《幼兒園檔案管理規(guī)范》

ICS01.140.20

CCSA14

45

廣西壯族自治區(qū)地方標(biāo)準(zhǔn)

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幼兒園檔案管理規(guī)范

Spesificationforarchivemanagementofkindergarten

（征求意見稿）

（本草案完成時間：2022-09-29）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實施

廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布

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幼兒園檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了幼兒園檔案管理規(guī)范中總體要求、工作職責(zé)、檔案室管理、檔案分類、檔案保存、檔

案借閱和檔案銷毀。

本文件適用于廣西壯族自治區(qū)區(qū)內(nèi)幼兒園檔案管理。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒有規(guī)范性引用文件。

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

紙質(zhì)文件paperdocument

立檔單位在其職能活動中形成和辦理完畢后作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

電子文件electronicrecord

以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

[來源：DA/T1—2000，2.13]

邏輯歸檔logicalarchiving

將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在邏輯歸檔工作中，電子文件的存儲格式和位置保

持不變。

4檔案管理要求

檔案資料字跡應(yīng)清晰、工整。

應(yīng)使用黑色墨水筆書寫檔案資料的手寫內(nèi)容。

每年至少進(jìn)行1次檔案清理規(guī)整，并更新檔案目錄

檔案室應(yīng)保持清潔、干燥，配置防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防鼠害、防有害光線和防污

染的設(shè)施設(shè)備，并安裝鐵門、鐵窗。

未經(jīng)檔案管理員允許，非檔案室工作人員不準(zhǔn)許進(jìn)入檔案室。

檔案室內(nèi)不準(zhǔn)許拍照、錄音、錄像。

5工作職責(zé)

應(yīng)明確園務(wù)檔案管理部門，設(shè)置檔案管理崗位，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門各項材料收集、整理,并負(fù)責(zé)園內(nèi)

各項檔案進(jìn)行紙質(zhì)文檔和電子文檔的收集、整理、分類保存、借閱、銷毀的相關(guān)工作。

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園長對園務(wù)檔案管理工作負(fù)總責(zé)任，分管副園長負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查檔案管理員日常工作。

園務(wù)檔案管理部門應(yīng)定期向本單位負(fù)責(zé)人報告檔案管理情況。

園務(wù)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。

6檔案分類

黨務(wù)檔案

黨務(wù)工作、活動形成的文件材料包括：

——上級黨組織下發(fā)的文件、通知、學(xué)習(xí)資料、黨支部會議記錄材料；

——年度黨務(wù)工作計劃、總結(jié)材料；

——黨員花名冊、黨費繳納臺賬；

——發(fā)展黨員材料；

——黨支委做的工作報告、專題講話、黨課講稿和演示材料；

——重要黨務(wù)活動的文字材料和照片、錄音和視頻材料；

——黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移的相關(guān)材料和臺賬；

——年度民主評議黨員材料；

——上級黨組織的表彰文件和相關(guān)材料；

——向上級黨組織報送的請示文件，上級黨組織的指示、批復(fù)文件；

——其他黨務(wù)材料。

人事檔案

6.2.1履歷材料包括：

——教職工（干部）履歷表單、登記表單、簡歷表單和簡歷材料；

——教職工各類人員登記表單；

——教職工更改姓名的記錄資料。

6.2.2自傳材料包括由本人書寫的敘述本人經(jīng)歷、思想變化過程、家庭情況、社會關(guān)系等內(nèi)容的材料。

6.2.3鑒定、考核和考察材料包括：

——以鑒定為主要內(nèi)容的登記表單；

——由組織出具的職工表現(xiàn)材料；

——干部考核和民主評議的綜合材料；

——作為干部任免、教職工調(diào)動依據(jù)的正式考核綜合材料。

6.2.4學(xué)歷和評聘技術(shù)職務(wù)材料包括：

——報考高等學(xué)校的登記表單、審查表單、選拔留學(xué)生登記表單；

——大中專院校畢業(yè)登記表單、學(xué)習(xí)成績表單、高校招生登記表單、畢業(yè)生派遣證明材料、報到

證明材料；

——學(xué)歷、學(xué)位證明材料；

——專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表單、套改、晉升、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的證明材料；

——創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文等材料。

6.2.5政審材料包括：

——審查職工歷史情況的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、交代或說明等材

料及主要的證明材料；

——入黨、入團(tuán)、參軍、入學(xué)、出國等政審調(diào)查材料；

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——更改姓名、民族、年齡、參加工作時間的組織審查材料及所依據(jù)的證明材料；

