行政辦公與文件管理制度

行政辦公與文件管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司的行政辦公和文件管理工作，提高工作效率、保障信息安全、提升管理水平，訂立本制度。第二條本制度適用于公司全部部門、人員，包含但不限于行政、辦公、文秘、檔案管理等工作人員。第三條行政辦公和文件管理應(yīng)遵從科學(xué)、規(guī)范、高效的原則。相關(guān)人員應(yīng)熟識(shí)并遵守本制度，任何單位和個(gè)人不得違反本制度進(jìn)行行政辦公和文件管理。第二章行政辦公制度第四條工作時(shí)間公司的工作時(shí)間為每周一至周五，每天上午9點(diǎn)到下午6點(diǎn)，中午12點(diǎn)到1點(diǎn)為午休時(shí)間。周六、周日為休息日，除特殊情況外，公司不得布置員工加班。第五條辦公設(shè)備公司將供應(yīng)適當(dāng)數(shù)量和種類的辦公設(shè)備，包含但不限于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，以滿足員工工作需要。員工使用公司供應(yīng)的辦公設(shè)備時(shí)應(yīng)妥當(dāng)保管，不得私自拆卸、移動(dòng)或損壞。員工需要調(diào)整或更換辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)提前向上級(jí)主管申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行操作。第六條辦公用品公司將供應(yīng)辦公用品供員工使用，包含但不限于筆、紙、筆記本、文件夾等。員工需合理使用辦公用品，避開揮霍，減少不必需的開支。員工需要新的辦公用品時(shí)，應(yīng)向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)放。第七條辦公環(huán)境公司將供應(yīng)良好的辦公環(huán)境，保障員工的工作效率和工作質(zhì)量。員工應(yīng)保持辦公環(huán)境的乾凈和衛(wèi)生，不得私自更改辦公區(qū)域的布局，不得在辦公區(qū)域吸煙、喧嘩等不文明行為。第八條辦公安全員工應(yīng)保管好個(gè)人財(cái)物并妥當(dāng)使用公司供應(yīng)的辦公設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)公司辦公設(shè)備存在故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，不得私自維護(hù)和修理或拆卸。在離開辦公場(chǎng)合時(shí)，員工應(yīng)關(guān)閉電腦、斷開電源，保障安全和省電。第三章文件管理制度第九條文件的定義文件是指公司各部門在執(zhí)行工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類書面或電子資料，包含但不限于公文、函件、合同、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。文件依照不同的內(nèi)容和形式進(jìn)行分類和管理，并依據(jù)各自的保密級(jí)別進(jìn)行保密。第十條文件的歸檔公司規(guī)定文件應(yīng)依照肯定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保文件的整理、保管和查找工作的順利進(jìn)行。文件歸檔應(yīng)包含文件編號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、日期、發(fā)文人、文件內(nèi)容、文件分類等基本信息。第十一條文件的保管各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理本部門的文件，并確保文件的安全、完整和易于查閱。文件保管應(yīng)依照保密級(jí)別和時(shí)效性進(jìn)行分類，不同級(jí)別的文件應(yīng)采取相應(yīng)的存儲(chǔ)措施，確保信息的安全。第十二條文件的借閱與歸還借閱文件應(yīng)填寫《文件借閱登記表》，包含借閱人、借閱時(shí)間、借閱目的等信息，并經(jīng)被借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥當(dāng)保管借閱文件，不得私自更改、復(fù)制或外傳文件內(nèi)容。文件借閱期限一般為48小時(shí)，超出期限需要延長(zhǎng)的，應(yīng)提前向文件管理部門進(jìn)行申請(qǐng)。第十三條文件的銷毀與備份文件的銷毀應(yīng)依照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，不得隨便銷毀涉及公司機(jī)密或緊要信息的文件。公司應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行備份，確保緊要信息的安全，備份文件應(yīng)存放在安全可靠的地方。第四章附則第十四條本制度自發(fā)布之日起生效，對(duì)于違反本制度的行為，將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分。第十五條本制度解釋權(quán)歸公司最高管理層全部，公司保存對(duì)本制度進(jìn)行修訂和解釋的權(quán)利，并及時(shí)向全體員工進(jìn)行通知。第十六條本制度涉及的具體操作細(xì)則和流程由行政部門負(fù)責(zé)訂立和發(fā)布。第十七條本制度的修訂和解釋必需經(jīng)過(guò)公司內(nèi)部相關(guān)部門的審批和確認(rèn)，并經(jīng)公司最高管理層批準(zhǔn)后方可生效。