機關公文格式設置規(guī)范及方法操作

機關公文格式設置規(guī)范

本方法根據(jù)《黨政機關公文格式國家標準》(GB/T9704-2012),

結(jié)合實際制定。具體內(nèi)容如下：

一、辦公軟件要求

適用于微軟OFFICE—WORD文字處理軟件。永中OFFICE文字

處理軟件可參照使用。

二、頁面設置

1.選擇“頁面布局”一一選擇“頁邊距”，上：3.7厘米，

下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

2.選擇“頁面布局”一一“紙張大小”設成“A4”。

3.選擇“插入”，將“頁眉和頁腳”設置成頁眉L5厘米，

頁腳2.5厘米。

4.選擇“開始”，“字體”設置為“仿宋GB2312”；“字號”

設置成“三號”。

5.按住“Ctrl+A”鍵選擇全選，點擊鼠標右鍵，選擇“段落”,

段前設置0磅，段后設置。磅，行距選擇固定值28。

三、插入頁號

選擇插入，點擊“頁碼”，選擇“頁腳中間”，需要選擇頁

腳格式的，鼠標雙擊“頁面頁碼”，選蟀“頁碼設置”，選擇“一

2一”，選擇應用整篇文檔，點擊確定。

四、公文正文排版

制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)實際需求，可以直接錄入

文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國

家標準：

L標題一一2號方正小標宋簡體（縣政協(xié)公文格式），

居中顯示。

2.主送機關一一3號仿宋GB2312字體，居左頂格，冒號使用

全角方式，編排于標題下空一行位置。

3.正文——3號仿宋GB2312字體。

4.文種結(jié)構(gòu)層次一一依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”

標注。一級標題用3號黑體字，二級標題用3號楷體GB2312,三

級和四級和正文一樣用3號仿宋GB2312。

5.附件—是正文內(nèi)容的組成部分。3號仿宋GB2312字體，

在正文下空一行，左空2字編排，“附件”二字后標全角冒號和

附件名稱，附件名稱后不標注標點符號。

6.發(fā)文機關署名——3號仿宋GB2312字體，距最后一行正文

內(nèi)容3個空行放置，以成文日期為準居中編排。

7.成文日期——3號仿宋GB2312字體，發(fā)文機關下方右空4

個字格編排。

8.印章一一加蓋端正，以成文日期中心為準，印章下端壓成

文日期。

—2—

9.附件一一說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附

件”二字，后標全角冒號和附件名稱。處有多個附件，使用阿拉伯

數(shù)字標注附件順序號。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長

需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

10.發(fā)文機關署名、日期及印章一一成文日期一般右空4字編

排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份標全稱，月、日不編

虛位（即1不能編為01）。發(fā)文機關署名在成文日期之上，以日

期為準居中編排。印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和日期，印

章頂端不壓正文。（特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒?/p>

容下發(fā)文機關署名和日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解

決）

1L附件一一附件另面編排，“附件”二字及順序號用三號黑體

字頂格編排在左上角第一行，附件標題居中編排于“附件”二空一

行位置，附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致，附

件格式要求同正文。

12.主送和抄送一一主送和抄送中間不得用分隔線，主送、抄

送、印發(fā)機關均左右各空一字符。

特別注意：最終完成后將所有文字選中，選擇TimesNew

Roman字體?。?/p>

主送：XXXXXX、XXXXXX.XXXXXX

抄送：XXX、XXX、XXX

中共XX縣委辦公室202x年X月XX日印發(fā)

五、標點符號

標點符號是公文的有機組成部分，也是公文起草者最容易忽

視的部分。歸納起來，常見的標點符號使用錯誤有以下十二個：

常見錯誤一：多個書名號或引號并列時使用頓號分隔

例1:各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成

年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人

民共和國義務教育法》及相關要求。（錯誤）

各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯

罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義

務教育法》及相關要求。（正確）

例2：公安部門要加強校園“警務室”、"護學崗”、“安全網(wǎng)”

