《秘書學概論》課件

學習目標主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習第三章秘書素養(yǎng)與悟性

準確把握秘書任職必須具備的素質(zhì)要求和秘書任職必須具備的修養(yǎng)標準，在實踐工作中不斷優(yōu)化秘書素養(yǎng)，準確領(lǐng)會秘書工作的悟性，在“輔助決策”和“提供服務(wù)”過程中既堅持原則又靈活有度，嫻熟而又縝密地處理好方方面面的關(guān)系，公平并高效地辦好各項事務(wù)。

第一節(jié)秘書的知識和能力第二節(jié)秘書修養(yǎng)和職業(yè)道德第四節(jié)秘書的悟性第三節(jié)秘書的心理和性格第一節(jié)秘書的知識和能力

本節(jié)要點一、秘書的知識結(jié)構(gòu)二、秘書的能力要求秘書要勝任工作，必須具備相當?shù)幕A(chǔ)知識、專業(yè)知識和適應(yīng)各種工作的能力，準確把握秘書必須具備的知識和能力要求，是學習本節(jié)的要點。秘書知識要求具有博與專的兼容性，成“T”型展開。秘書應(yīng)有的三層知識結(jié)構(gòu)：一、秘書的知識結(jié)構(gòu)秘書應(yīng)有的知識2、專業(yè)知識：即秘書業(yè)務(wù)知識（文書寫作、檔案管理等）和從事專業(yè)知識3、相關(guān)知識：如經(jīng)濟、法律、管理、公關(guān)及心理學等1、基礎(chǔ)知識：即具有相當于高中程度的自然科學和社會科學知識一、秘書的能力要求耐心傾聽并正確理解他人的發(fā)言精通禮儀禮節(jié)，善于處理人際關(guān)系，獲取支持善于發(fā)現(xiàn)矛盾，及時協(xié)調(diào)關(guān)系善于觀察、善于發(fā)現(xiàn)問題，及時做拾遺補缺工作善于閱讀，抓住精要，提煉濃縮，把握關(guān)鍵公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力觀察分析能力協(xié)調(diào)能力社交活動能力閱讀概括能力聽知能力口頭表達能力寫作能力應(yīng)變能力設(shè)備操作能力面對突發(fā)事件要遇急不慌、臨危不懼，冷靜處理電話、錄音、擴音、照相錄象、復印、傳真、通訊標準而流利的普通話，口齒清楚而又簡明扼要第二節(jié)秘書的思想修養(yǎng)和職業(yè)道德

本節(jié)要點一、秘書思想修養(yǎng)二、秘書思想作風三、秘書職業(yè)道德秘書工作的特性，要求他必須具備相當?shù)睦碚撔摒B(yǎng)、良好的思想作風、工作作風和職業(yè)道德。一、秘書思想修養(yǎng)理論修養(yǎng)：是指人們從實踐概括出來的關(guān)于自然界和人類社會的知識的有系統(tǒng)的結(jié)論?？茖W的理論是對客觀世界本質(zhì)及其規(guī)律的反映，其任務(wù)在于提示客觀事物的發(fā)展規(guī)律，并用以指導人們的實踐活動。秘書需要掌握的理論有三個方面：一是政治理論；二是經(jīng)濟理論；三是秘書專業(yè)理論。（二）理論修養(yǎng)

二、秘書思想作風秘書思想作風1、為人民服務(wù)5、實事求是8、開拓創(chuàng)新6、認真仔細2、對黨和人民負責4、謙虛謹慎3、密切聯(lián)系群眾7、敏捷高效秘書職業(yè)道德忠于職守嚴守機密恪守信用文明禮貌廉潔奉公接觸領(lǐng)導、會議，知道機密多，不得泄露黨、國家單位政治、經(jīng)濟、科技機密講信譽，言必行、行必果，按時兌現(xiàn)承諾，不能承諾之事不輕易答允文明禮貌、舉止大方、談吐文雅、常帶微笑，舉止言談得體，不傲慢又不做作奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私、不接受賄賂忠于黨和人民利益、單位利益；恪守本分，甘當配角，不供僭權(quán)、不越權(quán)三、秘書職業(yè)道德

第三節(jié)秘書的心理和性格

本節(jié)要點一、秘書的心理與心理調(diào)適二、秘書的性格與性格要求秘書工作的特性，要求他必須要善于調(diào)節(jié)自己的心理,以平常心對待一切,保持心理平衡;同時還要了解并努力培養(yǎng)自己完美的氣質(zhì)與性格。

指在社會環(huán)境和社會實踐中形成和發(fā)展的，主要是指人自身表現(xiàn)出來的穩(wěn)定的、經(jīng)常性的、本質(zhì)的個性心理特征，包括人格、意志、情緒、思維、動機、興趣等。一、秘書的心理與心理調(diào)適（一）心理素質(zhì)：

是在一定社會中個人做人的尊嚴、價值和品格的總和。人格是在社會生活中產(chǎn)生和形成的，人們在改造自然和改造社會的實踐中逐漸認識了自己的地位和作用，因而便形成了對自己做人的尊嚴、人生的價值和道德品格的認識，這就是人格。

