采購部規(guī)章制度及工作流程

采購部規(guī)章制度及工作流程一、制定目的及范圍為提升采購部的工作效率，規(guī)范采購流程，確保采購活動(dòng)的透明度與合規(guī)性，特制定本規(guī)章制度。該制度適用于公司所有采購活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購等。二、采購原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動(dòng)應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保選擇的供應(yīng)商具備相應(yīng)的資質(zhì)與能力。2.透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保各部門及相關(guān)人員能夠了解采購的具體情況。3.合理性：在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮價(jià)格因素，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。4.合規(guī)性：所有采購活動(dòng)必須遵循國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合法合規(guī)。三、采購流程1.采購申請(qǐng)?jiān)谶M(jìn)行采購前，申購人需向倉庫確認(rèn)庫存情況，并填寫“采購申請(qǐng)單”。該申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。2.審批流程采購申請(qǐng)?zhí)峤缓?，需?jīng)過以下審批環(huán)節(jié)：項(xiàng)目采購需提交預(yù)算審批，確保資金的合理使用。其他采購需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)采購的必要性與合理性。3.詢價(jià)與比價(jià)各部門負(fù)責(zé)詢價(jià)，至少提供三家合格供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。詢價(jià)過程中，需對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)及交貨能力進(jìn)行評(píng)估。4.核價(jià)在收到報(bào)價(jià)后，采購人員需參考?xì)v史價(jià)格及市場(chǎng)行情進(jìn)行核價(jià)，確保報(bào)價(jià)的合理性。核價(jià)結(jié)果需記錄在流轉(zhuǎn)單中，并附上相關(guān)報(bào)價(jià)單。5.最終審批流轉(zhuǎn)單需逐級(jí)審批，最終由公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過后，方可進(jìn)行采購實(shí)施。6.采購實(shí)施與驗(yàn)收采購人根據(jù)審批結(jié)果下單，物資到貨后，由相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量及規(guī)格等，確保與采購申請(qǐng)一致。驗(yàn)收合格后，物資入庫。7.報(bào)銷流程所有采購物資需在貨物到達(dá)后一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷，逾期將不予受理。報(bào)銷時(shí)需提供采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票等相關(guān)憑證。四、特殊采購流程針對(duì)不同類型的采購需求，制定以下特殊流程：1.集中計(jì)劃采購各部門需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，辦公室統(tǒng)一進(jìn)行辦公用品的集中采購。2.零星采購適用于金額較小、偶發(fā)性的采購。采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行。3.應(yīng)急采購在緊急情況下，需迅速采購的物資可由應(yīng)急處置小組進(jìn)行，無需進(jìn)行詢價(jià)，確保以最快的方式滿足需求。4.年度采購涉及定期需求的采購，需提前編制年度預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，確保資金的合理安排。五、備案與存檔所有采購活動(dòng)結(jié)束后，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)審核，另一份存檔以備查。六、采購紀(jì)律1.采購人職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，做好市場(chǎng)調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與合規(guī)性。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的贈(zèng)品或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理。所有采購活動(dòng)應(yīng)保持高度的職業(yè)道德，確保公正性與透明性。七、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，建立反饋與改進(jìn)機(jī)制。各部門可定期對(duì)采購流程進(jìn)行評(píng)估，提出改進(jìn)建議。采購部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化流程，確保其高效性與可執(zhí)行性。八、培訓(xùn)與宣傳定期對(duì)采購人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉采購流程及相關(guān)制度。通過宣傳與