購物與費(fèi)用申請管理制度

購物與費(fèi)用申請管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)1.1為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部購物行為和費(fèi)用申請流程，保障企業(yè)財(cái)務(wù)管理的準(zhǔn)確性、透亮度、合規(guī)性，訂立本《購物與費(fèi)用申請管理制度》（以下簡稱“本制度”）。1.2本制度依據(jù)《中華人民共和國財(cái)經(jīng)紀(jì)律條例》《中華人民共和國企業(yè)資產(chǎn)管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況訂立。第二條適用范圍2.1本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部員工的購物行為和費(fèi)用申請。2.2全部購物和費(fèi)用申請均需要遵守本制度的規(guī)定，如有違反將依法追究相應(yīng)責(zé)任。第二章購物行為管理第三條購物類型規(guī)定3.1公務(wù)購物：指為完成業(yè)務(wù)工作需要進(jìn)行的購物行為，由企業(yè)批準(zhǔn)后進(jìn)行。3.2辦公用品購物：指供辦公室使用的文具、設(shè)備等物品的購買行為，需遵守企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的供應(yīng)商和采購渠道。3.3個(gè)人購物：指員工個(gè)人自行購買商品或服務(wù)的行為。第四條公務(wù)購物管理4.1公務(wù)購物需由相關(guān)部門提出購物申請，并獲得上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。4.2公務(wù)購物申請應(yīng)包含購物商品或服務(wù)的名稱、數(shù)量、金額及購物理由等信息，并附上必需的證明文件如發(fā)票、合同等。4.3購物采購應(yīng)優(yōu)先選擇合法合規(guī)的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂合同，確保購物品質(zhì)、服務(wù)和價(jià)格的合理性。4.4購物支出應(yīng)通過公司指定的支出渠道進(jìn)行，不得使用個(gè)人資金進(jìn)行墊付，否則將不予報(bào)銷。4.5購物商品或服務(wù)的驗(yàn)收和入賬應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保購物的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。第五條辦公用品購物管理5.1辦公用品購物由企業(yè)內(nèi)設(shè)的采購部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，為各部門供應(yīng)所需的辦公用品。5.2各部門需提前將辦公用品需求提交給采購部門，并依照采購部門的統(tǒng)一布置進(jìn)行購買。5.3采購部門應(yīng)依據(jù)實(shí)際需要和預(yù)算情形，合理布置辦公用品的采購計(jì)劃，確保供應(yīng)的連貫性和及時(shí)性。5.4辦公用品采購應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，并依照合同履行相關(guān)義務(wù)，遵守采購合同的商定。5.5辦公用品購物支出應(yīng)通過公司指定的支出渠道進(jìn)行，不得使用個(gè)人資金進(jìn)行墊付。第六條個(gè)人購物管理6.1員工進(jìn)行個(gè)人購物需遵守以下規(guī)定：6.1.1不得利用企業(yè)的名義進(jìn)行個(gè)人購物行為。6.1.2不得利用企業(yè)資源進(jìn)行個(gè)人購物行為。6.1.3不得違反企業(yè)倫理道德及法律法規(guī)的相關(guān)要求進(jìn)行購物行為。6.2如有員工違反以上規(guī)定，將依法進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于警告、罰款、停職、辭退等。第三章費(fèi)用申請管理第七條費(fèi)用申請類型7.1差旅費(fèi)用申請：指員工在公務(wù)差旅期間產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，包含交通費(fèi)、留宿費(fèi)、餐費(fèi)等。7.2會(huì)議費(fèi)用申請：指員工組織或參加企業(yè)內(nèi)部或外部會(huì)議所需的相關(guān)費(fèi)用。7.3培訓(xùn)費(fèi)用申請：指員工參加培訓(xùn)活動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，包含培訓(xùn)費(fèi)、留宿費(fèi)、餐費(fèi)等。第八條費(fèi)用申請流程8.1員工需在費(fèi)用產(chǎn)生前，提前向上級(jí)主管部門提交費(fèi)用申請，并獲得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用支出。8.2費(fèi)用申請應(yīng)包含費(fèi)用類型、金額、說明及相關(guān)證明文件等信息。8.3費(fèi)用支出應(yīng)通過公司指定的支出渠道進(jìn)行，不得使用個(gè)人資金進(jìn)行墊付。第九條費(fèi)用審核與報(bào)銷9.1上級(jí)主管部門應(yīng)對(duì)費(fèi)用申請進(jìn)行審核，確保費(fèi)用申請的合理性和合規(guī)性。9.2審核通過的費(fèi)用申請，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)辦理。9.3財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)已審核通過的費(fèi)用申請進(jìn)行報(bào)銷，確保費(fèi)用報(bào)銷的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。9.4費(fèi)用報(bào)銷的相關(guān)憑證和票據(jù)應(yīng)妥當(dāng)保管，供日后審計(jì)和核對(duì)。第十條違規(guī)處理10.1如有員工在費(fèi)用申請過程中有違反規(guī)定的行為，將依法進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于警告、罰款、停職、辭退等。10.2如有員工有意供應(yīng)虛假料子、騙取費(fèi)用報(bào)銷或其他違法違規(guī)行為，將依法追究刑事責(zé)任。第四章監(jiān)督與檢查第十一條內(nèi)部監(jiān)督11.1企業(yè)內(nèi)相關(guān)部門應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)購物行為和費(fèi)用申請進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并矯正違規(guī)行為。11.2監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)購物行為和費(fèi)用申請進(jìn)行檢查，對(duì)存在問題的進(jìn)行整改，確保制度的執(zhí)行效果。第十二條外部監(jiān)督12.1企業(yè)應(yīng)接受相關(guān)部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)和社會(huì)公眾的監(jiān)督，自動(dòng)公開購物行為和費(fèi)用申請相關(guān)信息。12.2企業(yè)應(yīng)搭配相關(guān)部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，供應(yīng)相關(guān)的購物記錄、費(fèi)用申請料子等。第五章附則第十三條修訂與解釋13.1本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人全部。13.2本制度如有修訂，應(yīng)經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后施行，并及時(shí)通知全部員工。第十四條附加規(guī)定14.1本制度未盡事宜，由企業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)實(shí)際情況訂立相應(yīng)的增補(bǔ)規(guī)定。結(jié)束語本制度的頒布和實(shí)施，旨在規(guī)范企業(yè)購物和費(fèi)用申請行為，維