數(shù)字檔案館發(fā)展機(jī)遇探析

數(shù)字檔案館發(fā)展機(jī)遇探析

【摘要】在多元化發(fā)展的時(shí)代背景下，本文從宏觀中觀微觀三個(gè)層面分析數(shù)字檔案館的發(fā)展機(jī)遇，對(duì)檔案部門把握發(fā)展數(shù)字檔案館的總體要求和利用時(shí)代契機(jī)提高數(shù)字檔案館競(jìng)爭(zhēng)力具有指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館；發(fā)展機(jī)遇

數(shù)字檔案館的出現(xiàn)給現(xiàn)代檔案管理帶來了生機(jī)和活力，數(shù)字檔案館本身的發(fā)展也有其機(jī)遇，筆者認(rèn)為應(yīng)該用審視的眼光看待其發(fā)展機(jī)遇，推進(jìn)數(shù)字檔案館的發(fā)展進(jìn)程。以下筆者將從宏觀中觀微觀三個(gè)層面分析數(shù)字檔案館的發(fā)展機(jī)遇，以期檔案部門能把握發(fā)展數(shù)字檔案館的總體要求和利用時(shí)代契機(jī)提高數(shù)字檔案館競(jìng)爭(zhēng)力。

一、宏觀層面即國(guó)家政策給數(shù)字檔案館發(fā)展帶來的機(jī)遇

國(guó)家政策是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，它直接影響著數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的步伐。建設(shè)數(shù)字檔案館是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它需要相應(yīng)的政策支持和政府的宏觀調(diào)控。

（一）國(guó)家信息化背景下數(shù)字檔案館的發(fā)展

國(guó)家檔案局發(fā)布《檔案事業(yè)發(fā)展"十一五"規(guī)劃》，將檔案信息化作為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，提出了"建設(shè)較大規(guī)模的全國(guó)性、系統(tǒng)性、分布式、規(guī)范化的檔案信息資源庫群，建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享"的總體目標(biāo)。[1]各地檔案部門積極加強(qiáng)與信息化主管部門的聯(lián)系，將檔案信息化納入本地區(qū)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，形成與各地區(qū)信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展的良好格局。

"國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組正在研究如何加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作，對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用特別是檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)給予高度重視，我們要抓住這一機(jī)遇，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。"[2]數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要工程，通過檔案部門的努力，正日益受到各級(jí)政府的高度關(guān)注與支持。數(shù)字檔案館建設(shè)中面臨的許多問題，都需要政府出面進(jìn)行干預(yù)調(diào)控，僅靠檔案部門自身的努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。各級(jí)政府對(duì)檔案信息化建設(shè)的日益重視，已為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了良好的前期環(huán)境。

例如，浙江省檔案局以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，穩(wěn)步開展檔案信息化建設(shè)。浙江省數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目全面實(shí)施，網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施配置到位，檔案數(shù)字化加工大規(guī)模開展；以杭州市檔案館"網(wǎng)上檔案館"、紹興市檔案館"檔案數(shù)據(jù)中心"、舟山市檔案館"檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理中心"為代表的各地?cái)?shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展順利。廈門、哈爾濱、蘇州等城市數(shù)字檔案館建設(shè)也在積極推進(jìn)。[3]

(二)政府信息公開背景下數(shù)字檔案館的發(fā)展

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳于2004年底聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》中明確要求要加快以傳統(tǒng)載體保存的檔案數(shù)字化進(jìn)程，要把檔案館建設(shè)成公眾獲取政府公開信息的場(chǎng)所。

2007年1月17日國(guó)務(wù)院第165次常務(wù)會(huì)議通過的,并將于2008年5月1日實(shí)行的《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》[4]，從國(guó)家信息開放的層面對(duì)檔案館開放檔案信息提出了新的要求，在新的形勢(shì)下對(duì)數(shù)字檔案館的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。

近年來，數(shù)字檔案館作為政府部門已公開現(xiàn)行文件開放利用的中心，已經(jīng)為檔案館開展政府信息公開工作奠定了一定的基礎(chǔ)、為檔案館增加了不少親和力。如上海市數(shù)字檔案館開展的政府公開信息和檔案資料的查閱服務(wù)近三年來已接待查閱者3萬人次,為公眾尋親和解決工齡計(jì)算、退休養(yǎng)老、知青子女回滬、已退休高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員增加養(yǎng)老金等切身合法利益問題和歷史遺留問題提供了大量幫助。[5]

