酒店行業(yè)食品材料采購(gòu)制度及流程

酒店行業(yè)食品材料采購(gòu)制度及流程一、制定目的及范圍為提升酒店食品材料采購(gòu)的效率與規(guī)范性，確保食品安全與質(zhì)量，特制定本制度。該制度適用于酒店內(nèi)所有食品材料的采購(gòu)，包括但不限于原材料、半成品及相關(guān)配料，涵蓋日常采購(gòu)、集中采購(gòu)及應(yīng)急采購(gòu)等多種形式。二、采購(gòu)原則1.采購(gòu)應(yīng)遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格及供應(yīng)商信譽(yù)，優(yōu)選合適的供應(yīng)商。2.所有采購(gòu)物資必須來(lái)自合法合規(guī)的供應(yīng)商，確保食品安全，所有采購(gòu)物資需開具合法發(fā)票。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與采購(gòu)人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購(gòu)流程1.日常采購(gòu)流程1.1需求確認(rèn)：各部門根據(jù)實(shí)際需求，向倉(cāng)庫(kù)查詢庫(kù)存情況，確認(rèn)所需食品材料。1.2填寫申購(gòu)單：申購(gòu)人需填寫“食品材料申購(gòu)單”，詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。1.3申購(gòu)審批：申購(gòu)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)需求的合理性與必要性后，提交至采購(gòu)部門。1.4詢價(jià)與比價(jià)：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)詢價(jià)，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商，獲取報(bào)價(jià)并進(jìn)行比價(jià)。1.5核價(jià)與審批：根據(jù)市場(chǎng)行情及歷史價(jià)格進(jìn)行核價(jià)，填寫核價(jià)結(jié)果，流轉(zhuǎn)單需逐級(jí)審批，最終報(bào)酒店管理層審批。1.6采購(gòu)實(shí)施與驗(yàn)收：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門下單，物資到貨后由相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)量與質(zhì)量符合要求，合格后入庫(kù)。1.7報(bào)銷流程：采購(gòu)物資需在貨到后一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷，逾期不予受理，相關(guān)單據(jù)需妥善保存。2.集中采購(gòu)流程2.1集中計(jì)劃采購(gòu)：各部門需在每月25日前提交集中采購(gòu)需求，采購(gòu)部門匯總后進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)，以降低成本。2.2供應(yīng)商選擇：集中采購(gòu)時(shí)，需對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，確保其具備穩(wěn)定的供貨能力與良好的信譽(yù)。2.3合同簽署：集中采購(gòu)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽署合同，明確供貨時(shí)間、數(shù)量及價(jià)格等條款。3.應(yīng)急采購(gòu)流程3.1應(yīng)急情況確認(rèn)：在突發(fā)情況下，如食品材料短缺或質(zhì)量問(wèn)題，需立即啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)流程。3.2快速?zèng)Q策：由應(yīng)急小組進(jìn)行快速?zèng)Q策，無(wú)需進(jìn)行詢價(jià)，直接聯(lián)系合格供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.3事后備案：應(yīng)急采購(gòu)?fù)瓿珊?，需在事后進(jìn)行備案，填寫應(yīng)急采購(gòu)報(bào)告，說(shuō)明采購(gòu)原因及相關(guān)情況。4.年度采購(gòu)流程4.1年度需求預(yù)測(cè)：各部門需根據(jù)歷史數(shù)據(jù)與市場(chǎng)趨勢(shì)，提前編制年度食品材料采購(gòu)計(jì)劃。4.2預(yù)算審批：年度采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，確保預(yù)算合理，符合酒店整體財(cái)務(wù)規(guī)劃。4.3定期評(píng)估：年度采購(gòu)過(guò)程中，需定期評(píng)估供應(yīng)商的表現(xiàn)，確保其持續(xù)滿足酒店的需求。四、備案與記錄所有采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)部門需將相關(guān)單據(jù)（如申購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、入庫(kù)單及發(fā)票）進(jìn)行歸檔，確保信息的完整性與可追溯性。所有記錄需保存至少三年，以備審計(jì)與檢查。五、采購(gòu)紀(jì)律與責(zé)任1.采購(gòu)人員職責(zé)：采購(gòu)人員需建立供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量與安全。2.行為規(guī)范：采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者