印章與文書管理制度

印章與文書管理制度第一章總則第一條本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部印章及文書管理的使用與管理，確保印章和文書的安全性、有效性和合規(guī)性，維護公司的利益和形象。第二條本制度適用于公司內(nèi)全部部門和員工，包含全職、兼職、臨時工等，任何人都必需遵守本制度的規(guī)定。第二章印章管理第三條印章是公司的緊要資產(chǎn)，應嚴格掌控和管理。公司設(shè)立以下類型的印章：公司公章：用于公文、合同、法律文書等緊要文件上，由公司法定代表人保管。人事專用章：用于員工合同、工資單等與人事相關(guān)的文件上，由人力資源部負責保管。財務專用章：用于財務相關(guān)文件上，由財務部負責保管。秘書專用章：用于各級會議文件上，由秘書處負責保管。第四條印章使用必需符合以下要求：嚴禁私自制作、更改、損毀印章。嚴禁非授權(quán)人員使用印章。嚴禁將印章外借、亂放或弄丟。第五條印章保管必需符合以下要求：公司公章由公司法定代表人親自保管，不得委托他人代理或移交給他人。人事專用章、財務專用章、秘書專用章由各相應部門負責人保管，不得私自轉(zhuǎn)交或外借。第六條印章使用程序：使用公司公章的文件，必需經(jīng)公司法定代表人審批并簽字。使用人事專用章、財務專用章、秘書專用章的文件，必需經(jīng)相應部門負責人審批并簽字。第七條印章遺失或損毀的處理：一旦發(fā)現(xiàn)印章遺失或損毀，應立刻向公司法定代表人報告，并樂觀搭配相關(guān)部門進行調(diào)查。對于遺失的印章，需立刻向公安機關(guān)報案，并在媒體上發(fā)布招領(lǐng)啟事。對于損毀的印章，需立刻重新制作并報備相關(guān)管理部門。第三章文書管理第八條公司的文書包含各類文件、合同、協(xié)議、報告、備忘錄等書面料子，必需進行科學的管理和妥當保管。第九條文書的登錄與編號：全部文書必需進行登錄，并按規(guī)定的格式編號。登錄時需填寫文書名稱、起止日期、申請單位、備案人等信息。第十條文書的歸檔與保管：歸檔操作由各部門負責人或?qū)Ｈ诉M行，確保信息的完整性和準確性。歸檔時需依照文件種類和年度進行分類存放，建立明確的檔案目錄和編號規(guī)定，并定期進行更新和整理。歸檔后的文書必需存放在經(jīng)過防火、防潮、防蛀等安全措施的檔案室內(nèi)。第十一條文書的借閱和歸還：借閱文書須填寫借閱登記表，并經(jīng)相關(guān)部門負責人批準簽字。被借閱的文書必需妥當保管，嚴禁涂改、遺失或私自轉(zhuǎn)借給他人。借閱期限不得超出30天，逾期需重新申請延期，并經(jīng)相關(guān)部門審批。第十二條文書的銷毀與報廢：依照規(guī)定的保管期限，定期對無連續(xù)保管價值的文書進行清理、銷毀或報廢。銷毀前需經(jīng)過相關(guān)部門負責人審核，并出具銷毀報告。對于涉及公司利益、風險掌控、法律訴訟等緊要文書，須依照法律法規(guī)的要求進行長期保管。第四章審查與監(jiān)督第十三條公司內(nèi)設(shè)立印章與文書管理監(jiān)督委員會，由部門負責人和相關(guān)職能部門的負責人構(gòu)成，負責企業(yè)內(nèi)部印章與文書管理的監(jiān)督與協(xié)調(diào)。第十四條監(jiān)督委員會應定期對公司印章與文書管理情況進行檢查和評估，并提出改進建議。第十五條監(jiān)督委員會對印章使用、保管和管理進行抽查，并對文書的登錄、歸檔、借閱和銷毀進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正并報告公司領(lǐng)導。第五章附則第十六條本制度的解釋權(quán)歸公司全部，任何對本制度的修改必需經(jīng)過公司領(lǐng)導的批準并發(fā)布通知。第十七條本制度自發(fā)布之日起實施，公司內(nèi)的相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準。第十八條本制度的內(nèi)