——家庭成員及主要社會關(guān)系政治歷史情況的證明等材料。

6.2.6加入黨團(tuán)材料包括：

——入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、入黨申請書；

——黨員登記表單、不予登記的決定文書、組織審批意見文書及所依據(jù)的材料、取消預(yù)備黨員資

格的組織意見文書、認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料及組織審批材料；

——加入民主黨派的有關(guān)材料。

6.2.7獎勵材料包括：

——各級先進(jìn)人物、英雄模范稱號登記/審批表單；

——模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料；

——創(chuàng)造發(fā)明事跡、各種科技和業(yè)務(wù)獎勵材料；

——立功授獎、年功表彰等材料。

6.2.8處分材料包括：

——處分決定文書、查證核實材料、本人對處分的意見材料和檢查材料；

——甄別、復(fù)查報告、解除、撤消處分的決定文書、上級批復(fù)文書和本人意見材料；

——通報批評材料。

6.2.9任免、工資、出國和退（離）休等材料包括：

——干部任免呈報表單；

——錄用、聘用、招聘、提拔、轉(zhuǎn)干登記和審批表單；

——兵役（入伍）登記表單、退伍、軍轉(zhuǎn)干部審批表單；

——工資級別變動登記表單、職務(wù)工資變動登記表單；

——見習(xí)期、試用期、定級、晉級等各種工資變動登記/審批表單；

——出國出境人員審查表單；

——職工辭職、退職、離休、退休等審批材料；

——各類代表大會代表登記表單；

——有關(guān)工齡方面的證明材料及組織參考材料；

——招工審批表。

6.2.10其他類材料包括：

——工會會員及各種協(xié)會登記表單；

——證明有殘疾的體檢表單等證明材料；

——非正常死亡的調(diào)查報告文件及材料；

——職工逝世后的生平、報道等材料。

園務(wù)檔案

幼兒園開展日常工作產(chǎn)生的材料包括：

——上級部門下達(dá)的指導(dǎo)性文件；

——園務(wù)工作計劃和總結(jié)材料；

——幼兒園規(guī)章制度文件；

——園務(wù)會議材料包括：

?幼兒園領(lǐng)導(dǎo)班子會議材料；

?園務(wù)會議材料；

?教職工代表會議材料；

?全體教職工大會材料。

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——幼兒園大事記材料。

教育教學(xué)檔案

教師培訓(xùn)檔案包括：

——培訓(xùn)計劃材料；

——培訓(xùn)方案材料；

——培訓(xùn)通知材料；

——培訓(xùn)記錄材料；

——培訓(xùn)資料。

6.4.1教學(xué)活動檔案

教學(xué)活動檔案包括：

——學(xué)期教學(xué)計劃材料；

——周計劃表單；

——活動教案材料；

——活動反思材料；

——教學(xué)參考資料。

6.4.2家園共育檔案

家園共育檔案包括：

——家長學(xué)校材料：

?家長學(xué)校組織機(jī)構(gòu)名單材料；

?家長學(xué)校工作計劃、家長學(xué)校工作總結(jié)材料；

?家長學(xué)校家園共育學(xué)習(xí)材料。

——家長會記錄材料；

——家長開放日活動記錄材料；

——班級家園欄材料；

——班級圈家園聯(lián)系材料；

——家長進(jìn)課堂活動材料。

幼兒園保健檔案

6.5.1組織管理工作形成的材料包括：

——保健室（醫(yī)務(wù)室）年度工作計劃與總結(jié)材料；

——醫(yī)護(hù)人員年度崗職分工方案材料。

6.5.2生活制度材料包括：

——兒童一日生活制度文件；

——兒童膳食與營養(yǎng)制度文件；

——兒童體格鍛煉制度文件；

——兒童健康檢查制度文件；

——衛(wèi)生與消毒制度文件；

——傳染病預(yù)防與控制制度文件；

——常見疾病預(yù)防與管理制度文件；

——傷害的預(yù)防制度文件；

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——健康教育制度文件；

——衛(wèi)生保健信息收集制度文件。

6.5.3辦園條件材料包括：

——保健室（醫(yī)務(wù)室）執(zhí)業(yè)許可證證明材料；

——醫(yī)護(hù)專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格證明材料；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）設(shè)施配置表單；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）非處方藥品出入庫登記表單；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）采購索證清單材料。

6.5.4健康檢查材料包括：

——兒童入園體檢資料匯總與評價材料；

——兒童年度體檢資料匯總與評價材料；

——兒童常見疾病建案管理登記表單；

——在崗職工健康合格證書證明材料；

——在崗職工年度體檢資料。

6.5.5體格鍛煉材料包括：

——兒童戶外活動現(xiàn)場考察、查閱制度文件；

——兒童生活習(xí)慣及生活自理能力考察材料。

6.5.6膳食營養(yǎng)材料包括：

——兒童每周帶量食譜文件；

——兒童膳食調(diào)查及營養(yǎng)評估材料；

——兒童膳食委員會會議紀(jì)要材料；

——直飲機(jī)衛(wèi)生批件、水質(zhì)檢測報告文件。

6.5.7疾病控制材料包括：

——保健室（醫(yī)務(wù)室）晨午檢及巡班工作日志材料；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）兒童疾病診治記錄表單；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）兒童入園預(yù)防接種查驗登記表單；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）班級衛(wèi)生消毒檢查記錄表單；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）食品安全衛(wèi)生檢查記錄表單；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）兒童傳染病疫情管理記錄表單；

