時間管理1課件演示教學(xué)

抱怨很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題。其實所謂時間及少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不允許而已。時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事情?！澳軌蜃觥焙汀氨緛砜梢宰觥被旧喜]有多大的差別存在。人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律。人們不善于檢查自己提高時間管理辦法，不知道“重要”與“緊要”之區(qū)別。1少做一些，做得更好！贏家專注，輸家事事嘗試--西德尼哈理斯(sidneyHarris)2重點(diǎn)是……如果你不先把石塊放進(jìn)去，就永遠(yuǎn)也放不進(jìn)去了！錯！專家回答：不論你的時程排得有多滿，只要盡全力安排，還是可以排進(jìn)更多事情！」3對時間的分析我的時間價值幾何？哪些時間是必須花的？哪些時間是不必花的？哪些時間是可花可不花的？別人是如何浪費(fèi)了我的時間？如何排除？我是如何浪費(fèi)了別人的時間？如何避免？我的時間運(yùn)用與目標(biāo)是否接近？我處理事情的順序是……處理事情的要花那么長的時間嗎？能不能縮短？哪些事情是非常緊急、需要馬上處理的？哪些事情是十分重要的？我是否進(jìn)行了充分的授權(quán)？我的高效益活動有哪些？我的低效益活動有哪些？每次會議都是必須的嗎？每次公出效益如何？每次會見都是必要的嗎？都是哪些因素干擾著我？4啟示一你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價值錢是一分一分掙來的一定要用上面的兩種表計算一下自己的時間價值規(guī)劃你的時間，以便使你將寶貴的、有限的時間用在可以產(chǎn)生最大效益的活動上6時間活動事項計劃用時實際用時浪費(fèi)超時原因8:30---9:009:00---9:309:30-10:0010:00-10:30…….17:30-18:00總計時間清單分析<時間管理>單元二7分析結(jié)果計劃性如何？有多少時段記不起來做什么？浪費(fèi)/超時多少？8工作清單分析<時間管理>單元二工作事項計劃時間實際時間延誤/浪費(fèi)無計劃用時原因總計9請進(jìn)行以下分析時間利用率：

工作清單中各個工作事項的用時之和是多少？各個工作事項，延誤、浪費(fèi)了多少時間？一個工作日中總共浪費(fèi)和延誤了多少時間？尋找原因與對策10工作緊急性分析緊急性工作事項非常緊急(馬上要做)緊急(短時間內(nèi)要做)不很緊急(可以從長計議)不緊急(無時間要求)頻次時間分析出每天(每周、每月)的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序11分析你每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作？非常緊急的工作事項如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。緊急事項愈多，時間管理問題就愈大除非常緊急之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急？12分析你每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)重要的工作事項所占時間越多，時間管理就越合理一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項特別注意對“重要”的工作事項進(jìn)行分析13高效益活動分析-目標(biāo)(職務(wù))貢獻(xiàn)度目標(biāo)(職務(wù))貢獻(xiàn)度“銷售經(jīng)理的一天”中活動(工作事項)的貢獻(xiàn)度排序與財務(wù)經(jīng)理討論營銷預(yù)算問題撰寫招聘計劃與人事經(jīng)理協(xié)商招聘計劃接待一個客戶匯報打電話給下屬指示準(zhǔn)備向營銷總監(jiān)匯報的資料接待投訴替下屬修改銷售報告……14高效益活動分析-必要程度“銷售經(jīng)理的一天”中活動的必要程度排序(必要?不必要)與財務(wù)經(jīng)理討論營銷預(yù)算問題與人事經(jīng)理協(xié)商招聘計劃打電話匯報給下屬指示準(zhǔn)備向營銷總監(jiān)匯報的資料撰寫招聘計劃接待一個客戶接待投訴替下屬修改銷售報告15高效益活動分析-所需時間“銷售經(jīng)理的一天”中活動的用時排序(由少?多)接待投訴：10分鐘接待一個客戶：30分鐘準(zhǔn)備向營銷總監(jiān)匯報的資料：30分鐘撰寫招聘計劃：30分鐘替下屬修改銷售報告：30分鐘與財務(wù)經(jīng)理討論營銷預(yù)算問題：35分鐘給下屬指示：45分鐘打電話(含打電話詢問投訴之事)：55分鐘匯報(向營銷總監(jiān)和老總)：60分鐘與人事經(jīng)理協(xié)商招聘計劃：60分鐘16高效益活動分析分析活動目標(biāo)(職務(wù))貢獻(xiàn)排序必要程度排序所需時間排序高效益活動排序與財務(wù)經(jīng)理討論營銷預(yù)算問題1161與人事經(jīng)理協(xié)商招聘計劃32104打電話6385匯報5497給下屬指示7578準(zhǔn)備匯報資料8636撰寫招聘計劃2742接待投訴9919替下屬修改銷售報告1010510接待客戶482317時間管理的原則原則一：80/20原則所謂80/20原則是：假如工作項目是以某價值序列排定的，則80%的價值來自于20%的項目項式，而剩下的20%的價值則來自于80%的項目。二八原則（帕累托原則）：用80%的時間做20%最重要的事情。由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出。其核心內(nèi)容是生活中80％的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比如，總是那些20％的客戶給你帶來了80％的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80％的利潤；世界上80％的財富是被20%的人掌握著，世界上80％的人只分享了20％的財富。因此，要把注意力放在20％的關(guān)鍵事情上。

