機(jī)關(guān)公文格式設(shè)置規(guī)范及方法操作

機(jī)關(guān)公文格式設(shè)置規(guī)范

本方法根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)》(GB/T9704-2012),

結(jié)合實(shí)際制定。具體內(nèi)容如下：

一、辦公軟件要求

適用于微軟OFFICE—WORD文字處理軟件。永中OFFICE文字

處理軟件可參照使用。

二、頁面設(shè)置

1.選擇“頁面布局”一一選擇“頁邊距”，上：3.7厘米，

下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

2.選擇“頁面布局”一一“紙張大小”設(shè)成“A4”。

3.選擇“插入”，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成頁眉L5厘米，

頁腳2.5厘米。

4.選擇“開始”，“字體”設(shè)置為“仿宋GB2312”；“字號”

設(shè)置成“三號”。

5.按住“Ctrl+A”鍵選擇全選，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“段落”,

段前設(shè)置0磅，段后設(shè)置。磅，行距選擇固定值28。

三、插入頁號

選擇插入，點(diǎn)擊“頁碼”，選擇“頁腳中間”，需要選擇頁

腳格式的，鼠標(biāo)雙擊“頁面頁碼”，選蟀“頁碼設(shè)置”，選擇“一

2一”，選擇應(yīng)用整篇文檔，點(diǎn)擊確定。

四、公文正文排版

制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)實(shí)際需求，可以直接錄入

文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國

家標(biāo)準(zhǔn)：

L標(biāo)題一一2號方正小標(biāo)宋簡體（縣政協(xié)公文格式），

居中顯示。

2.主送機(jī)關(guān)一一3號仿宋GB2312字體，居左頂格，冒號使用

全角方式，編排于標(biāo)題下空一行位置。

3.正文——3號仿宋GB2312字體。

4.文種結(jié)構(gòu)層次一一依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”

標(biāo)注。一級標(biāo)題用3號黑體字，二級標(biāo)題用3號楷體GB2312,三

級和四級和正文一樣用3號仿宋GB2312。

5.附件—是正文內(nèi)容的組成部分。3號仿宋GB2312字體，

在正文下空一行，左空2字編排，“附件”二字后標(biāo)全角冒號和

附件名稱，附件名稱后不標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號。

6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名——3號仿宋GB2312字體，距最后一行正文

內(nèi)容3個(gè)空行放置，以成文日期為準(zhǔn)居中編排。

7.成文日期——3號仿宋GB2312字體，發(fā)文機(jī)關(guān)下方右空4

個(gè)字格編排。

8.印章一一加蓋端正，以成文日期中心為準(zhǔn)，印章下端壓成

文日期。

—2—

9.附件一一說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附

件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。處有多個(gè)附件，使用阿拉伯

數(shù)字標(biāo)注附件順序號。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長

需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

10.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、日期及印章一一成文日期一般右空4字編

排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份標(biāo)全稱，月、日不編

虛位（即1不能編為01）。發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上，以日

期為準(zhǔn)居中編排。印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和日期，印

章頂端不壓正文。（特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒?/p>

容下發(fā)文機(jī)關(guān)署名和日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解

決）

1L附件一一附件另面編排，“附件”二字及順序號用三號黑體

字頂格編排在左上角第一行，附件標(biāo)題居中編排于“附件”二空一

行位置，附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致，附

件格式要求同正文。

12.主送和抄送一一主送和抄送中間不得用分隔線，主送、抄

送、印發(fā)機(jī)關(guān)均左右各空一字符。

特別注意：最終完成后將所有文字選中，選擇TimesNew

Roman字體??！

主送：XXXXXX、XXXXXX.XXXXXX

抄送：XXX、XXX、XXX

中共XX縣委辦公室202x年X月XX日印發(fā)

