企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)試點申請書

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點申請書試點申請單位：公司組織推薦單位：公司填報時間：2017年12月27日

填寫說明1．申請單位為中央企業(yè)總部的，申請書直接報國家檔案局；申請單位為中央企業(yè)下屬單位的，申請書需經(jīng)中央企業(yè)總部審核同意后上報國家檔案局；申請單位為地方企業(yè)的，申請書經(jīng)所在省、市、自治區(qū)、計劃單列市檔案局審核同意后報國家檔案局。2．本申請書一式5份，填寫須字跡工整清晰，可以自行打印，可提交具有電子印章的PDF文件。

一、申請單位基本信息企業(yè)名稱地址、郵編檔案部門聯(lián)系方式聯(lián)系人職務(wù)辦公電話移動電話傳真電子郵箱企業(yè)概況主營業(yè)務(wù)2016年產(chǎn)值員工數(shù)企業(yè)檔案機構(gòu)概況檔案機構(gòu)名稱專職檔案人員數(shù)其中具有信息技術(shù)技能人員數(shù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)情況（近5年通過所在地檔案行政管理部門的檔案管理達標(biāo)、考核、評定情況）試點內(nèi)容√數(shù)字檔案館建設(shè)□數(shù)字檔案室建設(shè)□其他，請注明：（請在□內(nèi)鉤選，可多選。）

二、試點基礎(chǔ)條件1．本企業(yè)對數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的需求（包括本企業(yè)信息化發(fā)展情況，數(shù)字檔案館（室）將在本企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的作用。）公司信息化發(fā)展?fàn)顩r：信息系統(tǒng)應(yīng)用方面，公司生產(chǎn)經(jīng)營、物資采購、審計、生產(chǎn)指揮調(diào)度、安全質(zhì)量監(jiān)督、一體化辦公系統(tǒng)、統(tǒng)一通信平臺、軟視頻等系統(tǒng)上線并持續(xù)改進，生產(chǎn)經(jīng)營、物資集采、財務(wù)資金、審計管理等統(tǒng)管統(tǒng)建類系統(tǒng)推進順利，主體企業(yè)覆蓋率均超過70%，應(yīng)用效果較好，在提高管理水平上發(fā)揮實效?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，開展北京—廈門兩地數(shù)據(jù)中心建設(shè)，北京數(shù)據(jù)中心擴容已經(jīng)完成，廈門數(shù)據(jù)中心在土建、綜合布線等基礎(chǔ)建設(shè)完工的基礎(chǔ)上，正在有序開展設(shè)備總集成和調(diào)試工作；國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)連通率100%。信息安全建設(shè)方面，公司在《信息化頂層設(shè)計》和《總體安全方案》的指導(dǎo)下，制定并發(fā)布了《公司信息安全管理體系》，建立了信息安全管理組織架構(gòu)和信息安全信息通報機制，公司各單位共完成27個重要信息系統(tǒng)的定級工作，并通過了第三方機構(gòu)的安全測評。建設(shè)數(shù)字檔案館，首先是服務(wù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。戰(zhàn)略實施促使集團一體化管理和產(chǎn)業(yè)鏈延伸，更加全面深入地參與國際競爭，這就需要比以往更多的信息。檔案工作價值在企業(yè)發(fā)展過程中體現(xiàn)得越來越明顯。建立數(shù)字檔案館之后，可以在廣闊的時空范圍內(nèi)更為方便、快捷地找到全面所需要的檔案信息資源，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、決策過程中提供知識和信息，從而提高決策科學(xué)化水平。其次是企業(yè)信息化發(fā)展需要。數(shù)字檔案館建設(shè)是在一定程度的信息化基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，而數(shù)字檔案館建設(shè)中要求前端控制和全程管理，將電子檔案規(guī)范化管理要求前置進各應(yīng)用系統(tǒng)中，在一定程度上帶動產(chǎn)生的各類文件資料更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時，數(shù)字檔案館建設(shè)有利于提高企業(yè)在文檔管理方面的效率，促進整個企業(yè)辦事效率的提高，可使信息化建設(shè)真正走到為本企業(yè)發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)上來。再次是檔案信息資源共享需要。公司各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)相繼建成，必然產(chǎn)生大量電子文件，分散保存各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不能得到系統(tǒng)保存和充分共享；各級單位和項目部檔案資源分散保存，孤立存在。數(shù)字檔案館技術(shù)利用相對成熟的整合技術(shù)、采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中傳過來的數(shù)據(jù)進行接收、分類和整理，形成一個跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫、跨系統(tǒng)、跨內(nèi)容的檔案信息資源體系；數(shù)字檔案館系統(tǒng)不受時間、空間的限制，檔案的服務(wù)對象、范圍和領(lǐng)域得到擴展，從而為消除“信息孤島”，實現(xiàn)信息資源共建、共享奠定堅實基礎(chǔ)。