——班級衛(wèi)生消毒記錄表單；

——班級兒童出勤登記統(tǒng)計表單；

——班級兒童帶藥服藥登記表單；

——班級兒童全日健康觀察記錄表單；

——班級兒童缺勤追因登記表單。

6.5.8傷害預(yù)防材料為保健室（醫(yī)務(wù)室）兒童在園傷害事故登記表單。

6.5.9健康教育材料包括：

——保健室（醫(yī)務(wù)室）特殊兒童家園會談紀(jì)要材料；

——保健室（醫(yī)務(wù)室）健康教育和干預(yù)措施實施資料匯總材料。

6.5.10信息管理材料包括：

——兒童月出勤統(tǒng)計表單；

——兒童年度體檢信息統(tǒng)計表單；

——兒童膳食調(diào)查與營養(yǎng)分析表單；

——兒童年度貧血統(tǒng)計表單；

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——兒童年度傳染病統(tǒng)計表單；

——兒童年度常見病統(tǒng)計表單。

其他

幼兒園開展其他專項活動產(chǎn)生的檔案文件包括：

——安全制度管理檔案；

——群團(tuán)組織檔案；

——財務(wù)管理檔案

——采購項目檔案；

——食堂管理檔案；

——總務(wù)維修檔案；

——物業(yè)管理檔案；

——其他專項分類檔案。

7檔案保存

紙質(zhì)文件

7.1.1文件歸檔

文件歸檔可分別按如下任一規(guī)定執(zhí)行：

——根據(jù)項目具體要求歸檔；

——根據(jù)項目完成的時間歸檔；

——根據(jù)最小的部門單位歸檔。

7.1.2裝訂

7.1.2.1檔案應(yīng)采用抽桿或三孔一線的方式裝訂，已成冊不易拆釘?shù)模杀３衷膊蛔儭?/p>

7.1.2.2文件按件裝訂，應(yīng)符合如下要求：

——正文在前，附件在后；

——有文件處理單的，放在最前面。

7.1.3分類

7.1.3.1應(yīng)按年度分類：將歸檔文件按其形成的年度進(jìn)行分類。

7.1.3.2應(yīng)按保管期限分類：歸檔文件（文書檔案）保管期限分為永久和定期兩種，定期分30年、10

年。

7.1.3.3應(yīng)按事項分類：將單位的歸檔文件按事項進(jìn)行分類。

7.1.4編號和裝盒

檔案編號和裝盒應(yīng)遵循如下要求：

——檔案裝盒前應(yīng)將歸檔文件按排列順序逐件編號，在文件首面上端的空白位置加蓋歸檔章并添

加如下標(biāo)識：

?年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)注公元紀(jì)年（例如，文件形成年度為2022年的，

標(biāo)注“2022”）；

?保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱（例如“永久”“30年”或“10年”）。

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——檔案盒封面正面應(yīng)標(biāo)明檔案名稱；

——檔案盒子脊應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容；

——存檔材料應(yīng)有封面、目錄；

——應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)目錄放置相應(yīng)材料，除此之外，還應(yīng)放置有關(guān)卷內(nèi)檔案情況的說明材料：

?有關(guān)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況的說明材料；

?記錄有負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名信息的材料；

?記錄有負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名信息的材料；

?記錄有歸檔文件整理完畢日期信息的材料。

7.1.5排架

7.1.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與幼兒園歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避

免頻繁倒架。

7.1.5.2歸檔檔案按照檔案分類、編號分類依次上架。

電子文件

7.2.1一般要求

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期將經(jīng)過鑒定和檢測符合歸檔條件的電子文件已交到檔案管理

部門，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

7.2.2鑒定

7.2.2.1電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定、歸檔范

圍和劃定保管期限。

7.2.2.2電子文件應(yīng)包含相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

7.2.2.3電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。

7.2.2.4應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。

7.2.3檢測

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時。應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)

境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.2.4歸檔

7.2.4.1通用要求

7.2.4.1.1電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行，電子文件的歸檔操作應(yīng)包括邏輯歸檔操作和物理歸

檔操作。

7.2.4.1.2邏輯歸檔可實時進(jìn)行，也可與物理歸檔工作一起定期完成。

7.2.4.2物理歸檔

7.2.4.2.1凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。

7.2.4.2.2把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，復(fù)制至耐久性好的載體上，一式3套，分別用于封存保

