郵件合并概述

郵件合并概述CONTENTS

1.1郵件合并概述

在日常辦公事務(wù)處理中，經(jīng)常會遇到把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個人的情況。例如，電信部門催繳電話費通知，由于每份通知的正文內(nèi)容相同，只是文中部分數(shù)據(jù)（如姓名、電話號碼、欠費時間、欠費金額等）不同，通過Word2010的郵件合并功能即可實現(xiàn)批量制作。CONTENTS

Word的“郵件合并”功能能夠在任何需要大量制作模板化文檔的場合中使用，用戶可以借助它批量處理信函、信封、標(biāo)簽、電子郵件。例如，日常生活或工作中常見的工資條、通知計算機應(yīng)用基礎(chǔ)項目化教程書、邀請函、明信片、準考證、成績單、畢業(yè)證書等。把每份郵件中都相同的內(nèi)容與區(qū)分不同郵件的數(shù)據(jù)合并起來。前者稱為“主文檔”，后者稱為“數(shù)據(jù)源”。其功能實際上是在文檔中插入一些域，域相當(dāng)于程序設(shè)計中的變量，這些變量在郵件合并中可以用其值來代替，是能夠自動地按給出的一批收信人的信息，成批生成相應(yīng)的郵件。所以完整使用“郵件合并”功能通常需要三個步驟：一是創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，二是創(chuàng)建主文檔，三是郵件合并。

1.1郵件合并概述CONTENTS

1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表、Word表格，也可以是其他類型的數(shù)據(jù)庫文件，但數(shù)據(jù)源必須是標(biāo)準的數(shù)據(jù)列表。將其保存為“成績單數(shù)據(jù)源.xlsx”。

2.創(chuàng)建主文檔在Word中新建空白文檔，輸入并排版，并保存“成績單.docx”，效果如圖3-109所示。

1.1郵件合并概述CONTENTS3.郵件合并郵件合并主要有3個步驟，分別是選擇文檔類型、鏈接數(shù)據(jù)源和插入合并域。

（1）選擇文檔類型。打開文檔“成績單.docx”，單擊“郵件”選項卡中開始郵件合并”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“普通Word文檔”選項。

（2）鏈接數(shù)據(jù)源。單擊“郵件”選項卡“開始郵件合并”組中的“選擇收件人”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇數(shù)據(jù)源“成績單數(shù)據(jù)源.xlsx”。單擊“打開”按鈕，打開“選擇表格”對話框，選擇數(shù)據(jù)所在的工作表，此例是在Sheet1工作表中，單擊“確定”按鈕，如圖3-110所示。這時，“郵件”選項卡中的多個按鈕已激活。

1.1郵件合并概述CONTENTS（3）插入合并域。將光標(biāo)定位在插入點（如“同學(xué)”前面），單擊“編寫和插入域”組中的“插入合并域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，分別選擇“域”列表中的“姓名”項插入。數(shù)據(jù)源“成績單數(shù)據(jù)源.xlsx”中有5個字段，分別是“姓名”“古代漢語”“外國文學(xué)”“演講與口才”“總成績”，所以可以在主文檔組中插入相應(yīng)的域（只插入相關(guān)的域，不相關(guān)的域如“總成績”不用插入），插入方法同上。插入合并域完成后，可以單擊“預(yù)覽結(jié)果”組中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，查看合并結(jié)果，如圖3-111所示。

1.1郵件合并概述CONTENTS

單擊“完成并合并”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“編輯單個文檔”選項，彈出“合并到新文檔”對話框，選中“全部”單選按鈕，最后單擊“確定”按鈕。這時，Word即會生成一個合并后的新文檔，在新文檔的標(biāo)題欄通常顯示為“信函N”（N為阿拉伯?dāng)?shù)字），保存合并后的新文檔。

1.1郵件合并概述CONTENTS郵件合并的基本過程主要包括4個步驟，只要理解了這些過程，就可以得心應(yīng)手地利用郵件合并來完成批量作業(yè)。計算機應(yīng)用基礎(chǔ)項目化教程（1）建立主文檔。主文檔是指郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文檔的過程與新建一個Word文檔一樣。（2）準備數(shù)據(jù)源。郵件合并數(shù)據(jù)源是指包含要合并到文檔中的信息的文件，如要在郵件合并中使用的名稱和地址列表。數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，其中包含相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。必須連接到數(shù)據(jù)源，才能使用數(shù)據(jù)源中的信息。Word郵件合并的數(shù)據(jù)源文件有MicrosoftOutlook聯(lián)系人列表、MicrosoftOffice地址列表、Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫、其他數(shù)據(jù)庫文件、HTML文件等。（3）向主文檔中添加域。將主文檔連接到數(shù)據(jù)源文件之后，可以開始添加域。在主文檔中，單擊要插入域的位置，插入數(shù)據(jù)源中提供的姓名、地址或其他信息域。（4）預(yù)覽合并，完成郵件合并。利用郵件合并工具，可以將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中，得到我們的目標(biāo)文檔。合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)。

1.1郵件合并概述CONTENTS域相當(dāng)于文檔中可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)或郵件合并文檔中套用信函、標(biāo)簽中的占位符。域的一般用法：可以在任何需要的地方插入域。地址塊、問候語等是Word中內(nèi)置的域，用于幫助用戶在進行郵件合并時快速插入收件人地址信息和問候