合同及招標(biāo)管理制度

合同及招標(biāo)管理制度合同編號(hào)：__________甲方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________乙方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范合同及招標(biāo)管理工作，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類合同的簽訂、履行、結(jié)算、檔案管理以及招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)等活動(dòng)。3.基本原則（1）合法合規(guī)原則：合同及招標(biāo)活動(dòng)應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策的要求。（2）平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商簽訂合同。（3）誠實(shí)信用原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)。（4）公平公正原則：招標(biāo)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保證競爭的公平性。二、合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.合同管理部門的設(shè)置公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的日常管理工作。2.合同管理部門的職責(zé)（1）制定和完善合同管理制度。（2）審查合同的合法性、完整性和可行性。（3）監(jiān)督合同的履行情況，及時(shí)發(fā)覺和解決問題。（4）負(fù)責(zé)合同的檔案管理工作。3.相關(guān)部門的職責(zé)（1）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判和簽訂工作，并對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤。（2）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核和資金結(jié)算工作。（3）法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審核和糾紛處理工作。三、合同的簽訂1.合同簽訂的流程（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，并填寫《合同審批表》。（2）合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。（3）法務(wù)部門審核通過后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。（4）財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（5）公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，正式簽訂合同。2.合同主體的審查（1）審查合同主體的資格和資質(zhì)，保證其具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。（2）審查合同主體的信譽(yù)和履約能力，了解其過往的經(jīng)營情況和信用記錄。3.合同條款的擬定（1）合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。（2）合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定和公司的利益，避免出現(xiàn)模糊不清或不利于公司的條款。四、合同的履行1.合同履行的監(jiān)督（1）合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)覺和解決問題。（2）業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同履行的具體工作，按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式履行合同義務(wù)。2.合同履行中的變更與調(diào)整（1）如因客觀情況發(fā)生變化，需要對(duì)合同進(jìn)行變更或調(diào)整的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（2）變更或調(diào)整后的合同應(yīng)按照合同簽訂的流程進(jìn)行審批。3.合同履行中的糾紛處理（1）如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。（2）協(xié)商不成的，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟解決。五、合同的結(jié)算1.結(jié)算的依據(jù)和程序（1）合同結(jié)算應(yīng)以合同約定的價(jià)款或報(bào)酬為依據(jù)，按照合同約定的結(jié)算方式和時(shí)間進(jìn)行結(jié)算。（2）業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同履行情況，填寫《結(jié)算申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。（3）財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)證明材料，對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核。（4）審核通過后，按照公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行資金結(jié)算。2.結(jié)算的審核與審批（1）結(jié)算審核應(yīng)包括對(duì)結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、結(jié)算方式等內(nèi)容的審核。（2）結(jié)算審批應(yīng)按照公司的審批流程進(jìn)行，保證結(jié)算的合法性和合理性。六、合同的檔案管理1.合同檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)材料移交合同管理部門。（2）合同管理部門應(yīng)對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和登記，建立合同檔案管理臺(tái)賬。2.合同檔案的保管與利用（1）合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。（2）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.合同檔案的銷毀（1）對(duì)超過保管期限的合同檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定和銷毀。（2）銷毀合同檔案應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門和相關(guān)部門共同監(jiān)督銷毀。七、招標(biāo)管理1.招標(biāo)的范圍和方式（1）公司的工程項(xiàng)目、物資采購、服務(wù)采購等活動(dòng)，符合招標(biāo)條件的，應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)。（2）招標(biāo)方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的具體情況選擇合適的招標(biāo)方式。2.招標(biāo)的流程與程序（1）編制招標(biāo)文件：根據(jù)項(xiàng)目需求，編制詳細(xì)的招標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、合同條款等內(nèi)容。（2）發(fā)布招標(biāo)公告：通過指定的媒體發(fā)布招標(biāo)公告，向潛在投標(biāo)人公開招標(biāo)信息。