2．本企業(yè)檔案管理工作情況公司檔案工作緊緊圍繞“五商中交”戰(zhàn)略，以服務(wù)為主題，以創(chuàng)新為動力，以“三個體系”建設(shè)為目標(biāo)，以檔案制度建設(shè)和人才建設(shè)為保障，加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，加大檔案開發(fā)和利用力度，不斷提高檔案工作服務(wù)中心、服務(wù)大局的能力，全面促進了檔案工作與企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。1.建立健全檔案管理體制，制度相對完善。公司按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則建立了檔案管理體制。在集團總部由甄少華副總經(jīng)理負責(zé)，辦公廳歸口管理，文書檔案處具體負責(zé)檔案工作，設(shè)文書、科技檔案管理崗。集團所屬單位檔案工作均有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分工管理，辦公室或技術(shù)部門具體負責(zé)，并配備了相應(yīng)專業(yè)技術(shù)人員。自公司成立以來，共印發(fā)12項檔案工作規(guī)章制度。各級單位也以此為依據(jù)印發(fā)相應(yīng)檔案管理制度，自上而下形成檔案管理制度體系。2.開展檔案對標(biāo)，推動互助提高。集團印發(fā)了《公司檔案工作對標(biāo)管理指標(biāo)體系》，主要包括組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和開發(fā)利用、檔案信息化建設(shè)3個方面23個項目的66個指標(biāo)，并在所屬單位中開展自我對標(biāo)工作。3.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)扎實，館藏資源豐富。公司依托《年度檔案工作要點》，圍繞集團改革發(fā)展中心工作，建立健全檔案工作體系。每年年終對年度檔案管理工作執(zhí)行情況進行通報，全面總結(jié)、提出問題、明確工作方向，促進了檔案工作的快速發(fā)展。深入貫徹落實《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號），完成全集團企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表審核。截止2015年底，整個集團共有檔案機構(gòu)（室、處、館）212個、專、兼職檔案人員2061人，檔案室總建筑面積達4.3萬平方米。保管的紙質(zhì)檔案285萬卷，排架10.2萬米，照片檔案31.6萬張，底圖779萬張及大量的錄音、錄像和實物等檔案資料。4.檔案開發(fā)利用體系完善，發(fā)揮檔案價值。公司“十二五”期間公開出版了編研檔案資料累計共32種117萬字，內(nèi)部參考編研檔案資料共445種1441萬字,為企業(yè)決策、管理提供了豐富的參考；“十二五”期間利用檔案累計22萬人次，提供檔案利用服務(wù)累計55萬卷、48萬件。5.完善防護措施，確保檔案安全。集團采用“人防、物防、技防”三位一體防護手段，綜合運用多種實體及信息保護技術(shù)，通過新建檔案庫房或擴容、配備檔案保密柜、增設(shè)密集架、安裝空調(diào)、煙霧感應(yīng)系統(tǒng)、安全監(jiān)控及紅外線報警裝置等各種硬件設(shè)備設(shè)施，確保檔案實體的安全性得到保障。6.注重檔案人才培養(yǎng)，構(gòu)建合理人才隊伍。目前集團檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)中級以上100余人，檔案專業(yè)大中專及以上學(xué)歷83人。7.加強檔案宣傳，展示蘭臺風(fēng)采。公司圍繞“國際檔案日”積極開展多種形式的檔案宣傳活動。每年均組織檔案人員參加國家檔案局舉辦的專家講座；在全集團范圍內(nèi)組織檔案征文活動2014、2015年、2016、2017獲全國檔案征文活動“優(yōu)秀組織獎”。但也存在一些問題，比如檔案工作整體發(fā)展水平還不平衡，個別單位還不能做到檔案“應(yīng)歸盡歸”、檔案管理效率低下、檔案利用價值無法顯現(xiàn)、駐外機構(gòu)檔案管理水平參差不齊等問題。3．本企業(yè)檔案信息化建設(shè)情況（包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)等。）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，有檔案管理系統(tǒng)的單位都配備檔案應(yīng)用服務(wù)器、文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、在線存儲服務(wù)器等，滿足檔案系統(tǒng)運行需要。數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，公司館藏文書類電子檔案130萬件、9800GB，數(shù)碼照片235萬張、3850GB，庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化21萬卷、11.3TB，24萬件、942GB，照片檔案數(shù)字化3.3萬張、1442GB。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面，集團總部建成了檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)包括檔案收集整編、歸檔管理、信息錄入、檢索、借閱流程審批、登記、報表輸出等各項功能，實現(xiàn)了與OA公文傳輸系統(tǒng)無縫鏈接，加強前端控制，實現(xiàn)了電子文件的全生命周期管理。公司目前共有25家二級單位建成了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，管理文書、合同、工程、實物、聲像等類型檔案。