(zhí)行。第五條總經(jīng)理負責批準此制度。第六條財務(wù)單據(jù)、文件審批權(quán)限按公司《經(jīng)濟審批權(quán)限表》執(zhí)行。第七條公司設(shè)置財務(wù)部，實行雙向管理，日常行政管理工作由總經(jīng)理領(lǐng)導，財務(wù)部的人事任免、考核、薪酬福利及業(yè)務(wù)專業(yè)由公司財務(wù)總監(jiān)直接負責。第八條公司按照“統(tǒng)一歸口”原則進行財務(wù)管理，各項開支審批權(quán)屬于總經(jīng)理及公司領(lǐng)導，財務(wù)部負責協(xié)助總經(jīng)理管理公司財務(wù)事務(wù)。第三章會計制度第九條 財務(wù)人員的設(shè)置1、財務(wù)部負責公司日常會計核算、會計監(jiān)督和財務(wù)管理工作。2、財務(wù)部門人員的設(shè)置，按《公司組織結(jié)構(gòu)圖》及《年度崗位編制審批表》進行崗位設(shè)置有計劃地進行崗位輪換。3、公司財務(wù)人員需接受每年的專業(yè)繼續(xù)教育、公司內(nèi)部組織專業(yè)知識培訓、職業(yè)道德培訓。4、財務(wù)部各崗位人員的職責與權(quán)限，按照《崗位職責說明書》執(zhí)行。第十條會計政策及檔案管理1、公司實行《企業(yè)會計制度》，賬務(wù)處理應(yīng)遵循相關(guān)的要求：包括：科目的設(shè)置、會計記賬憑證、賬簿的設(shè)置及格式。2、根據(jù)實際情況，公司不予計提壞賬準備，如當期發(fā)生壞賬損失，按實際損失金額直接計入當期損益。3、公司取得的土地等無形資產(chǎn)按其取得的使用年限與可使用年限屬短原則進行分期攤銷。4、當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管半年，期滿之后原則上由財務(wù)部編制清冊移交公司財務(wù)部保管或作其它處理。6、公司內(nèi)部人員借閱會計檔案時，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準后，辦理借閱手續(xù)；外單位借閱會計檔案時，應(yīng)持有效證明，經(jīng)總經(jīng)理或財務(wù)負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。凡未經(jīng)公司總經(jīng)理或財務(wù)負責人的批準，借閱檔案不得離開保管地，不得攜帶外出或復(fù)制原件。任何借閱人不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊、涂改抽換。7、公司會計人員調(diào)動或者離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交接替人員，并將本人日常工作內(nèi)容及待處理問題等事項作書面說明移交，所有手續(xù)完成后，編制一式三份的移交清冊，經(jīng)交接雙方和財務(wù)部經(jīng)理(監(jiān)交人)簽名蓋章，每人各持一份。財務(wù)部經(jīng)理的工作移交，由公司總經(jīng)理(或公司財務(wù)負責人指定人員)負責監(jiān)交。接管人員必須繼續(xù)使用移交前的賬簿，不得擅自另立賬簿。8、沒有辦清交接手續(xù)的會計人員不得辦理調(diào)動或離職手續(xù)。9、公司會計人員因病或因為事假需要離開崗位相當長的一段時間時，財務(wù)負責人須指定專人接替或者代理并按前款要求辦理會計工作臨時交接手續(xù)，移交人員因特殊原因不能親自辦理移交手續(xù)的，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，由移交人委托他人代辦交接，會計人員恢復(fù)工作時，與接替或代理人員辦理交接手續(xù)。第十一條現(xiàn)金及賬務(wù)處理1、現(xiàn)金管理要求做到日清日結(jié)，出納在每天下班前需清點現(xiàn)金及結(jié)賬。2、出納員辦妥現(xiàn)金收、付款手續(xù)后，需在現(xiàn)金收付款憑證上加蓋“收訖”、“付訖”印章，并在每天下班前完成現(xiàn)金、銀行存款日記賬的登記工作。3、銀行賬戶預(yù)留印鑒包括公司財務(wù)專用章、法人章及出納私章，印鑒須分開保管。4、出納員不得簽發(fā)未填列內(nèi)容和金額的空白支票、無收款人的支票。5、公司開立的所有銀行賬戶需向公司申請及報備。6、出納員月末須將“銀行存款日記賬”的賬面余額與其開戶銀行轉(zhuǎn)來的對賬單進行核對。7、會計每期期末須仔細檢查各日記賬余額、各項資產(chǎn)、負債、權(quán)益類明細分類賬戶余額有無異常情況，由財務(wù)軟件系統(tǒng)自行產(chǎn)生財務(wù)報表。