購物與采購管理制度

購物與采購管理制度第一章總則為了規(guī)范企業(yè)購物和采購活動，提高采購效率，保證采購結(jié)果的質(zhì)量和合規(guī)性，提升企業(yè)整體績效，特訂立本《購物與采購管理制度》（以下簡稱“本制度”）。第二章采購需求和計劃第一節(jié)采購需求提交與審批企業(yè)各部門依據(jù)實(shí)際需要，提出采購需求。采購需求應(yīng)包含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等必需信息，并由部門負(fù)責(zé)人填寫采購需求申請表。采購需求申請表提交到采購部門進(jìn)行審批。采購部門負(fù)責(zé)對采購需求進(jìn)行審核并及時反饋審核結(jié)果。審核時應(yīng)核實(shí)采購需求的合理性、合規(guī)性和緊急性。采購需求申請未通過審核的，應(yīng)及時向申請部門說明理由，并提出修改看法。采購需求獲得審核通過后，申請部門應(yīng)及時供應(yīng)其它必需的支持料子。第二節(jié)采購計劃訂立與調(diào)整采購部門依據(jù)采購需求和預(yù)算情況，訂立年度、季度或月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的具體內(nèi)容、采購方式、預(yù)算金額和時間要求等信息。采購計劃由采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部審批，并報送至高級管理層進(jìn)行最終批準(zhǔn)。若顯現(xiàn)相關(guān)情況需要對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，采購部門應(yīng)及時上報調(diào)整申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整采購計劃。第三章供應(yīng)商評審與選擇第一節(jié)供應(yīng)商前期篩選采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研和信息收集等途徑，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選的重要內(nèi)容包含供應(yīng)商的信譽(yù)、實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等。采購部門將初步篩選結(jié)果提交給相關(guān)部門進(jìn)行評審。評審應(yīng)依據(jù)企業(yè)采購政策和相關(guān)法規(guī)，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評定。評審結(jié)果應(yīng)做好記錄并及時反饋給采購部門。第二節(jié)供應(yīng)商評估與審批依據(jù)初步篩選結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行更加深入的評估，包含考察其生產(chǎn)本領(lǐng)、質(zhì)量管理體系、合規(guī)性、售后服務(wù)等方面。采購部門將評估結(jié)果提交給高級管理層進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)符合企業(yè)相關(guān)制度和規(guī)定。審批通過的供應(yīng)商應(yīng)與采購部門簽訂合作協(xié)議，并及時將協(xié)議備案。第四章采購方式與程序第一節(jié)采購方式采購方式包含公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。采購部門應(yīng)依據(jù)采購需求的特點(diǎn)和相關(guān)法規(guī)，選擇合適的采購方式。采購部門應(yīng)訂立認(rèn)真的采購程序和時間表，并以書面形式發(fā)布給相關(guān)供應(yīng)商。第二節(jié)采購程序采購部門依照采購計劃和采購程序，編制采購文件。采購文件應(yīng)包含采購公告、招標(biāo)文件、詢價函、邀請函等。采購文件經(jīng)過內(nèi)部審核后，依照采購程序進(jìn)行發(fā)布和公示。采購部門依據(jù)接收到的投標(biāo)文件或報價進(jìn)行評審，并依照程序確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行合同談判和簽訂工作。第五章采購合同管理第一節(jié)合同簽訂與履行采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，達(dá)成全都后，應(yīng)簽訂正式合同。合同內(nèi)容應(yīng)包含貨物價格、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量要求、付款方式、違約責(zé)任等條款。雙方簽訂的合同應(yīng)及時備案，并依照商定的時間和方式履行合同。第二節(jié)合同管理采購部門應(yīng)建立合同檔案，對全部采購合同進(jìn)行歸檔管理。采購部門對合同履行過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時處理合同履行中的問題和糾紛。非合同商定更改或追加的，應(yīng)遵從相關(guān)流程，并及時修改和增補(bǔ)合同。第六章采購費(fèi)用掌控第一節(jié)采購預(yù)算的編制與執(zhí)行采購部門依據(jù)企業(yè)財務(wù)要求和采購計劃，訂立年度、季度或月度的采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包含采購項(xiàng)目、金額、時間要求等具體內(nèi)容。采購部門應(yīng)依照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，確保采購費(fèi)用的合理性和掌控。第二節(jié)采購費(fèi)用核算與審批企業(yè)應(yīng)建立采購費(fèi)用核算和審批制度。采購部門負(fù)責(zé)核算各項(xiàng)采購費(fèi)用，并依照制度規(guī)定的流程進(jìn)行費(fèi)用審批。采購部門應(yīng)將核算和審批結(jié)果及時上報至財務(wù)部門。第七章違約處理和風(fēng)險掌控第一節(jié)供應(yīng)商違約處理供應(yīng)商違約應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)處理。處理方式包含打開談判、要求賠償、爭議解決等。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商合約履行和違約處理的記錄和檔案，保存相關(guān)證據(jù)。第二節(jié)風(fēng)險掌控采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在風(fēng)險。采購部門應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對可能的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)判和應(yīng)對措施。第八章監(jiān)督檢查和考核第一節(jié)采購活動的監(jiān)督檢查高級管理層應(yīng)定期對企業(yè)的采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購活動的合規(guī)性和效果。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包含采購程序、采購文件的完整性、供應(yīng)商合法合規(guī)、采購費(fèi)用的合理性等。第二節(jié)采購績效考核企業(yè)應(yīng)建立采購績效考核制度，對采購部門、采購人員以及供應(yīng)商進(jìn)行績效評價?？己藘?nèi)容應(yīng)包含采購本錢、采購周期、供應(yīng)商績效、采購合同履行情況等。采購績效考核結(jié)果應(yīng)用于績效考評、獎懲和供應(yīng)商的合作評估等方面。第九章附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)高級管理層全部。本制度自頒布之日起執(zhí)行，對之前已經(jīng)進(jìn)行的采購活動，適用于該制度的相關(guān)規(guī)定。本制度的修改和增補(bǔ)，需經(jīng)過高