二、中觀層面數(shù)字檔案館的發(fā)展機(jī)遇

(一)電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案館的發(fā)展

1、電子政務(wù)與數(shù)字檔案館的關(guān)系

建設(shè)數(shù)字檔案館是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求，數(shù)字檔案館是電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的一個(gè)必需的組成部分。數(shù)字檔案館可為電子政務(wù)建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展提供信息保障，數(shù)字檔案館可促進(jìn)政府管理科學(xué)化、民主化和高效化，數(shù)字檔案館可以為各級(jí)政府提供個(gè)性化的信息服務(wù)，數(shù)字檔案館可有助于縮小"數(shù)字鴻溝"，數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)電子政務(wù)發(fā)展有促進(jìn)作用。

數(shù)字知識(shí)時(shí)代要求檔案館長(zhǎng)期保存國(guó)家機(jī)構(gòu)在任何地點(diǎn)產(chǎn)生的、任何類型的、具有查考價(jià)值的電子文件，并提供積極有效的利用，這是數(shù)字檔案館誕生的基本依據(jù)。電子文件中心收集的范圍首先就是國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的公務(wù)性電子文件，保存的首先是電子公文等政務(wù)信息文化遺產(chǎn)，反映了一個(gè)地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展軌跡,一級(jí)政府履行職能的真實(shí)歷史性記錄，保證了黨和政府的數(shù)字記錄遺產(chǎn)仍然能夠?yàn)楝F(xiàn)在和將來保存使用。因此可以說，電子政務(wù)的工作基地電子文件中心就構(gòu)成了數(shù)字檔案館內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的核心，數(shù)字檔案館是電子文件中心的擴(kuò)展和延伸。建設(shè)數(shù)字檔案館要依靠電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化來共建共享，或依靠電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的實(shí)施來推動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

2、數(shù)字檔案館在電子政務(wù)中發(fā)展的可行性分析

數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)融入電子政務(wù)發(fā)展，應(yīng)在電子政務(wù)建設(shè)初期就將數(shù)字檔案館建設(shè)納入總體規(guī)劃中，作為電子政務(wù)建設(shè)的組成部分。數(shù)字檔案館作為電子文件、電子檔案收集、存儲(chǔ)、管理、加工的基地，有責(zé)任和能力承擔(dān)起政務(wù)信息資源的開發(fā)利用的任務(wù)，利用檔案館在信息資源加工、利用和服務(wù)方面的優(yōu)勢(shì)，將電子文件中心納入自身整體架構(gòu)中,這是數(shù)字檔案館在電子政務(wù)中建設(shè)發(fā)展的可行方案。

例如，江蘇省數(shù)字檔案館就是在省電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)環(huán)境下，采集和接收電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)各應(yīng)用系統(tǒng)中傳輸、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理完畢后的電子文件數(shù)據(jù)；通過建立有效的中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，建設(shè)為政府各部門提供電子文件的長(zhǎng)久存儲(chǔ)、管理、利用等服務(wù)的信息系統(tǒng)，以保證在內(nèi)網(wǎng)各應(yīng)用系統(tǒng)中運(yùn)行的電子文件數(shù)據(jù)在傳輸、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理完畢后，完整、安全地得到采集與永久保存。[6]

(二)電子商務(wù)理念下數(shù)字檔案館的發(fā)展

1、電子商務(wù)與數(shù)字檔案館的關(guān)系

數(shù)字檔案館提供的是一種自動(dòng)化程度很高的網(wǎng)絡(luò)作業(yè)環(huán)境，充分利用網(wǎng)絡(luò)的高效率提供相應(yīng)的服務(wù)是必然的。數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展需要電子商務(wù)的支持。借助電子商務(wù)，數(shù)字檔案館不僅可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的查詢、借閱、復(fù)印等服務(wù)內(nèi)容，還能夠?yàn)槔谜咛峁┲T如遠(yuǎn)程查檔、電子展覽、網(wǎng)絡(luò)銷售、信息傳播、聯(lián)合編研、多媒體信息服務(wù)等更多、更全面、更便利的服務(wù)形式，使檔案館的服務(wù)功能多元化，滿足信息時(shí)代和社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來新的生機(jī)。

