費用與采購管理制度

費用與采購管理制度第一章總則第一條目的與背景本制度旨在規(guī)范公司內部的費用與采購管理流程，確保費用的合理性和采購行為的規(guī)范化，提高資金使用效率、降低采購本錢，進一步促進公司的可連續(xù)發(fā)展。第二條適用范圍本制度適用于公司內部全部部門和人員。第三條定義1.費用指為公司運營和發(fā)展所發(fā)生的各類費用，包含但不限于員工薪酬、辦公用品、差旅費、會議費等。2.采購指公司為滿足業(yè)務需求而購買物品、服務或設備的行為。第四條原則1.審慎合理原則費用和采購行為應符合公司經營戰(zhàn)略和財務情形，以審慎和合理的方式進行。2.公正透亮原則費用和采購行為應公正透亮，遵從公平競爭原則，確保公平、公正、公開的采購過程。3.省時高效原則費用和采購行為應高效、方便，遵從簡化流程、節(jié)省時間的原則，提高采購效率。第二章費用管理第五條費用預算1.涉及費用的部門應在每個財年初訂立年度費用預算，經所屬上級部門審核后執(zhí)行。2.費用預算應依據公司業(yè)務需求、市場情況和預期目標進行合理的預估，并明確具體的預算項目和金額。3.部門在執(zhí)行費用支出時，應嚴格依照費用預算的范圍和金額進行掌控，未經批準不得超支。第六條費用報銷1.員工必需依照公司相關規(guī)定和程序報銷實際發(fā)生的費用，確保費用的真實性、合理性和合規(guī)性。2.員工應將費用報銷申請表、相關票據和憑證按規(guī)定流程提交至財務部門，經審批后方可獲得報銷。3.財務部門應及時審批報銷申請，對符合規(guī)定的費用予以及時支出。第七條費用審批1.涉及費用的部門負責人應對費用支出進行審批，確保費用的合理性和必需性。2.費用審批應依據不同費用項的金額和級別進行，金額較大或涉及風險較高的費用需經所屬上級部門審核。3.費用審批流程應明確，記錄完整，確保審批過程的透亮和追溯。第八條費用監(jiān)控與分析1.財務部門應定期對公司的費用進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現費用異常和問題。2.部門負責人應搭配財務部門的費用監(jiān)控工作，供應所屬部門的費用情況，并幫助解決相關問題。3.費用監(jiān)控和分析結果應按規(guī)定報告給公司領導，以便及時采取必需的調整和措施。第三章采購管理第九條采購需求確認1.部門負責人應及時將采購需求提交給采購部門，包含物品、服務或設備的種類、規(guī)格、數量、預算等明細信息。2.采購部門應依據采購需求進行確認，并訂立相應的采購計劃和時間布置。第十條采購方式1.采購應依據具體情況和采購需求，選擇相應的采購方式，包含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。2.采購方式的選擇應符合相關法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，確保公平公正，提高采購效率。第十一條采購合同1.采購部門應依據采購需求，訂立采購合同，并明確雙方的權利和義務，確保采購的合規(guī)性和合法性。2.采購合同應經采購部門負責人審批，并由雙方簽訂后方可生效。第十二條供應商管理1.采購部門應建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理，確保供應商的信譽和服務本領。2.采購部門應定期評估供應商的供貨質量、交貨時間和服務態(tài)度，及時調整供應商的評價和合作關系。第十三條采購付款1.財務部門應依據采購合同和相關憑證，及時進行采購付款，并記錄相關賬務信息。2.采購部門應及時供應采購合同和相關憑證給財務部門，確保準確無誤的付款操作。第十四條采購監(jiān)管1.采購部門應定期對采購行為進行監(jiān)管檢查，確保采購過程的規(guī)范和合規(guī)。2.公司內部審計部門對采購活動進行定期或不定期的審計，發(fā)現問題及時報告公司領導并提出改進建議。第四章法律責任第十五條違規(guī)處理1.對于違反本制度的行為，依照公司相關規(guī)定予以紀律處分，包含但不限于通報批判、警告、記過、記大過、辭退等。2.對于涉嫌違法行為的，應移交給相關部門進行調查處理，并依法追究相關責任。第五章附則第十六條本制度由公司財務部負責解釋和修訂，并依據實際情況進行適當修改和完善。第十七條本制度自發(fā)布之日起正式施行，并向全公司范圍