（3）發(fā)售招標(biāo)文件：向符合條件的潛在投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，收取招標(biāo)文件費(fèi)用。（4）答疑與澄清：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，對(duì)潛在投標(biāo)人提出的問題進(jìn)行答疑和澄清，保證投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件的理解一致。（5）開標(biāo)：在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，公開開標(biāo)，檢查投標(biāo)文件的密封性，唱標(biāo)并記錄投標(biāo)價(jià)格等信息。（6）評(píng)標(biāo)：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，按照評(píng)標(biāo)辦法對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。（7）定標(biāo)：根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)人，并發(fā)出中標(biāo)通知書。（8）簽訂合同：中標(biāo)人與公司簽訂合同，履行合同約定的義務(wù)。3.招標(biāo)文件的編制與發(fā)布（1）招標(biāo)文件應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，符合法律法規(guī)和公司的要求。（2）招標(biāo)文件的編制應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保證潛在投標(biāo)人的平等競爭機(jī)會(huì)。（3）招標(biāo)文件發(fā)布前，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。八、投標(biāo)管理1.投標(biāo)的資格審查（1）公司對(duì)潛在投標(biāo)人進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括投標(biāo)人的資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等。（2）潛在投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的資格審查材料。2.投標(biāo)文件的編制與提交（1）投標(biāo)人應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件的要求，編制投標(biāo)文件，包括商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)和報(bào)價(jià)標(biāo)等內(nèi)容。（2）投標(biāo)文件應(yīng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范、裝訂整齊，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交給公司。3.投標(biāo)的評(píng)審與定標(biāo)（1）公司按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)辦法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。（2）評(píng)標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格保密，保證評(píng)標(biāo)結(jié)果的公正性和客觀性。（3）公司根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)人，并發(fā)出中標(biāo)通知書。九、評(píng)標(biāo)管理1.評(píng)標(biāo)委員會(huì)的組成與職責(zé)（1）評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員和外部專家組成，人數(shù)為奇數(shù)。（2）評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，提出評(píng)審意見和建議，確定中標(biāo)候選人。2.評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)與方法（1）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求制定，包括技術(shù)要求、商務(wù)要求、價(jià)格要求等內(nèi)容。（2）評(píng)標(biāo)方法應(yīng)科學(xué)合理，符合法律法規(guī)和公司的要求，常用的評(píng)標(biāo)方法有綜合評(píng)估法、最低價(jià)評(píng)標(biāo)法等。3.評(píng)標(biāo)過程的監(jiān)督與管理（1）評(píng)標(biāo)過程應(yīng)在嚴(yán)格的監(jiān)督下進(jìn)行，保證評(píng)標(biāo)工作的公正性和合法性。（2）公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)評(píng)標(biāo)過程的管理，及時(shí)解決評(píng)標(biāo)過程中出現(xiàn)的問題。十、合同及招標(biāo)的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查的機(jī)構(gòu)與職責(zé)（1）公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)合同及招標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。（2）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)的職責(zé)包括檢查合同及招標(biāo)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性，檢查合同的履行情況，檢查招標(biāo)程序的執(zhí)行情況等。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容與方式（1）監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同的簽訂、履行、變更、結(jié)算等情況，招標(biāo)的范圍、方式、程序、文件編制等情況。（2）監(jiān)督檢查的方式包括定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等。3.違規(guī)行為的處理（1）對(duì)在合同及招標(biāo)活動(dòng)中發(fā)覺的違規(guī)行為，監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（2）對(duì)違規(guī)行為的處理方式包括警告、罰款、暫?；蛉∠稑?biāo)資格、解除合同等。十一、法律責(zé)任1.違反合同及招標(biāo)管理制度的責(zé)任（1）合同雙方違反本制度的規(guī)定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，包括支付違約金、賠償損失等。（2）公司內(nèi)部人員違反本制度的規(guī)定，應(yīng)根據(jù)公司的規(guī)章制度進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。2.法律糾紛的處理與責(zé)任追究（1）如因合同及招標(biāo)活動(dòng)發(fā)生法律糾紛，公司應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（2）對(duì)在法律糾紛中因故意或重大過失給公司造成損失的人員，公司應(yīng)依法追究其責(zé)任。十二、附則1.術(shù)語解釋對(duì)本制度中涉及的專業(yè)術(shù)語進(jìn)行解釋，保證制度的理解和執(zhí)行一致性。2.制度的修訂與解釋本制度由公司合同管理部門負(fù)責(zé)修訂和解釋，修訂后的制度應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.制度的實(shí)施日期本制度自