2、數(shù)字檔案館在電子商務(wù)中發(fā)展的可行性分析

數(shù)字檔案館信息服務(wù)用電子商務(wù)的理念指導(dǎo)，就是要把用戶關(guān)系管理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)和資源規(guī)劃管理系統(tǒng)等與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的系統(tǒng)緊密集成，并延伸到互聯(lián)網(wǎng)上。使用戶和檔案館員通過互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)外互動(dòng)的、實(shí)時(shí)的信息交流和知識(shí)共享。同時(shí)，通過檔案館信息鏈的整合，用戶和檔案館員可以從單一的渠道訪問所需的個(gè)性化信息，利用這些個(gè)性化信息進(jìn)行業(yè)務(wù)決策并執(zhí)行這些決策，向用戶提供定向服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)部員工知識(shí)的創(chuàng)新和共享，最終贏得商機(jī)和經(jīng)濟(jì)效益。

數(shù)字檔案館通過實(shí)施電子商務(wù)方案，積極面向用戶開展電子商務(wù)活動(dòng)，及時(shí)為用戶開通網(wǎng)上訂購和付費(fèi)瀏覽等業(yè)務(wù)。這樣，既降低檔案信息收集及傳播工作成本，又能使檔案信息利用率得到提高，從而在數(shù)字檔案館與用戶之間形成服務(wù)提供方與消費(fèi)方的良性循環(huán)。

(三)知識(shí)管理指導(dǎo)下數(shù)字檔案館的發(fā)展

1、知識(shí)管理運(yùn)用于數(shù)字檔案館的必然性

加拿大檔案學(xué)者特里·庫克在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上所作的研究報(bào)告《1898年荷蘭手冊(cè)出版以來檔案理論與實(shí)踐的相互影響》中提出著名的"后保管模式"，實(shí)際上"是一種以來源為中心，以知識(shí)為中心的管理"。[7]"后保管模式"是指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要思想，知識(shí)服務(wù)是"后保管模式"的重要內(nèi)容。數(shù)字檔案館引入知識(shí)管理模式是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案館服務(wù)提出的要求。尋求能使知識(shí)更有效發(fā)揮作用的管理模式成為關(guān)鍵，人們逐漸將注意力轉(zhuǎn)向?qū)Πn案信息在內(nèi)的所有智力知識(shí)資源進(jìn)行綜合決策并實(shí)施管理的方面。這種對(duì)知識(shí)的需求給數(shù)字檔案館提供了舞臺(tái)，促進(jìn)了數(shù)字檔案館積極采用知識(shí)管理模式來運(yùn)作。

2、知識(shí)管理指導(dǎo)下數(shù)字檔案館發(fā)展的可行性分析

數(shù)字檔案館的知識(shí)管理就是通過對(duì)其擁有的包括信息、各種知識(shí)要素在內(nèi)的所有智力資本進(jìn)行組織、開發(fā)和運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新、擴(kuò)散和增值的過程。數(shù)字檔案館具有施行知識(shí)管理的先決條件，這為數(shù)字檔案館建構(gòu)知識(shí)管理框架作了準(zhǔn)備。數(shù)字檔案館擁有豐富的數(shù)字化信息資源，數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館實(shí)施知識(shí)管理的內(nèi)容基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館是依賴于網(wǎng)絡(luò)而存在的，網(wǎng)絡(luò)為數(shù)字檔案館對(duì)知識(shí)活動(dòng)的全過程進(jìn)行有效管理提供了一個(gè)高效便捷的環(huán)境。數(shù)字檔案館是先進(jìn)的信息技術(shù)，盡管"信息技術(shù)并非知識(shí)管理成功的決定性因素"，但信息技術(shù)是知識(shí)管理的重要工具，對(duì)知識(shí)管理起著物質(zhì)技術(shù)保障作用。[8]知識(shí)管理融入數(shù)字檔案館的建設(shè)，可以促使數(shù)字檔案館整體智慧的增強(qiáng)。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理將知識(shí)信息的管理和人的管理融為一體，拓展了數(shù)字檔案館的管理功能，為數(shù)字檔案館營(yíng)造一個(gè)和諧的知識(shí)生態(tài)環(huán)境。