<時間管理>單元三18干擾因素分析突發(fā)性干擾：不速之客電話干擾突然約見經(jīng)常救火拖延性干擾：缺乏自律文件陳雜(用時找不到)工作拖延不會說“不”想干的事太多條理不清計劃不周無效會議19時間竊賊

1、

缺乏明確的目標(biāo)

2、

拖延

3、

缺乏優(yōu)先順序

4、

想做的事情太多

5、

做事有頭無尾

6、不會授權(quán)

7、

不會拒絕別人的請求

8、

匆匆決定，匆匆放棄；

9、

行動緩慢

10、懶惰

20●打擾（電話或沒有預(yù)約客人）●重要性次序無所調(diào)整●沒有目標(biāo)、次序和計劃●叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕●個人缺乏組織能力●缺乏自律●會議●資料不完整或有所延誤●文書工作及繁文縟節(jié)●分不清責(zé)任和權(quán)力時間大盜21突發(fā)性干擾者順序上司自己朋友同事下屬客戶22目標(biāo)ABC原則目標(biāo)ABC原則就是在最有價值的那些某項目旁邊，標(biāo)上大寫的A字，在稍低價值的項目旁邊標(biāo)上大寫的B字，在價值最低的項目旁邊標(biāo)上C字。這樣就可以更清楚的認(rèn)識表上每一項重點(diǎn)的選擇，從而減少工作的盲目性。<時間管理>單元三

23時間自然法則總結(jié)（表三）24第一象限馬上做，盡快完成緊急重要第二象限主要精力和時間放在處理重要但不緊急的事情上不緊急重要第三象限學(xué)會說“不”緊急不重要第四象限盡量不去做不值得做的，千萬別做：（1）不值得做的事會讓你誤以為自己完成了某些事情。（2）不值得做的事會消耗時間和精力。（3）不值得做的事會浪費(fèi)生命。（4）不值得做的事會生生不息不緊急不重要重要不重要第二象限工作法緊急不緊急<時間管理>單元三25˙設(shè)備發(fā)生故障致使生產(chǎn)停擺˙重傷害急救˙員工之間產(chǎn)生肢體沖突˙停電˙計算機(jī)死機(jī)˙顧客抱怨危機(jī)急迫的問題

Ⅰ˙制度之興革˙計劃之研擬 ˙個人及部屬管理技能之提升˙公關(guān)之促進(jìn) ˙問題之檢查與追蹤˙健康檢查防患未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃、休閑

Ⅱ˙有些電話˙有些不速之客到訪˙有些會議之出列席˙有些無謂之請托˙有些臨時之邀約不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的問題受歡迎的活動

Ⅲ

˙有些交際應(yīng)酬˙有些文件之處理 ˙處理屬下執(zhí)掌范圍內(nèi)之事˙自我干擾（如作白日夢、工作前先抽煙、先清理辦公桌，或閱讀報紙雜志）Ⅳ繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時間之事有趣的活

緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事時間管理象限圖II象限——不緊急但重要

項目準(zhǔn)備計劃專業(yè)學(xué)習(xí)身體鍛煉遠(yuǎn)景規(guī)劃產(chǎn)品創(chuàng)新人才培養(yǎng)組織協(xié)調(diào)

III象限——緊急但不重要:

無關(guān)的電話:故人來訪塞車、感冒突發(fā)事件日常文件工作例會

IV象限——不緊急也不重要:閑談;浪費(fèi)時間與工作無關(guān)的其他事請

I象限——緊急且重要

公司目標(biāo)部門目標(biāo)重要項目重要會議與客戶洽談業(yè)務(wù)未按時交貨設(shè)備出故障

產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題26計劃原則必須制定計劃必須執(zhí)行計劃計劃按照時間和內(nèi)容可分為：日計劃、月計劃、季計劃、年計劃、項目計劃等。堅持執(zhí)行計劃是時間管理的共同原則，如果不去堅持執(zhí)行計劃，什么樣的時間計劃和管理都是沒有用的!<時間管理>單元三27養(yǎng)成習(xí)慣你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣。對于職業(yè)經(jīng)理人來說壞習(xí)慣是可以并且一定要改的。好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的時間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成的。<時間管理>單元三28問題是：怎么辦？→建立目標(biāo)→每天作時間計劃→編排優(yōu)先次序，定下限期→運(yùn)用時間管理原則（找出最重要之事并先完成它）→改善技巧，排除打擾→憑借組織安排打電話→利用“QuietAnHour”（清凈一小時），學(xué)習(xí)說“不”→一次性時間處理文件→跟隨會議議程，控制會議時間→請別人幫忙→克服人性弱點(diǎn)，走出時間陷阱29時間管理的三個方法時間管理方法一時間管理方法二時間管理方法三日計劃會議管理會見管理<時間管理>單元四30日計劃日計劃的原則日計劃的五個步驟原則一：必須每日做計劃原則二：必須執(zhí)行日計劃原則三：必須書面表達(dá)原則四：每天用15分鐘規(guī)劃第一步：列出工作任務(wù)第二步：估計工作須要的時間第三步：預(yù)留機(jī)動時間給意外工作第四步：決定優(yōu)先級第五步：事后的檢查<