其中8家單位檔案信息化發(fā)展較快，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)覆蓋公司總部及海外分公司、辦事處。檔案信息開發(fā)利用方面，正在建設(shè)公司檔案門戶網(wǎng)站。通過門戶網(wǎng)站，統(tǒng)一對外展現(xiàn)集團的工作動態(tài)、編研成果、業(yè)務(wù)交流等信息，作為檔案工作對外宣傳和交流的窗口。制度規(guī)范建設(shè)方面，集團印發(fā)了《公司電子文件歸檔與管理辦法（暫行）》，為電子文件的歸檔工作提供了操作準(zhǔn)則和依據(jù)。各單位根據(jù)自身需要制定相關(guān)制度。安全保密體系建設(shè)方面，嚴(yán)格執(zhí)行國家保密制度，完善檔案信息公開發(fā)布保密審查程序。集團還組織開展檔案安全專項檢查。檔案系統(tǒng)基本都采用防火墻技術(shù)、漏洞掃描系統(tǒng)、病毒防護系統(tǒng)、入侵監(jiān)測系統(tǒng)、非法外聯(lián)與移動介質(zhì)管理系統(tǒng)、身份認(rèn)證系統(tǒng)，從基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多方面保護檔案信息安全。4．本企業(yè)具備開展試點所需的人員、技術(shù)等條件，所需資金落實情況建設(shè)公司數(shù)字檔案館是符合社會信息化發(fā)展趨勢、企業(yè)“五商中交”戰(zhàn)略發(fā)展需要的一項重要舉措。作為世界500強企業(yè)的公司，對數(shù)字檔案館建設(shè)工作高度重視。為此專門成立公司數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組、專家小組和工作小組，人員結(jié)構(gòu)合理，知識儲備扎實，經(jīng)驗豐富。人員結(jié)構(gòu)和能力：本小組全部成員具有大學(xué)本科及以上學(xué)歷，具有檔案學(xué)、信息管理、信息技術(shù)等專業(yè)學(xué)科背景。由副總裁親自負責(zé)，辦公廳領(lǐng)導(dǎo)和信息化部領(lǐng)導(dǎo)參與，骨干人員和年輕人員，老中青相結(jié)合，具有很強的工作能力，分工明確，責(zé)任到位。從事檔案管理工作多年，主持開展多項全集團檔案統(tǒng)籌管理工作，曾主持辦公OA系統(tǒng)建設(shè)工作，現(xiàn)已完成7期建設(shè)。具有集團內(nèi)多個信息化項目管理、實施經(jīng)驗。參與交建通、OA系統(tǒng)建設(shè)和維護，整理新的需求和問題處理。具備多年的系統(tǒng)集成和建設(shè)經(jīng)驗。作為公司人力資源管理系統(tǒng)項目經(jīng)理，現(xiàn)已完成兩期建設(shè)，也曾經(jīng)作為公司辦公OA系統(tǒng)的項目經(jīng)理，現(xiàn)已完成7期建設(shè)。作為公司生產(chǎn)經(jīng)營指揮調(diào)度管理系統(tǒng)的項目經(jīng)理，完成兩期建設(shè)。技術(shù)：公司數(shù)字檔案館招標(biāo)廠商應(yīng)滿足集團對數(shù)字檔案館建設(shè)所需技術(shù)的全部條件。同時將對檔案系統(tǒng)建設(shè)咨詢進行招標(biāo)，確保系統(tǒng)建設(shè)順利推進。經(jīng)費保障：公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公廳、信息化部領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字檔案館建設(shè)十分重視，項目啟動后，公司將在經(jīng)費上予以保障。

三、試點方案1．試點目標(biāo)（用定量和定性指標(biāo)描述基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)等工作擬達到的目標(biāo)。）“十三五”期間，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館，使所屬企業(yè)檔案室能夠?qū)崿F(xiàn)對本單位電子文件的歸檔和管理，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，全集團各單位工作人員均可通過互聯(lián)網(wǎng)利用集團系統(tǒng)內(nèi)開放檔案資源，實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化利用、開放檔案的互聯(lián)網(wǎng)利用、檔案信息資源深度整合加工提供利用以及庫藏電子檔案的安全保存和長期可利用，實現(xiàn)集團檔案業(yè)務(wù)“體系健全、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、資源共享、互聯(lián)互通、知識挖掘”的目標(biāo)。使檔案館成為檔案保管基地、檔案利用中心，逐步發(fā)展成集團電子文件管理中心、信息中心和知識中心。包括：（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。從網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、安全保障三個方面進行規(guī)劃，構(gòu)建支撐使數(shù)字檔案館平臺運行的基礎(chǔ)環(huán)境，包括相關(guān)網(wǎng)絡(luò)及軟、硬件設(shè)備，保證各企業(yè)信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸、存儲、利用。（2）數(shù)字檔案資源建設(shè)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，輔助后續(xù)的全面信息化建設(shè)，按照統(tǒng)一的數(shù)字化加工管理規(guī)范，各單位自行開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工；根據(jù)統(tǒng)一接口規(guī)范接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，積累信息資源。