五、標(biāo)點(diǎn)符號

標(biāo)點(diǎn)符號是公文的有機(jī)組成部分，也是公文起草者最容易忽

視的部分。歸納起來，常見的標(biāo)點(diǎn)符號使用錯(cuò)誤有以下十二個(gè)：

常見錯(cuò)誤一：多個(gè)書名號或引號并列時(shí)使用頓號分隔

例1:各中小學(xué)要積極貫徹落實(shí)《中華人民共和國預(yù)防未成

年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護(hù)法》、《中華人

民共和國義務(wù)教育法》及相關(guān)要求。（錯(cuò)誤）

各中小學(xué)要積極貫徹落實(shí)《中華人民共和國預(yù)防未成年人犯

罪法》《中華人民共和國未成年人保護(hù)法》《中華人民共和國義

務(wù)教育法》及相關(guān)要求。（正確）

例2：公安部門要加強(qiáng)校園“警務(wù)室”、"護(hù)學(xué)崗”、“安全網(wǎng)”

建設(shè)，落實(shí)護(hù)校制度。（錯(cuò)誤）

公安部門要加強(qiáng)校園“警務(wù)室”“護(hù)學(xué)崗”“安全網(wǎng)”建設(shè)，落實(shí)

護(hù)校制度。（正確）

解析：標(biāo)有引號的并列成分之間、標(biāo)有書名號的并列成分之

間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書

名號之間，宜用頓號。

常見錯(cuò)誤二：在標(biāo)示數(shù)值和起止年限時(shí)使用連接號不規(guī)范

例3:制定并實(shí)施學(xué)校安防達(dá)標(biāo)建設(shè)三年行動(dòng)計(jì)劃（2015-2018

年）。（錯(cuò)誤）

制定并實(shí)施學(xué)校安防達(dá)標(biāo)建設(shè)三年行動(dòng)計(jì)劃（2015—2018

年）。（正確）

—4—

例4：要加快工程進(jìn)度，確?？萍紙@3?5年內(nèi)建成。（錯(cuò)誤）

要加快工程進(jìn)度，確保科技園3?5年內(nèi)建成。（正確）

解析：標(biāo)示時(shí)間、地域的起止一般用一字線（占一個(gè)字符位

置），標(biāo)示數(shù)值范圍起止一般用浪紋線。

常見錯(cuò)誤三：在并列分句中使用逗號統(tǒng)領(lǐng)

例5：各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中要各司其

職、互相配合，工商部門負(fù)責(zé)查處取締未取得有效許可證擅自從

事經(jīng)營活動(dòng)的行為；工信部門負(fù)責(zé)依法監(jiān)督管理無線電和電子電

器產(chǎn)品維修行業(yè)；公安部門負(fù)責(zé)依法監(jiān)督管理旅館業(yè)、公章刻制

業(yè)。（錯(cuò)誤）

各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中要各司其職、互

相配合；工商部門負(fù)責(zé)查處取締未取得有效許可證擅自從事經(jīng)營

活動(dòng)的行為；工信部門負(fù)責(zé)依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品

維修行業(yè)；公安部門負(fù)責(zé)依法監(jiān)督管理旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。（正

確）

解析：用分號隔開的幾個(gè)并列分句不能由逗號統(tǒng)領(lǐng)或總結(jié)。

常見錯(cuò)誤四：在并列分句中使用句號后再使用分號

例6：一是養(yǎng)老保險(xiǎn)安置。對進(jìn)入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同

企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)；二是醫(yī)療保險(xiǎn)安置。

城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)。（錯(cuò)

誤）

一是養(yǎng)老保險(xiǎn)安置。對進(jìn)入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員

工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)。

二是醫(yī)療保險(xiǎn)安置。城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)制度已建立，可參加

城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)。（正確）

解析：分項(xiàng)列舉的各項(xiàng)或多項(xiàng)已包含句號時(shí)，各項(xiàng)的末尾不

能再用分號。

常見錯(cuò)誤五：同一形式的括號套用

例7：圍繞政府半年工作開展回頭看，認(rèn)真總結(jié)上半年工作,

科學(xué)謀劃下半年工作。（責(zé)任單位：各鎮(zhèn)（街道））（錯(cuò)誤）

圍繞政府半年工作開展回頭看，認(rèn)真總結(jié)上半年工作，科學(xué)

