外事交流管理制度

外事溝通管理制度1.總則本制度旨在規(guī)范企業(yè)外事溝通活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)外合作與溝通的管理，提升企業(yè)形象，促進(jìn)國(guó)內(nèi)外間的合作與發(fā)展。本制度適用于我公司全體員工的外事溝通活動(dòng)。2.外事溝通活動(dòng)的范圍外事溝通活動(dòng)包含但不限于以下內(nèi)容：國(guó)際商務(wù)洽談合作項(xiàng)目考察與洽談參加國(guó)內(nèi)外展覽會(huì)、論壇、研討會(huì)等活動(dòng)接待外賓、客商、合作伙伴等3.外事溝通活動(dòng)的組織與布置3.1外事溝通活動(dòng)的組織與布置由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人或經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的相關(guān)部門負(fù)責(zé)，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行。3.2外事溝通活動(dòng)需要提前進(jìn)行計(jì)劃和布置，包含活動(dòng)時(shí)間、地方、參加人員、會(huì)議議程以及相關(guān)人員的任務(wù)分工等。3.3在組織外事溝通活動(dòng)期間，需要統(tǒng)籌考慮參加人員的日程布置、留宿、交通、飲食等需求，并供應(yīng)必需的支持和幫助。4.外事溝通活動(dòng)的審批程序4.1外事溝通活動(dòng)的布置需經(jīng)企業(yè)管理負(fù)責(zé)人或經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的相關(guān)部門審批，確?；顒?dòng)符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和相關(guān)法規(guī)。4.2提交外事溝通活動(dòng)計(jì)劃書，包含活動(dòng)目的、時(shí)間、地方、預(yù)算等相關(guān)內(nèi)容，經(jīng)審批通過(guò)后方可組織實(shí)施。4.3審批程序需及時(shí)高效，審批結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)參加人員，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。5.外事溝通活動(dòng)的保密與安全5.1外事溝通活動(dòng)中涉及的機(jī)密信息、商業(yè)機(jī)密以及企業(yè)核心技術(shù)等保密內(nèi)容，參加人員必需嚴(yán)守秘密，不得泄露或向外界透露相關(guān)信息。5.2外事溝通活動(dòng)中，參加人員需妥當(dāng)保管個(gè)人財(cái)物和緊要文件，注意人身安全，如遇緊急情況及時(shí)報(bào)警并及時(shí)向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人匯報(bào)。5.3外事溝通活動(dòng)中使用的設(shè)備、技術(shù)等應(yīng)符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)，并依照企業(yè)的信息安全管理規(guī)定進(jìn)行使用和保護(hù)。6.外事溝通活動(dòng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)6.1外事溝通活動(dòng)中涉及的技術(shù)、創(chuàng)新、商標(biāo)、專利等知識(shí)產(chǎn)權(quán)，參加人員應(yīng)妥當(dāng)保護(hù)，注意防止知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為。6.2參加人員在外事溝通活動(dòng)中簽訂合作協(xié)議、合同等文件時(shí)，要認(rèn)真審查合同條款，確保企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到充分保護(hù)。6.3參加人員發(fā)現(xiàn)有他人侵害我公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的行為時(shí)，應(yīng)及時(shí)向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人報(bào)告，及時(shí)采取必需的方式進(jìn)行維權(quán)。7.外事溝通活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)管理7.1外事溝通活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)由企業(yè)統(tǒng)一布置和管理，參加人員應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況合理布置經(jīng)費(fèi)使用，遵從節(jié)省用途、合規(guī)合理的原則。7.2參加人員必需事先報(bào)銷外事溝通活動(dòng)所需費(fèi)用，并依照企業(yè)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行相關(guān)記錄和歸檔工作。7.3外事溝通活動(dòng)中的差旅費(fèi)、飲食費(fèi)、禮品費(fèi)等支出應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，并保存相關(guān)發(fā)票和票據(jù)作為經(jīng)費(fèi)使用的依據(jù)。8.外事溝通活動(dòng)的總結(jié)與評(píng)估8.1外事溝通活動(dòng)結(jié)束后，參加人員應(yīng)及時(shí)總結(jié)與評(píng)估活動(dòng)的效果和收獲，并向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人提出修改與改進(jìn)的建議。8.2外事溝通活動(dòng)的總結(jié)與評(píng)估應(yīng)包含活動(dòng)的組織與布置、參加人員的表現(xiàn)與發(fā)現(xiàn)、合作項(xiàng)目的成績(jī)與問(wèn)題等內(nèi)容。8.3總結(jié)與評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為提升外事溝通活動(dòng)質(zhì)量和效果的參考，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整。9.附則9.1外事溝通活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄并向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人報(bào)告，由相關(guān)部門依照企業(yè)相關(guān)制度進(jìn)行處理。9.2外事溝通活動(dòng)中顯現(xiàn)的緊急情況，應(yīng)及時(shí)采取緊急措施，并及時(shí)向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人報(bào)告，保障參加人員的人身安全和資產(chǎn)安全。9.3本制度以及相關(guān)外事溝通活動(dòng)的具體實(shí)施細(xì)則由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人或經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的相關(guān)部門進(jìn)行解釋