（3）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。軟件設(shè)計整體采用B/S架構(gòu)，在實現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、利用、銷毀等核心功能基礎(chǔ)上，滿足個性化、高效性開發(fā)要求，以用戶需求為導(dǎo)向定制個性化服務(wù)策略；滿足可擴展性及兼容性要求，采用模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計思想，支持各種格式轉(zhuǎn)換，并預(yù)留接口，便于后期與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，并在系統(tǒng)中預(yù)制文檔管理、知識管理模塊，便于擴展升級，延長系統(tǒng)的生命周期。（4）檔案信息開發(fā)利用。數(shù)字檔案館開展個性化服務(wù)，為不同用戶制定適合其自身需求的檔案信息和服務(wù)，幫助用戶從信息洪流中獲取有效的信息，使檔案館各項資源得到合理使用并使資源利用率得到提高，從而增強數(shù)字檔案館的功能。根據(jù)集團多全宗，多地存儲等特點，將GIS與檔案業(yè)務(wù)相結(jié)合，建成公司檔案GIS。豐富了檔案業(yè)務(wù)，進行更豐富的地圖化檔案分析，為后續(xù)進行大數(shù)據(jù)分析奠定了基礎(chǔ)?；跈n案基礎(chǔ)，建立成知識中心。（5）制度規(guī)范建設(shè)。制定統(tǒng)一的公司數(shù)字檔案館建設(shè)制度體系，形成管理性、技術(shù)性和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)先采用國際、國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以保證系統(tǒng)設(shè)備環(huán)境兼容、數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換與共享，保證數(shù)字檔案館建設(shè)順利開展。（6）安全保密體系建設(shè)。依據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》及信息系統(tǒng)安全等級保護相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照國家信息安全等級保護規(guī)定，通過采取數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、身份識別、權(quán)限分配、訪問控制、監(jiān)控審計、憑證保護等相應(yīng)安全保障技術(shù)方法和安全管理制度、安全管理機構(gòu)、人員安全管理、系統(tǒng)建設(shè)管理、系統(tǒng)運維管理等安全管理要求，建立起包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等多個環(huán)節(jié)的數(shù)字檔案安全保障體系。2．建設(shè)步驟（為實現(xiàn)數(shù)字檔案館（室）試點建設(shè)的目標(biāo)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)、系統(tǒng)部署方式等方面工作擬采取的建設(shè)實現(xiàn)步驟和技術(shù)方案。）整體建設(shè)分三期完成：一期：2017年2月至2019年1月，完成數(shù)字檔案館核心功能及配套標(biāo)準(zhǔn)制度體系建設(shè)，實現(xiàn)文書、實物、聲像檔案和一類科技檔案歸檔；與OA系統(tǒng)實現(xiàn)對接，實現(xiàn)文書檔案自動化歸檔；實現(xiàn)試點單位目錄共享及全文檢索，滿足試點單位正常使用；試運行成功后全面推廣數(shù)字檔案館。階段成果形式：基礎(chǔ)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制度體系和文書、實物、聲像電子檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建立；各單位（含海外公司）正常使用數(shù)字檔案館文書、實物、聲像和一類科技檔案管理功能。二期：2018年11月至2021年1月，完成科技檔案管理制度體系建設(shè)和各業(yè)務(wù)板塊科技檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)板塊科技檔案歸檔；與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成對接，完成檔案自動化歸檔，形成相關(guān)接口規(guī)范；實現(xiàn)交建通信息推送、集團級全文檢索及目錄共享；階段成果形式：科技檔案和業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)制度體系建立；數(shù)字檔案館全面推廣到項目部，各單位（含海外公司）正常使用數(shù)字檔案館科技檔案管理功能。三期：2019年11月至2021年2月，完成財務(wù)檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，與財務(wù)系統(tǒng)對接實現(xiàn)會計檔案自動歸檔，進行全集團推廣；打造全集團檔案GIS，建立虛擬檔案館，實現(xiàn)全集團檔案館地圖化分析查看；進行大數(shù)據(jù)挖掘，打造知識中心，形成知識地圖；建立二級單位間檔案共享機制。階段成果形式：各單位（含海外公司）正常使用數(shù)字檔案館會計檔案管理功能。建成集團目錄共享中心、虛擬檔案館、檔案GIS、項目GIS。3．試點工作計劃進度（細化到季度）一期建設(shè)工期：項目整體建設(shè)過程分為確