建設，落實護校制度。（錯誤）

公安部門要加強校園“警務室”“護學崗”“安全網(wǎng)”建設，落實

護校制度。（正確）

解析：標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之

間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書

名號之間，宜用頓號。

常見錯誤二：在標示數(shù)值和起止年限時使用連接號不規(guī)范

例3:制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2015-2018

年）。（錯誤）

制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2015—2018

年）。（正確）

—4—

例4：要加快工程進度，確?？萍紙@3?5年內(nèi)建成。（錯誤）

要加快工程進度，確?？萍紙@3?5年內(nèi)建成。（正確）

解析：標示時間、地域的起止一般用一字線（占一個字符位

置），標示數(shù)值范圍起止一般用浪紋線。

常見錯誤三：在并列分句中使用逗號統(tǒng)領

例5：各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中要各司其

職、互相配合，工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從

事經(jīng)營活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電

器產(chǎn)品維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督管理旅館業(yè)、公章刻制

業(yè)。（錯誤）

各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中要各司其職、互

相配合；工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經(jīng)營

活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品

維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督管理旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。（正

確）

解析：用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統(tǒng)領或總結(jié)。

常見錯誤四：在并列分句中使用句號后再使用分號

例6：一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同

企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險；二是醫(yī)療保險安置。

城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。（錯

誤）

一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員

工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險。

二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險制度已建立，可參加

城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。（正確）

解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不

能再用分號。

常見錯誤五：同一形式的括號套用

例7：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結(jié)上半年工作,

科學謀劃下半年工作。（責任單位：各鎮(zhèn)（街道））（錯誤）

圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結(jié)上半年工作，科學

謀劃下半年工作。［責任單位：各鎮(zhèn)（衍道）］（正確）

解析：同一形式的括號應盡量避免套用，必須套用括號時，

應采用不同的括號形式配合使用。

常見錯誤六：阿拉伯數(shù)字表示次序時使用點號不當

例8:1、督促主辦單位按時辦結(jié)。（錯誤）

1.督促主辦單位按時辦結(jié)。（正確）

例9：（1）、督促協(xié)辦單位按時辦結(jié)。（錯誤）

（1）督促協(xié)辦單位按時辦結(jié)。（正確）

解析：帶括號的漢字數(shù)字或阿拉伯數(shù)字表示次序語時不加點

號，不帶括號的阿拉伯數(shù)字、拉丁字母做次序語，后面用下角點

（圓心點）。

常見錯誤七：在圖、表說明文字末尾使用句號

—6—

例10：（圖表略）

注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年12月31日；城市

人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑。（錯誤）

注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2017年12月31日；城市

人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑（正確）

解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不

用句號。即使有時說明文字較長，前面的語段已出現(xiàn)句號，最后

結(jié)尾處仍不用句號。

常見錯誤八：在標示發(fā)文年號時使用括號不規(guī)范

例11：根據(jù)x發(fā)[2018]X號文件精神，……（錯誤）

根據(jù)x發(fā)（2018）X號文件精神，……（正確）

解析：標示公文發(fā)文字號中的發(fā)文年份時，應使用六角括號。

常見錯誤九：書名號內(nèi)用頓號表示停頓

例12:根據(jù)《XX省物價局、XX省財政廳關于XX市建制鎮(zhèn)城

市基礎設施配套費征收標準的批復》（xx規(guī)（2018）X號）文件

要求，特制定本管理辦法。（錯誤）

根據(jù)《XX省物價局XX省財政廳關于XX市建制鎮(zhèn)城市基礎設

施配套費征收標準的批復》（XX規(guī)（2018）X號）文件要求，特

制定本管理辦法。（正確）

解析：書名號內(nèi)標示停頓時用空格。

常見錯誤十：句內(nèi)括號行文末尾使用標點符號不當

例13：為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的

領導，決定成立XX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領導小

組（領導小組組長由常務副區(qū)長兼任，副組長由XX局局長兼任。）,

負責該項工作的協(xié)調(diào)處理。（錯誤）

為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領導，

決定成立XX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領導小組（領

導小組組長由常務副區(qū)長兼任，副組長由XX局局長兼任），負責

該項工作的協(xié)調(diào)處理。（正確）

解析：括號內(nèi)行文末尾需要時可用問號、嘆號和省略號。除

此之外，句內(nèi)括號行文末尾通常不用標點符號。

常見錯誤十一：附件名稱后使用標點符號

例14：

附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領導小組成員名單；（錯

誤）

附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領導小組成員名單（正

確）

解析：附件名稱后不用任