謀劃下半年工作。［責(zé)任單位：各鎮(zhèn)（衍道）］（正確）

解析：同一形式的括號應(yīng)盡量避免套用，必須套用括號時(shí)，

應(yīng)采用不同的括號形式配合使用。

常見錯(cuò)誤六：阿拉伯?dāng)?shù)字表示次序時(shí)使用點(diǎn)號不當(dāng)

例8:1、督促主辦單位按時(shí)辦結(jié)。（錯(cuò)誤）

1.督促主辦單位按時(shí)辦結(jié)。（正確）

例9：（1）、督促協(xié)辦單位按時(shí)辦結(jié)。（錯(cuò)誤）

（1）督促協(xié)辦單位按時(shí)辦結(jié)。（正確）

解析：帶括號的漢字?jǐn)?shù)字或阿拉伯?dāng)?shù)字表示次序語時(shí)不加點(diǎn)

號，不帶括號的阿拉伯?dāng)?shù)字、拉丁字母做次序語，后面用下角點(diǎn)

（圓心點(diǎn)）。

常見錯(cuò)誤七：在圖、表說明文字末尾使用句號

—6—

例10：（圖表略）

注：以上各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)截至?xí)r間為2017年12月31日；城市

人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個(gè)數(shù)統(tǒng)計(jì)為新口徑。（錯(cuò)誤）

注：以上各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)截至?xí)r間為2017年12月31日；城市

人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個(gè)數(shù)統(tǒng)計(jì)為新口徑（正確）

解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不

用句號。即使有時(shí)說明文字較長，前面的語段已出現(xiàn)句號，最后

結(jié)尾處仍不用句號。

常見錯(cuò)誤八：在標(biāo)示發(fā)文年號時(shí)使用括號不規(guī)范

例11：根據(jù)x發(fā)[2018]X號文件精神，……（錯(cuò)誤）

根據(jù)x發(fā)（2018）X號文件精神，……（正確）

解析：標(biāo)示公文發(fā)文字號中的發(fā)文年份時(shí)，應(yīng)使用六角括號。

常見錯(cuò)誤九：書名號內(nèi)用頓號表示停頓

例12:根據(jù)《XX省物價(jià)局、XX省財(cái)政廳關(guān)于XX市建制鎮(zhèn)城

市基礎(chǔ)設(shè)施配套費(fèi)征收標(biāo)準(zhǔn)的批復(fù)》（xx規(guī)（2018）X號）文件

要求，特制定本管理辦法。（錯(cuò)誤）

根據(jù)《XX省物價(jià)局XX省財(cái)政廳關(guān)于XX市建制鎮(zhèn)城市基礎(chǔ)設(shè)

施配套費(fèi)征收標(biāo)準(zhǔn)的批復(fù)》（XX規(guī)（2018）X號）文件要求，特

制定本管理辦法。（正確）

解析：書名號內(nèi)標(biāo)示停頓時(shí)用空格。

常見錯(cuò)誤十：句內(nèi)括號行文末尾使用標(biāo)點(diǎn)符號不當(dāng)

例13：為加強(qiáng)對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的

領(lǐng)導(dǎo)，決定成立XX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導(dǎo)小

組（領(lǐng)導(dǎo)小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任，副組長由XX局局長兼任。）,

負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)處理。（錯(cuò)誤）

為加強(qiáng)對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領(lǐng)導(dǎo)，

決定成立XX區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組（領(lǐng)

導(dǎo)小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任，副組長由XX局局長兼任），負(fù)責(zé)

該項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)處理。（正確）

解析：括號內(nèi)行文末尾需要時(shí)可用問號、嘆號和省略號。除

此之外，句內(nèi)括號行文末尾通常不用標(biāo)點(diǎn)符號。

常見錯(cuò)誤十一：附件名稱后使用標(biāo)點(diǎn)符號

例14：

附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單；（錯(cuò)

誤）

附件：1.XX區(qū)查處取締無證無照工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單（正

確）

解析：附件名稱后不用任