管、供查閱使用、異地保存。加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再制作復(fù)制。

7.2.4.2.3推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、固

態(tài)硬盤、硬磁盤等。但不準(zhǔn)許使用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的載體。

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7.2.4.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)帖有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、類別號、密級、保管

期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。

7.2.4.2.5特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存放有相應(yīng)的查看軟件。

7.2.4.2.6將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附上《歸檔文件登記表》

（可參考附錄A，表A.1）。

7.2.4.2.7需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。

7.2.4.2.8電子文件歸檔后，形成部門還應(yīng)至少保存存有歸檔電子文件的載體1年。

7.2.5歸檔電子文件的整理

7.2.5.1歸檔電子文件應(yīng)以件為單位整理。

7.2.5.2電子文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限、年度、機(jī)構(gòu)(問題)等分類方案

進(jìn)行分類。

7.2.5.3按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。

7.2.6歸檔電子文件的移交、接收與保管

7.2.6.1移交、接收與保管要求

對歸檔電子文件、應(yīng)按有關(guān)規(guī)定檢驗，并在檢驗合格后將其如期移交至檔案管理部門，集中保管。

注：在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行歸檔電子文件的移交和接收工作。

7.2.6.2移交、接收檢驗

7.2.6.2.1檔案管理部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，合格

率達(dá)到百分之百時方可進(jìn)行交接。

7.2.6.2.2檢驗項目如下：

a)載體有無劃痕，是否清潔；

b)有無病毒；

c)真實性，完整性，有效性和審核手續(xù)完善性；

d)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

e)對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否齊全。

7.2.6.2.3檔案保管部門應(yīng)按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應(yīng)退回

形成單位重新制作，并再次對其進(jìn)行驗收。

7.2.6.3移交手續(xù)

檔案保管部門驗收合格，填寫《歸檔電子文件移交、接受驗收登記表》（可參考附錄A，表A.2）。

該表還應(yīng)同時向電子文件形成單位提供。

7.2.6.4保管要求

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合以下條件：

——歸檔載體應(yīng)作防水處理，且避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

——單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

——存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

7.2.6.5利用

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7.2.6.5.1歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

7.2.6.5.2利用時應(yīng)使用拷貝件。

7.2.6.5.3利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應(yīng)遵守

國家部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

7.2.6.5.4利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

7.2.6.6統(tǒng)計

檔案管理部門應(yīng)及時按年度對電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計。

8檔案借閱

要求

8.1.1檔案借閱履行審批手續(xù)，由指定負(fù)責(zé)人審批后，可調(diào)取檔案復(fù)印件。

8.1.2借閱檔案的時間不應(yīng)超過一周，必要時可以續(xù)借，需長期借閱的應(yīng)獲得園長的批準(zhǔn)。

8.1.3外借檔案丟失，應(yīng)及時向分管副園長報告并好記錄。

程序

檔案借閱程序應(yīng)按照如下要求執(zhí)行：

a)填寫檔案借閱登記表（可參考附錄A，表A.3）；

b)歸還檔案應(yīng)在借閱登記表中填寫歸檔日期并簽名；

c)超期未歸還檔案，檔案管理員應(yīng)催促其歸還。

9檔案銷毀

要求

9.1.1超過保管期限的檔案，檔案管理員應(yīng)定期集中銷毀。

9.1.2任何人不應(yīng)私自銷毀檔案。

9.1.3檔案銷毀時應(yīng)有兩人以上進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。

9.1.4歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)

后實施。

9.1.5屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)

中徹底清除。

注：不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

程序

檔案銷毀按如下程序執(zhí)行：

a)填寫檔案銷毀登記表（可參考附錄A，表A.4），提交銷毀申請；

b)審批程序：檔案管理員審核、分管園長批準(zhǔn)；

c)核查實物與清單，銷毀檔案。

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附錄A

（資料性）

檔案工作表

A.1歸檔文件登記表參考格式

表A.1給出了歸檔文件登記表的參考格式。

表A.1歸檔文件登記表

序號檔案編號檔案名稱歸檔部門歸檔人歸檔日期

A.2歸檔電子文件移交、接受驗收登記表參考格式

表A.2給出了歸檔電子文件移交、接受驗收登記表的參考格式。

表A.2歸檔電子文件移交、接收登記表

交接文件名稱

文件內(nèi)容

數(shù)量數(shù)據(jù)量

載體起止順序號載體類型/規(guī)格

檢驗內(nèi)容

載體劃痕情況

載體清潔情況

有無病毒

真實性，完整性，有效性和審核手續(xù)完善性

登記表、軟件、說明資料等是否齊全

移出單位（蓋章）：接收單位（蓋章）：

經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：

移出日期：接收日期：

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