1、人格

是指人自覺地確定目標，并根據(jù)目標來支配、調(diào)整自己的行動，克服各種困難，實現(xiàn)預定目的的心理過程。人有了意志才能積極地改造主觀世界和客觀世界，成為現(xiàn)實世界的主人。意志具有自覺性、果斷性、自制性和支持性等積極的品質(zhì)，也具有盲目性、頑固性、沖動性和脆弱性等消極的品質(zhì)。2、意志是人的情感較強烈的、帶沖動性的、明顯的外部表現(xiàn)。它是一種高度擴散的興奮或抑制狀態(tài)。沖動性、情境性、短暫性和不穩(wěn)定性是情緒的突出特征。情緒表現(xiàn)為：喜悅或悲哀、喜愛或憎恨、驚奇或憤怒、恬靜或煩躁、輕松或緊張、樂觀或憂郁等，成熟的情緒表現(xiàn)為；自信、沉著、冷靜、持恒、溫情等。

3、情緒是人的認識過程，思維是把感覺、知覺加以抽象、概括、比較、綜合；或是利用概念進行判斷、推理，即感性思維和理發(fā)思維。思維有深刻或膚淺、廣闊或狹隘、靈活或呆板、清晰或紊亂、獨立或因循、縝密或粗疏之分，秘書人員的思維須敏捷和縝密，忌呆板和粗疏。4、思維

5、動機又稱內(nèi)驅(qū)力，指滿足某種需要有關(guān)的活動動力，也就是推動人的行動的內(nèi)在原因。需要產(chǎn)生動機，動機產(chǎn)生動力。人的一切行為都是要動機支配制約的。動機屬于人的個性的積極性，也就是個性需要的具體表現(xiàn)。動機可分為物質(zhì)性動機和精神性動機、天然性動機和社會性動機等。

是指人的意識中對事物所持的一種積極的選擇態(tài)度或探索的認識傾向。興趣是在社會實踐活動中形成的，也可以在社會實踐活動中改變。由于社會實踐活動的豐富性，導致人的興趣也多種多樣，如直接興趣、間接興趣、積極興趣、消極興趣、短暫興趣、穩(wěn)定興趣等。秘書應(yīng)積極培養(yǎng)對本職工作的興趣，還必須培養(yǎng)和發(fā)展職業(yè)外的興趣愛好，如旅游、書法、繪畫、音樂、攝影、集郵、體育活動等。6、興趣

秘書人員由于工作的繁雜性、地位的附屬性，很容易產(chǎn)生厭煩或消極情緒。為了有效地工作和正常地生活，秘書人員要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)。（二）心理調(diào)適：

1、博覽群書、開闊胸襟2、興趣廣泛、豐富生活3、善于反省、自我調(diào)適4、傾訴、渲瀉、調(diào)節(jié)情緒心理調(diào)適方法二、秘書的性格與性格要求（一）氣質(zhì)性格表現(xiàn)為人對現(xiàn)實的態(tài)度和行為方式中的比較穩(wěn)定的、獨特的心理特征的總和。性格表現(xiàn)為態(tài)度特征：如對社會、集體、他人的關(guān)心或冷漠、同情或自私、誠實或虛偽等；對勞動和工作的勤勞或懶惰、認真或馬虎、細致或粗心等；對己對人謙虛或驕傲、自信或自卑、大方或羞怯等。（二）性格

性格表現(xiàn)為意志特征：如對行為目標的目的性或沖動性、獨立性或依附性、對行為方式的主動性或被動性、自制性或放縱性；在緊急或困難情況下勇敢或膽怯、果斷或猶豫、鎮(zhèn)定或驚慌等；在行為過程中堅定或動搖、始終如一或反復無常、善始善終還是虎頭蛇尾等。性格表現(xiàn)為情緒特征：如穩(wěn)定或波動、持久或短暫、抑郁低沉或開朗飽滿，善于受意志支配或失去控制。性格還表現(xiàn)為思維特征：如敏感或遲鈍、精細或粗疏，善于獨立思考或喜歡拾人牙慧；富于想象或囿于直觀，善于分析概括或偏于就事論事等。成熟的性格表現(xiàn)為各個特征之間的相互關(guān)系、相互制約、相對穩(wěn)定；不成熟的性格表現(xiàn)為各個特征之間的相互矛盾和反復無常。性格又是隨著人的活動的多樣性而表現(xiàn)出變化性。性格是在客觀環(huán)境中受客觀的人、事、物的影響而形成的，一旦形成后，便有相對的穩(wěn)定性，但它又可隨著客觀影響的變化而變化，具有可塑性。如從小家境優(yōu)裕、備受寵愛的孩子，性格容易外向、大膽、靈活、善于表達，但也容易急躁、浮滑、脆弱；反之，性格容易內(nèi)向、沉默寡言、不合群、悲觀，但身心忍受力強，內(nèi)心驕傲、堅定、頑強。經(jīng)常成功的人性格容易驕傲、暴躁、急于求成、過于自信，但一旦失敗，很快轉(zhuǎn)化成垂頭喪氣，甚至自暴自棄。相反，經(jīng)常遭受挫折的人容易內(nèi)向、反思、甚至悲觀，但也能錘煉出豎毅的性格。所以有人說，挫折也是一種財富。秘書的性格要求1、開朗2、敏捷3、穩(wěn)健4、堅毅5、幽默思維敏捷、動作敏捷、易于接受新事物、辦事干練、下筆千言、倚馬可待辦事穩(wěn)當、觀察細致、考慮周詳、不貿(mào)然從事、不驚惶失措、待人穩(wěn)重做事百折不回、堅持到底的勇氣和毅力,正確對待理解與不理解、并自信自重是智慧、機敏、學識、風趣的綜合表現(xiàn)，它能使自機智樂觀，也能給人帶來愉快樂觀、工作熱情、無抱怨牢騷、對人熱情、樂于助人、勇于挑戰(zhàn)、不懼困難6、自制能控制自己的情緒和行為，不為成功而沖動、也不為挫折而喪氣，利誘不動心第四節(jié)秘書工作的悟性本節(jié)要點一、悟性的心理基礎(chǔ)二、對秘書工作悟性的要求三、秘書如何提高工作悟性一、悟性的心理基礎(chǔ)