三、微觀層面數(shù)字檔案館的發(fā)展機(jī)遇

數(shù)字檔案館是一種集計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及與縮微技術(shù)結(jié)合等多種先進(jìn)技術(shù)于一身的新型檔案館。海量存儲(chǔ)體系、流媒體技術(shù)諸多新技術(shù)是數(shù)字檔案館建設(shè)的牽引。博客的出現(xiàn)受到了傳媒領(lǐng)域的青睞，也引起了檔案領(lǐng)域的注意，筆者下面主要審視博客視角給數(shù)字檔案館發(fā)展提供的機(jī)遇。

（一）博客技術(shù)在圖書館領(lǐng)域的發(fā)展實(shí)例

LibraryNewsandSubjectBlogshttp:///news/index.asp是美國(guó)喬治亞州立大學(xué)圖書館創(chuàng)建的博客，主要是傳遞圖書館相關(guān)的新聞以及與喬治亞州立大學(xué)有關(guān)的事件。"LibraryNewsandSubjectBlogs"利用了該館的MySQL數(shù)據(jù)庫，于2002年由館員Goug和Teri發(fā)起創(chuàng)建。其面向的對(duì)象主要是大學(xué)的學(xué)生，屬于獨(dú)立自建的形式，能夠與圖書館主頁相鏈接。創(chuàng)建的目的主要是為學(xué)生提供圖書館相關(guān)的信息和在喬治亞大學(xué)發(fā)生的事件。此外還提供咨詢、宣傳推廣圖書館的服務(wù)和根據(jù)用戶登錄的IP地址統(tǒng)計(jì)用戶利用圖書館網(wǎng)絡(luò)資源的情況。該Blog以標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)形式呈現(xiàn)，主體是按照時(shí)間順序發(fā)布的信息；提供的主題包括15個(gè)方面的內(nèi)容，涉及到圖書館新聞、教育新聞、公眾健康等項(xiàng)目。用戶可以按時(shí)間來瀏覽自己感興趣的話題，也可以按主題閱讀自己感興趣的內(nèi)容。[9]

（二）博客技術(shù)運(yùn)用于數(shù)字檔案館的思考

博客是強(qiáng)大的信息檔案館博客不僅是數(shù)字?jǐn)U音器，它還是可搜索的有用的數(shù)據(jù)庫。博客所倡導(dǎo)是一種思想共享精神，它記錄的不僅僅是個(gè)人的生活瑣事、思想片斷、實(shí)事評(píng)論，更重要的是為他人提供自己認(rèn)為精彩的內(nèi)容，包括存在于個(gè)人頭腦中的一些隱性知識(shí)，包括自己搜集整理的信息資源，充分體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的共享精神。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，讓任何人、任何時(shí)間、任何地點(diǎn)獲得已公開的檔案信息資源是其追求的最高境界。檔案館的職責(zé)就是對(duì)原始的雜亂無章的檔案資料進(jìn)行加工整理，使分散的信息有序化、條理化，便于讀者利用。數(shù)字檔案館采用博客技術(shù)，充分利用博客工具的便捷性，并輔之以專業(yè)分類加工技術(shù)，可以更科學(xué)地對(duì)豐富的電子文件資源加以整理，也不失一種數(shù)字檔案館發(fā)展的新技術(shù)導(dǎo)向。

當(dāng)今多元化的時(shí)代背景，為數(shù)字檔案館建設(shè)帶來前所未有的發(fā)展機(jī)遇和提供強(qiáng)大的外在動(dòng)力，使檔案信息在為社會(huì)各界提供服務(wù)方面取得新的進(jìn)展。檔案部門要把握發(fā)展數(shù)字檔案館的總體要求，與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具體情況相結(jié)合，抓住機(jī)遇，逐步建設(shè)數(shù)字檔案館，努力使數(shù)字檔案館建設(shè)與本地區(qū)同步發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1][3]王良城.規(guī)范引導(dǎo)全面推進(jìn)--2006年全國(guó)檔案信息化建設(shè)成績(jī)斐然[J].中國(guó)檔案,2007(05）

[2]毛福民.在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的講話[J].中國(guó)檔案,2005(01)

[4]/GB/1026/5654676.html

[5]上海市檔案局.上海市開展政府信息公開工作的實(shí)踐與思考[J].中國(guó)檔案,2007(10)

[6]韓杰.大力推進(jìn)電子文件中心建