8、各部門以公司名義對外簽訂的涉及款項支付的合同、協(xié)議，需提交一份給財務(wù)部備案。9、每月現(xiàn)金盤點。第四章支付管理第十二條報銷管理1、費用報銷人應(yīng)在原始單據(jù)后面背書說明報銷內(nèi)容并簽名，自費用發(fā)生后的5個工作日內(nèi)及時報賬，手續(xù)須齊備、單證粘貼整齊交由會計填寫《報銷單》，先經(jīng)部門負責人審核，再經(jīng)財務(wù)部負責人審核后，交與總經(jīng)理或公司領(lǐng)導核準后方可報銷。（具體根據(jù)XX公司經(jīng)濟審批權(quán)限執(zhí)行）2、零星報銷可用現(xiàn)金支付，其他應(yīng)通過銀行結(jié)算；銀行結(jié)算需由會計填寫《轉(zhuǎn)賬通知書》，并附手續(xù)齊備的原始憑證，先經(jīng)部門負責人審核，再經(jīng)財務(wù)部負責人審核后，交與總經(jīng)理或公司領(lǐng)導核準后方可轉(zhuǎn)賬。3、物資采購一般要求提供正式發(fā)票，原則上不接受收據(jù)或白條。特殊情況，須提供書面情況說明，經(jīng)部門負責人同意、財務(wù)部負責人審核后交總經(jīng)理批準方可報銷。為避免一些不必要的麻煩，在購買物品或接受服務(wù)時，可事先咨詢對方可否提供發(fā)票，如不能提供，則另作選擇。4、采購物品前需填寫《物品申購單》交部門負責人及總經(jīng)理審批；報銷時憑相關(guān)物品的發(fā)票、供應(yīng)商送貨單、入庫單、申購單及報價單等資料報銷。5、出差報銷應(yīng)按公司規(guī)定的出差報銷標準，附上出差的車票、餐票、住宿發(fā)票等辦理所有的出差報銷手續(xù)。（標準詳見《差旅管理規(guī)定》）6、如出差接待地已提供住宿、伙食或公務(wù)車，則不得另行報銷該費用。（詳見《差旅管理規(guī)定》）7、業(yè)務(wù)招待費：公司員工因公發(fā)生業(yè)務(wù)招待費時，報銷時應(yīng)注明事由、客人身份、證明人、總?cè)藬?shù)等，必要時需提供書面情況說明。（詳見《接待管理規(guī)定》）8、經(jīng)辦人員要確保單據(jù)的合法性，核對票據(jù)與接受貨物勞務(wù)數(shù)量是否一致，金額、日期、名稱、簽章是否正確，確認無誤后，在票據(jù)背面簽名。部門負責人要認真審核報銷單證，并在《報銷單》部門負責人處簽名，以示同意報銷及對其真實性負責。9、總經(jīng)理簽批后，交出納處領(lǐng)款，如有借款，要先收回借款，并辦理相關(guān)手續(xù)，出納付款給報銷人后要在《報銷單》上加蓋現(xiàn)金付訖章。第十三條借款管理1、因公出差、因公招待等業(yè)務(wù)，需向公司暫借款的，須履行本規(guī)定的審批程序，辦理借款手續(xù)填寫《借款單》，借款金額超過2萬元的，需詳細說明借款原因，并經(jīng)總經(jīng)理或公司領(lǐng)導批準后方可借款。2、借款金額原則上以個人當月工資為限額，并以此作為個人借款擔保；當個人借款超過其當月工資的部分，由直接部門負責人連帶擔保。特殊情況下工作需要借款，需事先得到公司總經(jīng)理同意。3、借款金額在5,000元以上時，借款人須提前2天通知財務(wù)部，以便備款。4、不得將應(yīng)以一筆結(jié)算的業(yè)務(wù)拆分為若干筆的業(yè)務(wù)結(jié)算以套取現(xiàn)金。5、原則上不支持員工借用支票，需以支票形式向承包方或供應(yīng)商支付款項的，由財務(wù)部直接向承包方或供應(yīng)商支付。6、出差返回后5天內(nèi)，需辦理所有的報銷及還款手續(xù)。為了明確責任，報銷人和借款人應(yīng)該一致即實行“誰借款誰報銷”的原則。7、因公借款，實行一筆業(yè)務(wù)、一筆借款，限期報銷還款辦法，不得逾期拖欠，周轉(zhuǎn)使用。8、原則上“前款不清，后款不借”。9、借款者應(yīng)及時報銷清賬，財務(wù)部負責催收逾期借款，經(jīng)總經(jīng)理批準后，可從借款人工資中收回逾期借款。出納不能以借據(jù)當現(xiàn)金，且須根據(jù)借款發(fā)生日期做相應(yīng)的賬務(wù)處理。10、本公司人員調(diào)動（含任命、離職、辭退、開除等）時，必須先將未還款員工借款全額還清，未經(jīng)財務(wù)簽字證明該調(diào)動人員已還完借款的，行政人事部不能為其辦理調(diào)入、調(diào)出或其他手續(xù)。負責行政人事職能崗位人員違反規(guī)定給調(diào)動人員辦理手續(xù)的，扣罰責任崗位人員，由其承擔全部損失。