公司檔案庫(kù)房管理規(guī)定

-2-公司檔案庫(kù)房管理規(guī)定1目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，確保檔案安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，制定本規(guī)定。2范圍2.1本規(guī)定中所指檔案庫(kù)房范圍，包括公司檔案庫(kù)房、圖檔庫(kù)房。2.2庫(kù)房按照保管檔案的載體類型分為紙介質(zhì)檔案庫(kù)房、聲像檔案庫(kù)房、實(shí)物檔案庫(kù)房、特藏庫(kù)房。3相關(guān)文件3.1《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》JGJ253.2《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》建標(biāo)1033.3《檔案裝具》DA/T63.4《直列式檔案密集架》DA/T73.4《公司檔案工作管理辦法》4職責(zé)4.1辦公室負(fù)責(zé)公司檔案庫(kù)房的日常管理和使用，負(fù)責(zé)庫(kù)房中檔案材料的載體安全和信息安全。4.2綜合管理部負(fù)責(zé)公司檔案庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)，負(fù)責(zé)庫(kù)房?jī)?nèi)及周邊場(chǎng)所的安全保障和環(huán)衛(wèi)保潔。5要求5.1檔案保管5.1.1檔案庫(kù)房是指檔案部門(mén)保管和存放各類檔案的專用區(qū)域，不得擅自改變其用途。5.1.2辦公區(qū)是檔案人員辦公的專用區(qū)域，應(yīng)與檔案庫(kù)房隔離。5.1.3檔案庫(kù)房應(yīng)按排架要求進(jìn)行柜架排列，檔案存放位置原則上不允許擅自改變。5.1.4檔案部門(mén)應(yīng)編制檔案庫(kù)位號(hào)，庫(kù)位號(hào)采用“X（庫(kù)房）—X（排）—X（列）—X（層）”形式，如“001001001001”表示該檔案的庫(kù)房存放位置在001號(hào)庫(kù)房的第一列第一排的第一層。5.1.5紙質(zhì)檔案實(shí)行分類流水排架法，即在庫(kù)房?jī)?nèi)按照檔案的一級(jí)類目劃分檔案柜架，在每個(gè)一級(jí)類目下，按照檔案流水號(hào)排列檔案。5.1.6檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施非紙質(zhì)載體檔案存放于專用柜架中。重要檔案應(yīng)異地備份。排架方法參照紙質(zhì)檔案。5.2庫(kù)房裝具設(shè)備5.2.1庫(kù)房應(yīng)配備必要且符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和設(shè)備。主要包括：（一）檔案柜架（含檔案密集架、案卷柜、磁帶柜、膠片柜、光盤(pán)柜等）。（二）溫濕度控制設(shè)備（含空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)等）。（三）消防設(shè)施（含滅火器、火災(zāi)報(bào)警器、消防自動(dòng)控制系統(tǒng)等）。（四）各類檔案卷盒、卷夾、卷皮。（五）其它（溫濕度計(jì)、防霉驅(qū)蟲(chóng)劑、防鼠設(shè)備、空氣過(guò)濾器、遮光窗簾等）。5.2.2檔案庫(kù)房?jī)?nèi)禁用噴淋式消防設(shè)施，應(yīng)采用惰性氣體或干粉消防設(shè)施。5.3庫(kù)房管理5.3.1檔案庫(kù)房是機(jī)要重地,應(yīng)嚴(yán)格做到防火、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防曬、防潮、防霉、防高溫、防有害生物、防污染等防護(hù)工作。5.3.2按時(shí)做好庫(kù)房的溫濕度記錄。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在18℃左右為宜,相對(duì)濕度在45—60％左右為宜(含膠片及磁帶庫(kù)房)。每個(gè)庫(kù)房?jī)?nèi)均設(shè)溫、濕度計(jì)量?jī)x,在現(xiàn)有條件下盡量控制、調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度,以達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。5.3.3保存母片的膠片庫(kù)房溫度應(yīng)控制在l3-l5℃,相對(duì)濕度應(yīng)控制在35-45％。5.3.4檔案庫(kù)房不宜采用自然光源。外窗應(yīng)有窗簾遮陽(yáng),避免陽(yáng)光直射。5.3.5檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火裝置,不得存放易燃易爆物品。5.3.6檔案庫(kù)房必須配備消防設(shè)備,并按要求定期進(jìn)行檢查、更換，檔案人員應(yīng)學(xué)會(huì)使用消防設(shè)備。5.3.7檔案庫(kù)房應(yīng)與辦公室及閱覽室分開(kāi),借閱者未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.3.8接收檔案要及時(shí)入庫(kù)保管,外借歸還檔案應(yīng)及時(shí)入庫(kù),放回原處。5.3.9檔案庫(kù)房如遇出現(xiàn)火災(zāi)等突發(fā)事件按照《公司檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》執(zhí)行。5.3.10涉密檔案的保管按照《中交第一航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司保密工作規(guī)定》執(zhí)行。6工作程序6.1每天上、下班時(shí)，檔案人員要對(duì)庫(kù)房門(mén)窗、電燈、電源及檔案裝具進(jìn)行檢查并在檔案系統(tǒng)中登記備查。6.2庫(kù)房?jī)?nèi)要保持清潔衛(wèi)生、清潔次數(shù)不低于3次/周。6.3每年年中及年末對(duì)庫(kù)房檔案的保管情況進(jìn)行全面檢查，平時(shí)進(jìn)行抽查，做到帳物相符，發(fā)現(xiàn)案卷短缺或長(zhǎng)期借出未歸還的，應(yīng)及時(shí)追查；對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)以確保檔案的完整與安全。6.4建立庫(kù)房巡檢制度，利用固定時(shí)間輪流巡檢庫(kù)房，以便對(duì)庫(kù)房受損檔案及時(shí)修復(fù)，庫(kù)房掉落標(biāo)識(shí)及時(shí)補(bǔ)位，以維護(hù)庫(kù)房整潔有序。6.5每年1月開(kāi)展上一年度檔案庫(kù)存的盤(pán)點(diǎn)工作，及時(shí)修正庫(kù)位號(hào)錯(cuò)誤的情況。6.6每年1月份完成兩院區(qū)之間的檔案集中轉(zhuǎn)運(yùn)，日常歸還檔案于每個(gè)月轉(zhuǎn)運(yùn)1次。7記錄