秘書工作的悟性是指秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”過程中體現(xiàn)出來的能充分領(lǐng)悟工作事理，能充分發(fā)揮自己的才能，能把事情辦得既遵章守法又使領(lǐng)導滿意、大家認同的那樣一種良好的內(nèi)在素質(zhì)。悟性來源于以下三方面（見圖3-5）。圖3-5悟性的來源工作閱歷和工作經(jīng)驗意志和品位品質(zhì)和思想水平

品質(zhì)和思想水平：悟性就是秘書能在工作中主動領(lǐng)悟領(lǐng)導的憂難在哪兒，該在什么關(guān)鍵時候怎么為領(lǐng)導排解。秘書應(yīng)能設(shè)身處地從宏觀角度思考全局工作，從大的方面理解領(lǐng)導的意圖。這就要求秘書能局部利益服從全局利益，兼顧公平與效益，實事求是地研究問題，以人文精神滲透輔助管理的過程。這也就要求秘書有優(yōu)秀的品質(zhì)和高尚的思想。優(yōu)秀的秘書應(yīng)當“秀外慧中”，“秀外”是秘書在具體的“辦文”、“辦會”、“辦事”中表現(xiàn)的嫻熟的、訓練有素的工作技能，有良好的形象和工作狀態(tài)；“慧中”是高尚的品質(zhì)、縝密的思維和敏捷的領(lǐng)悟能力。二、對秘書工作悟性的要求秘書的職能是輔助管理、綜合服務(wù)。因此對秘書的要求必然是輔助得力、服務(wù)到位。在服從大局，準確貫徹領(lǐng)導意圖的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮主動性，在“辦文”、“辦會”、“辦事”的手段、過程和方法上做得更完滿，為準確達到目的和結(jié)果服務(wù)，是秘書工作悟性的體現(xiàn)。自古以來人們對秘書的參謀性、智能性和出謀劃策的能力非常重視，而把悟性問題放到相當重要的位置，是當今社會發(fā)展對秘書這門職業(yè)提出的更高要求。辦公手段的現(xiàn)代化使秘書的部分程序化的工作被現(xiàn)代設(shè)備所替代，人們對秘書工作提出了從事務(wù)化向智能化轉(zhuǎn)變的要求。三、秘書如何提高工作悟性

社會崗位對秘書的要求和評價，第一步是看其辦理事務(wù)的規(guī)矩和程序，進一步就要看其辦事的熟練程度。對高級秘書的要求，則是思想水平和工作悟性。悟性的心理基礎(chǔ)主要包括以下三點（見圖3-6）。圖3-6悟性的心理基礎(chǔ)思維敏捷，懂事理悟性的心理基礎(chǔ)有覺悟有人品，辦事有水平有原則又善解人意，會辦事提高工作悟性應(yīng)該作到以下三點（見圖3-7）。圖3-7如何提高工作悟性如何提高工作悟性充分認識“辦文”、“辦會”、“辦事”中的事理，學會“懂事”，明白“事在人為”認識社會、認識人際關(guān)系和公共關(guān)系，樹立高尚的人生觀和世界觀；為人暢快，辦事通達注重提高政治思想水平和知識水平，理解和掌握我們黨和國家的各項政策，掌握正確的思維邏輯和科學的思維模式秘書在工作中顯示出的悟性越來越?jīng)Q定著工作的成敗。因此如何提高秘書的悟性以成為所有組織急需解決的問題。秘書工作的性質(zhì)決定秘書任職須具有什么樣的知識結(jié)構(gòu)和能力要求。秘書任職要求決