第十四條“項目工程審批”及付款管理程序1、所有工程項目應(yīng)選擇三家以上的具備相關(guān)資質(zhì)的承包商進行招投標，事先要做好標底，招投標過程應(yīng)當遵循公平、公正的原則，并做好保密工作，防止串標。所有相關(guān)的文檔資料應(yīng)存檔做好備查。2、簽訂合同時，項目經(jīng)辦人須填寫《合同會簽審批表》，由成本管理部負責人、各需求部門負責人、財務(wù)部負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理或公司領(lǐng)導批準后方為有效。生效的合同副本應(yīng)及時上交財務(wù)部備案。3、簽訂合同補充協(xié)議時，項目經(jīng)辦人須填寫《合同會簽審批表》，由成本管理部負責人、各需求部門負責人、財務(wù)部負責人、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理或公司領(lǐng)導批準后方為有效。生效的合同副本應(yīng)及時上交財務(wù)部備案。4、《合同會簽審批表》的填寫各部門負責人應(yīng)按審批重點謹慎填寫審核意見。5、項目工程需要付款時，經(jīng)辦人需填寫《合同款支付審批表》，表中的事項需要全部填寫清楚，經(jīng)項目負責人、成本部負責人、財務(wù)部負責人、分管副總、總經(jīng)理或公司領(lǐng)導批準后，財務(wù)部給予付款。涉及收款的應(yīng)及時通知財務(wù)部，同時需提供客戶相關(guān)信息（客戶名稱、簽約金額、匯款日期等）。6、工程/設(shè)計部門因發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)收取的現(xiàn)金或支票，應(yīng)立即交與財務(wù)部，以便財務(wù)部及時到銀行辦理結(jié)算手續(xù)。收到無效支票或假鈔時，由業(yè)務(wù)經(jīng)手人負責與付款方交涉退換；7、工程/設(shè)計部門需在每月結(jié)束前提供下月項目工程資金的預(yù)算，以備財務(wù)部能順利安排下月資金。財務(wù)部負責核對該資金預(yù)算是否符合合同規(guī)定的付款金額、期限、方式及是否與工程進度一致等。8、合同會簽審批流程按照KHG/CM(外)第XXXXXXX號《關(guān)于加強與規(guī)范公司合同審批流程及權(quán)責等事宜》執(zhí)行。第十五條項目工程付款第十六條固定資產(chǎn)管理1、固定資產(chǎn)的管理原則實行統(tǒng)一領(lǐng)導，歸口管理，分級負責，責任到人。管理方法實行三級管理，由公司資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一登記、管理，各部門自行負責本部門資產(chǎn)的增、減、轉(zhuǎn)移及使用情況的登記，配合資產(chǎn)管理部門及財務(wù)部對資產(chǎn)作全面系統(tǒng)的管理。2、行政部全面統(tǒng)籌固定資產(chǎn)管理工作，其固定資產(chǎn)管理明細部門如下：網(wǎng)絡(luò)管理員對辦公類IT設(shè)備（計算機、打印機等）相關(guān)設(shè)備進行管理；行政專員對其他辦公設(shè)備，汽車、家具及固定裝置、電器，宿舍設(shè)備進行管理。3、固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)按以下要求做好管理工作：設(shè)置固定資產(chǎn)實物臺帳，建立固定資產(chǎn)卡片；對固定資產(chǎn)按照公司的規(guī)定進行統(tǒng)一分類編號；對固定資產(chǎn)的使用落實到使用人；對固定資產(chǎn)驗收、維護、調(diào)撥、使用的管理；嚴格執(zhí)行資產(chǎn)的操作規(guī)程和維護保養(yǎng)制度，確保資產(chǎn)的完好、安全；根據(jù)主管部門要求定期組織固定資產(chǎn)盤點工作，做到帳、卡、物三相符；固定資產(chǎn)發(fā)生故障時，未經(jīng)批準不得將固定資產(chǎn)帶往外地修理；固定資產(chǎn)的管理應(yīng)納入部門工作的重要范疇，因玩忽職守或違反規(guī)定造成財產(chǎn)損失者，當事人或部門必須立即寫出書面報告，述明原因，根據(jù)情節(jié)按有關(guān)規(guī)定加以處理，對隱情不報者應(yīng)嚴加處罰。4、財務(wù)部為公司固定資產(chǎn)的核算部門，應(yīng)按要求做好以下工作：（1）設(shè)置固定資產(chǎn)總賬及明細分類賬；（2）對固定資產(chǎn)的增減變動及時進行賬務(wù)處理；（3）會同固定資產(chǎn)管理部門定期組織固定資產(chǎn)盤點工作，做到賬實相符，保持賬、物、卡一致。5、固定資產(chǎn)的采購、轉(zhuǎn)移、報廢報損等流程（1）由申請部門填寫《物品申購單》，分別列出采購原因、數(shù)量、型號規(guī)格等，經(jīng)部門負責人審核，由采購部門進行分析比較選定商家，采購部負責人審核,最后由總經(jīng)理審批；（2）增加的固定資產(chǎn)，應(yīng)經(jīng)采購部、使用部門、倉管人員、相關(guān)的技術(shù)人員驗收，經(jīng)驗收合格后，由資產(chǎn)管理部門根據(jù)物品申購單、發(fā)票、送貨單或基建項目交付使用驗收單等憑證，交到財務(wù)部門入賬。財務(wù)部門應(yīng)每季與管理部門核對固定資產(chǎn)增減變動的記載事項，如有缺漏事項應(yīng)查明原因，作出更正；（3）固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部相互轉(zhuǎn)移時，應(yīng)由移出部門填寫《資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)拔審批表》，經(jīng)移出部門、移入部門、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、總經(jīng)理簽名確認后方可調(diào)撥；（4）凡屬固定資產(chǎn)管理的物資，須無償調(diào)撥或折舊作價處理和報廢時，均須報經(jīng)總經(jīng)理審批，并以此據(jù)作財務(wù)處理；（5）固定資產(chǎn)報廢報損、遺失應(yīng)由使用部門填寫《資產(chǎn)報廢報損審批表》，注明報廢、報損原因，送資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門簽注處理意見后呈報總經(jīng)理，總經(jīng)理核準后，依意見處理；（6）因管理不當造成固定資產(chǎn)遺失或損壞的，應(yīng)認真調(diào)查，根據(jù)其相應(yīng)責任追究其責任人及其部門負責人相應(yīng)責任。情節(jié)嚴重者或造成重大損失的，除責令賠償外，處以行政處分或依法追究法律責任。第十七條庫存物資管理1、入庫（1）工程物料和其他物品購入后，采購經(jīng)辦人提交《物品申請單》、《送貨單》等并協(xié)同倉管員對物品數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量進行核對驗收，核對驗收無誤后方可入庫；（2）苗木的驗收必須由采購經(jīng)辦人協(xié)同倉管員與有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員一起進行。品質(zhì)、損傷度、樹徑、樹冠、檢疫等方面必須與供貨方合同一致，認真做好記錄，有必要還需拍照，為結(jié)算備案；（3）對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)有不符合進貨驗收標準的苗木及其他物資倉管員有權(quán)拒收并及時通知采購經(jīng)辦人辦理退貨；（4）倉管員開具《入庫單》（一式三聯(lián)）并經(jīng)采購經(jīng)辦人簽字后登記入庫。2、入庫流程：3、出庫（1）苗木或其他物資需出庫時，申請人首先填寫《苗木出庫/銷售單》或《材料領(lǐng)用單》，然后持《苗木出庫/銷售單》或《材料領(lǐng)用單》到倉庫申請調(diào)撥或領(lǐng)用；（2）《苗木出庫/銷售單》或《材料領(lǐng)用單》須經(jīng)申請人、申請部門負責人、財務(wù)部負責人、副總經(jīng)理簽名確認后方可調(diào)撥；（3）倉管員應(yīng)核對《苗木出庫/銷售單》或《材料領(lǐng)用單》的有效性，對手續(xù)齊備的《材料領(lǐng)用單》準予出庫；（4）倉管員出庫時應(yīng)以《材料領(lǐng)用單》所申請的物品規(guī)格數(shù)量填寫《出庫單》（一式三聯(lián)），苗木銷售的應(yīng)填寫《發(fā)貨單》（一式四聯(lián)），經(jīng)申請人或業(yè)務(wù)跟單人及倉庫主管簽字方可發(fā)貨；（5）出庫應(yīng)嚴格遵守先進先出的原則；（6）按手續(xù)出貨，嚴禁先出貨后補辦手續(xù)及白紙抵貨，如遇特殊情況應(yīng)獲得副總及以上級別領(lǐng)導簽字或電話確認方可發(fā)貨；補辦手續(xù)時應(yīng)提供情況說明并由主管領(lǐng)導簽名交給財務(wù)部存檔。4、出庫流程5、退貨（1）公司采購?fù)素浀挠刹少彶控撠煾櫷瓿桑匦虏少彽膽?yīng)遵循出入庫相關(guān)規(guī)定。（2）對個別物品不合格的應(yīng)由采購部同供應(yīng)商商議再作后續(xù)處理。（3）公司內(nèi)部領(lǐng)用